Die Verschwiegenheitserklärung gehört in vielen Branchen zum Geschäftsalltag: Im M&A-Sektor ist sie ebenso unverzichtbar wie in Unternehmen, bei denen Arbeitnehmende in Kontakt mit Geschäftsgeheimnissen und anderem Wissen kommen, das potenziell das Unternehmen und dessen Marktstellung gefährdet. Eine Verschwiegenheitserklärung kann sowohl zwischen juristischen Personen wie Unternehmen als auch zwischen Unternehmen und natürlichen Personen geschlossen werden – immer beinhaltet sie die Verpflichtung zum Stillschweigen über diverse vertrauliche Informationen. Hier erfahren Sie, welche Regelungen und Rahmenbedingungen dabei zu berücksichtigen und einzuhalten sind.
Key Facts
- Die Verschwiegenheitserklärung hat viele Namen, darunter auch Schweigepflichtserklärung oder im angelsächsischen Raum NDA (Non-Disclosure-Agreement). Sie kann wahlweise zur gegenseitigen Geheimhaltung verpflichten oder als einseitige Geheimhaltungserklärung (beispielsweise gegenüber Arbeitnehmenden) formuliert sein.
- Eine Verschwiegenheitserklärung enthält detaillierte, vorab definierte Punkte und Inhalte – darunter die Dauer, die exakten schützenswerten Informationen und zugelassene Durchbrechungen sowie Rechtsfolgen bei nicht-zugelassenen Durchbrechungen.
- Die Verschwiegenheitserklärung ist ein separates Dokument, das nicht zu verwechseln ist mit Dokumenten wie dem Arbeitsvertrag mit Geheimhaltungsklausel, Wettbewerbsverboten oder Datenschutzvereinbarungen. Inhalte aus diesen Dokumenten können sich aber überschneiden.
- Was ist und wozu dient eine Verschwiegenheitserklärung?
- Wann werden Verschwiegenheitserklärungen in der Praxis genutzt?
- Arten der Schweigepflichtserklärung
- Muster: So ist eine Verschwiegenheitserklärung aufgebaut
- Abgrenzung der Verschwiegenheitserklärung gegenüber vergleichbaren Verträgen
- Worauf sollten Arbeitgebende und Arbeitnehmende achten?
- Verschwiegenheitserklärungen sollten rechtlich einwandfrei formuliert sein
Was ist und wozu dient eine Verschwiegenheitserklärung?
Als rechtsbindender Vertrag zwischen zwei oder mehr Parteien regelt die NDA (Non-Disclosure-Agreement), welche vertraulichen Informationen nicht an Dritte beziehungsweise Außenstehende oder die Öffentlichkeit gelangen dürfen. Ebenso dürfen derartige Informationen nicht für eigene Zwecke genutzt werden. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Arbeitnehmende aus dem Unternehmen ausscheiden und dann Geschäftsgeheimnisse nutzen wollen, um ein eigenes Unternehmen zu gründen. Das ist untersagt und ggf. auch durch separate Verträge zum Wettbewerbsverbot geregelt.
Im Zentrum jeder Verschwiegenheitserklärung stehen sensible Daten, welche der Vertrag auch genau benennen muss. Das könnten zum Beispiel Informationen zu …
- Kund*innen und Geschäftspartner*innen,
- laufenden Verträgen und Verhandlungen,
- Geschäftsgeheimnissen,
- Innovationen und Pilotprojekten oder
- Ergebnissen von internen Untersuchungen und Studien sein.
Wann werden Verschwiegenheitserklärungen in der Praxis genutzt?
Die potenziellen Anwendungsfälle sind weit gefasst, auch, weil beide (oder mehrere) Vertragspartner sich frei auf die Unterzeichnung eines NDA verständigen können. Ein fester Bestandteil ist sie im Mergers & Acquisitions Sektor (M&A): Dort dürfen Informationen, die zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Eine solche Situatuion würde maßgeblich den Unternehmenswert bei einem geplanten Kauf/Verkauf oder Zusammenschluss beeinflussen.
Gleichermaßen wird eine Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeitende oft genutzt, um vertrauliche Unternehmensinformationen zu schützen. Unternehmen können diese NDAs generell gegenüber allen Mitarbeitenden nutzen, speziell aber auch gegenüber solchen, die in Kontakt mit sehr wertvollen Interna kommen. Eine Nutzung in Verhandlungen mit Geschäftspartner*innen ist ebenso denkbar. Dann wird die Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet, bevor die Verhandlungen tatsächlich begonnen haben.
Häufig müssen auch externe Dienstleistende und Freiberufler*innen eine solche Erklärung unterschreiben, wenn sie im Zuge ihres Auftrags in Kontakt mit internen Unternehmensinformationen kommen.
Arten der Schweigepflichtserklärung
Zu unterscheiden ist zwischen drei Varianten der Verschwiegenheitserklärung. Während der Zweck dabei identisch bleibt, orientiert sich die Art an der Anzahl der involvierten Parteien. Folgende Arten gibt es:
- Einseitige NDA: Eine Partei verpflichtet sich gegenüber der zweiten Partei zur Geheimhaltung, aber nicht umgekehrt – beispielsweise eine Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeitende als Vorlage.
- Bilaterale NDA: Beide Vertragsparteien verpflichten sich gegenseitig zur Geheimhaltung über die identischen Informationen und Inhalte.
- Mehrseitige NDA: Mehr als zwei Parteien sind involviert und verpflichten sich zum Stillschweigen.
Muster: So ist eine Verschwiegenheitserklärung aufgebaut
Wichtig vorweg zu wissen: Bei einer Verschwiegenheitserklärung-Vorlage (zum Beispiel als PDF) ist eine detaillierte Anpassung notwendig, damit der Vertrag tatsächlich rechtsgültig ist.
Der grundlegende Aufbau einer solchen Erklärung bleibt erhalten, jedoch können Unternehmen diese formfrei erstellen.
Achtung: Es gibt durchaus Grenzen, die bei einer Verschwiegenheitserklärung gelten. Man spricht dabei im Fachjargon von „guten Sitten“, was letztlich nur bedeutet, dass die Erklärung in ihrem Aufbau und Inhalt nicht sittenwidrig sein darf.
So ist es beispielsweise üblich eine feste Dauer festzulegen. Eine lebenslang geltende NDA könnte nämlich im Zweifelsfall als sittenwidrig, weil zu weitfassend, eingestuft werden. Das ist aber auch abhängig davon, welche Informationen geschützt werden.
Immer sollte eine Verschwiegenheitserklärung die folgenden Punkte beinhalten:
- Parteien: Benennung der betreffenden Vertragsparteien
- Vertragsgegenstand: Benennung des jeweiligen Projekts, Produkts oder ähnlichem
- Definition der Informationen: Benennung der Informationen, über die genau Stillschweigen zu wahren ist
- Ausnahmen: Welche Informationen sind nicht betroffen, weil sie beispielsweise schon öffentlich zugänglich sind?
- Dauer: Gilt die NDA befristet (wie lange) oder unbefristet?
- Folgen bei einem Verstoß: Welche Rechtsfolgen, zum Beispiel Klagen, Vertragsstrafen oder Schadensersatzzahlungen, greifen, sofern die NDA verletzt wird?
- Recht & Gerichtsstand: Verweis auf beispielsweise das deutsche Recht und § 1 Abs. 1 GeschGehG sowie den Gerichtsstand
Abgrenzung der Verschwiegenheitserklärung gegenüber vergleichbaren Verträgen
Die Verschwiegenheitserklärung ist ein komplett eigenständiges Dokument und sollte nicht mit anderen Verträgen verwechselt oder gleichgesetzt werden, die ähnlich, aber nicht in identischer Weise zur Geheimhaltung verpflichten.
Der im M&A-Wesen oft genutzte Letter of Intent (LoI) ist beispielsweise lediglich eine völlig unverbindliche Absichtserklärung. Ebenfalls kommen hier oft Vorverträge zum Einsatz, die aber nur grobe Rahmenbedingungen regeln und keinen identisch hohen Stellenwert zur NDA haben.
Arbeitsverträge, die eine Geheimhaltungsklausel haben, sind ebenfalls nicht mit einem NDA gleichzusetzen, weil eine solche viel umfangreicher und detaillierter als eine Geheimhaltungsklausel ist. Wettbewerbsverbote untersagen indes nicht die Weitergabe von Informationen (wie die Verschwiegenheitserklärung), sondern das Recht darauf, in Konkurrenz zum Vertragspartner zu treten.
Datenschutzvereinbarungen hingegen widmen sich personenbezogenen Daten und können Teil einer NDA sein. Geschäftsgeheimnisse sind aber nie Bestandteil einer Datenschutzvereinbarung.
Worauf sollten Arbeitgebende und Arbeitnehmende achten?
Enthält eine Geheimhaltungsvereinbarung unverhältnismäßige Einschränkungen für eine Person, kann Sie rechtlich angefochten werden. Besonders, wenn die NDA gegen Gesetze wie das Arbeitsrecht oder das GeschGehG verstößt, wird sie wahrscheinlich für ungültig erklärt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Im Juni 2020 stufte das Landesarbeitsgericht (LAG) Düsseldorf (Az. 12 SaGa 4/20) die NDA eines Unternehmens als ungültig ein. Die Klausel verlangte, dass „alle Informationen im Rahmen der Tätigkeit“ geheim gehalten werden müssen. Das Gericht befand diese Klausel als zu vage formuliert und zu weitreichend, da sie auch Informationen betraf, die keine geschützten Geschäftsgeheimnisse darstellten. Als Folge wurde die Verschwiegenheitserklärung als unwirksam eingestuft.
Klar wird damit: Unternehmen sollten bei der Gestaltung von NDAs darauf achten, dass die Klauseln angemessen und spezifisch genug sind, um nicht Gefahr zu laufen, ihre Wirksamkeit zu verlieren. Außerdem müssen alle unterzeichnenden Vertragspartner auf folgende Punkte achten:
- Klare Formulierungen und eindeutige Benennung der Informationen, die Gegenstand der NDA sind.
- Angemessene festgelegte Laufzeit, da eine unbefristete Dauer rechtlich oft auf wackeligen Füßen steht.
- Eindeutige Benennung der Konsequenzen bei Verstößen.
- Sicherstellung, dass die NDA die berufliche Zukunft von Mitarbeitenden nicht unzulässig stark einschränkt.
Während in vielen Branchen eine solche Verschwiegenheitserklärung Standard ist, stehen sowohl die Häufigkeit als auch die Handhabung von NDAs regelmäßig in der Kritik. Eine Studie vom Clayman Institute for Gender Research in Stanford kritisiert beispielsweise, dass einerseits ein Drittel der US-amerikanischen Arbeitnehmenden von einer NDA betroffen sind, diese aber oftmals sehr weitgefasst und stark einschränkend sind – und damit weit über das Ziel hinausschießen.
Ebenfalls sorgen NDAs laut dem Stanford Clayman Institute oft genug dafür, dass sich beispielsweise Opfer von Mobbing oder Belästigung am Arbeitsplatz aufgrund der Einschränkungen durch die Verschwiegenheitserklärung nicht angemessen wehren können. Hierzulande sollte dies dank der umfassenderen Arbeitnehmerrechte inn Deutschland seltener ein Problem sein, zumal NDAs weniger häufig eingesetzt werden als in den USA.
Verschwiegenheitserklärungen sollten rechtlich einwandfrei formuliert sein
Dass Unternehmen Geschäftsgeheimnisse wahren möchten, ist verständlich und nachvollziehbar. Gleichermaßen dürfen Verschwiegenheitserklärungen nie zu weitgefasst sein, anderenfalls werden diese rechtlich anfechtbar. Außerdem gehören sie selbstverständlich mit einer rechtlich gültigen Signatur unterzeichnet. Hierbei unterstützt Sie Factorial unter anderem mit unbegrenzt vielen digitalen Unterschriften – auch die jeweils unterzeichneten Verschwiegenheitserklärungen lassen sich mit dem intelligenten Dokumentenmanagement der HR-Software sicher verwahren und schnell auffinden.
