Ende 2026 läuft die Befreiungsmöglichkeit für elektronische Entgeltunterlagen aus. Für HR-Verantwortliche und Geschäftsführungen in KMUs stellen sich damit zwei praktische Fragen:
- Welche Nachweise müssen künftig digital vorliegen?
- Wie lassen sich Papierordner, E-Mail-Anhänge und verstreute Dateien in einen verlässlichen Ablauf überführen?
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen betroffen sind, welche Fristen gelten und wie Sie die Umstellung für die nächste Betriebsprüfung vorbereiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Bereits seit 2022 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden.
- Am 31. Dezember 2026 endet die Befreiungsmöglichkeit.
- Ab 2027 müssen auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen neuen Vorgänge elektronisch dokumentieren.
- Eine vollständige digitale Personalakte wird dadurch nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die erfassten Unterlagen und deren ordnungsgemäße Führung.
- Eine qualifizierte elektronische Signatur ist keine pauschale Pflicht für jedes Dokument. Formvorgaben sind je Unterlage zu prüfen.
Was sind Entgeltunterlagen und was bedeutet „elektronisch führen“?
Entgeltunterlagen sind Abrechnungsdaten und Nachweise, die dokumentieren:
- wie sich Arbeitsentgelt und Sozialversicherungsbeiträge zusammensetzen
- auf welcher Grundlage eine Beschäftigung sozialversicherungsrechtlich beurteilt wird.
Sie ermöglichen es der Deutschen Rentenversicherung, die Beitragsberechnung bei einer Betriebsprüfung nachzuvollziehen.
Zur Dokumentation gehören daher auch Nachweise, die eine bestimmte Einstufung erklären: etwa eine Immatrikulationsbescheinigung für die Beschäftigung als Werkstudentin oder Werkstudent. Rechtsgrundlage sind § 28f SGB IV und § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Angaben müssen vollständig, richtig und geordnet sein.
Bei elektronischen Entgeltunterlagen beziehungsweise digitalen Entgeltunterlagen werden die betreffenden Daten und Dokumente digital geführt und für Prüfungen bereitgehalten. Entscheidend sind eine verlässliche Zuordnung, Lesbarkeit und Verfügbarkeit. Die Anforderungen an Verfügbarkeit und Lesbarkeit regelt auch § 9 BVV.
Klassische Entgeltunterlagen und begleitende Unterlagen: der Unterschied
| Abrechnungsdaten | Begleitende Unterlagen |
| Entgelthöhe und Abrechnungsergebnisse | Immatrikulationsbescheinigung |
| Beitragsgruppen und berechnete Beiträge | Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen |
| Lohnkonto als steuerrechtliche Aufzeichnung | Nachweise zur Elterneigenschaft |
| Werden typischerweise im Abrechnungssystem verarbeitet | Entstehen häufig auch außerhalb der Lohnbuchhaltung |
„Lohnunterlagen“ wird im Alltag oft als Sammelbegriff verwendet. Für die elektronische Führung kommt es auf die jeweils gesetzlich erfassten Dokumente an.
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Ab wann gilt die Pflicht?
Die elektronische Führung bestimmter begleitender Unterlagen ist seit dem 1. Januar 2022 vorgeschrieben. Arbeitgeber können sich beim zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag noch bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen.
Die Befreiung ist keine Sonderregel ausschließlich für kleine Unternehmen. Maßgeblich sind § 8 Abs. 2 BVV für die erfassten Unterlagen und § 8 Abs. 3 BVV für die Befreiung.
2022 → 2026 → 2027: Die Pflicht besteht bereits; zum Jahreswechsel endet die befristete Befreiungsmöglichkeit.
| Regelung | Bis 31.12.2026 | Ab 01.01.2027 |
| Befreiung | Auf Antrag möglich | Die bisherige Befreiungsmöglichkeit entfällt |
| Elektronische Führung | Bereits vorgeschrieben, soweit keine Befreiung bewilligt ist | Auch für bislang befreite Arbeitgeber vorgeschrieben |
| Betroffene Vorgänge | Maßgeblich sind Beginn und Umfang der elektronischen Führung beziehungsweise der Befreiung | Bislang befreite Arbeitgeber müssen die betroffenen neuen Vorgänge elektronisch führen |
| Verantwortung | Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers | Bleibt beim Arbeitgeber |
Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Mit der häufig so bezeichneten „BVV-Pflicht“ ist das Ende der bisherigen Befreiungsmöglichkeit gemeint. Die gesetzliche Pflicht beginnt nicht erst 2027.
Müssen ältere Papierunterlagen nachträglich digitalisiert werden?
Für Vorgänge vor 2022 besteht nach den Gemeinsamen Grundsätzen keine allgemeine Nachdigitalisierungspflicht. Bei bewilligter Befreiung gilt dies entsprechend für Vorgänge vor 2027. Ohne bewilligte Befreiung ist 2027 kein neuer Startpunkt: Seit 2022 entstandene Unterlagen sind dann bereits erfasst.
Wer ist von der Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen betroffen?
Die Vorgaben betreffen Arbeitgeber mit den entsprechenden sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten:
- Unabhängig von der Größe: Auch Unternehmen mit wenigen Beschäftigten müssen die erfassten Unterlagen elektronisch führen.
- Auch bei ausgelagerter Abrechnung: Die Aufzeichnungspflicht bleibt beim Arbeitgeber.
- Ausnahme Privathaushalt: § 28f Abs. 1 SGB IV nimmt Beschäftigte in privaten Haushalten von der dort geregelten Pflicht aus.
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
§ 8 Absatz 2 BVV legt fest, welche ergänzenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu den Abrechnungsunterlagen zu nehmen sind. Nicht jede Position betrifft jedes Unternehmen. Prüfen Sie den Katalog anhand Ihrer Beschäftigungsarten. Die Übersicht fasst die geltenden Positionen zusammen; die Nummern beziehen sich auf § 8 Absatz 2 BVV.
Die letzte Spalte nennt typische Quellen für Ihren Ablageprozess. Sie ist keine eigenständige gesetzliche Zuständigkeitszuweisung. Bereits elektronisch vorhandene Meldedaten müssen nicht erst ausgedruckt und wieder eingescannt werden.
| Unterlage oder Daten | Betrifft wen / Zweck | Typische Herkunft oder Hinweis |
| Staatsangehörigkeit, Versicherungsstatus und Entsendung (Nr. 1) | Beurteilung der Beschäftigung | Beschäftigte, Behörden, Lohnbuchhaltung |
| Spezifische Arbeitserlaubnis beziehungsweise Aufenthaltstitel nach den genannten Vorschriften (Nr. 2) | Entsprechende ausländische Beschäftigte | Beschäftigte / zuständige Behörde |
| Erstattete Meldungen (Nr. 3) | Sozialversicherungsmeldungen | Abrechnungssystem |
| Beitragsrelevante Krankenkassenmeldungen (Nr. 3a) | Änderungen der Beitragsberechnung | Krankenkasse / Meldeverfahren |
| Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit bei geringfügiger Beschäftigung (Nr. 4) | Entsprechende Minijob-Fälle | Beschäftigte |
| Antrag auf Rentenversicherungsbefreiung (Nr. 4a) | Geringfügig entlohnte Beschäftigte | Beschäftigte; Eingangstag festhalten |
| Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung (Nr. 4b) | Entsprechende Minijob-Fälle | Beschäftigte; Eingangstag festhalten |
| Nachweisgesetz-Niederschrift, gegebenenfalls Heuervertrag (Nr. 6) | Nachweis der Beschäftigungsbedingungen | Arbeitgeber / Personalverwaltung |
| Erklärung zu weiteren Beschäftigungen (Nr. 7) | Minijob oder kurzfristige Beschäftigung | Beschäftigte; Anzeigepflicht weiterer Tätigkeiten bestätigen |
| Krankenversicherungsschutz (Nr. 7a) | Kurzfristig Beschäftigte | Beschäftigte / Versicherungsnachweis |
| Statusfeststellungsunterlagen (Nr. 8) | Klärung des Erwerbsstatus | Antrag, Unterlagen, Bescheid, gutachterliche Äußerungen und Weitergabedokumentation |
| Einzugsstellenbescheid (Nr. 9) | Feststellung der Versicherungspflicht | Zuständige Einzugsstelle |
| Entscheidung zu übernommenen Studiengebühren (Nr. 10) | Steuerliche Einordnung der Übernahme | Finanzbehörde |
| Elterneigenschaft und berücksichtigungsfähige Kinderzahl (Nr. 11) | Pflegeversicherung | Maßgebliche Nachweise / Verfahrensdaten |
| Erklärung zum Entgelt-Auszahlungsverzicht (Nr. 12) | Entsprechender Verzicht | Beschäftigte |
| Arbeitszeitaufzeichnungen nach AEntG / MiLoG (Nr. 13) | Gesetzlich erfasste Beschäftigungsfälle | Arbeitgeber / Zeiterfassung |
| Bescheinigung zum Pflegeunterstützungsgeld (Nr. 14) | Entsprechende Beschäftigungsunterbrechung | Zuständige Stelle / Beschäftigte |
| Pflegezeit-Erklärung (Nr. 15) | Inanspruchnahme von Pflegezeit | Beschäftigte |
| Schifffahrtsunterlagen (Nr. 16) | See-, Binnen- und Rheinschifffahrt | Vorgeschriebene Listen, Tagebücher und Urkunden |
| Übermittelte Bescheinigungsdaten (Nr. 18) | Verfahren nach §§ 106–106c SGB IV | Elektronisches Meldeverfahren |
| Erklärung zur Ausnahmevereinbarung (Nr. 18a) | Antrag nach europäischem Sozialversicherungsrecht | Beschäftigte |
| Verzicht auf Versicherungsfreiheit (Nr. 19) | Genannte rentenversicherungsrechtliche Fälle | Beschäftigte; Eingangstag festhalten |
| Zustimmung nach § 127 SGB IV (Nr. 20) | Erfasste Übergangsfälle | Beschäftigte |
Weggefallene Nummern sind ausgelassen. Ergänzend erfassen die Gemeinsamen Grundsätze Nachweise zur Insolvenzsicherung von Wertguthaben. Soweit die Unterlagen nicht aus der Abrechnung entnommen werden können, sieht § 8 Abs. 3 BVV ihre elektronische Bereitstellung durch zuständige Stellen oder Beschäftigte vor.
Begleitende Unterlagen im Überblick: Beispiele aus dem HR-Alltag
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse: Die DRV nennt sie als Beispiel; berücksichtigen Sie die jeweils maßgeblichen elektronischen Meldungen.
- Minijob-Erklärungen und Befreiungsanträge: Sie dokumentieren weitere Beschäftigungen und die rentenversicherungsrechtliche Einordnung.
- Immatrikulationsbescheinigung: Sie belegt den Studierendenstatus für die entsprechende Beurteilung.
- Nachweis der Elternschaft: Elterneigenschaft und Kinderzahl sind für die Beiträge zur Pflegeversicherung relevant; berücksichtigen Sie vorhandene Verfahrensdaten.
- Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel: Bewahren Sie die im jeweiligen Fall gesetzlich erforderlichen Unterlagen auf.
- A1-Bescheinigung: Sie weist bei entsprechenden grenzüberschreitenden Tätigkeiten die anzuwendenden Sozialversicherungsvorschriften nach.
Arbeitszeitnachweise: Nr. 13 verweist auf Aufzeichnungen nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Daraus folgt keine pauschale BVV-Aussage zu sämtlichen Arbeitszeitnachweisen aller Mitarbeitenden. Andere Pflichten zur Arbeitszeiterfassung sind gesondert zu beachten. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Arbeitszeiterfassung: Das Wichtigste auf einen Blick.
Praxisbeispiel Werkstudent: Eine neue Semesterbescheinigung
Ein bislang befreites Unternehmen beschäftigt eine Werkstudentin bereits seit 2025. Im April 2027 reicht sie eine neue Immatrikulationsbescheinigung ein. Diese ist elektronisch zu führen, obwohl das Arbeitsverhältnis früher begonnen hat. Bei einer späteren Betriebsprüfung für den betreffenden Zeitraum muss die Bescheinigung bereitstehen. Die Befreiung macht aus einem neuen Nachweis keinen Altbeleg. Das Beispiel veranschaulicht die zeitlichen Vorgaben.
Welche Anforderungen gelten für Format, Signatur und Archivierung?
Für die elektronische Führung von Entgeltunterlagen brauchen Sie einen nachvollziehbaren Prozess vom Eingang bis zur Bereitstellung für die Prüfung. Legen Sie fest, wo die Dokumente liegen und wer für ihre Zuordnung und Vollständigkeit zuständig ist.
Dateiformate und Dateinamen
Für angeforderte Unterlagen konkretisieren die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV die Bereitstellung: eine Unterlage pro Datei, lesbar und systemunabhängig darstellbar; zulässig sind:
- PDF,
- JPEG,
- BMP,
- PNG und
- TIFF.
PDF-Inhalte dürfen nicht nachträglich durch Skripte, verändernde Formularfelder oder externe Inhalte geändert werden. Dokumentenart, Person und Zeitraum müssen über den Dateinamen oder eine ergänzende Zuordnung erkennbar sein.
Ein praktikabler Dateiname ist etwa Immatrikulation_Anna-Beispiel_Sommersemester-2027.pdf. Prüfen Sie beim Eingang Vollständigkeit, Lesbarkeit und Zuordnung. Eine Vertretungsregel und regelmäßige Stichproben helfen, den Ablauf verlässlich einzuhalten.
Schriftform: qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur?
Nicht jede elektronische Entgeltunterlage benötigt eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Prüfen Sie zuerst, ob für die konkrete Erklärung eine gesetzliche Formvorgabe gilt. Eine Signaturfunktion im Dokumentenmanagement beantwortet diese Frage noch nicht. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet verschiedene Arten elektronischer Signaturen.
Die DRV erläutert für unterschriftsbedürftige Erklärungen unterschiedliche Verfahren: elektronische Unterlagen mit QES sowie eingescannte, unterschriebene Originale. Ältere Hinweise nennen dafür auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) des Arbeitgebers. Diese Verfahren dürfen nicht pauschal auf sämtliche Bescheinigungen übertragen werden.
Papieroriginale nicht allein wegen eines vorhandenen Scans vernichten: Die DRV-Information zu Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten verweist auf die Aufbewahrung bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung beziehungsweise auf weitere dokumentbezogene Vorschriften. Stimmen Sie das Verfahren für Originale mit Ihrer fachlichen Beratung ab.
| Situation | Was ist zu prüfen? | Umgang mit dem Original |
| Digitaler Nachweis ohne besondere Formvorgabe | Lesbarkeit, Zuordnung und Vollständigkeit | Keine pauschale zusätzliche Papierpflicht aus der digitalen Führung ableiten |
| Erklärung mit gesetzlicher Schriftform | Ob die elektronische Form zulässig ist und eine QES benötigt wird | Ein einfacher Scan ersetzt die vorgeschriebene Erklärung nicht automatisch |
| Unterschriebenes Papierdokument wird gescannt | Aktuelle Vorgaben zum Scanverfahren und zu Signaturen | Nicht allein wegen des Scans vernichten; dokumentbezogene Fristen prüfen |
Ersetzendes Scannen bedeutet, ein Papieroriginal durch eine elektronische Fassung zu ersetzen. Wenn Sie Entgeltunterlagen scannen, ist das daher noch keine automatische Erlaubnis, die Originale zu vernichten.
Mehr zu den Signaturarten erfahren Sie auf unserer Seite zur digitalen Unterschrift.
GoBD und revisionssichere Archivierung: Worauf kommt es an?
Die Gemeinsamen Grundsätze erlauben eine entsprechende Anwendung der GoBD, soweit die sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben nicht entgegenstehen. Ein allgemeines Werbeversprechen wie „GoBD-konform“ ersetzt deshalb nicht die Prüfung des konkreten Ablage- und Bereitstellungsverfahrens.
Prüfen Sie bei einer Lösung für revisionssichere Archivierung insbesondere, wie Änderungen nachvollziehbar bleiben, unbemerkte Überschreibungen verhindert und Unterlagen über die erforderliche Dauer verfügbar gehalten werden. Lassen Sie sich diese Abläufe zeigen und halten Sie das Verfahren intern fest. Ein Produktname allein belegt keine BVV-konforme Anwendung.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für elektronische Entgeltunterlagen?
Sozialversicherungsrechtlich sind Entgeltunterlagen grundsätzlich bis zum Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Beispiel: Nach einer Prüfung im Jahr 2027 reicht diese Frist grundsätzlich bis Ende 2028. Weitere gesetzliche Vorgaben können längere Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Lohnkonten sind nach § 41 EStG grundsätzlich bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. Handelsrechtlich unterscheidet § 257 HGB unter anderem zwischen acht Jahren für Buchungsbelege sowie sechs oder zehn Jahren für andere Unterlagen. Für weitere steuerlich relevante Unterlagen gelten die dokumentbezogenen Fristen nach § 147 AO. Eine einheitliche Sechsjahresfrist für alle Entgeltunterlagen gibt es daher nicht.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Personalakten.
Antrag auf Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen: Was ist noch möglich?
Ein Antrag nach § 8 Absatz 3 BVV richtet sich an den zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Er kann formlos gestellt werden; die Befreiung ist längstens bis Ende 2026 möglich.
Für das weitere Vorgehen empfiehlt sich:
- Vorhandenen Bescheid prüfen: Liegt eine bewilligte Befreiung vor und welchen Zeitraum erfasst sie?
- Zuständiges Prüfbüro kontaktieren: Geben Sie Betriebsnummer und Unternehmen an und benennen Sie ausdrücklich die elektronische Führung der Entgeltunterlagen.
- Entscheidung dokumentieren: Ein gestellter Antrag ist nicht mit einer bewilligten Befreiung gleichzusetzen.
- Umstellung weiterführen: Planen Sie unabhängig davon, wie neue Nachweise ab Januar 2027 eingehen und abgelegt werden.
Die Befreiung endet spätestens am 31.12.2026. Sie betrifft die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Eine „Befreiung von der digitalen Personalakte“ ist dafür nicht der gesetzliche Begriff.
Ob ein Antrag kurz vor Jahresende noch sinnvoll ist, hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Die verbleibende Zeit sollten Sie vor allem dafür nutzen, offene Zuständigkeiten und Abläufe zu klären.
Digitale Personalakte und elektronische Entgeltunterlagen: Was ist der Unterschied?
Eine Personalakte bündelt Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis, etwa Verträge und Weiterbildungsnachweise. Entgeltunterlagen dokumentieren die Abrechnung und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung.
| Frage | Digitale Personalakte | Elektronische Entgeltunterlagen |
| Wozu dient sie? | Personalunterlagen zentral organisieren | Abrechnung und Beitragsbeurteilung nachweisen |
| Welche Inhalte umfasst sie? | Je nach Organisation viele Dokumente zum Beschäftigungsverhältnis | Gesetzlich erfasste Daten und Nachweise |
| Gilt die Pflicht ab 2027 für alle Inhalte? | Keine allgemeine Digitalisierungspflicht der gesamten Akte aus der BVV | Die erfassten neuen Vorgänge sind elektronisch zu führen |
| Muss dafür eine bestimmte Software eingesetzt werden? | Keine allgemeine Anbietervorgabe aus der BVV | Keine Anbietervorgabe aus der BVV |
| Wie hängen beide zusammen? | Kann relevante Entgeltunterlagen aufnehmen | Können Teil einer digitalen Personalakte sein |
Aus der BVV folgt keine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte zu digitalisieren. Eine digitale Personalakte kann jedoch helfen, relevante Nachweise an einem festen Ort zu organisieren.
Mehr zur Abgrenzung lesen Sie in unserem Beitrag Digitale Personalakte: Was ab 2027 Pflicht ist.
Was passiert bei Verstößen? Verantwortung und Betriebsprüfung der Rentenversicherung
Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber grundsätzlich mindestens alle vier Jahre. Mit der Prüfankündigung werden Prüfzeitraum und benötigte Unterlagen mitgeteilt. Organisieren Sie deshalb auch den Zugriff auf Unterlagen aus vergangenen Jahren. Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung richtet sich nach § 28p SGB IV.
Der Ablauf lässt sich für Ihre Vorbereitung in vier Schritte gliedern:
- Prüfankündigung auswerten: Zeitraum, Ansprechperson und angeforderte Unterlagen festhalten.
- Daten bereitstellen: Die zuständige Abrechnungsstelle liefert die benötigten Prüfungsdaten.
- Nachweise ergänzen: HR und Lohnbuchhaltung stellen angeforderte Dokumente bereit.
- Feststellungen bearbeiten: Rückfragen klären und erforderliche Korrekturen abstimmen.
Fehlende Nachweise können Rückfragen und zusätzlichen Prüfaufwand auslösen. Lassen sich beitragsrechtliche Sachverhalte nicht belegen, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Schätzungen und Beitragsnachforderungen folgen.
Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Nichtführen beziehungsweise Nichtaufbewahren von Entgeltunterlagen sieht § 111 Absatz 1 Nummer 3 in Verbindung mit Absatz 4 SGB IV Bußgelder bis zu 50.000 Euro vor. Daraus folgt kein automatisches Bußgeld dieser Höhe für jeden Ablagefehler.
euBP-Pflicht und Dokumentenablage: zwei unterschiedliche Aufgaben
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) betrifft die Übermittlung strukturierter Prüfungsdaten aus den dafür vorgesehenen, systemgeprüften Abrechnungs- und Finanzbuchhaltungssystemen.
Eine Dokumentenablage und eine solche Datenübermittlung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab, wer die Daten liefert und wie ergänzende Nachweise bereitgestellt werden. Die euBP-Pflicht ist nicht durch eine digitale Personalakte allein erfüllt.
Welche Software brauche ich für elektronische Entgeltunterlagen?
Eine digitale Entgeltakte kann separat oder innerhalb einer digitalen Personalakte organisiert sein. Wählen Sie die Software anhand Ihrer Dokumente und Prozesse: Mit mehreren Standorten oder häufigen Eintritten steigen die Anforderungen an Berechtigungen und Vollständigkeitskontrollen.
Checkliste: Welche Anforderungen muss eine Software für digitale Entgeltunterlagen erfüllen?
Lassen Sie sich im Auswahlgespräch konkrete Abläufe zeigen:
- Anfordern: Wie erhalten Mitarbeitende eine Dokumentenanfrage und wie wird der Eingang erkennbar?
- Zuordnen: Wie werden Person, Dokumentenart und Gültigkeitszeitraum festgehalten?
- Berechtigen und schützen: Lassen sich auch Berechtigungen für Führungskräfte auf den erforderlichen Umfang begrenzen und personenbezogene Daten angemessen schützen? Berücksichtigen Sie die DSGVO bei Zugriffen, Speicherung und Löschung.
- Änderungen nachvollziehen: Wie werden Dokumentversionen, Bearbeitungen und Löschungen protokolliert, und wie verhindert die Ablage unbemerkte Änderungen?
- Bereitstellen: Können Sie benötigte Unterlagen gezielt und in den erforderlichen Formaten ausgeben?
- Aufbewahren und signieren: Wie lassen sich Fristen, Originale und erforderliche Signaturverfahren in Ihren Prozess einbinden?
- Zusammenarbeiten: Welche Daten überträgt die Schnittstelle zur Lohnabrechnung tatsächlich?
- System wechseln: Wie kommen Sie bei einem späteren Wechsel an Dokumente und Zuordnungen?
Praxistest für die Auswahl: Lassen Sie einen fiktiven Nachweis anfordern, ablegen und wieder bereitstellen. Wo bleibt manuelle Arbeit erforderlich?
Was kostet eine Software für digitale Entgeltunterlagen?
Vergleichen Sie die Gesamtkosten: Lizenzmodell, benötigte Module, Einrichtung, Migration, Schulung und Schnittstellen. Fragen Sie auch nach Kosten für zusätzliche Nutzende, Signaturen und Exporte. Für Factorial können Sie die Preisinformationen aufrufen und ein Angebot für Ihren Funktionsumfang anfordern.
Factorial: Software für die digitale Personalakte für Ihr Dokumentenmanagement
Factorial verbindet als KI für Unternehmen Prozesse aus HR, Finanzen und IT. Mit der digitalen Personalakte Software als Teil der HR-Software organisieren Sie Mitarbeiterunterlagen zentral, fordern Dokumente an und steuern Zugriffe über Rollen und Berechtigungen.
Mit Factorial One, dem KI-Agenten für Unternehmen, können Sie hinterlegte Dokumente per natürlicher Sprache finden, fehlende Dokumente oder Unterschriften prüfen und Inhalte zusammenfassen lassen. So unterstützt One Ihr Dokumentenmanagement im Personalwesen.
Dokumentenanforderungen lassen sich organisatorisch mit dem Onboarding verbinden; für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen außerdem Daten aus Zeiterfassung und Abwesenheiten zur Verfügung. Welche Informationen Sie an das Abrechnungssystem übergeben, legen Sie anhand Ihres konkreten Prozesses fest.
Welche Nachweise Sie benötigen und wie Sie diese für Prüfungen bereitstellen, legen Sie gemeinsam mit Ihrer Lohnbuchhaltung fest.
Lohnabrechnung ausgelagert? DATEV, Steuerberater und Lohnbüro
Legen Sie bei ausgelagerter Abrechnung fest, wo Nachweise eingehen, wer sie prüft und wo die maßgebliche Version aufbewahrt wird. Klären Sie auch, wer bei einer Betriebsprüfung ergänzende Dokumente bereitstellt.
Factorial ist DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner. Über den Lohnaustauschdatenservice werden laut DATEV-Marktplatz eAU-, Personalstamm- und Bewegungsdaten mit den Lohnprogrammen ausgetauscht, darunter DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt. Dieser Datenaustausch ist nicht mit einer automatischen Übertragung der gesamten Personalakte oder sämtlicher Prüfungsunterlagen gleichzusetzen.
Eine Anbindung an DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal wird damit nicht zugesagt. Klären Sie die Dokumentenübergabe gesondert von der Übertragung der Abrechnungsdaten.
Mehr erfahren Sie über die Lohnbuchhaltungsschnittstellen von Factorial.
Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen: Checkliste bis 31.12.2026
- Bestand aufnehmen. Listen Sie Dokumentenarten und Ablageorte auf: Abrechnungssystem, E-Mail-Postfach, Laufwerk oder Papierordner. Beginnen Sie mit häufigen Vorgängen wie Eintritten und Semesterbescheinigungen.
- Zuständigkeiten vereinbaren. Wer fordert welche Unterlage an, prüft sie und legt sie ab? Beziehen Sie Steuerkanzlei oder Lohnbüro ein und benennen Sie Vertretungen.
- Ablage und Zugriffe festlegen. Wenn Sie Entgeltunterlagen digital ablegen, bestimmen Sie ein maßgebliches System. Testen Sie Berechtigungen und Export mit geeigneten Testdaten.
- Eingang und Kontrolle standardisieren. Regeln Sie Benennung, Zuordnung, Prüfung und den Umgang mit Originalen. Fehlende oder abgelaufene Nachweise werden nachgefordert.
- Einen Prüffall durchspielen. Finden Sie für typische Beschäftigungsverhältnisse alle benötigten Unterlagen? Beheben Sie Lücken, bevor Sie den Prozess ausweiten.
Die häufigsten Fehler bei der Umstellung
- Dateien bleiben in persönlichen E-Mail-Postfächern oder auf uneinheitlichen Laufwerken liegen.
- Mehrere unabhängige Unterlagen werden in einer Datei gebündelt; Dateinamen erlauben keine eindeutige Zuordnung.
- Dokumente werden gespeichert, aber niemand prüft ihre Vollständigkeit oder Zugriffsrechte.
- HR und Steuerkanzlei gehen jeweils davon aus, die andere Seite kümmere sich um den Nachweis.
- Eine Payroll-Schnittstelle wird mit einem vollständigen Dokumentenaustausch verwechselt.
- Eine bestehende Befreiung wird als dauerhafte Lösung eingeplant.
- Für Papieroriginale gibt es keine dokumentierte Aufbewahrungsentscheidung.
Kostenloser Leitfaden: So führen Sie die digitale Personalakte ein
Sie möchten die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen nutzen, um Ihre Personalunterlagen zentral zu organisieren?
Unser kostenloser Leitfaden hilft Ihnen, die Einführung einer digitalen Personalakte zu planen:
- Welche Dokumente gehören hinein?
- Welche rechtlichen Anforderungen sind zu beachten?
- Worauf kommt es bei Datenschutz, Zugriffsrechten und Softwareauswahl an?
So behalten Sie die wichtigsten Schritte im Blick und erkennen, was Sie vor der Einführung intern klären müssen.
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Fazit: Entgeltunterlagen rechtzeitig digital führen
Bis Ende 2026 sollten HR und Lohnbuchhaltung vor allem eines geklärt haben:
- Wer fordert welche Unterlagen an, wo werden sie abgelegt?
- Wie stehen sie bei einer Prüfung bereit?
Beginnen Sie mit Ihren häufigsten Vorgängen und testen Sie den gesamten Ablauf. Mit einer zentralen Dokumentenverwaltung schaffen Sie dafür eine übersichtliche Grundlage.
Software für die digitale Personalakte kennenlernen
Häufige Fragen zu elektronischen Entgeltunterlagen
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Die in § 8 Abs. 2 BVV erfassten Unterlagen und Daten, etwa Minijob-Erklärungen und beitragsrelevante Nachweise. Die vollständige Zuordnung finden Sie in der Tabelle oben.
Was gehört zu den Entgeltunterlagen?
Dazu gehören Abrechnungsdaten und begleitende Nachweise, die die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung erklären. Welche Angaben und Unterlagen erforderlich sind, regelt insbesondere § 8 BVV.
Was bedeutet die Führung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form?
Die betroffenen Unterlagen werden digital vorgehalten und bei Anforderung lesbar, zuordenbar und im erforderlichen Format bereitgestellt. Ein Dateiformat allein gewährleistet noch keinen funktionierenden Prozess.
Ist ab 2026 oder 2027 eine digitale Personalakte Pflicht?
Die BVV schreibt keine vollständige digitale Personalakte vor. Die Pflicht betrifft bestimmte Entgeltunterlagen; die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet 2026. Weitere Einzelheiten erläutert unser Beitrag zur Personalakten-Pflicht.
Ist die digitale Lohnabrechnung ab 2027 gesetzlich vorgeschrieben?
Aus der hier behandelten Regelung folgt keine neue Pflicht, Abrechnungen ausschließlich digital an Beschäftigte auszugeben. § 108 GewO regelt die Erteilung der Abrechnung in Textform.
Welche Personalunterlagen müssen digitalisiert werden?
Entscheidend sind die gesetzlich erfassten Entgeltunterlagen und ihr Entstehungszeitpunkt. Die BVV verlangt keine pauschale Digitalisierung sämtlicher Personaldokumente.
Gibt es eine Befreiung von der Pflicht?
Die Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV ist längstens bis 31.12.2026 möglich. Sie muss beim zuständigen Betriebsprüfdienst beantragt und bewilligt werden.
Ist die digitale Personalakte von DATEV Pflicht?
Nein, es gibt keine BVV-Pflicht zu DATEV oder einem anderen bestimmten Anbieter. Wählen Sie die Ablage anhand der benötigten Dokumente und Prozesse.
Müssen digitale Personalakten ab 2027 bei einem bestimmten Anbieter geführt werden?
Nein. Auch Haufe oder eine bestimmte HR-Software werden durch die BVV nicht vorgeschrieben. Anforderungen an die erfassten Unterlagen bleiben unabhängig vom Anbieter zu erfüllen.
Wer haftet bei fehlenden elektronischen Entgeltunterlagen?
Die Aufzeichnungspflicht trifft den Arbeitgeber, auch bei ausgelagerter Abrechnung. Ob und welche Sanktion folgt, hängt vom konkreten Verstoß ab.
Welche Software erfüllt die ab 2027 geltende Pflicht?
Das lässt sich nicht allein am Produktnamen festmachen. Prüfen Sie Formate, Bereitstellung, Zugriffsschutz und Aufbewahrungsprozesse anhand der Auswahlcheckliste und Ihrer konkreten Anwendung.
Muss ich Papierdokumente nachträglich scannen?
Für alte Vorgänge gibt es keine pauschale Nachdigitalisierungspflicht; Zeitpunkt und bewilligte Befreiung sind entscheidend. Bei neu eingehenden Papierunterlagen sind Digitalisierung und Umgang mit Originalen getrennt zu prüfen.
