Vertragsmanagement ist in deutschen Unternehmen immer noch ein Bereich, der dadurch gekennzeichnet ist, dass Verträge zwar digital erstellt, dann aber ausgedruckt, von den Vertragsparteien wie Auftraggebenden, Kund*innen oder Mitarbeitenden unterschrieben und anschließend wieder mühsam eingescannt oder gar in Aktenordnern archiviert werden. Ein aufwändiger, zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Digitale Lösungen helfen hier, diese Prozesse zu optimieren.
Schauen wir uns also im Folgenden die Aufgaben des Vertragsmanagements an und inwiefern digitale Tools Unternehmen und ihre HR-Abteilungen unterstützen können.
Key Facts
- Vertragsmanagement umfasst alle Aufgaben in einem Vertragslebenszyklus, also von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Beendigung von Verträgen.
- Die Digitalisierung spielt im Vertragsmanagement eine immer größere Rolle. Digitale Vertragsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen effizient und hilft, Prozesse zu optimieren.
- Laut Studien gibt es im deutschen Mittelstand Nachholbedarf bei digitalen Tools im Vertragsmanagement: Die große Mehrheit druckt Verträge noch aus und scannt sie nach der analogen Unterschrift wieder ein.
- Was ist Vertragsmanagement? – Definition
- Vertragsmanagement – Aufgaben
- Digitales Vertragsmanagement
- Vertragsmanagement-Software – Funktionen und Vorteile
- Warum ist gutes Vertragsmanagement so wichtig?
Was ist Vertragsmanagement? – Definition
Der Begriff Vertragsmanagement beschreibt alle Aufgaben, die mit der Erstellung, Bearbeitung und Beendigung von Verträgen zusammenhängen. Es umfasst somit alle Aufgaben, die im Lebenszyklus eines Vertrags anfallen.
Ähnliche Begriffe für Vertragsmanagement sind beispielsweise Vertragsverwaltung oder auch, immer häufiger genutzt: der englische Begriff Contract Management bzw. Contract Lifecycle Management. Vertragswesen ist dagegen ein übergeordneter Begriff. Vertragsmanagement ist ein Teil des Vertragswesens.
Digitales Vertragsmanagement
Im Zuge der Digitalisierung spielt diese auch im Vertragsmanagement im Arbeitskontext eine immer größere Rolle. Zunehmend werden Verträge hauptsächlich digital erstellt und bearbeitet. Es kommt vermehrt zum Einsatz von Softwarelösungen zur Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen in elektronischer Form.
Digitale Lösungen, die die HR-Abteilung bei der Vertragsverwaltung unterstützen, können für Unternehmen von großem Nutzen sein, da sie Prozesse optimieren. Doch dazu später mehr. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Aufgaben, die zum Vertragsmanagement gehören.
Vertragsmanagement – Aufgaben
Zu den typischen Aufgaben des Vertragsmanagements gehören unter anderem:
1. Vertragserstellung
Die zuständigen Personen in einem Unternehmen erstellen Musterverträge, auf die bei Neueinstellungen zurückgegriffen werden kann und die dann individuell angepasst werden können.
2. Vertragsverhandlungen
Die jeweiligen Vertragsparteien verhandeln die Rahmenbedingungen der Verträge. In diesem Schritt des Vertragsprozesses geht es also um die individuellen Bedingungen, die in die Verträge aufgenommen werden sollen.
Dazu gehören z. B. bei der Einstellung von Personal Eckpunkte wie Gehalt, Position, konkrete Aufgaben, Urlaubstage, Bonusansprüche oder Ähnliches.
Wenn es um Vertragsverhandlungen mit Kund*innen geht, sind wiederum Informationen wie Zahlungsbedingungen, Preis, Leistungsumfang, Liefer- und Leistungszeitraum, Garantien und Gewährleistungen, Kündigungsfristen sowie Vertragslaufzeiten wichtig.
3. Vertragsabschluss und Freigabe
Es kann sein, dass aufgesetzte Verträge noch von Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden müssen. Werden die Verträge für ordentlich befunden, können alle Vertragspartner*innen die Dokumente unterzeichnen. Der Vertrag gilt dann als abgeschlossen.
4. Vertragscontrolling – Monitoring
Einmal abgeschlossene Verträge müssen regelmäßig überwacht werden. Diese kontinuierliche Überwachung der vertraglichen Pflichten und Fristen sowie die regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Arbeitsverträge gehören zu den zentralen Aufgaben der Personalverantwortlichen, um sicherzustellen, dass die arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten und alle vertraglichen Vereinbarungen korrekt umgesetzt werden.
5. Vertragsablauf, Vertragsbeendigung, Vertragserneuerung
Die meisten Verträge haben eine begrenzte Laufzeit. Das bedeutet, dass die verantwortlichen Personen am Ende der Vertragslaufzeit prüfen müssen, was mit den Verträgen geschehen soll.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
- die ordentliche Vertragsbeendigung: Verträge enden automatisch, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf, z. B. wenn ein Vertrag auf ein bestimmtes Datum befristet war und niemand den Vertrag verlängern möchte. Alternativ kann bei einem unbefristeten Vertrag eine ordentliche Kündigung ausgesprochen werden, die den Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist fristgerecht beendet.
- die außerordentliche Kündigung: In bestimmten Fällen ist auch eine außerordentliche Kündigung möglich, wenn schwerwiegende Gründe vorliegen, die eine sofortige Vertragsbeendigung rechtfertigen.
- die Vertragsverlängerung: Verträge werden entweder durch eine automatische Verlängerungsklausel oder durch aktive Neuverhandlungen der Parteien fortgeführt. Hierzu können z. B. auch Vertragsänderungen gehören.
6. Archivierung
Der letzte Schritt im Vertragsmanagementprozess ist die Archivierung der Verträge. Diese werden ordnungsgemäß abgelegt, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen und bei späterem Bedarf schnell auf die Vertragsdetails zugreifen zu können.
Digitales Vertragsmanagement
Beim digitalen Vertragsmanagement werden alle oben genannten Schritte durch moderne Softwarelösungen digital unterstützt oder sogar vollständig digital durchgeführt.
Doch was genau umfasst digitales Vertragsmanagement und inwiefern kann eine Vertragsmanagement-Software dabei helfen?
Eine Vertragsmanagement-Software ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Verträge unterstützt. Es deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab, von der Erstellung über die Verhandlungen und Ausführung bis hin zur Kündigung.
Die einzelnen Funktionen sehen wir uns im Folgenden genauer an.
Vertragsmanagement-Software – Funktionen und Vorteile
Was sind die Funktionen und damit auch gleichzeitig die Vorteile von einer Vertragsmanagement-Software oder auch auf Englisch Contract Management Software (CMS)?
Zentrale Speicherung
Das Schöne an CMS ist, dass Sie alle Verträge an einem Ort gespeichert haben. Sie behalten den Überblick und müssen nicht lange nach Akten oder gar einzelnen Vertragsbestandteilen suchen.
Automatisierte Erinnerungen
Ein weiterer Vorteil einer Vertragsmanagement-Software sind die automatischen Erinnerungen. Beispielsweise erinnert die Software an das bevorstehende Auslaufen von Verträgen, sodass die Personalverantwortlichen rechtzeitig die notwendigen Schritte einleiten können, um die Verträge auslaufen zu lassen oder zu verlängern.
Effizienteres Arbeiten und verbesserte Zusammenarbeit
Die digitale Erstellung und Bearbeitung von Verträgen ist wesentlich effizienter als die analoge. So können z. B. mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Kommentare hinterlassen und Verträge einfach online verschickt und unterschrieben werden. Letzteres ist insbesondere bei internationalen Unternehmen ein großer Vorteil, da die Dokumente keine langen Postwege zurücklegen müssen.
CMS hat häufig auch Genehmigungsfunktionen, die individuell angepasst werden können. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Verträge nur dann zum Abschluss kommen, wenn sie von den entsprechenden Personen genehmigt worden sind.
Sicherheit
Digitale Vertragsmanagementsysteme gewährleisten zudem Sicherheit durch Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffskontrollen und regelmäßige Backups, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen. Diese Sicherheit ist beispielsweise beim Versenden über E-Mail nicht unbedingt gegeben.
Transparenz
Vertragsmanagement-Software beinhaltet häufig Funktionen wie Echtzeit-Statusverfolgung und Benachrichtigungen, die ein hohes Maß an Transparenz für alle Beteiligten gewährleisten. So können z. B. die Vertragsparteien benachrichtigt werden, wenn alle Verhandlungspartner*innen die Verträge unterzeichnet haben.
Reduktion der Fehleranfälligkeit
Der Einsatz von Vertragsmanagement-Software führt zu einer deutlichen Reduzierung der Fehleranfälligkeit in verschiedenen Bereichen des Vertragsprozesses. So werden z. B. manuelle Eingabefehler durch automatisierte Workflows minimiert. Standardvorlagen und vordefinierte Klauseln reduzieren rechtliche Unsicherheiten. Integrierte Prüf- und Freigabeprozesse ermöglichen zudem eine konsistente und fehlerfreie Vertragserstellung und -verwaltung. Automatisierte Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass keine Fristen versäumt werden.
Warum ist gutes Vertragsmanagement so wichtig?
Effizienzsteigerung
Je unkoordinierter und schlechter organisiert das Vertragsmanagement und die entsprechende Abteilung sind, desto langwieriger sind die Prozesse und desto mehr unnötigen bürokratischen Aufwand verursachen sie. Ein gutes Vertragsmanagement führt zu einer Beschleunigung und Entbürokratisierung der Prozesse. Dies bewirkt letztlich auch eine Senkung der Kosten in Ihrem Unternehmen.
Risikominimierung
Im Zusammenhang mit Verträgen können viele Fehler auftreten. Das liegt vor allem daran, dass Fristen versäumt werden oder Verträge nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein gutes Vertragsmanagement, unterstützt durch ein digitales Vertragsmanagement, reduziert daher die Risiken für Ihr Unternehmen erheblich.
Auffindbarkeit
Es kommt nicht selten vor, dass Verträge nicht mehr auffindbar sind oder Vertragsbestandteile verschwinden. Ein gutes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass dies nicht passiert. Insbesondere digitale Softwarelösungen helfen dabei.
Strategische Entscheidungsfindung
Ein gutes Vertragsmanagement kann Unternehmen sogar in die Lage versetzen, durch eine entsprechende Analyse der Vertragsdaten fundierte Entscheidungen zu treffen. Auch hier kann Vertragsmanagement-Software helfen.
Studie – Digitalisierung im Vetragsmanagement
Obwohl ein gutes Vertragsmanagement und speziell die Unterstützung durch digitale Tools dazu beitragen, die Risiken in den Unternehmen zu minimieren und den Erfolg zu sichern, nutzen viele Unternehmen noch keine digitalen Lösungen.
Laut einer Studie von DocuSign und Statista kommt es vor allem im Vertragsmanagement deutscher mittelständischer Unternehmen immer wieder zu Medienbrüchen. Ein Medienbruch verkompliziert in der Regel einen Prozess. Konkret ergab die Studie, dass in einigen Branchen teilweise noch bis zu 80 Prozent der Verträge digital erstellt, ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet, dann aber wieder eingescannt werden. Dieser Prozess ist unglaublich langwierig und verschlingt enorme Ressourcen.
Viele Unternehmen berichten jedoch, dass die Digitalisierung des Vertragsmanagements Teil ihrer allgemeinen Digitalisierungsstrategie im Unternehmen ist.
Tipp: Nicht zuletzt ist die digitale Erstellung und Verwaltung von Verträgen natürlich auch eine umweltfreundlichere Variante als die häufig verwendete Papierform.
Eine Software, mit der Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen zu einem Kinderspiel wird, ist Factorial. Verwalten Sie Dokumente und Verträge in der digitalen Personalakte, verwenden Sie e-Signaturen oder erteilen Sie Berechtigungen – all das gehört zu Factorials Basisfunktionen. Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu heben? Dann testen Sie Factorial doch einfach. Unverbindlich und kostenfrei.
Vertragsmanager*in – Contract Manager
Damit die Vertragsabwicklung so professionell wie möglich durchgeführt wird, ist entsprechendes ausgebildetes Personal das A und O. Insbesondere in Großunternehmen, aber auch bereits in mittelständischen Unternehmen kann ein spezieller Contract Manager sinnvoll sein. Diese spezialisierte Person kümmert sich um alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Verträgen anfallen.
