Sie möchten ein Zeiterfassungssystem für Ihre Mitarbeiter einführen, aber sind sich noch nicht sicher, welches sich am besten für Ihr Unternehmen eignet? Ob per Fingerabdruck am Terminal, mit RFID Karten oder klassisch per Stempeluhr – Methoden, die Arbeitszeit in Echtzeit zu erfassen, gibt es viele.
Um die richtige Methode zu finden, gilt es, den eigentlichen Bedarf Ihres Unternehmens genau zu analysieren. Dazu sollten Sie die verschiedenen Kriterien der Systeme vergleichen, Vor- und Nachteile gegenüberstellen und basierend darauf eine Entscheidung für die Zeiterfassung treffen. Wichtige Kriterien können u.a. eine einfache Bedienung, Zutrittskontrolle, die Möglichkeit einer spezifischen Projektzeiterfassung oder die Auswertung diverser Daten wie Urlaub, z.B. für die Personaleinsatzplanung sein.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, mit welchen Schritten Sie das passende Zeiterfassungssystem finden können und gehen näher auf die verschiedenen Systeme ein.
Inhaltsangabe
Was ist ein Zeiterfassungssystem?
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Möglichkeit, mit der Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und überprüfen können. Auf diese Weise kann die Zeiterfassungspflicht eingehalten werden, die der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat. Laut EuGH müssen Arbeitgeber seitdem die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfassen. Das betrifft jeden Arbeitnehmer – egal ob in Kleinbetrieben oder großen multinationalen Unternehmen. Bis zu diesem Urteil war in Deutschland gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz lediglich die Erfassung von Überstunden verpflichtend.
Das Zeiterfassungssystem findet sowohl im HR-Management als auch in der Auftragsverwaltung Anwendung. Bei der Auftragsverwaltung werden die geleisteten Stunden beispielsweise Kunden in Rechnung gestellt. Auch für Projekte ist ein Zeiterfassungstool sinnvoll. Somit kann genau verfolgt werden, wie viele Stunden für ein Projekt (Projektzeiten) aufgewendet wurden. Das Thema Zeiterfassung und die Auswertung der gesammelten Daten sind also für ganz unterschiedliche Bereiche relevant.
Die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eintragen oder ein- und ausstempeln, hängt vom jeweiligen System ab. Traditionell mit Stempeluhren, per Fingerabdruck, RFID Karten oder Transponder am Terminal, oder auch digital per Software – Zeiterfassungsgeräte gibt es viele. Besonders beliebt sind auch Systeme, die die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem ermöglichen. Die Auswahl kann auf den ersten Blick überfordern. Wichtig ist, sich bei allen Methoden vor Augen zu halten, dass mindestens die wichtigsten Daten erfasst werden: Beginn und Ende des Arbeitstages sowie die Pausenzeiten und ggf. Überstunden.
Manche Zeiterfassungstools dienen auch zur Urlaubsverwaltung. Integrierte Abwesenheitsplaner (wie die digitalisierte Urlaubsplanung) können die Verwaltung von Urlaub somit vereinfachen und bei der Personaleinsatzplanung unterstützen. Eine solche Software-Lösung bietet also klare Vorteile wie Zeitersparnis und eine verbesserte Übersicht.
So wählen Sie das passende Zeiterfassungssystem
Anforderungen des Unternehmens
Also: Wie findet man ein geeignetes Zeiterfassungssystem? Zuerst sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem hinsichtlich der Anforderungen Ihres Unternehmens mitbringen sollte. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie verwalten und welche Arbeitsmodelle Sie im Unternehmen anbieten (Telearbeit, Außendienst etc.) kommen manche Systeme gar nicht erst infrage. Denn die Arbeitszeiterfassung im Außendienst ist ebenso Pflicht wie im Büro.
Das Ein- und Ausstempeln per Fingerabdruck oder RFID Karte an einem festen Terminal funktioniert natürlich nur, wenn die Mitarbeiter vor Ort arbeiten. Gleichzeitig ist die Inbetriebnahme eines solchen Transponders für Kleinbetriebe oft mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden. Genügt ein Stundenzettel auf Papier oder eine simple Stempeluhr? Brauchen Sie gegebenenfalls eine digitale Lösung, die auch auf mobilen Endgeräten funktioniert? Wie steht es um die Zutrittskontrolle?
Sie sollten eine Liste mit allen gewünschten Funktionen erstellen, sodass Ihnen die Analyse der verschiedenen Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung später einfacher fällt.
Analyse der verschiedenen Anbieter
Nachdem Sie festgestellt haben, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem für Sie enthalten muss, erkundigen Sie sich zu den verschiedenen Optionen, die auf dem Markt angeboten werden. Welches Tool liefert welche Vorteile? Hierfür können Sie Ihren zuvor erstellten Anforderungskatalog nutzen, um direkt zu sehen, welches System Sie weiter in Betracht ziehen werden. Egal ob Stechuhr oder Software – vergleichen Sie auch die Preise der Anbieter, da dies oft ein Ausschlusskriterium sein kann.
Ihre Favoriten testen
Wenn Sie verschiedene Systeme und Möglichkeiten verglichen haben, werden vermutlich mehrere Anbieter für Ihr Unternehmen infrage kommen. Wenn es sich dabei um eine digitale Lösung in Form einer Software handelt, sehen Sie nach, ob und wie lange diese Anbieter eine Testversion anbieten. Dieser Schritt ist besonders wichtig, um zu prüfen, ob das jeweilige System auch in der Praxis zu Ihnen und Ihren Projekten passt, benutzerfreundlich in der Bedienung ist, und Ihre Mitarbeiter ohne Probleme darauf zugreifen können.
Gewähltes System einrichten
Nach der Testphase werden Sie sehen, mit welchem System Sie am zufriedensten sind. Sobald Sie eine Lösung gewählt haben, gilt es dieses einzurichten und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Dies lässt sich zum Beispiel durch ein Handbuch oder Produktvideos umsetzen.
Arbeitszeitkonto
Auch ein Arbeitszeitkonto kann Sinn machen, wenn sich Ihre Mitarbeiter*innen z.B. oft im Home-Office aufhalten oder Sie eine saisonal schwankende Auftragslage haben.
Stundenzettel zum Ausdrucken
Mit einer passenden Vorlage lassen sich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mittels eines klassischen Stundenzettels erfassen. Auch wenn diese Methode auf den ersten Blick kostengünstig erscheint, bedeutet diese einen hohen Papierverbrauch, das letztendlich nicht nur hohe Kosten mit sich zieht, sondern auch der Umwelt schadet. Ein ausgedruckter Stundenzettel bedeutet zudem auch einen höheren Verwaltungsaufwand, denn die Personalabteilung muss jeden Zettel einzeln auswerten. Darüber hinaus ist diese Möglichkeit der Zeiterfassung besonders anfällig für Fehler oder Verluste.
Arbeitszeiterfassung mit Excel
Wie funktioniert die Zeiterfassung mit Excel? Die Arbeitszeiterfassung mit Excel ist ebenfalls eine der kostengünstigeren Methoden zur Zeiterfassung. Hierfür ist es notwendig, eine intelligente Vorlage zu erstellen, die man dann immer wieder verwenden kann. Alternativ kann man auch eine kostenlose Vorlage herunterladen. Der Nachteil von Excel-Vorlagen ist allerdings, dass sie im Vergleich mit anderen Zeiterfassungstools durch die vielen manuellen Eingaben sehr fehleranfällig sind.
Zeiterfassungssoftware
Eine Zeiterfassungssoftware digitalisiert Ihre Arbeitszeiterfassung und eliminiert Fehler der manuellen Eingabe. Außerdem ermöglicht sie Mitarbeitern von überall einzustempeln, auch wenn diese im Home-Office arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Da Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten ganz einfach in Echtzeit selbst erfassen können, wird Personalmanagern ein großer Teil der administrativen Arbeit abgenommen. Zudem können Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden (inklusive Überstunden und besonderen Projektzeiten) jederzeit einsehen und verfolgen, ob sie zu viele Stunden geleistet haben oder noch Arbeitszeit nachholen müssen. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Zeiterfassungssoftware darauf, dass Ihre Daten gemäß DSGVO geschützt sind.
