Die Probezeit ist vorbei. Wie geht es weiter? Folgt eine Festanstellung? Wie sieht diese aus? Haben sich die Erwartungen beider Seiten erfüllt, oder nicht? Um all diese Fragen zu klären und eine Bilanz der Probezeit zu ziehen, gibt es das Probezeitgespräch. Hier setzen sich Führungskräfte, Vorgesetzte und/oder Personalverantwortliche mit den Onboardees zusammen und besprechen die Monate der Einarbeitung und das, was noch kommt.
Worauf Arbeitgebende bei diesen Gesprächen achten sollten und wie Sie sich am besten darauf vorbereiten, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Am Ende der Probezeit findet ein Probezeitgespräch statt. Es dient der gemeinsamen Auswertung der Probezeit und der Besprechung der Zukunft.
- Arbeitgebende sollten sich in Probezeitgesprächen sowohl auf die Leistungsbeurteilung als auch die soziale Integration der Mitarbeitenden konzentrieren.
- Ein Probezeitgespräch dient auch dazu, den jeweiligen Mitarbeitenden Raum für Feedback, Fragen nach Entwicklungsmöglichkeiten, Erwartungen und Kritik zu geben.
- Was ist ein Probezeitgespräch?
- Wann sollte das Probezeitgespräch stattfinden?
- Ein Leitfaden: So führen Sie ein Probezeitgespräch
- Steuern und Sozialversicherung: Was sind die Pflichten von Auftraggebern?
- Vor- und Nachteile von freier Mitarbeiter
Was ist ein Probezeitgespräch?
Am Ende der Probezeit findet in der Regel ein Gespräch zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Abteilungsleitung und den jeweiligen Mitarbeitenden statt. Dieses dient zum einen der Rückschau und Bewertung der abgelaufenen Probezeit und zum anderen der gemeinsamen Entscheidung, wie das Arbeitsverhältnis genau aussehen soll bzw. ob es überhaupt zu einem Arbeitsverhältnis kommen soll.
Das Probezeitgespräch ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Personalverantwortlichen sehr aufschlussreich, da sie von den Mitarbeitenden eine Rückmeldung darüber erhalten, wie sie den Onboarding-Prozess bewerten und wie sie sich im Unternehmen eingelebt haben. Personen, die neu in ein Unternehmen kommen, haben oft einen anderen Blick von außen auf das Ganze und können wertvolles Feedback zu Dingen geben, die etablierte Mitarbeitende nicht mehr so wahrnehmen.
Gleichzeitig nutzen die Personalverantwortlichen das Gespräch auch für eigenes Feedback und Sortierung. Schließlich klären beide Seiten offene Fragen und überlegen, ob und unter welchen Bedingungen ein zukünftiges Arbeitsverhältnis möglich ist.
Dabei ist es wichtig, dass die Abteilungsteilung bzw. die Person, die das Probezeitgespräch leitet, gut vorbereitet in das Meeting geht. Wie Sie sich am besten auf das Gespräch vorbereiten und wie Sie es am besten führen, haben wir daher im Folgenden für Sie zusammengestellt.
Wann sollte das Probezeitgespräch stattfinden?
In der Praxis legen die Unternehmen häufig eine Probezeit von drei bis sechs Monaten fest. Die gesetzliche Höchstdauer der Probezeit beträgt sechs Monate (§ 622 BGB).
Für Unternehmen, die eine Probezeit von sechs Monaten haben, ist es sinnvoll, zwei Gespräche mit den Onboardees zu führen. Ein erstes Feedbackgespräch kann etwa nach ca. 3 Monaten und das Übernahmegespräch nach Ablauf der Probezeit stattfinden. Bei einer Probezeit von drei Monaten ist in der Regel ein abschließendes Probezeitgespräch ausreichend.
Ein Leitfaden: So führen Sie ein Probezeitgespräch
Die Vorbereitung – Tipps fürs Probezeitgespräch
Vor dem Vorstellungsgespräch sollten Sie sich noch einmal die Bewerbungsunterlagen und die Stellenbeschreibung des betreffenden Beschäftigten ansehen. Dies wird Ihnen helfen, sich zu vergegenwärtigen, welche Leistungskriterien Sie bei der Beurteilung des Mitarbeitenden zugrunde legen. Vermeiden Sie Beurteilungsfehler. Holen Sie außerdem Feedback von direkten Kolleg*innen, dem Team bzw. der Abteilungsleitung ein.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie mit dem Onboardee besprechen möchten bzw. wohin das Gespräch führen soll.
- Ist Ihnen vielleicht schon klar, dass eine zukünftige Zusammenarbeit nicht infrage kommt?
- Hapert es an der Integration ins Team, sodass Sie dies unbedingt im Probezeitgespräch ansprechen müssen?
- Oder stimmen die im Vorstellungsgespräch und in den Bewerbungsunterlagen angegebenen fachlichen Qualifikationen mit der Realität gar nicht überein?
- Muss der jeweilige Mitarbeitende möglicherweise noch Kompetenzen ausbauen?
- Kann dies vielleicht im Rahmen einer Weiterbildung oder durch eine andere betriebliche Unterstützung erfolgen?
- Oder hat der jeweilige Beschäftigte sich als ein Mensch erwiesen, der überhaupt nicht im Team arbeiten kann, für die Stelle die Zusammenarbeit im Team allerdings unerlässlich ist?
Fragen Sie sich also vorher:
- Ist eine zukünftige Zusammenarbeit gesichert?
- Bedarf diese einer neuen Aushandlung? Und wenn ja: Wie könnte eine zukünftige Beschäftigung aussehen?
- Ist bereits klar, dass Ihrerseits das Arbeitsverhältnis keine Zukunft hat?
Weitere Tipps:
- Planen Sie die Gesprächsstruktur.
- Es sollte genügend Zeit für das Gespräch vorhanden sein, um alle offenen Fragen klären zu können.
- Zur Vorbereitung kann Ihnen auch unser Blogartikel zum Thema Feedbackgespräche wertvolle Hilfestellungen geben. Hier geben wir Tipps dazu, wie genau gelungenes Feedback aussieht.
Das Gespräch – Die Durchführung am Ende der Probezeit
Beginnen Sie das Gespräch. Begrüßen Sie die Person, fragen Sie, wie es ihr geht, und führen Sie etwas Smalltalk, um die Atmosphäre aufzulockern. Erklären Sie den Zweck des Gesprächs und machen Sie dem*der Gesprächspartner*in klar, dass er*sie auch seine Sicht der Dinge darlegen kann.
Beginnen Sie mit der fachlichen Beurteilung. Führen Sie aus, womit Sie zufrieden sind und wo es eventuell noch hapert. Gehen Sie dann zur sozialen Integration über und fragen Sie, wie sich der*in Mitarbeiter*in integriert fühlt und ob er*sie gut zurechtkommt. Wenn Sie die Beurteilung abgeschlossen haben, geben Sie den Mitarbeitenden Raum und Zeit, ihre Sicht der Dinge zu schildern.
Besprechen Sie dann gemeinsam die Zukunftsperspektiven. Möglicherweise müssen Änderungen im Arbeitsvertrag vorgenommen werden. Es kann an dieser Stelle auch nützlich sein, eine gemeinsame Zielvereinbarung für die berufliche Entwicklung und Aufgaben der Beschäftigten zu erarbeiten.
Tipp: Nutzen Sie dieses Gespräch wirklich, um auch offen für das Feedback des Onboardees zu sein. Viele Studien weisen immer wieder auf den schlechten Einarbeitungsprozess hin, von dem Unternehmensneulinge regelmäßig berichten.
Es ist gar nicht so einfach, alle neuen Mitarbeitenden einen perfekten Einstieg ins Unternehmen zu gewährleisten. HR-Software wie die von Factorial kann Ihnen diesen Prozess nicht nur erleichtern, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Kommunikation und eine einfache Integration der Neuzugänge ins Unternehmen. Probieren Sie es aus!
Studien
Eine Studie von Haufe zeigt zum Beispiel, wie weit Wunsch und Wirklichkeit in dieser Hinsicht auseinander liegen. Ein Viertel der befragten Führungskräfte gab an, dass Onboardees das Unternehmen schnell wieder verlassen haben, weil kein professionelles Onboarding stattgefunden hatte.
Viele Onboardees berichten darüber hinaus von einer sehr schlechten Kommunikation oder auch dem Gefühl, nicht wirklich wertgeschätzt zu werden. Oft kümmert sich niemand um die Neulinge – Keine*r fühlt sich zuständig, weil alle mit ihren eigenen Aufgaben beschäftigt sind.
Darüber hinaus können Unternehmen durch das Probezeitgespräch erfahren, was im Betrieb möglicherweise schiefläuft und rechtzeitig gegensteuern.
So zeigt eine aktuelle Studie von Xing, dass jeder zweite Arbeitnehmende bereits im ersten Jahr seinen Job kündigt.
Als Gründe werden genannt:
- Gehalt ist zu niedrig (43 %)
- Unzufrieden mit Führungskräften/Führungskraft (43 %)
- Teamkultur ist schlecht (34 %)
- Unzufrieden mit Aufgaben/Erwartungen an Tätigkeiten wurden nicht erfüllt (34 %)
- zu viel Stress auf der Arbeit (30 %)
Die Nachbereitung des Probezeitgesprächs
Wichtig: Protokollieren Sie das Gespräch sorgfältig. Das Protokoll kann als Grundlage für Folgegespräche und weitere Feedbackgespräche dienen.
Achten Sie darauf, ob der Mitarbeitende das Feedback auch umsetzt.
Und: Auch Sie sollten aktiv werden, wenn Mitarbeitende im Probezeitgespräch Kritik oder Verbesserungsbedarf während des ersten Monats im Unternehmen ansprechen. Die ersten Monate im Unternehmen sind entscheidend für die Mitarbeiterbindung und die Fluktuation im Unternehmen – und damit letztlich auch für Ihren Erfolg.
Wie ein erfolgreiches Onboarding aussehen kann, erfahren Sie ausführlich in unserem kostenlosen E-Book zu diesem Thema.
