Zielvereinbarung: Definition, Tipps und mehr [+ Vorlage]

Ziele, Goals, Objectives – Zielvereinbarungen haben viele Namen. Das Grundprinzip dahinter bleibt immer gleich: Arbeitnehmern werden konkrete Ziele zugeteilt, an denen sie über einen bestimmten Zeitraum arbeiten. Erfüllen die Mitarbeiter die gesetzten Ziele, können sie auf Prämien, Boni, Gehaltserhöhungen oder sogar Beförderungen hoffen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Zielvereinbarungen sinnvoll sind, wie Sie Ihre Ziele am besten formulieren und was Sie hinsichtlich des Zielvereinbarungsprozesses beachten sollten. Weiterhin haben wir eine kostenlose Zielvereinbarung Vorlage für Sie, die Sie für Ihre nächste Zielvereinbarung nutzen können.

• Was ist eine Zielvereinbarung?
• Welche Stellung hat die Zielvereinbarung im Performance Management?
• Welche Vor- und Nachteile gibt es?
• Quantitative oder qualitative Ziele?
• 4 Phasen der Zielvereinbarung
• Tipps für eine erfolgreiche Zielvereinbarung
• Zielvereinbarung und Software
• Download: Vorlage für Ihre Zielvereinbarung

Was ist eine Zielvereinbarung?

Eine Zielvereinbarung ist ein typisches Instrument aus dem Performance Management. Dabei geht es darum, Leistungsziele für Mitarbeiter zu definieren, die über einen festgelegten Zeitraum erfüllt werden sollen.

Dieser Zeitraum kann übrigens variieren. In der Praxis sind es gerne Ziele pro Quartal, Halbjahr, oder Jahr. Das kann jedes Unternehmen jedoch je nach Größe, Branche und Strategie selbst entscheiden.

Diese konkreten Ziele werden in der Regel gemeinsam mit der zuständigen Führungskraft und dem Mitarbeiter formuliert. Es gibt hierbei verschiedene Kriterien und Strategien zur Zielformulierung. Ist die Periode abgeschlossen, evaluieren beide gemeinsam, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden oder nicht.

Dabei spielt übrigens auch der Grad der Zielerreichung eine Rolle. Im Arbeitsleben werden Ziele oft teilweise erreicht, zum Beispiel “nur” zu 50 %. Dennoch hat der Mitarbeiter dann aber einen Fortschritt erlebt, den man anerkennen sollte.

Diese Methode basiert auf der Führungstechnik “Management by Objectives MBO”. Dieses Prinzip wurde im Jahr 1954 von dem US-amerikanischen Ökonom Peter F. Drucker entwickelt.

In vielen Unternehmen sind Zielvereinbarungen eine beliebte Maßnahme, um Aufgaben zu priorisieren, Unternehmensziele voranzutreiben und die Erwartungen an den entsprechenden Mitarbeiter klar zu kommunizieren.

Zielkategorien

Im Bereich der Zielvereinbarung gibt es verschiedene Zielkategorien:

1. Verhaltensbezogene Ziele
2. Aufgabenbezogene Ziele/ Leistungsziele
3. Innovationsbezogene Ziele/ Strategieziele
4. Entwicklungsbezogene Ziele/ Persönlichkeitsziele

Gehen Sie auf die betroffene Person zu und besprechen Sie gemeinsam, welcher Bereich wichtig ist. Der jeweilige Mitarbeiter sollte unbedingt in die Zielvereinbarung mit einbezogen werden. Passiert das nicht und der Mitarbeiter bekommt das Gefühl, “fremde” Ziele erreichen zu müssen, sind Frustration und Demotivation vorprogrammiert. Mehr dazu im folgenden Absatz.

Welche Stellung hat die Zielvereinbarung im Performance Management?

Zielvereinbarungen zu treffen, ist durchaus sinnvoll. Nicht nur für den Arbeitnehmer, aber auch für den Arbeitgeber. In diesem Abschnitt erklären wir, warum das so ist.

➡️ Unternehmensziele im Fokus

Unternehmensziele können in der Regel, wie der Name bereits verrät, nur vom Unternehmen als Ganzes erreicht werden. Das bedeutet, dass alle an einem Strang ziehen müssen. Mitarbeiter tragen mit ihren individuellen Zielen dann zum allgemeinen Unternehmenserfolg bei. Sofern sie diese erreichen.

Das bedeutet einerseits, dass diese persönlichen Ziele strategischen Ursprungs sind. Gleichzeitig gibt das den Angestellten ein gutes Gefühl und macht nochmal deutlich, inwieweit ihre Position den allgemeinen Erfolg ankurbeln.

➡️ Zielvereinbarungen als Motivationsmaßnahme

Sprechen wir von Zielen, dann sprechen wir auch gleichzeitig von einer Karriere, die der Mitarbeiter durchlebt. Der Arbeitnehmer kann und sollte seine Ziele und somit seinen Karriereweg mitgestalten. Das erhöht die Interaktion und somit auch die Motivation. Sie kennen es sicher selbst: Ein klar formuliertes Ziel, mit dem man sich identifizieren kann, gibt der Arbeit einen Sinn.

➡️ Mitarbeiterbindung

Zielvereinbarungen bedeuten für viele Mitarbeiter auch Entwicklungspotential: “Mein Vorgesetzter traut mir das zu.” oder “Ich kann etwas Neues lernen.” Wenn ihr Mitarbeiter so auf die Zielvereinbarung reagiert, dann haben sie alles richtig gemacht.

Wer Entwicklungspotential statt Leistungsdruck mit seinen Zielen kommuniziert, der kann davon ausgehen, dass Arbeitnehmer gerne in dem Unternehmen bleiben und sich nicht so schnell nach einer anderen Position umschauen werden. Das ist besonders in Zeiten des Fachkräftemangels und War for Talent wichtig.

Um die Mitarbeiterbindung weiter zu unterstützen, können Sie als Arbeitgeber spezifische Trainings oder andere Weiterbildungen anbieten. Diese helfen dem Angestellten, sich weiterzuentwickeln. Das unterstützt ihn gleichzeitig auch dabei, die eigenen Ziele zu erreichen.

➡️ Performance Management

Letztendlich ist und bleibt eine Zielvereinbarung ein Instrument des Performance Managements. Es geht also auch darum, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Darüber hinaus kann man durch Zielvereinbarungen sehr gut die Fortschritte einzelner Mitarbeiter im Unternehmen verfolgen.

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Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Wir haben gelernt, warum Zielvereinbarungen sinnvoll sind. Dennoch gibt es auch einige Nachteile, über die Sie sich bewusst sein sollten.

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Vor- und Nachteile von Zielen im Job zusammen.

Quantitative oder qualitative Ziele?

Quantität oder Qualität? Diese Frage spielt tatsächlich auch im Rahmen der Zielvereinbarung eine entscheidende Rolle. Wie so oft lautet die Antwort: Es kommt drauf an.

Was sind quantitative Ziele und wann sind sie sinnvoll? 

Quantitative Ziele lassen sich mit im Vorab ermittelten Key Performance Indicators (kurz KPIs) verfolgen. Ein KPI ist eine Kennzahl, mit der sich das Ziel genau messen lässt. Somit kann ganz leicht erkannt werden, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht. Ein KPI dient in diesem Kontext gleichzeitig auch zur Definition eines Ziels.

Quantitative Ziele sind vor allem im Vertrieb sehr beliebt. KPIs sind dann vor allem eine festgelegte Umsatzhöhe oder ein Verkaufsvolumen (z.B. gemessen in Stückzahl), das erreicht werden muss.

Was sind qualitative Ziele?

Qualitative Ziele sind “weiche Ziele”. Dabei geht es nicht nur um die Leistung des Mitarbeiters an sich. Auch das “Drumherum” und die Bedingungen spielen eine Rolle.

Beispiele für qualitative Ziele: 

• Einarbeitung des Mitarbeiters
• Entwicklung einer neuen Strategie
• Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Einführung eines neues Systems/ Tools/ Software

Im Gegensatz zu den quantitativen Zielen sind die qualitativen Ziele schwer zu messen.

Generell lässt sich schlussfolgern, dass ein Mix aus beiden Zieltypen ideal ist.

4 Phasen der Zielvereinbarung

Im Rahmen der Zielvereinbarung gibt es vier Phasen, die Sie befolgen sollten: Vorbereitung, Zielvereinbarung, Umsetzung und Kontrolle.

1. Vorbereitung
2. Zielvereinbarung
3. Umsetzung
4. Kontrolle

(1) Vorbereitung

Zielvereinbarungen werden zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten getroffen. Aber: Bevor Sie starten und konkrete Ziele für Ihren Mitarbeiter formulieren, sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen.

• Welche Anforderungen habe ich an meinen Mitarbeiter?
• Welches übergeordnete (Unternehmens-)ziel verfolgen wir?
• Welche langfristigen Ziele sind für das kommende Jahr geplant (Ziele für 2022)?
• Auf welchen Bereich wollen wir uns fokussieren?
• Über welchen Zeitraum sollen die Ziele erreicht werden?

Können Sie alle diese Fragen klar beantworten, sind Sie bereit für den nächsten Schritt: Die konkrete Formulierung der Ziele.

(2) Zielvereinbarung

Im nächsten Schritt geht es darum, den Mitarbeiter mit einzubeziehen und konkrete Ziele zu formulieren. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter in einem eigenen Zielvereinbarungsgespräch, mit welchen KPIs er sich wohlfühlt und berücksichtigen Sie Stärken und Schwächen.

Es ist ganz wichtig, nicht einfach Ziele zu diktieren. Der Mitarbeiter muss zwingend mitreden dürfen. Sonst ist die Zielvereinbarung zum Scheitern verurteilt.

SMART FORMEL

Die gesetzten Ziele sollten bestimmte Kriterien erfüllen, um es den Mitarbeitern leichter zu machen, sie zu verstehen und zu erfüllen.

Orientieren Sie sich bei der Formulierung der vereinbarten Ziele an der sogenannten SMART Formel. Diese Formel erlaubt es Ihnen, die Ziele so spezifisch wie möglich zu formulieren.

Auch die KPIs, also Kennzahlen, an denen der Erfolg im Nachhinein gemessen werden soll, lassen sich dank dieser Formel direkt klar bestimmen. Das kann dabei helfen, spätere Missverständnisse vorzubeugen.

Zusätzlich sollten Sie die Ziele unbedingt schriftlich festhalten. Idealerweise in digitaler Form, damit alle Beteiligten jederzeit und von überall aus darauf zugreifen können.

Die Abkürzung SMART steht für:

S = SPEZIFISCH

M = MESSBAR

A = ANSPRECHEND

R = REALISTISCH

T = TERMINIERT

• Spezifisch: Das Ziel bezieht sich auf eine bestimmte und genau definierte Aufgabe.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, z.B. in Form eines klar festgelegten KPIs.
• Akzeptiert: Beide Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) stimmen dem gesetzten Ziel zu.
• Relevant: Das Ziel geht mit den übergeordneten Unternehmenszielen einher.
• Terminiert: Eine bestimmte Zeitspanne, in der das Ziel erreicht werden sollte, ist festgelegt.

Im Folgenden finden Sie einige konkrete Beispiele, wie eine Zielvereinbarung in der Praxis aussehen kann.

Zielvereinbarung Beispiele (Quantitativ): 

• Steigerung des Website Traffics um 15 % bis Ende Q3.
• Akquise von mindestens 20 Neukunden für Produkt XY bis Ende Q4.
• Senkung der Kundenreklamationen um 20 % bis Ende des Jahres (31.12.2021).

Machen Sie in diesem zweiten Schritt auch deutlich, welche Belohnung den Mitarbeiter bei Erreichen der Ziele erwarten wird. Ob Gehaltserhöhung, Prämie oder Beförderung – der Mitarbeiter sollte im Voraus wissen, worauf er hinarbeitet. Das kurbelt nachweislich die Motivation an (intrinsische Motivation). Auch diese Belohnungen sollten schriftlich festgehalten werden.

(3) Umsetzung

Sie haben konkrete Zielvereinbarungen getroffen? Super! Jetzt geht’s ans Eingemachte und die Arbeit beginnt!

Im Rahmen der Umsetzung ist es wichtig, dass Sie Ihrem Mitarbeiter Autonomie, also die volle Eigenverantwortung zuteilen. Wie die Ziele erreicht werden, das liegt allein in seinen Händen. Zeigen Sie Vertrauen und Zuversicht. Wenn nötig, bieten Sie Unterstützung an.

(4) Kontrolle

Im letzten Schritt wird überprüft, inwieweit die gesetzten Ziele erreicht wurden. Nehmen Sie sich dabei auch die Zeit, herauszufinden, wie der Mitarbeiter die Arbeit empfunden hat.

• Welche unerwarteten Herausforderungen kamen auf ihn zu?
• Was hat ihn davon abgehalten, das Ziel zu erfüllen?

Anstatt nur zu bewerten, treten Sie in den Austausch mit dem Mitarbeiter.

Tipps für eine erfolgreiche Zielvereinbarung

Sie wissen jetzt, wie Sie Ziele richtig formulieren und welche Phasen Sie im Laufe Ihrer Zielvereinbarungen durchlaufen.

Doch wie können Sie sicher sein, dass es auf dem Weg zur Zielerreichung nicht doch zu Streitigkeiten mit dem Mitarbeiter kommt? Wir alle kennen es: Ziele können einen emotionalen Effekt auf Mitarbeiter haben. Insbesondere dann, wenn eine Variable vom Erreichen der Ziele abhängt.

Um Konflikte zu vermeiden, haben wir diese 5 Tipps für Sie:

1. Bleiben Sie fair!
   

   Grund Nr. 1 für Frust im Rahmen von Zielvereinbarungen sind und bleiben unrealistische Ziele. Sicherlich möchten Sie mit den Zielen den Unternehmenserfolg vorantreiben, doch bleiben Sie fair.Zu hohe und unerreichbare Ziele demotivieren den Mitarbeiter. Setzen Sie die Ziele also nicht zu hoch. Und: Achten Sie auch darauf, nicht zu viele Ziele zu bestimmen. Das kann den Mitarbeiter zusätzlich überfordern.

2. Kommunikation ist das A und O
   

   Führen Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche durch. Finden Sie heraus, wie es dem Mitarbeiter mit seinen Zielen geht und an welchen Stellen Sie ihn ggf. unterstützen können. Es ist wichtig, dass sich der Mitarbeiter nicht allein gelassen fühlt.

3. Schaffen Sie Klarheit!
   

   Erklären Sie genau, warum die Ziele sinnvoll sind und welche übergeordneten Ziele dahinter stecken. Wie kann der Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beitragen? Machen Sie das deutlich, und zeigen Sie, wie wertvoll und wichtig der Angestellte ist.Gehen Sie dabei unbedingt auf Rückfragen und Anmerkungen des Mitarbeiters ein. Nur, wenn die Ziele klar sind, können sie auch erfüllt werden.

4. Halten Sie sich an Ihre Abmachung!
   

   Sie haben Ihrem Mitarbeiter einen Bonus in einer bestimmten Höhe versprochen, wenn er das Ziel erreicht? Dann halten Sie sich auch daran. Erfüllt der Mitarbeiter die Ziele, dann sollte er auch entsprechend dafür belohnt werden. Sonst wird die Frustration am Ende hoch sein.

5. Lernen Sie aus Ihren Fehlern!

   Nicht immer erreichen Mitarbeiter in der Praxis ihre Ziele. Und das ist auch vollkommen normal.Nichtsdestotrotz sollte man sich am Ende immer fragen: Woran hat es gelegen? Was waren Stopper? Und was kann man beim nächsten mal besser machen?

   Eine andere Möglichkeit ist, dass die Ziele zu hoch gesetzt waren und der Mitarbeiter zu wenig Unterstützung bekommen hat. Reflektieren Sie den gesamten Prozess ab der Zielsetzung bis hin zur Zielerfüllung. Seien Sie dabei ganz transparent mit Ihrem Team. Bitten Sie den betroffenen Mitarbeiter, ehrliches Feedback zum Prozess zu geben. Aus dieser Erfahrung können Sie für das nächste Mal lernen.

Welche Schnittstellen gibt es?

Wie bereits angedeutet, sind Zielvereinbarungen nicht nur reines Performance Management. Ziele sind auch für andere Bereiche im Talent Management relevant.

• Karriereplanung: Ziele können Einblick in die Entwicklung des Mitarbeiters geben. In welche Richtung entwickelt sich der Angestellte weiter? Was sind die persönlichen Karriereziele? Diese sollten bei der Zielvereinbarung berücksichtigt werden.
• Interne Personalbeschaffung: Besonders strebsame Mitarbeiter möchten gesehen werden. Zielvereinbarungen sind eine gute Methode, um Leistungen der Angestellten zu messen. Wer regelmäßig Ziele erreicht oder sogar darüber hinaus performt, sticht aus der Menge heraus und kann auf eine Beförderung hoffen. Das ist auch für Arbeitgeber interessant, wenn eine neue Führungsposition intern besetzt werden kann.
• Personalkosten: In der Regel wird das Erreichen von Zielen monetär entlohnt. Sprich: Der Mitarbeiter kann neben Wertschätzung und Weiterentwicklung auf eine variable Vergütungen in Form von Boni rechnen. Das hat natürlich Einfluss auf die Personalkosten.

Zielvereinbarung und Software

Um einen reibungslosen Zielvereinbarungsprozess zu gewährleisten, macht es Sinn, eine Software zur Unterstützung hinzuzuziehen. Besonders, wenn Führungskräfte den Überblick über Ziele vieler verschiedener Mitarbeiter behalten müssen, kann die Planung und Nachverfolgung viel Zeit beanspruchen. Eine gute Übersicht ist das A und O. Idealerweise in digitaler Form.

👉 Erfahren Sie mehr zur Performance Management Funktion von Factorial.

Denn: Mit einer Software Lösung können sowohl Führungskräfte als auch Personaler*innen digital auf die Zielsetzungen des Mitarbeiters zugreifen. Sie können Kommentare hinterlassen und haben so die Möglichkeit, die Entwicklung des Angestellten transparent zu verfolgen. Alle Fortschritte sind an einem Ort gespeichert, was einen sehr guten Überblick über den gesamten Zielprozess pro Mitarbeiter aber auch pro Team ermöglicht.

✅ Download: Vorlage für Ihre Zielvereinbarung

Sie haben noch keine Software Lösung in Ihrem Unternehmen implementiert, möchten aber trotzdem Zielvereinbarungen für Ihre Mitarbeiter formulieren?

Oder: Sie suchen nach einer konkreten Vorlage für Ihre nächste Zielvereinbarung?

Ein Zielvereinbarungsmuster kann eine gute Hilfe sein. So hat der oder die Personalverantwortliche eine Vorlage zur Hand und kann ganz einfach eigene Informationen an gegebener Stelle eintragen, ohne sich Gedanken um den Aufbau machen zu müssen. Das macht den Prozess schneller. Wir haben eine solche Zielvereinbarung Vorlage für Sie erstellt, in der Sie alle Ziele für Ihren Mitarbeiter festhalten können.

👉 Hier geht’s zum kostenlosen Download: Zielvereinbarungsmuster (PDF und Word)