Wer sich mit Stellenplanung beschäftigt, kommt an zwei Instrumenten nicht vorbei: dem Stellenplan und dem Stellenbesetzungsplan. Die Unterschiede sind klein, aber fein. Worum es dabei geht und warum diese beiden Hilfsmittel für Ihr Unternehmen essenziell sein können, verraten wir hier.
Key Facts
- Ein Stellenplan enthält alle offenen Stellen. Im Gegensatz zum Stellenbesetzungsplan beschreibt er den Soll-Zustand, also die Zahl der Stelleninhaber*innen, die das Unternehmen benötigt, um seine Ziele möglichst effektiv umzusetzen.
- Der Stellenbesetzungsplan bildet den momentanen Ist-Stand in einem Unternehmen oder einer Organisationseinheit ab. Er zeigt an, welche Stellen derzeit im gesamten Betrieb besetzt sind und von wem.
- Der Stellenbesetzungsplan ist also die Grundlage für die Erstellung eines Stellenplans.
- Der Stellenplan: Schlüssel zur effektiven Personalplanung
- Stellenbesetzungsplan: Definition
- Anforderungsprofil erstellen
- Erstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan
- Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung
- Fazit
Der Stellenplan: Schlüssel zur effektiven Personalplanung
Ein Stellenplan ist ein Instrument im Personalmanagement, das alle genehmigten Stellen der Organisation enthält. Stellenpläne können mithilfe eines Musters für gesamte Unternehmen, aber auch für einzelne Bereiche erstellt werden.
Er dient als Mittel, die Stellen eines Unternehmens zu strukturieren und sorgt für Effizienz. Der Stellenplan enthält alle offenen Stellen und ermöglicht es, diese Positionen gemäß der Qualifikationen der Kandidat*innen passend zu besetzen.
Er bildet also den Soll-Plan eines Unternehmens ab, nicht die augenblickliche Lage. Die Zahl der offenen Stellen ergibt sich aus der Abweichung des Stellenplans von der Ist-Situation.
So können Sie sich eine Übersicht darüber verschaffen, wie viele Positionen Ihres Personals Sie noch besetzen müssen.
Der Stellenbesetzungsplan liefert Ihnen Informationen darüber, ob in einem Unternehmen oder Betrieb derzeit eine Über- oder Unterbesetzung vorliegt.
Basierend darauf können entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Der Stellenplan ist auch ein Instrument der Kostenplanung, da Sie genau abschätzen können, wie viele Stellen noch besetzt werden müssten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Stellenplan optisch abzubilden, wie zum Beispiel ein Organigramm, in dem alle Hierarchie-Ebenen abgebildet sind, oder auch als einfache Liste. Das gilt auch für einen Stellenplan im öffentlichen Dienst.
Tipp: In Factorial sind alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens übersichtlich in einem Organigramm angelegt. Sie haben dort die Möglichkeit, offene Vakanzen hinzuzufügen und die entsprechenden Anforderungen zu definieren, sodass Sie die entsprechende Stelle im nächsten Schritt direkt ausschreiben können.
Stellenbesetzungsplan: Definition
Im Gegensatz zum Stellenplan bildet der Stellenbesetzungsplan die momentane Ist-Situation in einem Unternehmen oder einer Organisationseinheit ab.
Er ist also die Voraussetzung für einen Stellenplan und gibt genau an, welche Stellen derzeit im gesamten Betrieb besetzt sind und von wem. Auch der Stellenbesetzungsplan kann als Organigramm oder simple Liste dargestellt werden und wird für einzelne Abteilungen wie für die gesamte Belegschaft eingesetzt.
Bei einer Darstellung werden alle Planstellen-Inhabenden namentlich im Plan abgebildet.
Ein Stellenbesetzungsplan sollte unabhängig von der Größe des Unternehmens von Fachkräften erstellt und eingesetzt werden.
Anforderungsprofil erstellen
Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiger Teil des Stellenplans. Sie beschreibt die Art der Anforderungen, die Mitarbeitende auf bestimmten Stellen erfüllen müssen. Sie ist essenzieller Bestandteil der Kommunikation zwischen Angestellten oder Beamt*innen und dem Unternehmen.
Dafür ist zunächst ein genaues Anforderungsprofil wichtig, welches unter anderem die benötigten Qualifikationen, Erfahrungen, Fähigkeiten und Aufgaben im Zusammenhang mit der Rolle enthält. Dies ist ein wichtiges Instrument der Personalplanung.
Nur so können Stellenausschreibungen an die benötigte Position und das entsprechende Mitarbeiterprofil angepasst werden.
Erstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan
Dies läuft in mehreren Schritten ab. Am Anfang steht die Unternehmensstrategie. Sie ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Es folgt eine Analyse der Ist-Situation, also das Aufstellen eines Stellenbesetzungsplans. Anschließend sollte durch den Abgleich mit den Zielen des Unternehmens der Personalbedarf ermittelt werden.
Das führt zum Stellenplan, also zu der Frage: Wie viele Stellen werden benötigt und über welche Qualifikationen müssen künftige Mitarbeitende verfügen?
Dann sollte ein Zeitrahmen festgelegt werden, in dem die Maßnahmen durchgeführt werden sollen. Anschließend folgt die Budgetplanung, ehe die beschlossenen Stellenausschreibungen, Gespräche und Einstellungen vorgenommen werden.
Weder der Stellenbesetzungsplan noch der Stellenplan sind dauerhafte Dokumente. Es gibt verschiedene Gründe diese regelmäßig anzupassen, wie die natürliche Fluktuation, wirtschaftliche Entwicklungen oder ein Saisongeschäft.
Deshalb sollte der Stellenplan immer wieder auf mögliche Veränderungen hin überprüft und entsprechend angepasst werden. Je nach Unternehmensstrategie oder auch Marktlage kann das jährlich oder halbjährlich geschehen. Bei besonderen Situationen auch häufiger.
Die Belegschaft – auch in der Verwaltung – kann in die Personalplanung einbezogen werden, indem sie an Entscheidungsprozessen teilnimmt.
Es ist wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. So kann die Personalplanung verbessert und deren Effizienz gesteigert werden.
Weitere Tipps zur Personalbedarfsplanung finden Sie auch auf der Seite des RKW Kompetenzzentrums, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert wird.
Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung
Mit einer automatisierten Personalbedarfsplanung können Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Organisation deutlich verbessern.
Ihre Planung wird dadurch wesentlich einfacher und genauer, zudem senken Sie Ihre Kosten und steigern die Produktivität.
Mit der Einführung der Software von Factorial als Planungsinstrument können Sie zudem Ihr Bewerbermanagement verbessern und die Kontrolle Ihres Personalstandes optimieren. Von der Stellenausschreibung mit Multiposting in gängigen Jobportalen bis hin zum Angebotsschreiben erledigen Sie alles in einem Flow!
Fazit
Ein Stellenplan bildet die Soll-Struktur eines Unternehmens ab, während der Stellenbesetzungsplan den aktuellen Ist-Stand darstellt. Beide Instrumente sind essenziell für eine effiziente Personalplanung und unterstützen die Kostenkontrolle. Ein Muster hilft Ihnen, Ihren Stellenbesetzungsplan zu optimieren.
Durch regelmäßige Aktualisierung und Automatisierung kann die Planung optimiert, die Produktivität gesteigert und Kosten gesenkt werden. Eine klare Strategie und transparente Prozesse sind dabei entscheidend als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Zudem sollten Sie eine automatisierte Lösung in Betracht ziehen.
