Anforderungsprofil: Tipps für die Erstellung

Mit einem guten Anforderungsprofil können Sie eine Menge Zeit und Arbeit bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden sparen! In unserem Blogartikel zeigen wir auf, was alles in einem Anforderungsprofil enthalten sein sollte und wie Sie bei der Erstellung am besten vorgehen sollten. 

• Was ist ein Anforderungsprofil? 
• Inhalt eines Anforderungsprofils
• Schritt für Schritt zum Anforderungsprofil
• Anforderungsprofil erstellen: Vorlage
• Fachliche vs. persönliche Kompetenzen 
• Tipps für HR und Führungskräfte

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil ist ein Dokument, das die notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten eines Arbeitnehmenden für eine bestimmte Position beschreibt. 

Es enthält Einzelheiten wie

• die erwarteten Qualifikationen, 
• Erfahrungen, 
• Wissen und Fähigkeiten sowie 
• ausgeübte Aufgaben. 

Das Anforderungsprofil kann als Grundlage für den Recruiting-Prozess dienen und hilft dabei, geeignete Kandidat*innen für die ausgeschriebene Stelle zu finden. 

Mit einem effektiven Anforderungsprofil lässt sich der Recruiting-Prozess stark vereinfachen. Da alle erforderlichen Informationen an einem Ort vorhanden sind, können Personalvermittler schnell potenzielle Kandidat*innen identifizieren, die alle im Dokument aufgeführten Kriterien erfüllen. Dies erleichtert die Suche nach qualifizierten Personen, die sowohl über die notwendigen fachlichen als auch über die persönlichen Fähigkeiten verfügen. 

Hinweis: Die Zeit, die Sie in die Erstellung eines vollständigen und übersichtlichen Anforderungsprofil stecken, sparen Sie beim weiteren Recruiting Prozess wieder ein, da sich die nicht passenden Bewerber*innen erst gar nicht bei Ihnen bewerben werden.

Achten Sie außerdem darauf, das Anforderungsprofil individuell für jede freie Position zu erstellen und Bewerber*innen jedes Alters zu berücksichtigen. Kandidat*innen der Generation Z und Generation Y werden vermutlich mit anderen Fähigkeiten punkten können als ihre älteren Mitbewerber*innen. 

Inhalt eines Anforderungsprofils

Das Anforderungsprofil umfasst in der Regel Informationen über die Berufsbezeichnung, Aufgaben, erforderliche Qualifikationen und gewünschte Fähigkeiten.

Das Anforderungsprofil hilft auch bei der Festlegung von Erwartungen an erfolgreiche Kandidat*innen und gibt Hinweise zur Leistungsmessung. Es enthält auch Informationen über die Kultur, die Werte und das Leitbild des Unternehmens. 

Der Inhalt lässt sich typischerweise in folgende Unterpunkte gliedern: 

– Positionstitel  

– kurze Zusammenfassung der Stelle und was das Team/Unternehmen erreichen möchte 

– Kernkompetenzen die für den Erfolg in der Position notwendig sind (Fach-, Methoden-, Sozial – und Selbstkompetenz)  

– Anforderungen hinsichtlich Qualifikation, Kenntnisse, Fähigkeiten etc.  

Wichtig! Ein profundes Wissen über die Stelle ist eine Grundvoraussetzung bei der Erstellung des Profils. Daher sollten neben Personalverantwortlichen auch andere Mitarbeitende wie z.B. Abteilungsleiter*innen oder Vorgesetzte in den Prozess mit einbezogen werden.

Fachliche vs. persönliche Kompetenzen 

Bei den Kompetenzen gibt es eine Unterscheidung zwischen fachlichen und persönlichen Kompetenzen. Dabei gibt es zum einen die fachlichen Qualifikationen wie beispielsweise SAP oder IT Kenntnisse. Fachliche Anforderungen sind solche, die in direktem Zusammenhang mit der Stelle selbst stehen, wie z. B. technisches Wissen oder spezifische Software-Erfahrung.

Zum anderen gibt es aber auch persönliche Eigenschaften wie Teamgeist, Pflichtbewusstsein oder Empathie. Persönliche Anforderungen können Qualitäten wie Kommunikationsfähigkeiten oder Fähigkeiten zur Problemlösung umfassen. 

Synonyme, die in diesem Zusammenhang auch gerne verwendet werden, sind Hard- und Soft Skills. Im Gegensatz zu den Hard Skills sind die Soft Skills nur schwer greifbar oder nachprüfbar. Soft Skills werden auch als Schlüsselqualifikationen bezeichnet.

Gut zu wissen: Viele der Arbeitgeber sind heutzutage mehr darauf bedacht, Arbeitnehmende anhand ihrer Soft Skills auszuwählen, anstatt nur auf die Hard Skills zu achten. Denn fachliche Kompetenzen können mit der Zeit erlernt werden.

Soziale Kompetenzen zu erlernen ist dagegen etwas schwieriger, da die Persönlichkeit und gewisse Eigenschaften einer Person nur bedingt verändert werden können. Die beiden Faktoren stellen jedoch nach wie vor wichtige Auswahlkriterien dar und sollten im Zusammenhang betrachtet werden.

Anforderungsprofil erstellen: Schritt für Schritt

Die Erstellung eines Anforderungsprofils erfordert ein Verständnis sowohl der fachlichen als auch der persönlichen Fähigkeiten, die für die Stelle erforderlich sind. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich umfassend vorbereiten, bevor Sie das Profil erstellen. Wir haben Ihnen eine beispielhafte Vorgehensweise erstellt, an der Sie sich orientieren können. 

1. Definieren Sie die Ziele des Unternehmens: Bevor Sie mit dem Erstellen des Anforderungsprofils beginnen, sollten Sie sich über die Ziele des Unternehmens im Klaren sein. Dazu gehört der Grund, warum man neue Mitarbeitenden benötigt und welche Fähigkeiten sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken können. 
2. Ermitteln Sie die Jobbeschreibung: Da jeder Job andere Aufgaben hat, muss man die Jobbeschreibung definieren. Hierbei sollte man sich Gedanken machen über die Art der Arbeit, welche Art von Verantwortung übernommen wird und welche Qualifikationen notwendig sind. 
3. Definieren Sie Kompetenz- und Fähigkeitsanforderungen: Nachdem man weiß, was von dem oder der Bewerber*in erwartet wird, sollte man spezifische Kompetenz- und Fähigkeitsanforderungen definieren. Hierbei kann man zum Beispiel ermitteln, ob bestimmte technische Kenntnisse gefordert sind oder ob Teamarbeit notwendig ist. 
4. Legen Sie Mindestanforderungen fest: Um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten, können Sie Mindestanforderungen für die vakante Stelle festlegen, um unpassende Kandidat*innen frühzeitig aus dem Bewerbungsprozess nehmen zu können. 
5. Prüfen Sie Ihr Profil regelmäßig: Um sicherzustellen, dass das Anforderungsprofil aktuell bleibt, muss man es regelmäßig prüfen, um es an neue Anforderungen  anzupassen oder veraltete Informationen zu entfernen. 

Wichtig! Um ein Anforderungsprofil zu erstellen, sollten Sie formale Anforderungen beachten. Dazu sollten Sie sich an der DIN 33430 orientieren. Die DIN 33430 beschreibt den Prozess bis zur Eignungsbeurteilung, der bei der Definition der Anforderung startet und bis zur finalen Urteilsbildung reicht. Sie enthält darüber hinaus einen Anhang mit einer Anleitung für die Ausschreibung von Dienstleistungen.

Anforderungsprofil Vorlage

Um ein Anforderungsprofil zu erstellen, können Sie Anforderungsprofil Muster oder Vorlagen verwenden. Das Anforderungsprofil ist für jede Stelle im Unternehmen unterschiedlich. 

In manchen Fällen können sich sogar die Anforderungen für zwei gleichnamige Positionen innerhalb eines Teams unterscheiden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn fachlich unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden sollen.

Sie können beliebig viele Kriterien in das Anforderungsprofil aufnehmen. Je nach Detaillierungsgrad sollten dann allerdings nicht alle Kompetenzen in die offizielle Stellenausschreibung übernommen werden.

Wir haben für Sie einen vereinfachten beispielhaften Aufbau eines Anforderungsprofils erstellt. Dabei gibt der Sollbereich an, welches Kompetenzlevel für eine bestimmte Stelle idealerweise gegeben sein sollte. Das Ist-Profil des Bewerbers wird nach dem Bewerbungsgespräch oder Assessment Center eingetragen.

Tipps für HR und Führungskräfte

Sowohl die HR Abteilung als auch Führungskräfte haben bei der Erstellung von Anforderungsprofilen eine tragende Rolle. Um passende Kandidat*innen zu finden, ist es wichtig, dass HR und Führungskräfte Hand in Hand arbeiten. Nur so können zukünftige Mitarbeitende optimal rekrutiert werden. 

Sowohl der Personalabteilung als auch Ihnen als Führungskraft kommen dabei bestimmte Aufgaben zuteil. 

Die Personalabteilung muss sicherstellen, dass sie ein umfassendes Anforderungsprofil erstellt, das genau widerspiegelt, was für eine bestimmte Rolle benötigt wird und die notwendigen Informationen mit den verantwortlichen Führungskräften und Mitarbeitenden besprechen. Dabei ist eine transparente Kommunikation wichtig, damit keine wichtigen Informationen vergessen oder übersehen werden.

Personalverantwortliche sollten neben dem Gespräch mit den Vorgesetzten auch eine Stakeholder-Analyse durchführen. Dabei werden die unterschiedlichen Personengruppen ermittelt, welche von der Neubesetzung der Position direkt oder indirekt betroffen sind. Als nächstes gilt es herauszufinden, was diese Personengruppen von der Neubesetzung erwarten und welchen Einfluss sie auf den Erfolg haben. 

Als Führungskraft ist Ihre wichtigste Aufgabe, die Anforderungen klar zu formulieren und festzustellen, welche fachlichen und persönlichen Kompetenzen von besonderer Gewichtung sind. Denn diese Informationen stellen die Basis des Anforderungsprofils dar und sollten wohl überlegt sein. Besprechen Sie sich hierzu mit Ihren Vorgesetzten und Ihrem Team, um keine wichtigen Punkte zu vergessen. 

Wichtig: Denken Sie daran, dass der oder die neue Kandidat*in optimal in das bereits bestehende Team passen sollte. Ziehen Sie deshalb Ihre Mitarbeitenden in den Prozess ein. 

Zuletzt sollten sich HR- und Führungskräfte darüber im Klaren sein, dass ein Anforderungsprofil nicht statisch ist. Es muss ständig überprüft und angepasst werden, um den Bedürfnissen der Organisation und den Erwartungen der Mitarbeiter an die Stelle entsprechen zu können.