Digitale Personalakte Software: 2026: Mehr Effizienz, weniger Papieraufkommen und volle Rechtssicherheit: Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand. Die Schwierigkeit liegt im Detail – nämlich bei der Wahl des richtigen Partners. Wir vergleichen für Sie die wichtigsten Anbieter, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihre Personalprozesse effizient digitalisieren und optimieren können.
Das Wichtigste im Überblick:
- Die digitale Personalakte ist zentral für moderne HR-Prozesse, reduziert Papier, spart Platz und Zeit und ermöglicht rechtssichere, zentralisierte Ablage aller Mitarbeiterdokumente.
- Laut aktueller FAZ-Studie nutzen etwa 63 % befragter Unternehmen in Deutschland bereits die digitale Personalakte.
- Factorial, Personio, HRworks, HRlab und rexx systems gehören zu den führenden Plattformen 2026. Sie unterscheiden sich in Flexibilität, Funktionstiefe, Kosten und Compliance, erfüllen aber alle gesetzliche Standards und Richtlinien zur Personalaktenführung in Deutschland.
Digitale Personalakte Software: Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte (auch digitale PA) ist das Herzstück eines modernen Personalwesens. Sie führt sämtliche Dokumente und Daten rund um die Mitarbeitenden sowie den gesamten Employee Lifecycle an einem zentralen, digitalen Ort zusammen.
Inhaltlich entspricht sie der klassischen Papierakte, geht aber weit darüber hinaus. Zu den typischen Inhalten einer digitalen Personalakte gehören:
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Arbeitszeugnisse und Beurteilungen (Bewerbungsunterlagen)
- Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
- Stammdaten und Kontaktinformationen
Wo die digitale Akte über die Papierform hinausgeht: Der eigentliche Vorteil liegt in der Funktionalität: Eine Software für automatisierte Personalaktenführung erkennt beispielsweise Fristen (wie das Ende der Probezeit), ermöglicht eine blitzschnelle Suche via OCR-Volltextsuche und erlaubt es Mitarbeitenden, via Self-Service ihre eigenen Daten zu pflegen.
Meist ist die digitale Akte in eine umfassende HR-Software (wie z. B. Factorial) integriert. Dies ermöglicht es, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern direkt mit Prozessen wie der Lohnabrechnung zu verknüpfen.
Und: Die digitale Personalakte ist laut Studie von F.A.Z. Business Media Research und Abacus Umantis bereits bei 63 % der Unternehmen im Einsatz. Damit ist sie nach der Gehaltsabrechnung (78 %) und dem Bewerbermanagement (74 %) eines der am häufigsten genutzten digitalen HR-Tools der Personalabteilung.
Vorteile und Funktionen auf einen Blick
Bevor Sie in den Anbieter-Vergleich gehen, sollten Sie klären, ob die Software nicht nur „digitalisiert“, sondern Ihren Alltag im Büro strategisch verbessert. Eine moderne Lösung sollte folgende Kernfunktionen und Mehrwerte vereinen:
- Zentraler Zugriff: Autorisierte Nutzer*innen greifen jederzeit und ortsunabhängig auf alle Dokumente zu, was die Zusammenarbeit im Homeoffice, für Remote-Teams und für Unternehmen mit verschiedenen Standorten erst ermöglicht bzw. vereinfacht.
- Rechtssicherheit & Compliance: Ein rollenbasiertes Zugriffskonzept stellt sicher, dass der Datenschutz (DSGVO) strikt eingehalten wird und jeder nur die Daten sieht, die er sehen darf.
- Kosten- & Platzersparnis: Die Digitalisierung macht teure Archivflächen überflüssig und reduziert die laufenden Ausgaben für Druck und Papier auf ein Minimum.
- Zeitersparnis durch intelligente Suche: Eine integrierte Volltexterkennung (OCR) sorgt dafür, dass Personalunterlagen im HR-Bereich in Sekundenschnelle gefunden statt mühsam gesucht werden.
- Barrierefreiheit & Internationalität: Moderne Tools unterstützen die Inklusion durch Vorlesefunktionen und bauen Sprachbarrieren in internationalen Teams durch automatische Übersetzungen ab.
- Effiziente Workflows mit E-Signatur: Verträge werden direkt im System rechtssicher digital unterschrieben, wodurch Postwege entfallen und die Onboarding-Prozesse für Personalverantwortliche massiv beschleunigt werden.
Die gesetzliche Lage: Digitale Personalakte Pflicht ab 2026?
Es gibt zwar keine direkte gesetzliche Pflicht, eine vollständige digitale Personalakte für das gesamte Unternehmen einzuführen – Betriebe dürfen Akten theoretisch weiterhin manuell in Papierform führen. Allerdings drängt der Gesetzgeber die Unternehmen indirekt zur Digitalisierung:
- Elektronische Entgeltunterlagen (§ 8 BVV): Bereits seit Januar 2022 müssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen (wie z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft oder Beitragsabrechnungen) elektronisch geführt werden.
- Ende der Übergangsfrist: Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet am 31.12.2026. Für Betriebe bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027 müssen diese Dokumente für Betriebsprüfungen zwingend digital vorliegen.
- Faktischer Standard: Da diese Unterlagen den Kern der Personalverwaltung bilden, ist es für Unternehmen kaum noch effizient, den Rest der Akte auf Papier zu führen. Die digitale Personalakte wird damit zum notwendigen Standard, um eine rechtssichere und prüfkonforme Dokumentation zu garantieren.
- Bürokratieentlastungsgesetz IV: Zudem bietet dieses Gesetz seit 2025 die Möglichkeit, viele Dokumente (wie z. B. Arbeitsverträge) rechtssicher in digitaler Textform zu verarbeiten, was den Nutzen einer digitalen Akte zusätzlich erhöht.
Quick Check: Welche Software bietet die besten digitalen Personalakten?
| Plattform | Best for… | Hauptmerkmale | Preis |
| Factorial | Ganzheitliche HR-Verwaltung & KI-gestützte Automatisierung | Native App (Scan/FaceID), unbegrenzte E-Signatur, SOC 2, KI-Agent (AI One) | ab 8,00 € / Nutzer*in |
| Personio | Lohn-zentrierte Verwaltung | Zentrale Quelle für Steuerberater*innen, verzahnt mit Lohnbuchhaltung & Stammdaten | aus Anfrage erhältlich |
| HRworks | Reiseintensive Betriebe | Fokus Reisekosten, Pauschalpreis, DATEV Premium | ab 12,90 € / Nutzer*in + Grundgebühr |
| HRlab | Modularer Mittelstand | Extreme Flexibilität, feingranulare Rechte | ab 6,00 € / Nutzer*in (nur für das Core-Paket – ohne Time & Absence, Recruiting und Talent-Module) |
| rexx systems | Konzerne & Ausbildung | On-Premise Option, Scanmanager, Azubi-Pläne | ab ca. 3,70 € / |
Der große Software Vergleich: Welche Plattformen führen im Management digitaler Personalakten?
1. Factorial
Die HR-Software von Factorial ist eine umfassende HR-Software, die das Management digitaler Personalakten ins Zentrum des Employee Lifecycles rückt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Barcelona hostet seine Daten auf Servern in Deutschland und garantiert somit eine vollkommene DSGVO-Konformität. Als All-in-One-Lösung bildet Factorial nicht nur die reine Dokumentenablage ab, sondern begleitet Mitarbeitende vom Recruiting bis zum Offboarding.
- Warum sie heraussticht:
Factorial bietet laut Expertenberichten eine hervorragende Usability und hohe Anpassbarkeit durch benutzerdefinierte Felder. Die digitale Akte nutzt eine intuitive Ordnerstruktur (z.B. für Verträge, Ausweise) und ermöglicht den Massen-Upload via Drag-and-Drop. Ein entscheidender Vorteil ist die native Handy-App, die im Gegensatz zu Web-Browser-Lösungen direkten Zugriff auf die Kamera-Hardware für Dokumentenscans bietet und Login via Biometrie (FaceID) ermöglicht.
Ein weiteres Plus: Factorial überzeugt durch ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Viele Features sind hier bereits im Basispaket enthalten, während andere Anbieter dafür Zusatzgebühren verlangen. So bietet Factorial beispielsweise unbegrenzte digitale Unterschriften direkt in der digitalen Personalakte an – eine Funktion, die bei Personio mit höheren Kosten verbunden ist.
- Limitierungen
Obwohl die App zu den umfangreichsten Lösungen auf dem Markt gehört, berichten Nutzer*innen vereinzelt von Bugs und Performance-Einschränkungen (Ladeproblemen). Zudem erfolgt die Erfassung von sozialversicherungs- und steuerrelevanten Daten nicht vollautomatisch; diese Informationen müssen einmalig manuell nachgetragen werden.
- Compliance:
Mit SOC2- und ISO-Zertifizierung und Hosting in Frankfurt erfüllt die Cloud-Lösung von Factorial höchste Sicherheitsstandards.
2. Personio
Personio ist im deutschsprachigen Raum wohl eine der bekanntesten und meistgenutzten Cloud-basierten HR-Software Anbieter. Ähnlich wie Factorial handelt es sich auch hier um eine All-in-Lösung mit verschiedenen Funktionen zur Optimierung ihrer HR-Prozesse und HR-Abteilung, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Dokumentenverwaltung, die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung.
- Warum sie heraussticht:
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte bei Personio ist die tiefe Verzahnung mit der Lohnbuchhaltung. Abrechnungsrelevante Stammdaten – wie Steuer-IDs oder Krankenkassendetails – werden direkt in der Akte gepflegt und stehen ohne Medienbruch für die Entgeltabrechnung bereit. Das reduziert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass die Personalakte mit den Personaldokumenten zur zentralen ‚Single Source of Truth‘ für die Zusammenarbeit mit den Steuerberater*innen wird.
- Limitierungen:
Allerdings berichten User von hohen Kosten durch viele Add-ons und Produkte, und außerdem fehlen im Vergleich zu Factorial weitere Funktionen, die typischerweise zu einer HR-Lösung gehören, wie beispielsweise eine integrierte Schichtplanung oder ein vollwertiges Spesen- und Ausgabenmanagement. Zudem ist Personio im Gegensatz zu Factorial seit 2025 kein offizieller Partner mehr auf dem DATEV-Marktplatz, was zu einem höheren manuellen Konfigurationsaufwand bei der Lohnabrechnung führen kann. Zudem führen User an, dass die App viele Funktionen der Desktop-Version nicht anbietet (siehe PlayStore).
- Compliance:
Personio ist ISO und SOC2-zertifiziert und hat seinen Serverstandort ebenso in Deutschland.
3. HRWorks
HRworks mit Sitz in Freiburg ist einer der dienstältesten Anbieter am Markt. Das Tool hat seine Wurzeln in der klassischen Reisekostenabrechnung der späten 90er Jahre und hat sich seitdem zu einer vollumfänglichen HR-Software entwickelt.
- Warum sie heraussticht:
Die digitale Personalakte von HRworks ist konsequent auf die Anforderungen der Personalarbeit des deutschen Mittelstands zugeschnitten. Die Dokumente werden thematisch sinnvoll gegliedert (z. B. in Stammdaten oder Zeitwirtschaft), wobei insbesondere Reisebelege und Spesenabrechnungen direkt in die jeweilige Mitarbeiterakte einfließen. Sobald eine Reise abgerechnet wird, landet die entsprechenden HR-Dokumente ohne manuellen Upload-Aufwand rechtssicher im entsprechenden Register der Akte. Da HRworks ein Pauschalpreis-Modell nutzt, sind diese Automatismen meist ohne versteckte Modul-Zusatzkosten enthalten.
- Limitierungen:
Allerdings fehlt hier die mobile App gänzlich. Mitarbeitende müssen mobile Dokumentenscans über den Webbrowser durchführen, was zu Qualitätsverlusten beim OCR-Scanning führt, da kein Zugriff auf native Kamera-Funktionen (wie Autofokus) besteht. Zudem fehlen weitere Funktionen, die typischerweise zu einer HR-Lösung gehören, wie beispielsweise eine integrierte Schichtplanung oder Firmenkreditkarten.
- Compliance:
Der Serverstandort befindet sich im AWS-Rechenzentrum in Irland. Zwar liegt eine ISO 27001-Zertifizierung vor, es fehlt jedoch das SOC 2-Testat, das für internationale Audits und hohe Anforderungen an die Verarbeitungssintegrität im Finanzsektor wichtig ist.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Geschäftsprozesse compliant sind – mit unserem Compliance-Kit von Factorial.
4. HRlab
HRlab ist ein Berliner Anbieter, der sich auf ein besonders flexibles und datengetriebenes HR-Management spezialisiert hat. Im Vergleich zu starren Systemen richtet sich die Software vor allem an Unternehmen, die ihre digitale Personalakte besonders individuell aufbauen möchten.
- Warum sie heraussticht:
HRlab positioniert sich als eine besonders flexible Lösung für die digitale Personalakte. Während HRworks auf starre Ordnerstrukturen setzt, erlaubt Hrlab eine sehr freie Konfiguration der Aktenführung mit beliebig vielen Unterverzeichnissen. Ein besonderer Vorteil ist das feingranulare Berechtigungsmanagement: Hier lässt sich bis ins kleinste Detail festlegen, wer welche Dokumente in der Akte sehen oder bearbeiten darf – ideal für Unternehmen mit komplexen Hierarchien oder sensiblen Datenstrukturen
- Limitierungen:
Allerdings kann diese hohe Individualisierung auch eine umfangreichere Einarbeitungszeit erfordern, wie in Nutzerbewertungen auf Fachportalen (campixx) häufig angemerkt wird. Zudem ist das System modular aufgebaut: Während die digitale Akte die Basis bildet, können für eine vollumfängliche Nutzung zusätzliche Module nötig sein, was die Gesamtkosten im Vergleich zu All-in-One-Paketen weniger vorhersehbar macht.
- Compliance:
Die Server von HRlab werden in Deutschland (Frankfurt am Main) gehostet. Das System erfüllt die Anforderungen der ISO 27001. Im Vergleich zu internationalen Anbietern wie Factorial fehlt jedoch die für globale Konzerne relevanten SOC 2-Testate.
5. rexx systems
Rexx Systems ist eine umfassende HR-Software, die das Management digitaler Personalakten ins Zentrum des Employee Lifecycles rückt. Das Hamburger Unternehmen ist für seine enorme Datentiefe und spezialisierte Module bekannt.
- Warum sie heraussticht:
Die digitale Personalakte von rexx systems gehört zu den funktional tiefsten am Markt. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist das hochspezialisierte Azubi-Management: Mit über 500 hinterlegten Rahmenlehrplänen ermöglicht es eine lückenlose digitale Dokumentation der Ausbildung inklusive Berichtsheft-Führung direkt in der Akte. Für den Übergang vom Papier zur Digitalisierung bietet rexx einen dedizierten Scanmanager, der physische Dokumente per QR-Code-Indizierung erkennt und automatisch dem richtigen Mitarbeiterregister zuordnet. Zudem ist rexx einer der wenigen Anbieter, die neben der Cloud-Lösung auch eine On-Premise-Installation (eigener Server) ermöglicht.
- Limitierungen:
Die enorme Funktionstiefe spiegelt sich in einer Usability wider, die von Anwendern auf Portalen wie Capterra häufig als wenig intuitiv und kompliziert beschrieben wird. Das System ist primär auf die Bedürfnisse von Großunternehmen ausgelegt, was die Einführung für kleinere Teams unverhältnismäßig komplex machen kann.
- Compliance:
Das Unternehmen ist wie alle hier angeführten Anbieter nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Die Serverstandorte liegen in Deutschland (Frankfurt) und der Schweiz. Wie bei den meisten rein europäischen Playern liegt der Fokus auf lokaler Compliance. Ein spezifisches SOC 2-Testat, das bei Personio und Factorial vorhanden ist, ist standardmäßig nicht ausgewiesen.
Tipp: Sie wissen jetzt, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden möchten? Mit unserer Checkliste verpassen Sie keinen Schritt bei der rechtssicheren Einführung und Umsetzung der digitalen Personalakte.
Anbieter im Überblick anhand verschiedener Features
Im Folgenden klären wir noch spezifische Fragen, damit Sie vor der Einführung der digitalen Personalakte bei sich im Betrieb einen optimalen Überblick erhalten, welches Tool für das Management digitaler Personalakten am besten für Ihre betrieblichen Anforderungen geeignet ist:
Welche Tools unterstützen sowohl HR-Aufgaben als auch digitale Aufzeichnungen?
Alle fünf Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) sind ganzheitliche Systeme. Sie verknüpfen die digitale HR-Akte mit Aufgaben wie Zeiterfassung, Recruiting oder Payroll. Bei Factorial und HRworks ist die Zeiterfassung oft bereits im Grundpaket enthalten. Andere Anbieter wie HRlab oder rexx systems sind modular aufgebaut; hier müssen diese Funktionen teils zusätzlich hinzugebucht werden.
Was ist die am häufigsten verwendete Software für digitale HR-Akten?
Im deutschen Mittelstand zählen Personio und Factorial zu den Marktführern, während rexx systems bei größeren Organisationen sehr verbreitet ist.
Welche Anbieter unterstützen die langfristige Archivierung digitaler Aufzeichnungen?
Alle vorgestellten Tools arbeiten nach den Richtlinien zur Personalaktenführung und GoBD-Standards. rexx systems bietet zudem die Option, Dokumente On-Premise auf eigenen Servern zu archivieren.
Welche digitalen Personalaktentools unterstützen rollenbasierte Zugriffe?
Alle fünf im Artikel genannten Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) unterstützen rollenbasierte Zugriffe. Das bedeutet, Sie können definieren, ob jemand „Administrator*in“, „Führungskraft“ oder „Mitarbeitender“ ist. HRlab geht hier am weitesten: Es erlaubt eine extrem feingranulare Steuerung, bei der Sie Berechtigungen sogar für einzelne Dokumententypen (z. B. nur Gehaltszettel, aber keine Arbeitszeugnisse) innerhalb der Akte vergeben können.
Welches digitale Personalaktensystem protokolliert den Zugriff auf Dokumente?
Alle im Vergleich genannten Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) verfügen über ein Audit-Log. Eine solche lückenlose Protokollierung ist die technische Voraussetzung für die langfristige Archivierung digitaler Aufzeichnungen gemäß GoBD. Sie stellt sicher, dass jeder Zugriff und jede Änderung an der Mitarbeiterakte rechtssicher nachvollziehbar bleibt.
Gibt es Anbieter mit sicheren Personalaktensystemen?
Die hier verglichenen Softwarelösungen stellen allesamt ein sicheres Tool für digitale Arbeitnehmerakten dar, da sie Daten DSGVO-konform (überwiegend in Deutschland) hosten. Factorial und Personio bieten mit SOC 2 und ISO 27001 allerdings das höchste zertifizierte Level. Alle vorgestellten Anbieter erfüllen die Richtlinien zur Personalaktenführung des Bundes sowie die GoBD-Standards, sodass eine rechtskonforme Ablage und langfristige Archivierung gewährleistet ist.
Welche Software bietet die besten digitalen Personalakten?
Es gibt keine Pauschallösung, da die Wahl von Ihren Zielen und betrieblichen Anforderungen abhängt.
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Factorial: Beste Wahl für KI-Automatisierung und mobile Nutzung via App.
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Personio: Ideal für eine tiefe Lohn-Zentralisierung (Single Source of Truth).
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HRworks: Spezialist für den Mittelstand mit Fokus auf Reisekosten.
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HRlab: Punktet durch maximale Flexibilität bei individuellen Zugriffsrechten.
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rexx systems: Die funktional tiefste Lösung für Großunternehmen und Ausbildung.
Da ab Januar 2027 elektronische Entgeltunterlagen zur Pflicht werden, sichern Sie sich mit allen genannten Anbietern ein rechtskonformes und GoBD-konformes sicheres Personalaktensystem.
Nutzen Sie auch gerne unseren umfangreichen Software-Vergleich für einen noch tieferen Überblick über die verschiedenen Funktionen der unterschiedlichen Anbieter.
