Die Integration einer Willkommensmappe in den Onboarding-Prozess bietet eine umfassende Orientierung und Unterstützung, vermittelt Wertschätzung und fördert eine positive Unternehmenskultur. So kann ein neues Teammitglied positiv in den Betrieb starten.
Die gelungene Einführung neuer Mitarbeiter*innen ist essenziell für den Start im Unternehmen, doch wird oft vernachlässigt. Eine herkömmliche Begrüßung reicht nicht aus, um einen ersten guten Eindruck zu hinterlassen.
Der nachfolgende Artikel beleuchtet die Wichtigkeit der Willkommensmappe und gibt Ihnen praktische Tipps zur Erstellung an die Hand.
Key Facts
- Entscheidende Bedeutung der Begrüßung: Die Einführung und Begrüßung neuer Mitarbeiter*innen sind entscheidend für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess.
- Willkommensmappe als Schlüssel: Eine Willkommensmappe ist ein essenzieller Bestandteil des Onboarding-Prozesses und enthält wichtige Informationen, Dokumente und Materialien, die neue Mitarbeiter*innen unterstützen und willkommen heißen sollen.
- Vorteile der Willkommensmappe: Die Willkommensmappe erleichtert die Orientierung, unterstützt den Start, vermittelt Unternehmenskultur, spart Zeit durch reduzierte Erklärungen, fördert Motivation und Bindung, baut Vertrauen auf und legt den Grundstein für eine harmonische Zusammenarbeit.
- Neue Mitarbeiter*innen: Allgemeine Begrüßung
- Was ist eine Begrüßungsmappe?
- Was gehört in eine Willkommensmappe?
- Weiterführende Informationen zum Onboarding
Neue Mitarbeiter*innen: Allgemeine Begrüßung
Die Begrüßung von Führungskräften und dem Team sowie die Willkommensmappe sind in der Regel nur ein Teil im gesamten Onboarding-Prozesses. Um einen reibungslosen Start für ihre neuen Mitarbeiter*innen zu ermöglichen, bietet es sich an, ein Onboarding-Konzept zu entwickeln.
Onboarding-Plan Vorlage
Typischerweise besteht ein Onboarding aus 3 Phasen, der Vorbereitung, der Orientierung und der Integration. Lesen Sie in unserem Blogartikel zum Onboarding mehr zu den Fragen „Wie erstelle ich ein Onboarding-Konzept” und zum genauen Ablauf der einzelnen Phasen.
Onboarding-Checkliste Muster
Auch eine Onboarding-Checkliste kann hilfreich sein, den Überblick im Einarbeitungsprozess zu behalten.
Wie kann man neue Mitarbeiter*innen begrüßen?
Die Begrüßung und Einführung neuer Mitarbeiter*innen sind entscheidend für einen gelungenen Onboarding-Prozess.
Leider wird die Einführung neuer Mitarbeiter*innen oft nicht in dem Maße gewürdigt, in dem es sinnvoll wäre. Manche Unternehmen denken, eine schlichte Begrüßungsmail und der Verweis, sich in der Personalabteilung zu melden, seien ausreichend.
Doch der erste Eindruck zählt: Nicht einmal die Hälfte der Befragten einer Stepstone-Studie gab an, dass die jeweilige Führungskraft sich ausreichend Zeit für die Begrüßung genommen hätte. Bei 15 Prozent war nicht einmal das Team über die neuen Mitarbeiter*innen informiert worden.
Es sollte also klar sein, dass die Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen unbedingt in den Onboarding-Prozess integriert werden sollten. Wenn Sie diesen Schritt als standardisiertes Vorgehen in Ihrem Unternehmen etablieren, ersparen Sie sich zudem den Neustart bei jeder neuen Einstellung. Ein konsistentes Vorgehen erleichtert Ihre Arbeit und gewährleistet, dass jede*r neue*r Mitarbeiter*in angemessen begrüßt wird.
Wie begrüßt man also neue Mitarbeiter*innen?
Wenn der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist und alle Formalitäten erledigt sind, rückt der erste Arbeitstag näher. Als Unternehmen sollten Sie die neuen Angestellten einige Tage vorher per E-Mail begrüßen und die Abläufe des ersten Tages erläutern. Am ersten Arbeitstag ist dann die Aushändigung einer Willkommensmappe sowie eine persönliche Begrüßung empfohlen.
Gleichzeitig sollte auch das Team über die*den neue*n Mitarbeiter*in informiert werden. Diese können sich auf die neuen Mitarbeiter*innen vorbereiten, den Arbeitsplatz einrichten und in den ersten Tagen und Wochen unterstützend zur Seite stehen.
Was ist eine Begrüßungsmappe?
Willkommensmappe neue Mitarbeiter*innen
Eine „Begrüßungsmappe” oder auch „Willkommensmappe“ im unternehmensbezogenen Kontext für neue Mitarbeiter*innen ist eine Sammlung von Informationen, Dokumenten und Materialien, die neu eingestellten Mitarbeiter*innen bei ihrem Eintritt in ein Unternehmen übergeben wird.
Diese Mappe soll die neuen Mitarbeiter*innen willkommen heißen, ihnen wichtige Informationen über das Unternehmen vermitteln und ihnen bei ihrem Einstieg unterstützen.
Häufig wird die Willkommensmappe mittlerweile auch Onboarding-Mappe genannt. Sie ist ein Teil im sogenannten Onboarding-Prozess von Mitarbeiter*innen.
Begrüßungsmappe neue Mitarbeiter*innen – warum ist sie wichtig?
Eine Begrüßungsmappe für neue Mitarbeiter ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Einfache Orientierung: Die Begrüßungsmappe ist wie eine Schatzkarte für Ihre neuen Teammitglieder. Sie zeigt den Weg zu den wertvollen Ressourcen, Ansprechpartner*innen und wichtigen Infos, die sie benötigen, um loszulegen.
- Flüssiger Start: Mit klaren Anleitungen in der Mappe kann jeder nahtlos in seine Rolle starten. Das bedeutet weniger Verwirrung und mehr Produktivität.
- Unternehmenskultur zum Anfassen: Teilen Sie Ihre Werte, Visionen und Unternehmenskultur mit Ihren Neuzugängen. Die Begrüßungsmappe ist Ihre Leinwand, um die Essenz Ihres Unternehmens zu vermitteln.
- Zeitsparend: Die Mappe gibt Ihnen mehr Zeit, indem sie wiederholte Erklärungen minimiert. So können Sie sich auf wertvollere Dinge konzentrieren – wie das Wachstum Ihres Unternehmens.
- Wohlfühlfaktor: Eine warme, informative Begrüßung signalisiert Ihren neuen Mitarbeiter*innen, dass sie geschätzt werden und sich in Ihrer Firma willkommen fühlen dürfen
- Motivation und Bindung: Mitarbeiter*innen, die von Anfang an wissen, wo es langgeht, sind motivierter und stärker an Ihr Unternehmen gebunden. Eine Win-Win-Situation!
- Vertrauen aufbauen: Die Begrüßungsmappe zeigt, dass Sie Wert auf Transparenz legen. Das baut Vertrauen auf und ebnet den Weg für eine offene Kommunikation.
Also: Die Begrüßungsmappe ist Ihr Ass im Ärmel für einen reibungslosen Start und eine erfolgreiche Reise mit Ihren neuen Teammitgliedern. Zeigen Sie, dass Sie an sie denken, und schaffen Sie die Grundlage für eine starke und harmonische Zusammenarbeit!
Was gehört in eine Willkommensmappe?
Diese 10 Inhalte gehören in eine Onboarding-Mappe
- Begrüßungsschreiben: Ein persönlicher Brief einer leitenden Person im Unternehmen, die die neuen Mitarbeiter*innen willkommen heißt und die Vorfreude auf die Zusammenarbeit ausdrückt.
- Unternehmensinformationen: Kurze Hintergrundinformationen über das Unternehmen, seine Geschichte, Mission, Vision, Werte und Ziele.
Wenn noch Platz ist, dann kann zur besseren Übersicht auch ein Organigramm mitgegeben werden: Eine Darstellung der Unternehmensstruktur, um die Hierarchie, Abteilungen und Berichtswege zu verdeutlichen.
- Mitarbeiter*innenhandbuch: Ein Leitfaden, der Unternehmensrichtlinien, Verhaltensregeln, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Verfahren für Arbeitsunfähigkeit und andere wichtige Unternehmensrichtlinien enthält.
- Kontaktinformationen: Namen, Titel, Abteilungen und Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartner*innen, Kolleg*innen und Vorgesetzten.
- Zugangsdaten: Informationen zur Einrichtung von Computerzugriff, E-Mail-Konto, internen Systemen und anderen technischen Ressourcen.
- Termine: Ein Zeitplan und Informationen zu wichtigen Terminen, Meetings oder Einarbeitungsschulungen.
- Unternehmenskultur: Informationen über Unternehmensveranstaltungen, Teamaktivitäten, ggf. kostenloses Essen und Trinken, Sozialleistungen und Mitarbeiter*innenvergünstigungen.
- Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien: Informationen über Sicherheitsverfahren, Gesundheitsvorschriften und Notfallkontaktinformationen.
- Lokale Informationen/Informationen zu Örtlichkeiten: Empfehlungen für Restaurants, Verkehrsmittel, Einkaufsmöglichkeiten und andere praktische Tipps für die neuen Mitarbeiter*innen, besonders wenn er in eine neue Stadt oder Region zieht.
- Büromaterialien: Erste wichtige Büroutensilien mit Logo der Firma wie Kugelschreiber, Block und ähnliches beiliegen.
Willkommensmappe gestalten und erstellen
Die Gestaltung einer Willkommensmappe erfordert einige Schritte und Überlegungen, um sicherzustellen, dass sie informativ, ansprechend und nützlich für die neuen Mitarbeiter*innen ist.
Es ist sinnvoll, hier mit unterschiedlichen Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten. Die Erstellung einer solchen Begrüßungsmappe kann zwar zunächst etwas aufwendig sein, ist sie aber einmal erstellt, spart sie im weiteren Einarbeitungsprozess viel Zeit. Darüber hinaus kann die Begrüßungsmappe für neue Mitarbeiter*innen immer wieder zum Einsatz kommen und muss lediglich in einigen Abständen aktualisiert werden.
Hier ist eine schrittweise Anleitung, wie Sie eine effektive Willkommensmappe gestalten können:
- Inhalte festlegen: Überlegen, welche Informationen für neue Mitarbeiter*innen am wichtigsten sind. Typische Inhalte sind:
- Unternehmensgeschichte und -mission
- Organisationsstruktur und Teams
- Unternehmenskultur, Werte und Philosophie
- Kontaktdaten von Ansprechpartner*innen (z. B. Vorgesetzte, HR, IT-Support)
- Arbeitszeitregelungen, Urlaubsrichtlinien und andere organisatorische Details
- Benefits, Vergünstigungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Struktur und Design: Entscheiden Sie über die Struktur der Mappe und das Design. Achten Sie darauf, dass das Layout übersichtlich ist und die Informationen leicht zu finden sind. Verwenden Sie ansprechende Grafiken, Farben und Schriftarten, um die Aufmerksamkeit der Leser*innen zu gewinnen.
- Willkommensbrief oder Willkommensmail neue*r Mitarbeiter*in: Beginne die Mappe mit einem freundlichen Willkommensbrief oder einer Nachricht von der Geschäftsleitung. Dies vermittelt eine persönliche Note und zeigt, dass das Unternehmen sich über den neuen Mitarbeiter freut.
- Willkommenspaket und Geschenke: Wenn möglich, fügen Sie dem Willkommenspaket kleine Geschenke, wie Unternehmensmerchandise oder Büromaterial, hinzu. Das vermittelt das Gefühl, geschätzt zu werden.
- Mappe zusammenstellen: Drucken Sie die Materialien aus oder erstellen Sie eine digitale Version, je nach Bedarf. Stellen Sie sicher, dass die Mappe professionell und ordentlich präsentiert wird.
- Persönliche Übergabe: Überreichen Sie die Willkommensmappe persönlich an die neuen Mitarbeiter*innen und erklären Sie kurz, wie sie genutzt werden kann. Dies schafft eine persönliche Verbindung und betont die Bedeutung der Mappe.
Willkommensschreiben neue*r Mitarbeiter*in
Das Herzstück der Begrüßungsmappe ist der Begrüßungsbrief. Dieser liegt meist oben auf und ist der erste Eindruck, den die neuen Mitarbeiter*innen vom Unternehmen in den Händen halten. Daher sollte der Willkommensbrief gut formuliert und durchdacht sein.
Muster-Willkommensbrief für neue Mitarbeiter*innen
Je nach Branche und Position kann der Willkommensbrief unterschiedliche Anforderungen haben.
Online finden Sie viele verschiedene Muster, auf die Sie zurückgreifen können, wie hier bspw. für Auszubildende oder neue Mitarbeiter*innen ganz allgemein gehalten.
Unabhängig vom Willkommensschreiben in der Willkommensmappe sollten Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Willkommens-E-Mail an die neuen Mitarbeiter*innen richten. Diese enthält üblicherweise
- eine herzliche Begrüßung im Team
- Startzeit und -tag
- den ersten Arbeitsplan
- Adresse der Firma
- Einzureichende Formulare, Informationen und Daten (bspw. Sozialversicherungsnummer, Ausweiskopie)
- Parkinformationen
Begrüßungsmappe neue Mitarbeiter*innen Muster
Auf Linkedin zum Beispiel finden Arbeitgeber eine wunderbare Onboarding-Mappe mit allen nützlichen Vorlagen für Willkommensschreiben, Checklisten oder auch Fragebögen.
Weiterführende Informationen zum Onboarding
Haben Sie in der ersten Phase des Onboardings alles richtig gemacht, werden Ihre neue Mitarbeiter*innen, aber auch das bestehende Team es Ihnen danken. Sie sorgen damit für einen reibungslosen Start in den Arbeitsalltag an neuen Arbeitsplatz und können dann entspannt in Phase 2 des Onboardings-Prozesses, der Integration einleiten. In unserem Artikel zum Onboarding erhalten Sie wertvolle Tipps über die verschiedenen Phasen des Onboardings.
Sie wollen Zeit und somit auch Geld beim Onboarding sparen? Dann ist eine HR Software wie Factorial, die den gesamten Prozess für Sie automatisiert, das Richtige für Sie!
