In einem Betrieb gibt es viele Arbeitsabläufe. Um sicherzustellen, dass diese verschiedenen Arbeiten und Tätigkeiten, die in einem Unternehmen anfallen, richtig, sicher, einheitlich und mit der entsprechenden Qualität ausgeführt werden, gibt es eine Arbeitsanweisung.
Wie diese erstellt wird und was beim Verfassen genau zu beachten ist, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Key Facts
- Arbeitsanweisungen beinhalten Schritt-für-Schritt-Anleitung über in einem Betrieb auszuführende Arbeiten und Prozesse.
- Sie dienen als Vorlage für die Mitarbeitenden, um einheitliche Qualität und Ergebnisse zu erzielen.
- Arbeitsanweisungen kommen beispielsweise in Form von Montageanweisungen, Anweisungen für die Bedienung von Maschinen oder Anweisungen für die Erstellung von Dokumenten zum Einsatz.
- Definition: Was ist eine Arbeitsanweisung?
- Voraussetzung für die Erstellung einer Arbeitsanweisung
- Arbeitsanweisung erstellen
- Muster: Wie sieht eine Arbeitsanweisung aus?
Definition: Was ist eine Arbeitsanweisung?
Anleitung und Anweisung für Beschäftigte
Bei einer Arbeitsanweisung handelt es sich um ein schriftliches Dokument, in dem Arbeitsabläufe oder Arbeitsprozesse detailliert beschreiben werden. Die Arbeitsanweisung dient somit als Anleitung für Beschäftigte, sodass diese eine Vorgabe haben, wie, was und von wem eine bestimmte Tätigkeit bzw. ein Prozess auszuführen oder eine bestimmte Maschine zu bedienen ist.
Schritt-für-Schritt-Anweisungen
In der Regel enthalten Arbeitsanweisungen also einzelne Arbeitsschritte, die eine Aufgabe bzw. einen Prozess verständlich erklären.
Konkret zeigen sie:
- wer (Ausführende)
- wann (unter welchen Umständen bzw. in welchen Situationen)
- wie (mit welchen Arbeitsmitteln)
- was (welche Aufgabe genau)
zu erledigen hat. Im Grunde werden also die sogenannten W-Fragen beantwortet.
Ziel von Arbeitsanweisungen
Das Ziel von Arbeitsanweisungen ist die Standardisierung von Arbeitsabläufen. Durch detaillierte Anweisungen sind alle Mitarbeitenden in der Lage, einen Arbeitsablauf genau gleich auszuführen. Dadurch wird die Arbeit effizienter und die Qualität der Ergebnisse verbessert.
Fehler können darüber hinaus eher vermieden werden. Ein weiterer Zweck und ein Vorteil von Arbeitsanweisungen ist zudem, dass die Einarbeitung neuer Angestellter an ihrem Arbeitsplatz erleichtert wird. Diese können sich einfach an dem schriftlichen Dokument orientieren und es immer hervorholen, wenn sie sich bei einem Arbeitsschritt unsicher sind.
Schließlich wird sichergestellt, dass rechtliche und betriebliche Standards eingehalten werden. So soll eine Arbeitsanweisung beispielsweise für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz sorgen und Unfälle verhindern.
Wichtig: In bestimmten Bereichen kann eine Arbeitsanweisung sogar Pflicht sein, um die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Als arbeitgebende Person haben Sie eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Angestellten.
Eine der häufigsten Ursachen für Arbeitsunfälle ist die falsche Bedienung von Maschinen und Werkzeugen. Detaillierte Anweisungen helfen, solche zu vermeiden.
Unterschied – Anweisungsgarten
Es gibt unterschiedliche Arten von Anweisungen, die am Arbeitsplatz eine Rolle spielen. Diese sind sich alle ziemlich ähnlich und werden teilweise sogar synonym verwendet. Die feinen Unterschiede wollen wir uns dennoch genauer ansehen.
Betriebsanweisungen
Die beiden Arten von Anweisungen unterscheiden sich vor allem in ihrem Fokus und ihrer Zielsetzung. Während Betriebsanweisungen in erster Linie der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz dienen und gesetzliche Vorgaben umsetzen, beschreiben Arbeitsanweisungen eher detailliert die einzelnen Schritte einer Arbeitsaufgabe und zielen auf eine einheitliche Vorgehensweise und hohe Qualität ab.
Betriebsanweisungen sind ein wichtiges Element des Arbeitsschutzes am Arbeitsplatz in einem Betrieb, also konkret beispielsweise bei der Umsetzung der Arbeitsstättenverordnung.
Ein typisches Beispiel für eine Betriebsanweisung ist z. B. ein Informationsaushang über Erste-Hilfe-Maßnahmen, der Angaben enthält, wie bei einem Unfall zu reagieren ist.
Verfahrensanweisungen
Der Hauptunterschied zu einer Arbeitsanweisung liegt im Detaillierungsgrad. Während eine Verfahrensanweisung einen Überblick über den gesamten Prozess gibt, konzentriert sich eine Arbeitsanweisung auf die einzelnen Schritte einer Aufgabe.
Beispielsweise würde in einem Unternehmen, das ein bestimmtes Produkt X herstellt, eine Verfahrensanweisung den gesamten Produktionsprozess von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Auslieferung des fertigen Produkts beschreiben. Dagegen würde Arbeitgeberin Z ihrem Mitarbeiter Y, der an einer bestimmten Stelle des Produktionsprozesses eine konkrete Tätigkeit ausführt, eine Arbeitsanweisung für die Durchführung z. B. der Montage eines bestimmten Bauteils geben.
Typische Beispiele von Arbeitsanweisungen
Schauen wir uns nun im nächsten Schritt ganz konkrete Beispiele an.
Anweisung für die Montage:
Wie bereits oben erwähnt: Ein typisches Beispiel für eine Arbeitsanweisung ist eine Montageanweisung. Hier wird detailliert beschrieben, wie ein bestimmtes Produkt montiert wird. So könnte es in der Autoproduktion eine Arbeitsanweisung geben, wie der Motor in ein Auto einzubauen ist.
Anweisungen für die Bedienung von Maschinen:
Arbeitsanweisungen werden häufig verwendet, um die Bedienung einer bestimmten Maschine Schritt für Schritt zu erklären. Sie enthalten z. B. Anweisungen für die Ausführung und die Bedienung, d. h. wie die Maschine anzuschalten ist, was die Ausführenden genau bei der Bedienung zu beachten haben und wie die Maschine schließlich wieder abzustellen ist.
Dokumentenerstellung;
Sie sind auch ein nützliches Instrument beim Verfassen bestimmter Dokumente. Beispielsweise kann für die Erstellung eines wöchentlichen Newsletters in einer Arbeitsanweisung unter anderem genau festgelegt werden, in welchem Ordner die Vorlage für den Newsletter zu finden ist, wie lang die einzelnen Abschnitte sein müssen, welche Schriftarten zu verwenden sind, wie der Newsletter an wen und zu welchem Zeitpunkt zu versenden ist, etc.
Lagerung/Hygiene/Logistik
Arbeitsanweisungen sind oft auch wesentlich, wenn es um konkrete Regelungen und Vorgaben bei der Arbeit z. B. mit Lebensmitteln geht. In diesem Fall wird beispielsweise genau beschrieben, wie und auf welche Weise Lebensmittel in einer Restaurantküche gelagert werden.
Voraussetzung für die Erstellung einer Arbeitsanweisung
Vor der Erstellung sind einige Voraussetzungen zu beachten. Im Folgenden haben wir daher einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.
Was ist das Ziel?
Bevor eine Arbeitsanweisung erstellt wird, sollten Sie sich fragen, was genau Ziel und Zweck der jeweiligen Anweisung ist. Je konkreter Sie hier sind, desto besser und vor allem nützlicher wird diese werden.
Detaillierte Beschreibung
Gehen Sie nicht von sich selbst aus, sondern versuchen Sie, sich bei der Erstellung in jemanden hineinzuversetzen, der noch nie mit diesen Aufgaben konfrontiert war. Dies hilft Ihnen, die Arbeitsprozesse so detailliert und verständlich wie möglich zu beschreiben.
Logische Reihenfolgen
Zur Verständlichkeit gehört auch, dass die einzelnen Schritte in einer logischen Reihenfolge beschrieben werden. Es ergibt keinen Sinn, erst das Versenden des Newsletters zu beschreiben, bevor die Erstellung erklärt wurde.
Compliance
Beachten Sie, dass die Arbeitsanweisungen im Einklang mit rechtlichen Standards sein müssen.
Erstellung nur von kundigem Personal
Natürlich sollten die Arbeitsanweisungen nur von Personen erstellt werden, die das entsprechende Fachwissen für diese Aufgaben haben.
Form
Achten Sie darauf, das Dokument nicht komplett als Fließtext zu schreiben. Kurze Sätze mit großen Abständen zwischen den Sätzen erleichtern das Verständnis. Auch Visualisierungen wie Diagramme sind zu empfehlen. Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten sind meistens am effektivsten.
Sprache
Nutzen Sie einheitliche Fachbegriffe. Fügen Sie ggf. ein Glossar für schwierige oder eher nicht so geläufige Fachbegriffe ein.
Verweise
Wenn für die Durchführung einer bestimmten Arbeit weitere Dokumente, Anweisungen oder Ähnliches konsultiert werden müssen, verweisen Sie auf diese Dokumente oder fügen Sie sie hinzu, um die Durchführung der Arbeit zu erleichtern.
Aktualität
Wenn sich der Arbeitsablauf ändert (z. B. der Zeitraum zwischen den Newslettern hat sich geändert), muss dies unbedingt auch in der Arbeitsanweisung aktualisiert werden.
Arbeitsanweisung erstellen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Im Folgenden geben wir Ihnen nun also eine Arbeitsanweisung und erklären Schritt für Schritt, wie diese zu erstellen ist.
- Zweck und Ziel definieren
Definieren Sie das Ziel. Was soll getan und was soll erreicht werden? Ziel könnte sein: Montage des Motors in das Automodell XY.
- Verantwortlichkeiten festlegen
Von wem ist die Tätigkeit auszuführen? Richtet sich die Arbeitsanweisung nur an eine bestimmte Person oder Stelle, z. B. an die Assistenz der Pressesprecher*innen, die für die Erstellung des Newsletters zuständig sind, oder an eine größere Gruppe von Personen, ein Team oder sogar eine ganze Abteilung?
- Zeitvorgaben
Hier sollten Informationen über den Zeitplan angegeben werden. Wie oft soll der Newsletter verschickt werden oder wie viele Motoren sollen pro Woche eingebaut werden?
- Arbeits- bzw. Hilfsmittel auflisten
Als Nächstes werden alle Ressourcen notiert, die für die Durchführung der Aufgaben benötigt werden. Im Falle der Montage des Motors können dies z. B. konkrete Werkzeuge wie Inbusschlüssel, Schraubenzieher usw. sein.
- Sicherheitsvorkehrungen
In Arbeitsanweisungen gehören auch unbedingt Angaben zu Sicherheitsvorkehrungen. Ist es z. B. unerlässlich, dass beim Bedienen einer bestimmten Maschine eine Maske getragen wird? Dann notieren Sie das.
- Arbeitsschritte verfassen
Jetzt geht es auch schon an die detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte.
- Qualitätsanforderungen
Beinhaltet die Bearbeitung der Aufgabe Qualitätskontrollmechanismen? Muss z. B. der Newsletter von einer bestimmten Person gegengelesen oder genehmigt werden, bevor er versendet werden kann?
Wie schreibt man eine Arbeitsanweisung? – W-Fragen
Beim Schreiben von Arbeitsanweisungen sind die W-Fragen hilfreich, an denen Sie sich beim Verfassen orientieren können. So können Sie sicher sein, dass Sie alle wichtigen und notwendigen Punkte berücksichtigt haben.
Diese sind:
- Was: Was ist das Ziel? (Ziel und Schritte)
- Wer: Wer führt die Aufgabe aus? (Verantwortlichkeiten)
- Womit: Welche Materialien und Hilfsmittel werden benötigt? (Ressourcen)
- Wie: Wie wird die Aufgabe ausgeführt? (Ablaufbeschreibung)
- Wann: Wann wird die Aufgabe durchgeführt und wie lange dauert sie? (Zeitvorgaben)
- Wozu: Warum ist die Aufgabe wichtig? (Zweck)
- Welche Risiken bestehen? (Sicherheit)
- Welche Qualitätsanforderungen gibt es (Qualität)
Diese Liste ist nicht abschließend. Sie können weitere Elemente hinzufügen, die für Sie, Ihren Betrieb oder eine bestimmte Aufgabe wichtig sind.
Muster: Wie sieht eine Arbeitsanweisung aus?
Zum besseren Verständnis lohnt es sich, einen Blick auf bereits vorhandene Arbeitsanweisungen zu werfen. Diese Muster können eine hilfreiche Orientierung bei der Erstellung Ihrer eigenen sein.
Insbesondere Firmen im Bereich Qualitätsmanagement stellen oft kostenlose Muster im Internet bereit.
