Arbeitszeitnachweis: Vorlagen und aktuelle Regelungen für Vorgesetzte

Die Rechtsprechung und die gesetzliche Lage zum Thema Arbeitszeitnachweis befinden sich im Umbruch. Viele Vorgesetzte sind verunsichert, welche Regelungen verpflichtend sind – insbesondere in Bezug auf die Arbeitszeitnachweise. Die gesetzliche Konkretisierung durch eine ArbZG-Novelle steht unmittelbar bevor. Dieser Artikel erklärt, welche Dokumentationspflichten bereits jetzt verbindlich sind, wie Arbeitszeitnachweise korrekt geführt werden und welche Methoden – vom Stundenzettel bis zur HR-Software – zur Verfügung stehen.

Wichtige Fakten

1. Ein Arbeitszeitnachweis dokumentiert die von Beschäftigten geleisteten Stunden – sei es auf einem Stundenzettel, in einer Excel-Datei oder in einer HR-Software – und ist gemäß § 16 ArbZG sowie dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) für alle Betriebe verpflichtend.
2. Gemäß einer repräsentativen Erhebung des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2025 erfassen bereits 74 Prozent der deutschen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten – 2022 waren es erst 30 Prozent.
3. Noch 16 Prozent der Betriebe nutzen Excel-Tabellen und 13 Prozent handschriftliche Stundenzettel. Beide Methoden erfüllen die Anforderungen an Manipulationssicherheit nur eingeschränkt.
4. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

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Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Definition und Zweck eines Arbeitszeitnachweises

Bei einem Arbeitszeitnachweis handelt es sich um ein Dokument, in dem die tatsächlich von Beschäftigten geleisteten Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums festgehalten und dokumentiert sind. Zweck dieses Dokuments ist es, die Stunden übersichtlich nachzuweisen, um eine korrekte Lohnabrechnung zu ermöglichen und arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten.

Inhalt: Das enthält ein Arbeitszeitnachweis

Ein solches Dokument enthält in der Regel den Namen der jeweiligen Beschäftigten, das Datum sowie Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit und die Pausenzeiten.

Ist ein Arbeitszeitnachweis in Deutschland verpflichtend?

Was gilt 2026 zur Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Grundlage für diese Dokumentationspflicht ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Darin wurde festgelegt, dass die EU-Mitgliedstaaten sicherstellen müssen, dass die Arbeitszeit der Angestellten mit einem System erfasst und aufgezeichnet wird, das:

• verlässlich,
• objektiv und
• zugänglich ist.

Darauf folgte im Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das diese Vorgaben bestätigte. Zwar wurde die Pflicht zur Zeiterfassung bisher noch nicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz umgesetzt, dennoch sind Arbeitgebende bereits jetzt dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen – basierend auf der aktuellen Rechtsprechung.

Ein erster Referentenentwurf wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 vorgestellt. Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas legte im Juni 2026 einen neuen, deutlich konkreteren Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vor, der die elektronische Zeiterfassungspflicht gesetzlich verankern und gleichzeitig eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden einführen soll.

Die gesetzliche Umsetzung steht zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels noch aus. Der Referentenentwurf von Juni 2026 befindet sich im parlamentarischen Abstimmungsprozess.

Unternehmen sind gut beraten, die im Referentenentwurf vorgesehenen Regelungen bereits jetzt umzusetzen. Die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten wird durch den Referentenentwurf von Juni 2026 zur gesetzlichen Pflicht erhoben werden. Wer heute auf ein digitales System umstellt, gewinnt Rechtssicherheit und vermeidet Bußgeldrisiken.

Wichtig: Der Referentenentwurf von Juni 2026 sieht vor, dass die Flexibilisierung der Arbeitszeit – insbesondere die Umstellung von einer täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden – an einen Tarifvertrag geknüpft ist. Für Betriebe ohne Tarifbindung bleibt die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden nach § 3 ArbZG vorerst maßgeblich.

Unabhängig davon gilt: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt bereits heute vor, dass Betriebe die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit korrekt einhalten müssen. Dazu gehören auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen – etwa 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt bereits jetzt, dass Arbeitszeiten, die über die tägliche Höchstdauer von acht Stunden hinausgehen, dokumentiert werden müssen. Dies ist in § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) geregelt.

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Die Arbeitsschutzbehörden der Länder sind befugt, Betriebe unangemeldet zu prüfen und Auskunft über geleistete Arbeitszeiten zu verlangen.

Mehr zu den Unterschieden zwischen Mehrarbeit und Überstunden finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Für bestimmte Branchen gelten besondere Regelungen. Dazu gehören das Bau- und Gaststättengewerbe sowie die Fleischwirtschaft. Hier gilt:

• Bereits jetzt müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufgeschrieben werden.
• Dies darf auch handschriftlich erfolgen.
• Die Erfassung darf durch die Arbeitnehmenden erfolgen, muss aber durch die Vorgesetzten geprüft werden.
• Betriebe haben eine Woche Zeit, diese Aufzeichnungen zu dokumentieren.

Gilt die Erfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und das Modell der Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Vertrauensarbeitszeit regelt, wann gearbeitet wird – nicht, ob die Arbeitszeit dokumentiert wird. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar erfasst werden. Der Referentenentwurf von Juni 2026 bestätigt ausdrücklich, dass Vertrauensarbeitszeit als Modell zulässig bleibt, jedoch nicht mehr ohne Dokumentation.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG sind Arbeitgebende verpflichtet, die aufgezeichneten Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Da das BAG-Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) eine vollständige Erfassungspflicht begründet, empfiehlt es sich, sämtliche Arbeitszeitnachweise – nicht nur die Überstunden – für diesen Zeitraum zu archivieren. Lohnsteuerlich relevante Aufzeichnungen unterliegen darüber hinaus der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO.

Welche Vorlage eignet sich für den Arbeitszeitnachweis: Stundenzettel, Excel oder HR-Software?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung. So können die Arbeitsstunden beispielsweise per Hand über einen einfachen Stundenzettel erfasst und dokumentiert werden. Alternativ kommen auch Excel-Dokumente zum Einsatz. Immer mehr Unternehmen nutzen zudem digitale HR-Software mit integrierten Zeiterfassungstools.

Welche Methode ist rechtssicher?

Stundenzettel als PDF- oder Word-Vorlage

Ein Stundennachweis – auch Stundenzettel genannt – ist in der Regel ein einfaches Dokument, das per Hand aufgezeichnet oder ausgedruckt als Tabelle vorliegt. Diese bietet Platz für den Namen der Beschäftigten, ggf. die Personalnummer und den Zeitraum, beispielsweise den jeweiligen Monat. Darunter folgt eine Tabelle, in der die Arbeitszeiten für jeden Arbeitstag erfasst werden.

Ein Stundenzettel muss mindestens folgende Pflichtfelder enthalten: Name der beschäftigten Person, Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie die Nettodauer der Arbeitszeit. In Branchen, die dem Mindestlohngesetz (MiLoG) unterliegen – etwa Bau, Gastronomie und Fleischwirtschaft –, schreibt § 17 MiLoG zusätzlich vor, dass die Aufzeichnung spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung vorliegen muss.

Excel-Vorlage

Gängiger als der manuelle Stundenzettel ist in vielen Betrieben die Zeiterfassung per Excel. Der Vorteil dabei: Excel kann die Dauer der Arbeitszeit automatisch berechnen, wenn Beginn und Ende der Arbeitszeit im Format XX:XX eingegeben werden. Der Arbeitszeitnachweis kann am Ende eines Monats ausgedruckt und anschließend von den Mitarbeitenden unterschrieben werden. Die Excel-Vorlage eignet sich besonders für die tägliche Erfassung regulärer Arbeitszeiten sowie zum Dokumentieren von Überstunden.

Hinweis zur Rechtssicherheit: Excel-Tabellen sind nachträglich änderbar und erfüllen die vom BAG geforderte Manipulationssicherheit nur eingeschränkt. Gemäß einer repräsentativen Erhebung des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2025 nutzen noch 16 Prozent der deutschen Betriebe Excel zur Arbeitszeiterfassung. Ein Anteil, der mit der erwarteten gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Erfassung weiter sinken dürfte.

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Digitale Arbeitszeiterfassung mit HR-Software

Neben manuellen Stundenzetteln und Excel-Lösungen geht der Trend bei der Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz zunehmend in Richtung digitaler Systeme.
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Tools, um die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden effizient zu erfassen. Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2025 erfassen bereits 74 Prozent der deutschen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch – davon setzen 31 Prozent auf elektronische Systeme am Computer und 18 Prozent auf Smartphone-Apps.

Factorials HR-Software bietet ein integriertes Tool zur Arbeitszeiterfassung an. Mitarbeitende können sich damit bequem per Desktop oder App ein- und ausstempeln. Das ist besonders praktisch für Branchen und Arbeitsplätze, bei denen Mitarbeitende mobil unterwegs sind. Für eine ortsgebundene Zeiterfassung ist zudem auch die Einrichtung eines QR-Code-Scans möglich.

Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch in die Software übernommen und lassen sich mit weiteren Funktionen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen verknüpfen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht – alles auf einen Blick und deutlich einfacher.

Da der Referentenentwurf von Juni 2026 die elektronische Zeiterfassung als künftigen Standard vorschreibt, empfiehlt sich der frühzeitige Umstieg auf eine digitale Lösung. Factorials Zeiterfassungstool erstellt automatisch manipulationssichere Aufzeichnungen mit vollständigem Audit-Trail und erfüllt damit bereits heute die Anforderungen, die der Gesetzgeber für alle Betriebe vorsieht.

FAQ

Wie erstelle ich einen Arbeitszeitnachweis?

Sie können einen Arbeitszeitnachweis manuell mit Stundenzetteln oder Excel-Vorlagen erstellen, indem Sie Spalten für Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen anlegen. Eine effizientere und rechtskonforme Methode ist die Nutzung einer All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial, die den Prozess automatisiert und Fehlerquellen minimiert.

Wo finde ich kostenlose PDF-Vorlagen für Stundenzettel?

Kostenlose Vorlagen für Stundenzettel im PDF- oder Excel-Format finden Sie online, oft auf den Webseiten von Anbietern für Unternehmenslösungen. Factorial stellt beispielsweise eine kostenlose Stundenzettelvorlage zum Download bereit, die eine einfache und korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht.

Welche Vorlagen gibt es für die Arbeitszeiterfassung?

Gängige Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung sind einfache Stundenzettel als PDF- oder Word-Datei sowie Tabellenkalkulationen mit Excel. Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Systeme und All-in-one-Unternehmenssoftware, die den Prozess automatisieren und die Daten direkt für die Lohnabrechnung bereitstellen.

Wie muss ein Arbeitszeitnachweis aussehen?

Ein Arbeitszeitnachweis muss den Namen des Mitarbeitenden, das Datum, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der Pausen enthalten. Diese Angaben gewährleisten eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation, die für die Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist.