Im Laufe der Zeit können sich in Unternehmen einiges an Unterlagen anhäufen. Dazu gehören auch die Personalakten Ihrer Angestellten. Egal, ob Sie diese nun digital oder noch analog führen, es gelten bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten.
Nachfolgend erläutern wir, welche Unterlagen und Informationen Ihrer Mitarbeitenden Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren und welche Sie sogar aus Datenschutzgründen löschen müssen.
Key Facts
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind unterschiedlich. Das bedeutet, dass es keine einheitliche Gesetzgebung gibt, die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen vorschreibt.
- Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (wie beispielsweise für steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Dokumente) müssen die Daten gelöscht werden.
- Bestimmte Dokumente, wie Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Befristungen müssen in analoger Form aufbewahrt werden, selbst wenn digitale Kopien existieren.
- Die digitale und analoge Personalakte
- Aufbewahrungsfristen für Personalakten
- Was passiert, wenn Arbeitgebende gegen diese Fristen verstoßen?
- Aufbewahrung und Fazit
Die digitale und analoge Personalakte
Das gehört in eine Personalakte
Die Personalakte ist ein zentrales Element der HR-Abteilung. Hier sammeln, speichern und verwalten Unternehmen Informationen und Daten ihrer Beschäftigten.
Diese Akte enthält auch sensible personenbezogene Daten der Beschäftigten. Der Umgang mit diesen Daten unterliegt daher einem besonderen Datenschutz.
Zu den zentralen Bestandteilen einer Personalakte gehören Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer der jeweiligen Mitarbeitenden. Darüber hinaus zählen Vertragsunterlagen zum Arbeitsverhältnis, aber auch Abschlusszeugnisse und Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebenden zu den Unterlagen in Personalakten. Schließlich dürfen in Personalakten auch Informationen über die Stellenbeschreibung, Arbeitszeitnachweise, Urlaubs- und Abwesenheitsnachweise sowie Leistungsbeurteilungen und Entgeltnachweise nicht fehlen. Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird ebenfalls in der Personalakte vermerkt.
Ausführliche Informationen rund um den Inhalt der Personalakte finden Sie auch auf unserem Factorial-Blog zum Thema.
Die digitale Personalakte auf dem Vormarsch
Früher war die Personalakte in der Regel ein dicker Ordner, in dem alle diese Informationen in gedruckter Form in Mappen abgeheftet waren. Die Unterlagen befanden sich nicht immer an einem Ort, sondern teilweise in verschiedenen Abteilungen. Inzwischen weicht die analoge Papierakte immer mehr der digitalen Form.
Laut Statista haben im Jahr 2022 bereits rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen digitale Personalakten im Einsatz oder haben diese eingeführt.
Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand: Personalverantwortliche haben alle Dokumente und Unterlagen ihrer Mitarbeitenden zentral an einem Ort gespeichert. Sie können von überall aus darauf zugreifen und der Verwaltungsaufwand wird häufig durch automatisierte Workflows reduziert. Beispielsweise Factorial bietet eine solche HR-Software an. Dazu gehören auch Funktionen wie ein sicherer Datenschutz, den solche Programme gleich mitliefern, aber auch automatische Berichte, E-Signaturen, automatisches Ausfüllen von Formularen und Vorlagen für ein reibungsloses und effizientes Onboarding.
Mehr Informationen zur digitalen Personalakte von Factorial finden Sie hier.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten
Auch wenn gerade digitale Produkte bereits bei der Einhaltung bestimmter Regelungen zu Aufbewahrungsfristen helfen, ist es für Personalverantwortliche wichtig, sich mit den einzelnen Vorschriften auseinanderzusetzen. Zum einen, um sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen und zum anderen, weil auch digitale Programme einmal ausfallen können.
Grundsätzlich gilt: Es gibt keine einheitliche Frist, die für die gesamte Personalakte als solche gelten würde. Vielmehr finden sich verschiedene Gesetze zu den Aufbewahrungspflichten für die einzelnen Dokumente und Personalunterlagen der Beschäftigten. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die einzelnen Regelungen zu den jeweiligen Dokumenten.
Aufbewahrungsfrist für allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente
Für allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente wie den Arbeitsvertrag gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Hier sollten Arbeitgebende darauf achten, dass diese Unterlagen so lange aufbewahrt werden, wie noch rechtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden können. Laut Bürgerlichen Gesetzbuch liegt die Verjährungsfrist für etwaige Ansprüche bei drei Jahren.
Arbeitgebende sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmenden aufzuzeichnen. Wie lange diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, ist noch nicht konkret festgelegt. Es besteht jedoch eine Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeiten, die über die gesetzliche werktägliche Höchstarbeitszeit hinausgehen. Deren Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre (§ 16 ArbZG).
Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen
Das Sozialgesetzbuch gibt Auskunft über die Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Sozialversicherung. So gilt, dass Beitragsnachweise mindestens fünf Jahre aufzubewahren sind.
Regelung zur Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsnachweisen
Für alle Personalunterlagen, die von steuerlicher Relevanz sind, gilt, dass diese sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Hierzu gehören also etwa Lohnnachweise, Lohnsteuerkarten oder weitere Belege zum Steuerabzug. Das ist in § 41 (EStG) des Einkommenssteuergesetzes geregelt. Der Grund dafür ist, dass bei einer Lohnsteuerprüfung im Unternehmen die Einsichtnahme in alle steuerrelevanten Unterlagen in den Personalakten gewährleistet sein muss. Dies ist in § 42 desselben Gesetzes geregelt.
Wichtig: Sind die Lohnunterlagen für die Gewinnermittlung des Unternehmens relevant, beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar zehn Jahre.
Und noch eine Besonderheit gilt, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden den Mindestlohn zahlen. In diesem Fall müssen die Nachweise über die Zahlung des Mindestlohns bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden. Grundlage hierfür ist das Mindestlohngesetz.
In all diesen Fällen gilt also eine Aufbewahrungspflicht.
Regelung zur Aufbewahrung und Löschung von personenbezogenen Daten – die Datenschutz-Grundverordnung
Als Basis für weitere Daten und Dokumente, die sich im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitenden ergeben, kann immer die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) herangezogen werden. Laut dieser müssen personenbezogene Daten von Arbeitnehmenden nur so lange gespeichert werden, wie es für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist. Das schreibt die Zweckbindung vor. Danach müssen Daten gelöscht werden.
Beispiel:
Arbeitnehmerin X und Arbeitgeber Y haben das Arbeitsverhältnis im beiderseitigen Einvernehmen aufgelöst. Der Arbeitgeber Y hält sich an die oben genannten Aufbewahrungspflichten. Nach sechs Jahren entfällt die Zweckbindung für die Lohnunterlagen der Arbeitnehmerin X. Die gesetzliche Zweckbindung sieht nur eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Danach ist der Arbeitgeber gemäß DSGVO verpflichtet, diese Nachweise zu löschen.
Auch für die Aufbewahrung von AU, also Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, gibt es keine konkreten Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. Hier wird eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren empfohlen, da dies die allgemeine Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis ist.
Wichtig: Nach § 18a BetrAVG sind Belege und Nachweise im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung sogar 30 Jahre aufzubewahren.
Es wird empfohlen, Bewerberdaten nicht länger als 3 bis 6 Monate aufzubewahren. Im Falle einer Ablehnung können die abgelehnten Bewerbenden innerhalb dieser Frist ihre Ansprüche wegen Verletzung des Gleichbehandlungsgesetzes gerichtlich geltend machen. Wichtig ist hier jedoch, dass die Kandidat*innen über die Speicherung der Daten informiert werden. Ziehen die Kandidat*innen ihre Bewerbung allerdings zurück, sind die Daten sofort zu löschen.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Was passiert, wenn Arbeitgebende gegen diese Fristen verstoßen?
Verstoßen Unternehmen gegen diese Aufbewahrungspflichten, verstoßen sie gegen ihre Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Dies kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die je nach Verstoß unterschiedlich schwer sein können.
Darüber hinaus verstoßen sie gegen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung. Je nach Art des Verstoßes kann die Strafe hier von einer Ordnungswidrigkeit bis hin zu einer Freiheitsstrafe reichen, z. B. bei unbefugter Datenübermittlung oder unbefugter Datenverarbeitung und -beschaffung.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten und Fazit
Diese Personalunterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden
Für viele Personalunterlagen ist es unerheblich, ob die Unternehmen sie in schriftlicher oder analoger Form aufbewahren.
Bei einigen Dokumenten kann es jedoch sinnvoll sein, sie in analoger Form aufzubewahren oder sie digital revisionssicher zu archivieren. So kann es z. B. im Falle von möglichen Rechtsstreitigkeiten sinnvoll sein, diese Dokumente zu archivieren. Hierfür reicht jedoch eine digital eingescannte Kopie aus, sofern ein revisionssicheres digitales Archivierungssystem verwendet wird, so dass das Original anschließend vernichtet werden kann.
Zu solchen Dokumenten gehören etwa:
- Arbeitsverträge (auch Änderungsverträge)
- Befristete Arbeitsverträge
- Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben
- Unterlagen zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher*innen und Entleiher*innen
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind eine komplexe Angelegenheit, da sie sich aus verschiedenen Gesetzen zusammensetzen und es keine einheitlichen Fristen gibt. Dies kann schnell zu Verwirrung und sogar zu Verstößen führen. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen rechtlich gut aufgestellt sind. Digitale Systeme wie HR-Software können in dieser Hinsicht jedoch für Compliance sorgen.
