Im Laufe der Zeit können sich in Unternehmen einiges an Unterlagen anhäufen. Dazu gehören auch die Personalakten Ihrer Angestellten. Egal, ob Sie diese nun digital oder analog führen, es gelten bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Personalakten sowie Regelungen was die Archivierung von diesen Dokumenten betrifft.
Nachfolgend erläutern wir, welche Unterlagen und Informationen Ihrer Mitarbeitenden Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren und welche Sie sogar aus Datenschutzgründen löschen müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind unterschiedlich und richten sich nach dem Dokumententyp. Es gibt keine einheitliche Gesetzgebung, die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen vorschreibt.
- Sensible Unterlagen wie Krankmeldungen oder ärztliche Befunde gehören NICHT in die reguläre Personalakte, sondern müssen separat oder unter strenger Zugriffskontrolle archiviert werden (BAG, 16.12.2021 – Az. 2 AZR 235/21).
Gesetzliche Grundlage
- Die Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen werden durch verschiedene Gesetze bestimmt, darunter u.a. das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), die Abgabenordnung (AO), das Einkommensteuergesetz (EStG), das Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV), das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) sowie die DSGVO.
- Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Buchungsbelege (wie Lohnunterlagen) ab dem 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgebende bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich digital vorhalten (digitale Pflicht). Die Umstellung auf eine revisionssichere Akte ist somit unabdingbar.
Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist ein zentrales Element der HR-Abteilung. Hier sammeln, speichern und verwalten Unternehmen Informationen und Daten ihrer Beschäftigten.
Diese Akte enthält auch sensible personenbezogene Daten der Beschäftigten. Der Umgang mit diesen Daten unterliegt daher einem besonderen Datenschutz.
Die Personalakte ist eine Sammlung aller arbeitsrelevanten Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen strikt eingehalten werden müssen, weil sie der Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten (z.B. für Steuern und Sozialversicherung) und der Absicherung gegen Verjährungsansprüche dienen.
Was gehört in eine Personalakte?
Zu den zentralen Bestandteilen einer Personalakte gehören
- Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer der jeweiligen Mitarbeitenden
- Vertragsunterlagen zum Arbeitsverhältnis
- Abschlusszeugnisse und Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebenden
- Informationen über die Stellenbeschreibung
- Arbeitszeitnachweise
- Urlaubs- und Abwesenheitsnachweise
- Leistungsbeurteilungen
- Entgeltnachweise
- Vermerk im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Ausführliche Informationen rund um den Inhalt der Personalakte finden Sie auch auf unserem Factorial-Blog Personalakte: Inhalte, Datenschutz und mehr.
Was gehört nicht in eine Personalakte?
Dokumente, die nicht in die reguläre Personalakte gehören, da sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO Art. 9) und der Rechtsprechung (z. B. Urteil des Bundesarbeitsgerichts, BAG, 16.12.2021 – Az. 2 AZR 235/21) einen besonders eingeschränkten Zugriff erfordern, sind:
- Krankmeldungen
- ärztliche Befunde
- BEM-Unterlagen
- Informationen zur Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden & was hat sich seit 2025 geändert?
Grundsätzlich gilt: Es gibt keine einheitliche Frist, die für die gesamte Personalakte als solche gelten würde. Vielmehr richten sich die Aufbewahrungspflichten für die einzelnen Dokumente und Personalunterlagen der Beschäftigten nach verschiedenen Gesetzen.
Archivierung von Personalakten: Wichtige Gesetze
Im Rahmen der Aufbewahrungsfristen von Personalakten sind für Unternehmen und Personalverantwortliche verschiedene Gesetze relevant. Diese bilden die rechtliche Grundlage für die ordnungsgemäße Archivierung und den späteren Umgang mit personenbezogenen Mitarbeiterdaten.
- Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB):
Diese legen die Regeln in Bezug auf die steuer- und handelsrechtlichen Pflichten zur Aufbewahrung von buchungs- und lohnrelevanten Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Gehaltslisten und Buchungsbelegen fest. - Bürgerliches Gesetzbuch (BGB):
Das BGB Definiert allgemeine Verjährungsfristen, die für arbeitsrechtliche Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Nachweise relevant sind, um mögliche Ansprüche nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzusichern. - Sozialgesetzbuch (SGB IV):
Das SGB IV beinhaltet die Vorschriften zur Aufbewahrung von Nachweisen und Meldungen im Rahmen der Sozialversicherungspflicht, die zur Prüfung durch Sozialversicherungsträger erforderlich sind. - Betriebsrentengesetz (BetrAVG):
Dieses regelt die Dokumentation von Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge, die wegen möglicher späterer Rentenansprüche über einen sehr langen Zeitraum archiviert werden müssen. - Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den ursprünglichen Zweck erforderlich sind. Nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Fristen müssen die Daten datenschutzkonform gelöscht werden. - Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG):
Das AGG ist relevant für den Umgang mit Bewerbungsunterlagen, insbesondere zur kurzfristigen Aufbewahrung abgelehnter Bewerbungen zur Abwehr möglicher Diskriminierungsansprüche.
Diese Aufbewahrungsfristen für Personalakten gelten und das hat sich 2025 geändert
Wichtiger Hinweis (NEU ab 2025): Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (insbesondere Lohnunterlagen zur Gewinnermittlung) von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage | Anmerkung |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen (als Buchungsbelege) | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB | NEU ab 2025 (vorher 10 Jahre). Gilt für Unterlagen zur Gewinnermittlung und Buchung. |
| Lohnkonten, Lohnsteuerunterlagen, Reisekosten | 6 Jahre | § 41 EStG | Unverändert. |
| Sozialversicherungsnachweise & -meldungen | 5 Jahre | § 28f SGB IV | Nachweis der korrekten Beitragsabführung. |
| Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Zeugnisse, Beurteilungen | 3 Jahre | § 195 BGB | Entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche. |
| Urlaubsanträge, Arbeitszeitnachweise | 3 Jahre | § 195 BGB | Zur Abwehr möglicher Ansprüche. |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) | Bis zu 30 Jahre | § 18a BetrAVG | Wegen möglicher späterer Rentenansprüche. |
| Abgelehnte Bewerbungsunterlagen | 3 bis 6 Monate | § 15 AGG | Schutz vor Diskriminierungsklagen. Muss danach gelöscht werden (DSGVO). |
Digitale vs. analoge Archivierung: Der Vergleich
Früher war die Personalakte in der Regel ein dicker Ordner, in dem alle Informationen in gedruckter Form abgeheftet waren. Die Unterlagen waren oft dezentral gelagert und erschwerten den schnellen Zugriff. Inzwischen weicht die analoge Papierakte immer mehr der digitalen Form.
Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch: Der Bitkom Digital Office Index 2024 belegt, dass die technologische Basis für die digitale Personalakte in deutschen Unternehmen weitgehend vorhanden ist. Bereits 84 Prozent der Unternehmen setzen Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen zur revisionssicheren Dokumentenverwaltung ein. Zudem haben 77 Prozent ihre ERP-Lösungen, die auch die Personalwirtschaft abdecken, digitalisiert.
Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand:
-
Zentrale Ablage und Verfügbarkeit: Personalverantwortliche haben alle Dokumente und Unterlagen ihrer Mitarbeitenden revisionssicher und zentral an einem Ort gespeichert.
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Ortsunabhängiger Zugriff: Der Zugriff kann – unter Einhaltung strenger Sicherheitsstandards – von überall erfolgen, z. B. im Homeoffice.
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Effizienz durch Automatisierung: Der Verwaltungsaufwand wird durch automatisierte Workflows reduziert, etwa bei der Fristenkontrolle oder der digitalen Ablage.
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Umweltfreundlichkeit: Besonders in Zeiten des Klimawandels und wachsender Nachhaltigkeitsbewegungen leistet die digitale Personalakte einen Beitrag zur Ressourcenschonung.
-
Platzsparend: Digitale Akten benötigen weniger physischen Raum und reduzieren den Bedarf an Archiv- und Büroräumen.
Allerdings müssen bei der digitalen Archivierung einige wichtige Faktoren beachtet werden. Dazu mehr im folgenden Abschnitt.
Rechtssichere Umsetzung: Originale und Scann-Standards
Die Digitalisierung ist erst dann rechtssicher, wenn technische und gesetzliche Vorgaben zum Ersatz von Papier eingehalten werden:
- Originaldokumente behalten: Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden. Dokumente, für die das Gesetz die Schriftform (mit eigenhändiger Unterschrift) vorschreibt sollten aus Beweisgründen im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören:
- Arbeitsverträge (auch Änderungsverträge): § 14. Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz, TzBfG)
- Befristete Arbeitsverträge (§ 14. Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz, TzBfG))
- Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben
- Unterlagen zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher*innen und Entleiher*innen
- Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung) regeln die allgemeine revisionssichere Speicherung aller steuer- und handelsrechtlich relevanten Dokumente. Sie schreiben vor, dass Daten unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar sein müssen.
- Die TR-RESISCAN (Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen) geht einen Schritt weiter: Sie definiert den Prozess, durch den gescannte Dokumente rechtlich das Papieroriginal ersetzen dürfen – inklusive Vernichtung der Originale.
Während also die GoBD für jedes digitale Archiv Pflicht ist, benötigen Unternehmen TR-RESISCAN nur dann, wenn sie Papierakten vollständig abschaffen möchten. Die TR-RESISCAN verlangt deutlich höhere technische Anforderungen: Verfahrensdokumentation, Schutzbedarfsanalyse und lückenlose Protokollierung jedes Scan-Vorgangs.
Sicherheit und Datenschutz in der digitalen Akte
Die HR-Software-Lösung von Factorial unterstützt beide Standards und ermöglicht Ihnen die rechtssichere Wahl zwischen digitaler Ergänzung und vollständigem Papierersatz. Zusätzlich bietet die Software erhöhte Compliance durch:
- Granulare Zugriffskontrolle: Über ein Rollenkonzept (z. B. 5-Stufen-Modell) kann exakt gesteuert werden, welche Person welchen Teil der Akte sehen darf. So können Gesundheitsdaten oder BEM-Unterlagen streng getrennt von den anderen Akten aufbewahrt werden.
- Verschlüsselung: Die Daten werden mit modernster Technologie wie der 256-Bit-AES-Verschlüsselung gesichert.
- E-Signaturen: Funktionen wie E-Signaturen und das automatische Ausfüllen von Formularen ermöglichen ein reibungsloses, effizientes und nachvollziehbares Onboarding.
Mehr zu den Funktionen der digitalen Personalakten bei Factorial erfahren Sie in unserem YouTube-Video:
Neue Pflicht ab 2027: Elektronische Führung von Entgeltunterlagen
Die Digitalisierung ist nicht mehr nur eine Frage der Effizienz, sondern wird zur gesetzlichen Notwendigkeit: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgebende in Deutschland bestimmte, sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen den Behörden ausschließlich in digitaler Form vorhalten. Diese Pflicht ist in der novellierten Beitragsverfahrensverordnung (BVV, vor allem § 8 Abs. 2 BVV sowie § 9 BVV) in Verbindung mit dem Sozialgesetzbuch IV verankert.
Unternehmen, die sich nicht vorab befreien lassen, haben bis zum 31. Dezember 2026 Zeit, ihre HR-Prozesse und Archivierungssysteme entsprechend umzustellen. Wer bis dahin auf eine revisionssichere digitale Personalakte setzt, sichert sich gegen zukünftige Compliance-Risiken ab und wandelt die Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil.
Wichtig: Für Dokumente, die der gesetzlichen Schriftform unterliegen (z.B. befristete Arbeitsverträge), ist ab 2027 zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, wenn diese in digitaler Form archiviert werden sollen. Die QES ist nach eIDAS-Verordnung der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und ermöglicht vollständig digitale Prozesse. Ohne QES droht die Unwirksamkeit befristeter Verträge.
Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Was passiert, wenn Arbeitgebende gegen diese Fristen verstoßen?
Verstoßen Unternehmen gegen diese Aufbewahrungspflichten, verstoßen sie gegen ihre Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Dies kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die je nach Verstoß unterschiedlich schwer sein können.
Darüber hinaus verstoßen sie gegen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung. Je nach Art des Verstoßes kann die Strafe hier von einer Ordnungswidrigkeit bis hin zu einer Freiheitsstrafe reichen, z. B. bei unbefugter Datenübermittlung oder unbefugter Datenverarbeitung und -beschaffung. Bei DSGVO-Verstößen drohen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 DSGVO)
Müssen Personalakten einsehbar sein?
Ja, denn Personalakten müssen für die Beschäftigten einsehbar sein (§ 83 Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG), und bei der Einführung einer digitalen Personalakte gilt zusätzlich: Der Betriebsrat muss nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zustimmen, da die digitale Erfassung und Verwaltung personenbezogener Daten der Mitarbeitenden den Einsatz technischer Systeme zur Überwachung darstellt.
Checkliste: In 5 Schritten zur digitalen Personalakte ab 2027
Für die Umstellung von analoger zur digitaler Personalakte in Ihrem Unternehmen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Bestandsaufnahme: Dokumentieren Sie alle entgeltrelevanten Unterlagen und prüfen Sie, welche Dokumente bereits digital vorliegen. Identifizieren Sie Papierakten, die digitalisiert werden müssen.
- Systemauswahl; Wählen Sie eine HR-Software mit GoBD-Konformität, QES-Unterstützung und revisionssicherer Archivierung. Achten Sie auf granulare Zugriffskontrollen und DSGVO-konforme Verschlüsselung (mindestens AES-256). Die HR- Software von Factorial erfüllt diese Anforderungen.
- Betriebsrat und Datenschutz einbinden: Holen Sie die erforderliche Zustimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein. Erstellen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung und definieren Sie Zugriffsrechte.
- Migration und Schulung: Digitalisieren Sie Bestandsakten nach TR-RESISCAN-Standard. Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit dem neuen System und erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation.
- Testen und Go-Live: Prüfen Sie die Funktionalität des Systems, die Zugriffsrechte und die Integrität der digitalisierten Dokumente, bevor Sie die digitale Personalakte offiziell einführen.
Komplexität trifft Effizienz: Warum digitales HR jetzt der Standard ist
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind eine komplexe Angelegenheit, da sie sich aus verschiedenen Gesetzen zusammensetzen und es keine einheitlichen Fristen gibt. Dies kann schnell zu Verwirrung und sogar zu Verstößen führen. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen rechtlich gut aufgestellt sind. Digitale Systeme wie HR-Software können in dieser Hinsicht jedoch für Compliance sorgen.
Häufig gestellte Fragen zu Archivierung von Personalakten
Wie lange muss eine Personalakte archiviert werden?
Je nach Art der Dokumente unterscheiden sich die Aufbewahrungsfristen in Personalakten – einige müssen drei Jahre, andere bis zu acht Jahre aufbewahrt werden.
Was gehört NICHT in die Personalakte?
Unterlagen zum Gesundheitszustand wie ärztliche Befunde oder detaillierte Krankmeldungen gehören nicht in die Personalakte. Sie sind besonders sensibel und unterliegen strengen Datenschutzregeln.
Welche Akten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?
Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, da Rentenansprüche oft erst nach Jahrzehnten wirksam werden.
Müssen Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden?
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen: Die Digitalisierung muss nach TR-RESISCAN-Standard erfolgen mit vollständiger Verfahrensdokumentation. Ausnahme: Dokumente mit gesetzlicher Schriftformpflicht (befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungen) sollten im Original aufbewahrt werden, da sie vor Gericht als Beweiserleichterung dienen. Ab 2027 ist für diese Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, um vollständig digital zu arbeiten.
Wie lange dürfen ehemalige Arbeitgebende meine Daten speichern?
Ehemalige Arbeitgebende dürfen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es gesetzlich vorgeschrieben oder für Nachweise erforderlich ist, danach müssen sie gelöscht werden (DSGVO).
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar gespeichert werden, z. B. für Steuer- oder Rechtsprüfungen. Nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung) müssen alle Änderungen protokolliert, Zugriffsrechte klar geregelt und Aufbewahrungsfristen automatisch überwacht werden. Factorial erfüllt diese Anforderungen durch 256-Bit-AES-Verschlüsselung, granulare Zugriffskontrolle und automatische Fristenverwaltung nach BEG IV 2025.
Welche Gesetzesänderung gilt ab 2025?
Ab 2025 verkürzt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen wie Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre.
