Arbeitszeugnisse sind ein wichtiger Teil des Bewerbungsprozesses. Sie können einen erheblichen Einfluss auf die berufliche Zukunft von Arbeitnehmer*innen haben. Zukünftige Arbeitgeber achten meistens sehr genau auf den Inhalt eines Arbeitszeugnis und die spezifischen Formulierungen, die oft ihre eigene Bedeutung haben.
Dessen sollten sich Arbeitgeber*innen bewusst sein, die ein Arbeitszeugnis für ausscheidende Arbeitnehmer*innen ausstellen.
Aber keine Panik! Im Folgenden erklären wir alles rund um das Arbeitszeugnis. Sie erhalten Vorlagen und werden über die rechtlichen Ansprüche aufgeklärt!
Key Facts
- Arbeitszeugnisse sind offizielle Dokumente, die als Nachweis für die berufliche Erfahrung dienen.
- Arbeitnehmer*innen haben bis zu drei Jahre nach Beschäftigungsende Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
- Es gibt spezifische Formulierungen, die ein positives oder negatives Arbeitszeugnis erkennen lassen.
- Was sind Arbeitszeugnisse?
- Arbeitszeugnis Vorlage und Formalien
- Gute und schlechte Arbeitszeugnisse
- Rechtliche Grundlage
Was sind Arbeitszeugnisse?
Arbeitszeugnisse sind offizielle Dokumente, die von Arbeitgebern ausgestellt werden, um die Leistungen, Fähigkeiten und das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen im Rahmen ihrer Tätigkeit zu bewerten.
Sie dienen somit als Nachweis für die berufliche Erfahrung und werden in der Regel bei Bewerbungen für neue Stellen oder berufliche Weiterentwicklungen vorgelegt.
Es enthält Informationen über die Dauer der Beschäftigung, die Position oder den Aufgabenbereich der*des jeweiligen Beschäftigten sowie eine Bewertung der Leistung an diesem Arbeitsplatz.
Etwa ¼ der Deutschen wechselt laut Statistischen Bundesamt etwa alle 1–5 Jahre den Job. Folglich bleibt die Ausstellung von Arbeitszeugnissen für Arbeitgeber also auch in Zukunft keine Seltenheit.
Gehört ein Arbeitszeugnis heute noch in eine Bewerbung?
Ein Arbeitszeugnis gehört auch heute noch in jede Bewerbung. Ein fehlendes Zeugnis könnte darauf hindeuten, dass der Arbeitnehmer etwas zu verbergen hat – zum Beispiel schlechtes Arbeitszeugnisse.
Ältere Studien zeigen zudem, dass 80 Prozent der Arbeitgeber an der Leistungsbeurteilung im Zeugnis der vorherigen Arbeit interessiert sind. Neuere Untersuchungen hierzu stehen noch aus.
Arbeitszeugnisse Arten
Es gibt in der Regel 3 verschiedene Arbeitszeugnistypen:
- einfaches Arbeitszeugnis
Es enthält nur die grundlegenden Informationen über Art der Beschäftigung und der Dauer des Arbeitsverhältnisses.
- qualifiziertes Arbeitszeugnis
Dieses Arbeitszeugnis enthält eine detaillierte Bewertung der Leistung, der Fähigkeiten und des Verhaltens des Beschäftigten. Eine ausführliche Darstellung der Aufgaben, der erbrachten Leistungen und der erworbenen Fähigkeiten sind Teil dieses Zeugnis.
Darüber hinaus kommt oft eine Einschätzung der Arbeitsweise, der sozialen Kompetenz und der persönlichen Eigenschaften der Beschäftigten vor.
Diese Art des Zeugnisses ist oft als Fließtext geschrieben. Es ist weitaus aussagekräftiger als ein einfaches Arbeitszeugnis. Gleichzeitig bedeutet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aber auch mehr Arbeit für den ehemaligen Arbeitgeber.
Wann können Arbeitnehmer*innen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen?
Arbeitnehmer*innen können vom Arbeitgeber bereits nach relativ kurzer Zeit ein qualifiziertes Zeugnis verlangen. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Arbeitgeber die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten beurteilen kann.
Die Gerichte gehen davon aus, dass hierfür bereits eine Frist von wenigen Wochen ausreicht.
- Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis wird während der laufenden Beschäftigung ausgestellt. Es dient dazu, dem Beschäftigten eine aktuelle Bewertung seiner Leistungen und Fähigkeiten zu geben. Oft wird dieses Zeugnis angefordert, wenn Arbeitnehmer*innen das Unternehmen wechseln möchten oder eine Veränderung im Betrieb ansteht.
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Ein Zwischenzeugnis enthält ähnliche Informationen wie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Arbeitszeugnis Vorlage und Formalien
Arbeitszeugnis (einfach und qualifiziert)
Welche formalen Anforderungen gelten für ein Arbeitszeugnis?
- Das Zeugnis darf laut § 109 GewO nicht in elektronischer Form erteilt werden.
- Das Zeugnis muss schriftlich verfasst werden. In Deutschland ist es üblich, ein Arbeitszeugnis maschinenschriftlich zu erstellen. Ein unsauber geschriebenes oder unsauberes Zeugnis können Arbeitnehmer*innen zurückweisen.
- Unterschrift: Das Arbeitszeugnis muss von einer befugten Person oder dem Arbeitgeber unterschrieben werden – und zwar mit Originalunterschrift.
- Briefkopf und Firmenlogo: Sofern diese vorhanden sind, muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis auf einem Papierbogen mit Firmenlogo und Briefkopf ausstellen.
- Datumsangabe: Datum ist Ausstellungsdatum.
- Angaben zur Person: vollständiger Name des Beschäftigten, Position und genaue Dauer im Unternehmen und ggf. Beschäftigungsumfang (Voll- oder Teilzeit)
- Struktur und Gliederung: Das Arbeitszeugnis sollte eine klare und übersichtliche Struktur haben.
In der Regel werden die Themenbereiche Aufgaben und Tätigkeiten, die Leistungsbewertung und die Verhaltensbewertung n separaten Abschnitten behandelt.
- Stichpunkte oder Fließtext: Das Zeugnis muss nicht unbedingt als Fließtext geschrieben sein. Auch Stichpunkte sind zulässig.
Wie sieht ein sehr gutes Arbeitszeugnis aus? – Checkliste Arbeitszeugnis schreiben
Aufbau Arbeitszeugnis
Generell könnte eine gute Struktur für ein gelungenes Arbeitszeugnis in etwa so aussehen:
Einleitung:
- vollständiger Name Arbeitnehmer*in
- Angabe zur Position oder Tätigkeitsbereich
- Beschäftigungszeitraum
- Unternehmensname und Standort
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Beschreibung der hauptsächlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der*des Arbeitnehmer*in
- Erläuterung des Tätigkeitsbereichs
- Angabe von Projekten oder besonderen Herausforderungen
Leistungsbeurteilung:
- Bewertung der fachlichen Leistung der Arbeitnehmer*innen
- Erzielte Ergebnisse, Erfolge oder Ziele
- Angabe von Qualifikationen, Kenntnissen und Fähigkeiten
Soziale Kompetenz
- Bewertung des Verhaltens und der Zusammenarbeit der Arbeitnehmer*innen mit Kollege*innen, Vorgesetzten und/oder Kund*innen
- Beschreibung der Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Konfliktlösungskompetenz
- Erwähnung von persönlichen Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Kreativität oder Engagement
Schlussformulierung
- Zusammenfassende Gesamtbewertung
- Dankesworte
- Angabe von Kontaktdaten der*des Aussteller*in für eventuelle Rückfragen
Arbeitszeugnis Muster
Im Internet lassen sich unzählige Vorlagen und Muster für Arbeitszeugnisse, bspw. bei Anwält*innen für Arbeitsrecht, finden.
Arbeitszeugnis Muster Vorlage für sehr gut und weitere Noten
Darüber hinaus gibt es viele Seiten online, auf denen Sie Vorlagen für die verschiedenen „Noten“ eines Arbeitszeugnisses finden.
Arbeitszeugnis Generator
Schließlich gibt es viele Online-Generatoren für Arbeitszeugnisse, die unter Eingabe der wichtigsten Eckdaten, ein fertiges Arbeitszeugnis ausspucken.
Aber Achtung!: Schreiben Sie nicht zu nah an der Vorlage und zu schematisch. Arbeitnehmer*innen können Arbeitszeugnisse zurückweisen, wenn sie vermuten, dass lediglich eine Vorlage genutzt wurde.
Außerdem: Ein gutes Arbeitszeugnis ist auch Ausdruck der Wertschätzung für scheidende Arbeitnehmer*innen.
Abhilfe können hier Tools wie Flowmium schaffen: Durch die Integration in der Factorial HR-Software werden die Mitarbeiterstammdaten aus Factorial täglich in Flowmium synchronisiert. So kann ein Zeugnis ohne manuelles Eintragen der Daten und ohne Fehler bei der Übertragung noch deutlich schneller und aussagekräftiger erstellt werden. Und das mit voller Rechtssicherheit für alle Arten von Mitarbeiter*innen – von leitenden Angestellten bis hin zu Werkstudent*innen.
Zwischenzeugnis – Welche Regeln gibt es für Zwischenzeugnisse?
Ein Zwischenzeugnis wird während der laufenden Beschäftigung für Beschäftigte ausgestellt. Es stellt somit eine aktuelle Bewertung der Leistung, der Fähigkeiten und des Verhaltens der Beschäftigten dar.
Das Zwischenzeugnis folgt den Regeln eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Tipp!
Arbeitnehmer*innen können vom Arbeitgeber jederzeit ein Zwischenzeugnis anfordern. Der Grund für das Zwischenzeugnis sollte jedoch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen geklärt werden.
Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis? – Arbeitszeugnis Formulierungen
Geheimcodes im Zeugnis sind verschlüsselte Formulierungen oder spezifische Phrasen, die eine versteckte Bedeutung oder eine abwertende Aussage über die scheidenden Arbeitnehmer*innen transportieren, ohne dass dies offensichtlich ist.
Diese geheime Zeugnissprache dient oft dazu, negative Informationen subtil zu übermitteln, ohne direkt zu sagen, dass die Arbeitnehmer*innen Schwächen oder Probleme hatten.
Die Geheimcodes sind laut § 109 GewO eigentlich unerlaubt.
Arbeitszeugnis Geheimcodes – Beispiele für typische Geheimcodes sind:
- Formulierungen mit Superlativen: Wenn Superlative wie „stets”, „immer“ oder „jederzeit“ im Zusammenhang mit bestimmten Fähigkeiten oder Eigenschaften verwendet werden,
- Lücken oder fehlende Angaben: Wenn Arbeitszeugnisse wichtige Informationen über den Verantwortungsbereich, die Projekte oder die erzielten Erfolge der Arbeitnehmer auslassen oder sehr kurz sind, kann dies auf eine negative Bewertung hindeuten.
- Negatives Feedback in scheinbar positivem Feedback: Ein negativer Aspekt kann in ein scheinbar positives Feedback eingebettet sein. Dies ist der Fall, wenn ein Lob durch eine anschließende Einschränkung negiert wird.
Zum Beispiel: „Frau X war bei ihrer Arbeit gewissenhaft, konnte aber die gesteckten Ziele nicht immer erreichen“.
Arbeitszeugnis entschlüsseln Tabelle – Qualifiziertes Arbeitszeugnis Formulierungen
Online finden Sie viele Tabellen über die gängigen Formulierungen und ihre Bedeutungen, die eine gute Übersicht geben.
Gute und schlechte Arbeitszeugnisse
Sind Arbeitszeugnisse immer positiv?
Arbeitszeugnisse müssen nicht immer positiv sein. Es gibt Fälle, in denen es neutral oder negativ ausfallen kann. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Leistungen des Arbeitnehmers tatsächlich sehr schlecht waren oder andere schwerwiegende Probleme vorlagen. Dennoch sollten Arbeitgeber auch ein solches Zeugnis sachlich und rechtlich korrekt formulieren.
Was muss in einem guten Arbeitszeugnis stehen?
Ein positives Arbeitszeugnis erkennt man an dem wohlwollenden Gesamteindruck, das es vermittelt. Die Darstellungen der Erfolge, die aus den übertragenen Aufgaben resultieren, sind umfangreich. Es findet sich viel Lob und Anerkennung.
Wörter wie „fachlich versiert“, „stets gute Leistungen erbracht“, „zuverlässig“ oder „hervorragendes Teammitglied“ weisen alle auf ein sehr positives Zeugnis hin.
Woran erkenne ich ein schlechtes Arbeitszeugnis?
Ein schlechtes Zeugnis kann anhand verschiedener Merkmale erkannt werden:
- Vage unklare Formulierungen, die positive Bewertungen vermeiden
- Negative oder kritische Aussagen
- Widersprüchliche Bewertungen oder fehlende Informationen
- Mangelnde Übereinstimmung zwischen den beschriebenen übertragenen Aufgaben und den erzielten Ergebnissen
Was darf nicht in einem Arbeitszeugnis stehen?
Es gibt bestimmte Informationen, die nicht in Arbeitszeugnissen stehen dürfen, da sie rechtlich unzulässig oder diskriminierend sind. Dazu gehören:
- Angaben zur politischen oder religiösen Überzeugung
- Informationen über Krankheiten oder Gesundheitszustand
- Familienstand oder Informationen zu privaten Lebensumständen
- Nicht relevante oder erfundene Tätigkeiten oder Qualifikationen
Welche Wörter sollten in einem Arbeitszeugnis nicht stehen?
Bestimmte Wörter sind Signalwörter für eine negative Beschreibung. Dazu gehören:
- „ausreichend“ oder „befriedigend“ (statt „gut“ oder „sehr gut“)
- „gelegentlich“ oder „manchmal“ (statt „regelmäßig“ oder „stets“)
- „bemüht“ oder „versucht“ (statt „erfolgreich“ oder „umsetzt“)
- „zufriedenstellend“ (kann auf eine durchschnittliche Leistung hindeuten)
- „einfache Aufgaben“ oder „Standardaufgaben“ (statt „anspruchsvolle Aufgaben“ oder „komplexe Projekte“, um die übertragenen Aufgaben zu beschreiben)
Arbeitszeugnis Noten Formulierungen
Welche Note sollte man in seinem Zeugnis haben? – Notenschlüssel
Arbeitszeugnisse verwenden normalerweise keine Noten wie in Schulzeugnissen. Stattdessen kann die „Note“ in Form von Beschreibungen herausgelesen werden. Bewertungen wie „sehr gut“, „gut“ oder „befriedigend“ weisen auf die entsprechende Note hin.
Eine sehr gute Bewertung entspricht dabei also herausragenden Leistungen, während eine gute Bewertungen eine solide über den Erwartungen liegende Leistung darstellt.
Rechtliche Grundlage
Wer hat laut Arbeitsrecht Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Alle Beschäftigten, die in einem abhängigen Arbeitsverhältnis stehen, haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Damit sind sind also Selbstständige von diesem Anspruch ausgenommen.
Haben Beschäftigte Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Ja. Beschäftigte in Deutschland haben nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses laut § 109 der Gewerbeordnung (GewO) Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
Das Gesetz sieht vor, dass ein Arbeitszeugnis mindestens Art und Dauer der Tätigkeit enthalten muss – ein sogenanntes einfaches Zeugnis.
Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber zusätzlich Angaben zu Leistung und Verhalten machen (qualifiziertes Zeugnis).
Wann müssen Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis aushändigen?
Nach verschiedenen Gerichtsurteilen steht Arbeitnehmer*innen das Arbeitszeugnis nicht erst am letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses zu, sondern bereits unmittelbar nach der Kündigung.
Wann habe ich keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mehr?
Zeugnis anfordern: Verjährung
Laut § 195 BGB liegt die Verjährungsfrist bei 3 Jahren. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Verjährungsfrist erst zum Ende des Jahres zu laufen beginnt. Das bedeutet, dass der Anspruch auf Arbeitszeugnisse mit Ablaufen des dritten vollen Kalenderjahres verjährt.
Zeugnis anfordern: Verwirkung
Diese Frist kann jedoch früher ablaufen. Dies ist unter bestimmten Voraussetzungen der Fall:
- Der oder die Arbeitnehmer*innen haben über lange Zeit ihren Anspruch auf ein Zeugnis nicht ausgeübt, haben also bspw. sich nicht beim ehemaligen Arbeitgeber gemeldet und das Arbeitszeugnis aktiv eingefordert.
- Die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist dem Arbeitgeber nicht mehr zumutbar. Das kann dann der Fall sein, wenn dieser glaubhaft darlegen kann, dass er die Leistungen des ehemaligen Beschäftigten nach langer Zeit nicht mehr beurteilen kann.
Fazit
Arbeitszeugnisse dienen dazu, einen Überblick über die Leistung sowie das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kolleg*innen von (ehemaligen) Beschäftigten zu geben. Essentiell ist es dabei, auf die formalen Kriterien zu achten und sich darüber im Klaren zu sein, was welche Formulierungen konkret bedeuten. Auch die rechtlichen Anforderungen – insbesondere die Fristen zur Ausstellung, dürfen nicht aus den Augen verloren werden.
