Alles, was Sie zur Kündigung wissen müssen [+Vorlage]

Eine Kündigung durch Arbeitgeber*innen ist in Deutschland nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Denn: Arbeitnehmer sind durch verschiedenste Gesetze vor einer Kündigung geschützt. Deshalb gibt es bei einer Arbeitgeberkündigung viele Dinge zu beachten, damit diese auch wirksam ist.

Wir verschaffen Ihnen einen Überblick darüber, was Sie im Hinblick auf Arbeitsrecht bei Ihrer nächsten Kündigung unbedingt beachten sollten. So können Sie spätere Streitigkeiten wie Klagen (Kündigungsschutzklagen) am Ende vermeiden.

Darüber hinaus haben wir eine Word-Vorlage für Ihre nächste Kündigung für Sie, mit der Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

• Was ist eine Kündigung?
• Wann greift das Kündigungsschutzgesetz?
• Welche Vorschriften muss ich beachten?
• Welche Arten von Kündigung gibt es?
• Was sind gesetzliche Kündigungsgründe?
• Wie verfasse ich ein Kündigungsschreiben?

Was ist eine Kündigung?

Laut deutschem Arbeitsrecht ist die Kündigung eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung, die das Arbeitsverhältnis sofort (außerordentlich) oder nach Ablauf der Kündigungsfrist (ordentlich) beendet. Dies kann auf Wunsch des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers erfolgen.

Hinweis: In diesem Artikel finden Sie wichtige Informationen über die Kündigung durch Arbeitgeber*in. Handelt es sich um eine Kündigung durch den Arbeitnehmer, können die Regeln abweichen.

Wann greift das Kündigungsschutzgesetz?

Bevor Sie einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter kündigen, erkundigen Sie sich, ob die Vorschriften des Kündigungsschutzgesetzes greifen. Dies ist gemäß §23 KSchG abhängig von der Größe des Unternehmens und vom Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Das Kündigungsschutzgesetz ist anwendbar, wenn in Ihrem Unternehmen mehr als zehn Arbeitnehmer*innen beschäftigt sind. Außerdem muss das zu kündigende Teammitglied mindestens sechs Monate in Ihrem Unternehmen beschäftigt sein. Die Betriebszugehörigkeit spielt also ebenfalls eine Rolle. Wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind, dann benötigen Sie einen Grund für eine ordentliche Kündigung.

Beachten Sie auch, dass es für verschiedene Arbeitnehmergruppen einen besonderen Kündigungsschutz gibt. Überprüfen Sie daher, ob die Person zum Beispiel zu einer der folgenden Gruppen gehört: Angestellte in Elternzeit, Schwangere, schwerbehinderte Mitarbeiter*innen, Auszubildende und Betriebsratsmitglieder. In dem Fall gelten Ausnahmen.

Sollte das Kündigungsschutzgesetz für Ihren Betrieb nicht greifen, brauchen Sie als Arbeitgeber*in keinen Grund für eine ordentliche Kündigung.

Sie können ein Arbeitsverhältnis auch durch einen Aufhebungsvertrag beenden. Alle Informationen dazu finden Sie in unserem Blogartikel. 

Welche Vorschriften muss ich beachten?

Schriftform

Achten Sie darauf, dass Sie Arbeiternehmer*innen schriftlich kündigen. Gemäß §623 BGB bedeutet das ganz konkret, dass eine Kündigung per Fax, E-Mail oder SMS schlichtweg unwirksam ist.

Die Kündigung muss dementsprechend also auf einem Blatt Papier gedruckt sein, mit der eigenhändigen Unterschrift der arbeitgebenden Person. In der Regel erhält der Kündigungsempfänger die Kündigung dann per Post im Briefkasten.

Kündigungsfristen

Halten Sie die gesetzlichen Kündigungsfristen ein, sofern sich diese nicht aus dem Arbeitsvertrag ergeben.

Pauschal gilt: Gemäß dem bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 622 gilt sowohl für Arbeitgeber*in als auch Arbeitnehmer*in, die ein bestehendes Arbeitsverhältnis beenden wollen, eine Kündigungsfrist von vier Wochen (= 28 Tage). Die Kündigung muss dann entweder zum Monatsende oder zur Mitte des Kalendermonats (zum 15.) erfolgen. Diese Regelung ist die gängigste Form und zu 100 % gesetzeskonform.

Anhörung des Betriebsrats

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat existiert, muss dieser zwingend gemäß §102 BetrVG vor jeder Kündigung angehört werden. Erkundigen Sie sich außerdem über weitere mögliche Betriebsvereinbarungen, die zu beachten sind.

Zustellung

Stellen Sie sicher, dass die Zustellung des Kündigungsschreibens korrekt erfolgt. Erst dann ist die Kündigung wirksam. Am besten übergeben Sie das Schreiben persönlich an den Arbeitnehmer und unter Anwesenheit eines Zeugens.

Sie können den Empfänger auch um eine Unterschrift bitten, so haben Sie eine schriftliche Bestätigung über den Erhalt der Kündigung. Eine andere Möglichkeit ist, die Klausel „Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Kündigungsschreibens.” mit in die Kündigungsvorlage aufzunehmen.

Welche Arten von Kündigung gibt es?

Häufig kommen zwei verschiedene Arten der Kündigung infrage:

Ordentliche Kündigung: Diese Art der Kündigung erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß §622 BGB. In der Praxis bekannt als “zum nächstmöglichen Zeitpunkt.” Unter Umständen greifen aber auch die Fristen des Tarifvertrags oder des Arbeitsvertrags selbst.

Überprüfen Sie solche Regelungen zur Kündigungsfrist genauestens. Sonst kann die Kündigung unwirksam sein. Denn letztendlich gilt, was im Vertrag festgelegt ist.

Außerordentliche Kündigung: Bei einer außerordentlichen fristlosen Kündigung spielt die Einhaltung der Kündigungsfrist keine Rolle. Allerdings muss es einen wichtigen Grund im Sinne des §626 BGB geben, damit sie gerechtfertigt ist.

Tipp: Sprechen Sie als Arbeitgeber*in zunächst eine Abmahnung aus und machen Sie deutlich, dass ein weiterer Verstoß zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen kann.

Kündigung in der Probezeit: Bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Probezeit benötigen Sie als Arbeitgeber*in keinen Kündigungsgrund. Beide Vertragsparteien können gemäß §622 Abs. 3 BGB mit einer Frist von zwei Wochen innerhalb der Probezeit das Arbeitsverhältnis beenden.

Die Probezeit darf allerdings nicht länger als 6 Monate sein, denn danach greift das Kündigungsschutzgesetz. War der Angestellte bereits mehrere Jahre im Unternehmen tätig, sieht das natürlich anders aus.

Wichtig: Bei einer sachgrundlosen Befristung ist eine ordentliche Kündigung vor Ablauf der Befristung nicht möglich.

Was sind gesetzliche Kündigungsgründe? Verdachtskündigung & Co.

Wenn in Ihrem Unternehmen der gesetzliche Kündigungsschutz Anwendung findet, kann ein*e Mitarbeiter*in nur aus einer der folgenden drei Gründen gekündigt werden:

1. Personenbedingte Gründe liegen in der Person des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Hierzu zählen beispielsweise lang andauernde Erkrankungen, häufige Kurzerkrankungen oder Führerscheinentzug bei Berufskraftfahrer*innen. Diese Gründe sind von der Person nicht steuerbar. Arbeitnehmer*innen sind nicht mehr in der Lage, die Arbeitsleistung zu erbringen. Für eine personenbedingte Kündigung benötigen Sie in der Regel keine vorherige Abmahnung.
2. Verhaltensbedingte Gründe liegen vor, wenn der oder die Mitarbeitende die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verletzt und damit das Vertrauensverhältnis gestört ist. In der Regel benötigen Sie hierfür eine rechtswirksame Abmahnung. Sollte das Verhalten so gravierend sein, dass Sie das Teammitglied nicht mehr weiterbeschäftigen können, kann unter Umständen fristlos gekündigt werden.
   Übrigens: Bei einer fristlosen Kündigung muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht zwingend anhören, bevor er kündigt. Eine Anhörung muss nur dann sein, wenn der Verdacht auf eine Pflichtverletzung besteht. Dann handelt es sich um eine Verdachtskündigung.
3. Betriebliche Gründe liegen vor, wenn Arbeitgeber*innen aus Unternehmersicht entscheiden, Stellen abzubauen, umzustrukturieren oder den Betrieb zu schließen. Zusammenfassend zählen hierzu dringende betriebliche Erfordernisse, die dazu führen, dass der Arbeitsplatz der angestellten Person wegfällt. Allerdings muss bei einer betriebsbedingten Kündigung vorab eine Sozialauswahl gemäß  §1 Abs. 3 KSchG durchgeführt werden. Überprüfen Sie in diesem Zuge auch, ob Sie Mitarbeiter*innen laut Tarif- oder Arbeitsvertrag eine Abfindung zahlen müssen.

Beachten Sie bitte, dass Sie als Arbeitgeber*in den jeweiligen Kündigungsgrund beweisen müssen. Der betroffene Angestellte hat den Anspruch darauf, genau zu wissen, warum die Zusammenarbeit endet.

Wie verfasse ich ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, mit dem der andere Vertragspartner über das Ende des Arbeitsvertrags informiert wird. In der Regel sind folgende Punkte enthalten:

• Anschrift Arbeitgeber*in
• Anschrift Arbeitnehmer*in
• Anrede (Sehr geehrte Damen und Herren)
• Betreff
• Kündigungserklärung
• Angaben zu Resturlaub, Arbeitszeugnis, Rückgabe der Arbeitsmittel
• Hinweis Betriebsrat
• Hinweis Meldepflicht Agentur für Arbeit
• Danksagung
• Grußformel und Unterschrift

Denken Sie daran, dass auch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Teil der Employee Experience ist. Egal, aus welchen Gründen Sie Ihre Angestellten entlassen, sorgen Sie für einen strukturierten Offboarding-Prozess. So hinterlassen Sie auch am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses einen ordentlichen Eindruck. Ein Exit-Interview zu führen, ist auch immer sinnvoll.

So kann Factorial Sie unterstützen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses muss nicht zu einer lästigen Aufgabe für die Personalabteilung in Ihrem Unternehmen werden. Wenn Sie die gesetzlichen Bestimmungen kennen und über geeignete Instrumente zur Verwaltung verfügen, können Sie den Prozess wie jede andere tägliche Aufgabe bewältigen.

Sparen Sie Zeit und Geld bei Ihren HR-Prozessen mit einer maßgeschneiderten Software, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Wann greift das Kündigungsschutzgesetz?

Das Kündigungsschutzgesetz ist anwendbar, wenn in Ihrem Unternehmen mehr als zehn Arbeitnehmer*innen beschäftigt sind. Außerdem muss das zu kündigende Teammitglied mindestens sechs Monate in Ihrem Unternehmen beschäftigt sein. Die Betriebszugehörigkeit spielt also ebenfalls eine Rolle. Wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind, dann benötigen Sie einen Grund für eine ordentliche Kündigung…

Wie verfasse ich ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, mit dem der andere Vertragspartner über das Ende des Arbeitsvertrags informiert wird. In der Regel sind folgende Punkte enthalten: Anschrift Arbeitgeber*in, Anschrift Arbeitnehmer*in, Anrede, Betreff, Kündigungserklärung,…