Betriebsferien (oder auch Werksferien) werden vom Arbeitgeber aus verschiedenen Gründen verhängt: Schulferien, eine niedrige Auftragslage, Zulieferer, die im Urlaub sind. Auch eine Pandemie wie Corona kann Ursache für Betriebsferien sein. Doch kann der Arbeitgeber ohne Weiteres Zwangsurlaub anordnen? Und wie lange darf der Betriebsurlaub dauern?
Damit künftige Missverständnisse und Unklarheiten in der Urlaubsverwaltung zwischen der Arbeitnehmer und Arbeitgeber ausbleiben, haben wir alles Wissenswerte zu den Betriebsferien zusammengetragen. Außerdem erläutern wir, was das Arbeitsrecht zum Thema Betriebsurlaub sagt.
Inhaltsangabe
Wann darf Betriebsurlaub vom Unternehmen angeordnet werden?
Der Arbeitgeber darf Betriebsurlaub anordnen, wenn dafür wichtige betriebliche Gründe vorliegen. Diese Gründe beziehen sich vor allem auf die Gegebenheiten, die es Mitarbeitern unmöglich machen, ihrer alltäglichen Arbeit nachzugehen. Beispiele für solche Umstände sind:
- Eine deutlich niedrigere Auftragslage in einem vorhersehbaren oder immer wiederkehrenden Zeitraum. Ein solcher Auftragsmangel kommt häufig zwischen Weihnachten und Neujahr vor.
- Umbauarbeiten im Betrieb und den Geschäftsräumen.
- Der Vorgesetzte ist seinerseits verreist oder anderweitig nicht anwesend und seinen Mitarbeitern ist eine normale Ausführung ihrer Tätigkeiten ohne seine Anwesenheit nicht möglich (z.B. haben Arzthelfer in einer Arztpraxis in der Regel nichts zu tun, wenn der Arzt selbst nicht da ist).
- Ihr Unternehmen beliefert nur einen Kunden, der selbst Betriebsferien hat.
Um auch bei angeordneten Betriebsurlaub den Überblick über die verbleibenden Urlaubstage Ihrer Mitarbeitenden zu behalten, lohnt sich die elektronische Erfassung ebendieser beispielsweise mit einer HR Software.
Wie lange darf der Betriebsurlaub dauern?
Für die Dauer des Betriebsurlaubs gibt es keine einheitlich gesetzlich vorgeschriebene Regelung. Auch im Arbeitsvertrag ist dazu i.d.R. nichts vermerkt. Dennoch kann man sagen, dass die Betriebsferien nicht den gesamten Jahresurlaub eines Arbeitnehmers vereinnahmen dürfen. Mitarbeiter müssen zusätzlich zu den Betriebsferien noch ausreichend Urlaubstage für die private Urlaubsplanung zur freien Verfügung haben und Urlaubszeit mit der Familie und dem Freundeskreis genießen können.
Laut Bundesgerichtshof sind ein Fünftel der gesamten Urlaubstage des Urlaubsanspruchs für ein Jahr angemessen. Entsprechend ist es also noch im Rahmen, wenn ein Arbeitnehmer bei insgesamt 25 Urlaubstagen pro Jahr 5 Urlaubstage davon für die Betriebsferien abgezogen bekommt. Länger als 2 Wochen pro Jahr sollte der dringende Urlaub, wenn möglich, jedoch nicht gehen.
Wichtig: Für die Betriebsferien muss der Arbeitnehmer keinen Urlaub aus dem nächsten Jahr aufgeben. Werksferien müssen gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) mit dem aktuellen Urlaubsjahr einhergehen (BUrlG, § 7, Abs. 3, Satz 1).
Wie lange im Voraus muss der Arbeitgeber Betriebsferien ankündigen?
Es ist die Pflicht des Arbeitgebers, die Angestellten frühzeitig über die geplanten Betriebsferien zu informieren und eine Ankündigungsfrist einzuhalten. Damit Mitarbeiter ihren eigenen Urlaub gemäß Arbeitsvertrag über das Jahr verteilt planen können, müssen sie wissen, wann die gezwungenen Ferien stattfinden und wie viele Urlaubstage sie dafür einplanen müssen. Aus diesem Grund können Betriebsferien nicht erst ein paar Wochen vor Beginn angekündigt werden.
Zwar gibt es keine gesetzlichen Ankündigungsfristen, die eingehalten werden müssen, dennoch können sich Arbeitgeber für ihre Betriebe an eine Empfehlung von mindestens 6 Monaten halten. Kündigt der Arbeitgeber den Betriebsurlaub erst relativ kurzfristig an und hält keine Ankündigungsfrist ein, kann er bereits bewilligte Urlaubstage für das aktuelle Urlaubsjahr der Mitarbeiter nicht einfach so wieder zurückziehen.
Werden für die Betriebsferien Urlaubstage abgezogen?
Ja, die freien Tage während des Betriebsurlaubs werden vom Jahresurlaub für das aktuelle Urlaubsjahr abgezogen. Einen Teil der gesamten über das Jahr verteilten Urlaubstage muss dem Arbeitnehmer jedoch auch für seinen Urlaub zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund dürfen, beziehungsweise sollten, die Betriebsferien nur einen Teil des im Arbeitsvertrag festgelegten Urlaubs beanspruchen (siehe oben). Wichtig: Zusätzliche Urlaubstage muss das Unternehmen seinen Mitarbeitern bei Betriebsferien jedoch nicht gewähren.
Was passiert, wenn kein Urlaub mehr übrig ist?
Hier gibt es verschiedene Szenarien, die eintreten können:
Szenario 1:
Der Arbeitgeber kündigt kurz vor Ende des Jahres noch Betriebsurlaub von einer Woche (5 Arbeitstage) an. Die Mitarbeiter haben jedoch keinen Resturlaub mehr in diesem Jahr. In diesem Fall hat der Arbeitgeber den Betriebsurlaub nicht rechtzeitig angekündigt und hat zwei Möglichkeiten, damit umzugehen.
- Er macht keine Betriebsferien und lässt seine Mitarbeiter trotz niedrigem Arbeitspensum, z.B. aufgrund Auftragsmangel, zur Arbeit erscheinen
oder - Er lässt seine Mitarbeiter trotz bereits aufgebrauchter Urlaubstage in die Betriebsferien gehen. Der Betrieb schickt die Arbeitnehmer somit in den Zwangsurlaub und stellt sie in diesem Fall wegen besonderer Belange bezahlt von der Arbeit frei.
Da der Urlaubsanspruch an das Jahr gebunden ist, kann der Arbeitgeber wie oben genannt von seinen Angestellten nicht verlangen, Urlaubstage aus dem nächsten Jahr zu nutzen (BUrlG, § 7, Abs. 3, Satz 1).
Ebenfalls nicht rechtens in diesem Fall ist übrigens, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Betriebsferien nicht vergütet und stattdessen in den unbezahlten Urlaub schickt. Diese Lösung wäre nicht von Belang.
Szenario 2:
Die Betriebsferien werden in der ersten Hälfte des Kalenderjahres angeordnet.
Arbeitnehmer haben erst ab der zweiten Hälfte eines Kalenderjahres Anspruch auf ihren gesamten Jahresurlaub. In der ersten Hälfte des Jahres können sie nur die Urlaubstage nehmen und für ihre Urlaubsplanung berücksichtigen, die sie pro Monat angesammelt haben (inklusive Resturlaub aus dem letzten Jahr). Viele Mitarbeiter „sparen“ ihre freien Tage gerne, um sie während der Urlaubszeit im Sommer gesammelt einzulösen.
In diesem Szenario hat der Arbeitnehmer vielleicht noch gar nicht genug Urlaubstage für den angeordneten Betriebsurlaub in der ersten Jahreshälfte gesammelt. Er kann den Betriebsurlaub also nicht mit seinen Urlaubstagen abdecken. Der Arbeitgeber hat nun zwei Möglichkeiten:
- Der Arbeitgeber gewährt dem Mitarbeiter aufgrund besonderer Umstände einen Vorschuss auf seinen Jahresurlaub
oder - Der Arbeitgeber beschäftigt den Mitarbeiter auch während der Betriebsferien.
Betriebsferien und Krankmeldung
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer während des Betriebsurlaubs erkrankt? Hier greift die gleiche Regelung, wie auch beim normalen Jahresurlaub. Laut § 9 im Bundesurlaubsgesetz dürfen die Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf die Urlaubstage angerechnet werden, wenn dies ärztlich bescheinigt wurde.
Krankheit ist keine Urlaubszeit – auch nicht innerhalb der Werksferien, weshalb eine Urlaubsübertragung möglich ist. In anderen speziellen Situationen oder Zwischenfällen kann auch Sonderurlaub beantragt werden.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat?
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Betriebsferien? Gemäß § 87 im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Dauer und den Zeitpunkt der Betriebsferien.
Dieses Mitbestimmungsrecht schließt laut dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts sogar mit ein, ob überhaupt Betriebsferien gemacht werden sollten (BAG, Urteil v. 9.5.1984, 5 AZR 412/81). Diese Rechtssprechung sollten Unternehmen auch in Zeiten von Corona beachten. Auch, wenn die Betriebsferien auf die besonderen Umstände während der Pandemie zurückzuführen sind, ist der Betriebsrat anzuhören.
Unter anderem aus diesem Grund gibt es in vielen Unternehmen mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung. Diese Betriebsvereinbarung definiert klare Vorgaben, an die sich der Arbeitgeber halten muss. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern der Betrieb ist dadurch auch rechtlich gemäß BetrVG sowie Rechtssprechung des BAGs auf der sicheren Seite.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wann darf das Unternehmen Betriebsurlaub anordnen?
Der Arbeitgeber darf Betriebsurlaub anordnen, wenn dafür wichtige betriebliche Gründe vorliegen. Diese Gründe beziehen sich vor allem auf die Gegebenheiten, die es Mitarbeitern unmöglich machen, ihrer alltäglichen Arbeit nachzugehen.
Wie lange dürfen Betriebsferien dauern?
Laut Bundesgerichtshof sind ein Fünftel der gesamten Urlaubstage des Urlaubsanspruchs für ein Jahr angemessen. Entsprechend ist es also noch im Rahmen, wenn ein Arbeitnehmer bei insgesamt 25 Urlaubstagen pro Jahr 5 Urlaubstage davon für die Betriebsferien abgezogen bekommt. Länger als 2 Wochen pro Jahr sollte der dringende Urlaub, wenn möglich, jedoch nicht gehen.
Wie lange im Voraus muss der Arbeitgeber Betriebsferien ankündigen?
Es ist die Pflicht des Arbeitgebers, die Angestellten frühzeitig über die geplanten Betriebsferien zu informieren und eine Ankündigungsfrist einzuhalten. Damit Mitarbeiter ihren eigenen Urlaub gemäß Arbeitsvertrag über das Jahr verteilt planen können, müssen sie wissen, wann die gezwungenen Ferien stattfinden und wie viele Urlaubstage sie dafür einplanen müssen. Aus diesem Grund können Betriebsferien nicht erst ein paar Wochen vor Beginn angekündigt werden.
Werden für die Betriebsferien Urlaubstage abgezogen?
Ja, die freien Tage während des Betriebsurlaubs werden vom Jahresurlaub für das aktuelle Urlaubsjahr abgezogen. Einen Teil der gesamten über das Jahr verteilten Urlaubstage muss dem Arbeitnehmer jedoch auch für seinen Urlaub zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund dürfen, beziehungsweise sollten, die Betriebsferien nur einen Teil des im Arbeitsvertrag festgelegten Urlaubs beanspruchen. Wichtig: Zusätzliche Urlaubstage muss das Unternehmen seinen Mitarbeitern bei Betriebsferien jedoch nicht gewähren.
