Unbezahlter Urlaub wird in Deutschland eher selten genommen. Dabei gibt es genug Gründe für die zusätzlichen freien Tage: Weiterbildung, Zeit mit der Familie, einen längeren Jahresurlaub, Sonderurlaub oder ein Sabbatical. Die Freistellung ermöglicht es Arbeitnehmer*innen zusätzlich zu ihren vertraglich vereinbarten Urlaubstagen freizunehmen.
Aber kann jeder einfach so unbezahlten Urlaub nehmen? Muss der Vorgesetzte zustimmen? Wie sind die Regelungen für Arbeitnehmer*innen?
Wir erklären, was bei der Beantragung zu beachten ist, welche Regelungen es bei der Urlaubsverwaltung gibt, ob Versicherungen normal weiterlaufen und alles, was Sie sonst noch wissen müssen.
- Unbezahlter Urlaub: Sabbatical, Sonderurlaub & Weiterbildung
- Haben Mitarbeiter*innen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?
- Was gilt es bei der Versicherung zu beachten?
- Wie lange darf unbezahlter Urlaub dauern?
- Was passiert bei einer Kündigung?
- Unbezahlten Urlaub beantragen
Unbezahlter Urlaub: Sabbatical, Sonderurlaub & Weiterbildung
Was bedeutet unbezahlter Urlaub für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Bezahlte Urlaubstage sind bereits aufgebraucht, doch der oder die Mitarbeiter*in möchte noch einmal in den Urlaub fahren, einen Sprachkurs belegen oder Zeit mit der Familie verbringen, zum Beispiel in Form eines Sabbaticals. Zusätzliche Urlaubstage machen dies möglich, jedoch sind diese Tage oder Monate unbezahlt in den meisten Fällen.
Wie funktioniert unbezahlter Urlaub? Unbezahlter Urlaub, oder eine Freistellung, muss vom Arbeitnehmenden bei seinem Arbeitgeber beantragt werden. Je nach Vereinbarung muss oder kann der Vorgesetzte dem Antrag zustimmen. Es gibt jedoch einige Regelungen, die dabei beachtet werden müssen. Eine Vergütung steht dem Arbeitnehmenden während seines unbezahlten Urlaubs jedoch nicht zu.
Was genau ist Sonderurlaub? Arbeitnehmende können neben dem eigentlichen Erholungsurlaub oftmals wegen Umständen wie der eigenen Hochzeit, einer Beerdigung oder eines Umzugs bezahlten oder unbezahlten Sonderurlaub beanspruchen. Explizite Regelungen zum Sonderurlaub finden sich in vielen Arbeits- oder Tarifverträgen.
Wichtig: Kann der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub anordnen?
Arbeitgeber können keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Liegen „dringende betriebliche Erfordernisse“ vor, können Betriebsferien oder Zwangsurlaub angeordnet werden. Allerdings erhalten die Mitarbeiter*innen in dieser Zeit weiterhin ihr volles Gehalt. Das heißt, wenn Unternehmen Betriebsferien anordnen, müssen diese nicht unvergütet genommen werden.
Haben Mitarbeiter*innen Anspruch auf unbezahlten Urlaub?
Viele Arbeitnehmer fragen sich zu Recht, ob sie gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben. Denn im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist dies nicht geregelt. Eine gesetzliche Regelung gibt es nur bezüglich der Dauer des bezahlten Urlaubs. Daher ist es in Unternehmen dem Chef überlassen, ob er unbezahlten Urlaub genehmigt oder nicht.
Häufig findet sich im Arbeitsvertrag eine Regelung, die unbezahlten Urlaub, beispielsweise in Form eines Sabbaticals, zulässt. Enthält der Vertrag keine diesbezügliche Klausel, ist erst einmal davon auszugehen, dass kein Anspruch besteht. Dies kann der Arbeitnehmer jedoch mit dem Vorgesetzten direkt besprechen, sollte der Wunsch bestehen. Der Vorgesetzte sollte dem Anliegen des Mitarbeiters offen gegenüberstehen und sich die Gründe für den unbezahlten Urlaub erst einmal anhören. Anschließend kann man gemeinsam eine Lösung finden. Damit Arbeitgeber auch Rücksicht darauf nehmen können, wann andere Teammitglieder abwesend sind und die Entscheidung darauf basierend treffen können, ist es ratsam, Abwesenheiten in einer HR Software zu vermerken.
Ein Recht auf unbezahlten Urlaub besteht dann, wenn:
- sich ein/e Mitarbeiter*in um sein krankes Kind (unter 12 Jahre) kümmern muss oder das Kind im Endstadium erkrankt ist.
- ein/e Mitarbeiter*in einen Angehörigen pflegen muss.
- ein/e Mitarbeiter*in in eine unverschuldete Notlage gerät, aus der er nur durch einen oder mehrere freie Tage kommt (z.B. ein Hausbrand oder eine Überschwemmung in seinem Haus/seiner Wohnung).
- eine schwangere Mitarbeiterin Schwangerschaftsuntersuchungen durchführen lassen muss.
In diesen Fällen spricht der Arbeitgeber jedoch weniger von unbezahltem Urlaub als von einer Freistellung.
Wann darf der Vorgesetzte den Antrag ablehnen?
In manchen Fällen sprechen betriebliche Gründe gegen einen unbezahlten Urlaub. Zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeitermangel vorliegt. Auch bei einer absehbaren hohen Auftragslage, bei der der oder die Mitarbeiter*in entscheidende Aufgaben übernimmt und Verantwortung trägt, ist ein Grund gegen unbezahlten Urlaub.
Was gilt es bei der Versicherung zu beachten?
Ist man als Arbeitnehmer*in in der Zeit der Freistellung weiterhin versichert? Eine berechtigte Frage, denn ohne Versicherung wird es teuer, wenn doch mal etwas passiert. Deshalb sollten sich Arbeitnehmer*innen über die genauen Bedingungen und Regelungen zu ihren Versicherungen informieren.
Sozialversicherung
Beim Fortlauf der Versicherungen gilt, dass die Versicherung in allen Sozialversicherungszweigen (Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und gesetzliche Unfallversicherung) einen Monat ab Beginn der Freistellung weiterläuft. Also, der erste Monat des unbezahlten Urlaubs ist versichert. Danach endet der Versicherungsschutz über den Arbeitgeber und der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, den Mitarbeitenden abzumelden. Nach einem Monat muss sich der oder die Arbeitnehmer*in selbst darum kümmern, dass er oder sie versichert ist. Beginnt der unbezahlte Urlaub also am 5. Juli, endet der Versicherungsschutz am 4. August. Ab dem 5. August muss der Mitarbeitende sich selbst um einen ausreichenden Versicherungsschutz kümmern. Bei einem unbezahlten Urlaub sollte man die Sozialversicherung unbedingt berücksichtigen und sich bereits im Vorfeld informieren.
Info: Es gibt keine Verlängerung der Monatsfrist bei „unechten Unterbrechungen“ des unbezahlten Urlaubs.
Unbezahlter Urlaub: Krankenkasse
Unbezahlter Urlaub und Krankenversicherung widersprechen sich nicht zwangsläufig. In der Krankenversicherung haben Sie als Arbeitnehmer*in verschiedene Möglichkeiten, sich weiter zu versichern. Sie können als Arbeitnehmer*in dann beispielsweise eine beitragsfreie Familienversicherung, die freiwillige gesetzliche Versicherung oder die private Krankenversicherung wählen. Welche Bedingungen es gibt und wie hoch die Beiträge sind, hängt von Ihrer Krankenversicherung und von Ihrem Einkommen ab.
Rentenversicherung
Auch bei der Rentenversicherung ist eine freiwillige Versicherung möglich, jedoch nicht zwingend nötig. Ohne Beiträge in die Rentenversicherung zu zahlen, sinkt die Rentenhöhe nur leicht.
Was ist mit freiwillig versicherten Personen?
Die freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung bleibt durch einen unbezahlten Urlaub unberührt. Auch bei einem längeren unbezahlten Urlaub bleibt die freiwillige Versicherung bestehen. Gleiches gilt für eine private Krankenversicherung.
Wie lange darf unbezahlter Urlaub dauern?
Wie lange ein unbezahlter Urlaub dauern darf, ist nur selten vertraglich geregelt. Deshalb entscheidet der Arbeitgeber darüber. Bei dem Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es wichtig, sowohl die Gründe, die für den unbezahlten Urlaub sprechen, als auch die Faktoren, die aus betrieblicher Sicht dagegen sprechen, darzulegen. Gemeinsam kann man dann auf einen Nenner kommen.
Nur bei ein paar wenigen Ausnahmen (siehe oben) ist die Dauer des unbezahlten Urlaubs/der Freistellung gesetzlich geregelt.
- Betreuung kranker Kinder: Mitarbeitenden, die sich um kranke Kinder kümmern müssen, stehen bis zu 10 Tage unbezahlter Freistellung zu. Bei mehreren Kindern erhöht sich der Anspruch auf bis zu 25 Tage, bei Alleinerziehenden auf bis zu 20 beziehungsweise 50 Tage pro Jahr. Bei unheilbaren Erkrankungen sieht das Gesetz keine zeitliche Begrenzung vor.
- Pflege eines Angehörigen: Hier kann der Chef eine Freistellung bis zu 10 Tage genehmigen. So kann der Betroffene während seiner Freistellung eine Pflege für den Angehörigen regeln. Stellt sich heraus, dass der Angehörige länger gepflegt werden muss, hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine Freistellung von bis zu 6 Monaten. Diese muss dann vollständig oder teilweise bezahlt werden. Laut § 3 im Pflegezeitgesetz gilt dies jedoch nur, wenn im Unternehmen mindestens 15 Angestellte beschäftigt sind. Ist dies nicht der Fall, liegt die Entscheidung beim Vorgesetzten.
Was passiert bei einer Kündigung?
Zwar erbringt der Arbeitnehmer während seines unbezahlten Urlaubs keine Leistung und erhält auch keine Vergütung, dennoch bleibt der Kündigungsschutz bestehen (Urlaubsanspruch bei Kündigung). Der oder die Mitarbeiter*in kann in der Zeit seiner Freistellung also nicht gekündigt werden.
Unbezahlten Urlaub beantragen
Der Antrag auf unbezahlten Urlaub oder Freistellung sollte für den Fall der Fälle schriftlich erfolgen und folgende Punkte enthalten:
- Name, Anschrift, Datum und Personalnummer (falls vorhanden)
- Zeitraum des unbezahlten Urlaubs
- Gründe für den unbezahlten Urlaub
- Eine Frist, bis wann sich der Arbeitgeber zurückmelden soll
- Eine Unterschrift
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