Business Intelligence: Definition und Anwendung

Business Intelligence (BI) ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die auf Datenbasis fundierte Entscheidungen treffen und ihre Leistung verbessern möchten. BI umfasst die systematische Analyse von Geschäftsdaten, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die von der Personalabteilung bis zur Unternehmensleitung genutzt werden können.

Technologien wie Data Mining und Predictive Analytics ermöglichen es Unternehmen, komplexe Muster und zukünftige Trends zu erkennen, während Tools wie Data Warehouses die Datenkonsolidierung unterstützen.

Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen die grundlegende Idee von Business Intelligence und wie die technologiebasierten Lösungen Ihrem Unternehmen von Vorteil sind.

Key Facts

1. Business Intelligence (BI) umfasst die systematische Analyse und Aufbereitung von Geschäftsdaten, sodass Entscheidungsträger*innen relevante Erkenntnisse sinnvoll nutzen können.
2. Mit Business Intelligence können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, welche die Kundenzufriedenheit erhöhen und Prozesse optimieren sowie Trends und Möglichkeiten in der Geschäftswelt entdecken.
3. BI-Software unterstützt Unternehmen bei der Erreichung ihrer Ziele.

• Was ist Business Intelligence
• Abgrenzung zu anderen Begriffen
• Implementierung und Verantwortlichkeiten
• Chancen und Vorteile: Was ist das Ziel von Business Intelligence?
• Woher kommen die Daten für BI?
• BI Software – Business Intelligence Lösungen
• Vorteile von Business Intelligence Lösungen?
• Anbieter von BI-Lösungen

Was ist Business Intelligence?

Analyse von Unternehmensdaten

Unter dem Begriff Business Intelligence (BI) versteht man Prozesse zur systematischen Analyse von Geschäftsdaten. Es handelt sich hierbei um einen technologiebasierten Prozess, in dem verwertbare Informationen für bestimmte Unternehmensbereiche wie die HR-Abteilung bzw. für Personen, Führungskräfte oder die Geschäftsführung analysiert und aufbereitet werden.

Aufgrund der Ansammlung und Auswertung derartiger Daten ist es dem Unternehmen möglich, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Abgrenzung zu anderen Begriffen

Im Zusammenhang mit Business Intelligence werden häufig weitere Begriffe wie Data Mining, Business Analytics oder Data Warehouse genannt. Im Folgenden erklären wir, was es mit diesen Begriffen auf sich hat.

Data Mining

Während Business Intelligence ein allgemeiner Begriff ist, der die Aufbereitung, Visualisierung und Analyse von Daten umfasst, ist Data Mining eine Technik, die im Rahmen von BI genutzt werden kann:

Beim Data Mining werden große Datenmengen analysiert, um Muster, Beziehungen und nützliche Informationen herauszufiltern.

Beispiel

Ein Supermarkt sammelt Daten seiner Kund*innen zum Kaufverhalten. Dies kann beispielsweise über die Auswertung der Kassenbons oder auch über Kunden- oder Rabattkarten geschehen, die dem Supermarkt wertvolle Einblicke in Vorlieben, Geschlecht, Alter und Kaufverhalten seiner Kundschaft geben. Basierend auf diesen Daten kann der Supermarkt anschließend sein Sortiment anpassen oder eine andere Platzierung der Ware vornehmen.

Business Analytics

Business Analytics und Business Intelligence sind nicht so leicht voneinander abzugrenzen, weil sie in der Regel kombiniert genutzt werden. Sowohl BI als auch BA zielen darauf ab, wertvolle Erkenntnisse aus Datenmengen zu gewinnen, die Unternehmen für tiefgehende Entscheidungen in Betracht ziehen können. Es bestehen eher Unterschiede in der Nuance.

Business Analytics konzentriert sich stärker auf fortgeschrittene Analysetechniken wie Data Mining, Machine Learning und Predictive Analytics, um komplexe Muster und Trends in Daten zu erkennen. Business Intelligence hingegen ist auf die Aufbereitung und Visualisierung von Daten für Berichte und Dashboards ausgerichtet; ist also eher ein deskriptives Verfahren.

Data Warehouse

Data Warehouse dreht sich weder um einen Prozess noch um eine Technik, sondern vielmehr um eine Infrastruktur. Es handelt sich hierbei um eine zentrale Datenbank, in der Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und gespeichert werden. Das Data Warehouse dient Business Intelligence sowie Business Analytics als Datenbank für die Durchführung ihrer Analysen.

Big Data

Mit Big Data (Englisch für „große Datenmenge“) werden enorme Datenmengen bezeichnet, die sich durch eine große Vielfalt, rasche Veränderlichkeit und hohe Generierungsgeschwindigkeit auszeichnen. Es handelt sich um Daten bzw. ein Datenvolumen, die bzw. das zu groß für die manuelle Verarbeitung und Analyse ist. Das Verwerten und Bearbeiten von Big Data erfordert digitale Lösungen, wie bspw. Business Intelligence Software.

Implementierung und Verantwortlichkeiten

Wer ist für die Umsetzung und Nutzung von BI zuständig?

Wer zuständige Person des Unternehmens für diesen Bereich ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren, wie beispielsweise der Unternehmensgröße oder auch der Branche, ab.

Früher wurde BI vor allem von IT-Spezialist*innen und Datenanalyst*innen durchgeführt und verwaltet. Durch die benutzerfreundlichen Entwicklungen in diesem Bereich ist dies kaum noch notwendig. Durch die einfache Bedienung, Visualisierung und Nutzung kann nahezu jeder Mitarbeitende nach einer Einführung die verschiedenen Tools bedienen.

Gleichzeitig wird durch die wachsende Bedeutung von BI für Unternehmen die Ausrichtung, Zielsetzung und Strategie immer wichtiger. Hierfür werden wiederum erfahrene und spezialisierte Fachkräfte benötigt.

In der Praxis sind in aller Regel verschiedene Personen zuständig. Dazu gehören natürlich die Geschäftsleitung, aber auch die IT-Abteilung und geeignetes Fachpersonal, was sich um die Nutzung und Auswertung von den aus BI-Systemen gewonnen Daten kümmert. Mittlerweile hat sich eine eigene Position in diesem Zusammenhang herausgebildet: Head of BI.

Head of Business Intelligence

Ein Head of BI ist eine Führungskraft, welche mit der Einrichtung und Verwaltung von BI-Strategien und -Systemen in einem Betrieb betraut ist. Konkret ist sie dafür verantwortlich, BAU-Strategien (Business as Usual) und Ziele festzulegen, auszubauen und immer wieder anzupassen.

Solche speziellen Fachkräfte kommen jedoch bisher meist nur in größeren Unternehmen zum Einsatz. Die steigende Anzahl an Stellenanzeigen für diese Position spiegelt jedoch den wachsenden Trend von BI auch bei kleineren oder mittleren Unternehmen (KMUs) wider.

Welche Herausforderungen können Ihnen bei der Einrichtung von Business Intelligence in Ihrem Unternehmen begegnen?

Die Implementierung von BI-Systemen kann komplex sein und technische und organisatorische Challenges mit sich bringen.

Die wichtigsten Herausforderungen sind:

• Datenintegration und -aufbereitung
• Auswahl der richtigen BI-Tools
• Integration in bestehende IT-Systeme
• Datensicherheit und Governance: Ist diese gewährleistet? Welche Daten dürfen Sie verarbeiten? Welche Datenschutzrechte gelten in Ihrem Land?
• Kompetente Mitarbeitende: Für die Einrichtung und dann im Weiteren die Ausrichtung von BI und BI-Systemen braucht es Personal, das sich in diesem Bereich auskennt. Das kann zunächst mit höheren Kosten verbunden sein, da möglicherweise neue Mitarbeiter*innen eingestellt werden müssen.
• Kostenfaktor Kauf und Einrichtung
• Zeitaufwand: Auch der Zeitaufwand bei der Einrichtung bis zum vollständigen Nutzen von BI darf nicht unterschätzt werden.
• Mangelnde Datenqualität: Die Daten sind beim BI das A und O. Sind diese mangelhaft, unvollständig oder fehlerhaft, sind auch die Ergebnisse der Analysen fehlerhaft. Darüber hinaus sind nicht alle Daten für jeden Zweck und für jedes Ziel im Betrieb geeignet. Die Festlegung der richtigen Kennzahlen (KPIs) ist daher essenziell. Welche Kennzahlen hilfreich und wichtig sind, lesen Sie auf unserem Blog, in dem wir die wichtigsten 7 KPIs vorstellen.

Wie richte ich Business Intelligence im Unternehmen ein?

Bedarfsanalyse

Zunächst sollten Sie sich fragen, warum und ob Ihr Unternehmen Business Intelligence benötigt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie einen individuelleren Kundenservice oder spezifischere Angebote offerieren wollen oder müssen. Oder wenn Sie sich im Wettbewerb besser positionieren und Trends und Entwicklungen noch vor der Konkurrenz erkennen wollen.

Verantwortliche bestimmen und schulen

Es ist sehr wichtig, im Vorfeld zu klären, wer für die Beschaffung, die Strategie, die Implementierung und die Nutzung des Business Intelligence Tools verantwortlich ist. In diesem Zusammenhang sollte auch die Frage geklärt werden, ob das Unternehmen über geeignetes Personal für diese Herausforderung verfügt oder ob ggf. neues Fachpersonal mit den erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten eingestellt werden muss.

Möglicherweise kann statt neues Fachpersonal auch ein*e oder mehrere Mitarbeiter*innen geschult werden, die dann die Verantwortung für Business Intelligence im Unternehmen übernehmen.

Ziele und Strategien festlegen

Legen Sie im nächsten Schritt die konkreten Ziele und Strategien fest, die Sie mit dem Business Intelligence Tool erreichen wollen, beispielsweise eine Umsatzsteigerung durch eine verbesserte Produktplatzierung.

Softwarekriterien und Auswahl des BI-Tools

Aus den obigen Zielen und Strategien ergeben sich die Kriterien, die Ihre Business Intelligence Software aufweisen sollte. Mit den festgelegten Maßstäben können Sie nun an die Auswahl des für Ihren Betrieb geeignetsten BI-Tools gehen.

Optimierung, Überwachung und Auswertung

Sobald Sie ein geeignetes Tool gefunden und implementiert haben, sollten Sie regelmäßig auswerten, ob sich durch die Einführung des Systems in Ihrem Betrieb etwas verbessert hat. Haben Sie auch die richtigen und notwendigen Funktionen gekauft?

Holen Sie auch Feedback der zuständigen Mitarbeitenden ein. Diese können Ihnen mehr Auskunft, auch zu Benutzerfreundlichkeit und Erfolgen oder Fehlern, geben.

Chancen und Vorteile: Was ist das Ziel von Business Intelligence?

Zu den wichtigsten Zielen von Business Intelligence zählen:

Mit BI fundierte Geschäftsentscheidungen treffen

BI-Tools helfen Unternehmen, komplexe Daten zu analysieren und Zusammenhänge zu erkennen. Diese Erkenntnisse können im Anschluss genutzt werden, um fundierte Entscheidungen über Produkte, Preise, Marketingstrategien und andere wichtige Geschäftsbereiche zu treffen.

Leistung verbessern: BI kann Unternehmen helfen, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Mit BI neue Geschäftsmöglichkeiten und Trends identifizieren

Business Intelligence ermöglicht es Unternehmen, neue Trends und Marktchancen zu erkennen. Aufbereitete Daten können einem Unternehmen (bleiben wir beim Beispiel des Supermarktes) etwa zeigen, dass Pfefferminztee in den letzten Monaten kaum gekauft wurde, während Matcha-Tee immer sehr schnell ausverkauft ist und nachbestellt werden muss. Das Unternehmen könnte hier zu dem Schluss kommen, den Matcha-Tee nicht nur aufzustocken, sondern sogar verschiedene Matcha-Tee-Sorten anzubieten.

Prozessoptimierung durch BI

Durch die wertvollen Erkenntnisse aus den verschiedenen Daten können Prozesse im Betrieb optimiert werden. Die Daten können beispielsweise Schwachstellen, Fehler oder andere Probleme hinsichtlich der Abläufe im Unternehmen aufzeigen.

Zum Beispiel kann eine Logistikfirma durch BI feststellen, dass es auf einer bestimmten Strecke immer wieder zu enormen Verspätungen kommt. Nach weiteren Recherchen stellt das Unternehmen fest, dass es auf dieser Strecke seit einigen Wochen eine Baustelle gibt, die diese Verspätungen verursacht. Daraufhin ändert das Unternehmen die Route – der Prozess ist optimiert.

Durch BI die Kundenzufriedenheit erhöhen

Durch die Nutzung von BI können Unternehmen ihre Kundschaft zunächst besser verstehen. Sie erhalten durch die Datenanalyse und die Berichte ein umfassendes Bild ihrer Zielgruppe. Das ermöglicht ihnen, besser auf die Bedürfnisse ihrer Kund*innen einzugehen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung führt.

Durch diverse Analysen findet ein Online-Marketingshop z. B. heraus, dass ein Artikel immer wieder reklamiert wird. Ein Team nimmt sich dem Problem auf der Suche nach Lösungen an. Es stellt fest, dass die Farbe des Produkts nicht mit der im Online-Shop angezeigten Farbe übereinstimmt. Das Produktbild wird online angepasst.

Woher kommen die Daten für BI?

Daten für Business Intelligence (BI) können aus einer Vielzahl interner und externer Quellen stammen.

Zu den möglichen internen Datenquellen zählen z. B.:

Transaktionssysteme

Hierzu gehören Daten aus den täglichen Geschäftsvorgängen, z. B. Verkäufe, Bestellungen, Kundeninteraktionen und Lagerbewegungen.

Beispiele für Transaktionssysteme sind ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), CRM-Systeme (Customer Relationship Management) und Point-of-Sale-Systeme (POS).

Data Warehouses

Darunter versteht man zentrale Datenspeicher, die Daten aus verschiedenen Transaktionssystemen zusammenführen.

Data Marts

Data Marts sind Auszüge aus Data Warehouses, die sich auf einen bestimmten Unternehmensbereich oder eine bestimmte Funktion konzentrieren. Das ist hilfreich, weil die Daten im Data Warehouse aufgrund der enormen Menge oft unübersichtlich sind. Mit Data Marts kann ein bestimmter Datenausschnitt gewählt und näher betrachtet werden (z. B. nur die Verkaufszahlen aus dem Supermarkt XY).

Als externe Daten können beispielsweise infrage kommen:

Marktdaten

Marktdaten umfassen Informationen über Branchen, Märkte und Wettbewerber*innen.

Soziale Medien

Social-Media-Plattformen sind eine Quelle für unstrukturierte Daten wie Tweets, Posts und Kommentare.

Wichtig: Insbesondere bei der Nutzung externer Daten ist es essenziell, dass Sie genau prüfen, welche Daten Sie nutzen und verarbeiten dürfen und welche nicht. Sichern Sie sich hier rechtlich gut ab!

BI Software – Business Intelligence Lösungen

Was ist eine Business Intelligence Software?

Bei Business Intelligence Lösungen handelt es sich nun um die konkrete Software, welche Unternehmen die Werkzeuge, Anwendungen und Methoden bereitstellt, um

• Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln,
• zu analysieren und
• zu visualisieren,

um daraus Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Welche Funktionen hat eine BI-Software?

Die Einsatzgebiete von Business Intelligence Tools unterscheiden sich je nach Anbieter. Zu den gängigen Funktionen einer Business Intelligence Software gehören u. a.:

• Datenvisualisierung
• Berichterstellung
• Datenaufbereitung
• Ad-hoc-Abfragen (auch Spontanabfragen oder Ad-hoc-Analysen genannt)
  Hierbei handelt es sich um Datenabfragen, die ohne vorherige Planung oder Vordefinition durchgeführt werden. Das Gegenstück zu Ad-hoc-Abfragen sind standardisierte Berichte.
• OLAP (Online Analytical Processing)
  Diese Technologie dient zur Analyse multidimensionaler Daten, bei der die Benutzer*innen die Daten interaktiv durchstöbern und aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten können. Multidimensionale Daten sind Daten, die in mehr als zwei Dimensionen organisiert sind, z. B. in Form von Tabellen mit mehreren Spalten und Zeilen. Supermarkt-Beispiel: Die Absatzanalyse eines bestimmten Produkts nach Region, Zeit und Kundschaft.
• Integration mit anderen Tools und Systemen
• Predictive Analytics
  Predictive Analytics nutzt Daten und Algorithmen, um zukünftige Ereignisse oder Trends vorherzusagen.
• Mobilität
  Business Intelligence Tools sind oftmals für unterschiedliche Geräte (Handy oder Laptop) optimiert.

Vorteile von Business Intelligence Lösungen

Eine Business-Intelligence-Plattform hilft Unternehmen enorm bei der Erreichung der Geschäftsziele. Was genau sind die Vorteile einer solchen BI-Lösung?

Datenvisualisierungen

Die übersichtliche grafische Datenaufbereitung ermöglicht es Unternehmen schnell einen Überblick über die wichtigsten Erkenntnisse zu erhalten. BI-Systeme arbeiten in der Regel mit Formaten wie Charts, Diagrammen, Ampeln oder ähnlichen Grafiken, sodass komplexe Informationen einfach, anschaulich und übersichtlich visualisiert und zusammengefasst werden.

Entscheidungsfindung

Die Übersichtlichkeit der betrachteten Daten ermöglicht es den verschiedenen Teams, Führungskräften und Manager*innen schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus können durch das Filtern relevanter Daten fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden. In der Regel sind die BI-Tools so einfach zu bedienen, dass kein IT-Personal für die Auswertung nötig ist. Die aufbereiteten Grafiken sind auf dem Dashboard des Tools leicht zugänglich.

Zentrale Information

Alle relevanten Informationen werden zudem zentral an einem Ort gesammelt, sodass Entscheidungsträger einen umfassenden Überblick erhalten.

Automatisierung von Berichten

Routinetätigkeiten im Controlling werden zudem automatisiert, sodass mehr Zeit für Detailanalysen und strategische Planungen bleibt. Was früher manuell erstellt werden musste und viel Zeit in Anspruch genommen hat, geht durch BI-Tools nun automatisch:

Supermarkt XY hat ein BI-Tool eingeführt und kann nun Verkaufsberichte automatisch erstellen lassen. Das Dashboard führt Daten aus verschiedenen Quellen wie Point-of-Sale-Systemen und Online-Verkaufsplattformen zusammen. Es generiert tägliche oder wöchentliche Berichte über Verkaufszahlen, Umsatzentwicklung nach Produktkategorie und regionale Verkaufsleistungen.

Kostenreduktion

Die Automatisierung von Prozessen und Berichten ermöglicht es außerdem, in diesem Bereich Kosten zu sparen. Dies ist möglich, da weniger Personal in diesem Bereich benötigt wird oder das Personal stattdessen an anderen Stellen und Positionen eingesetzt werden kann.

Erkennen von Umsatz- und Gewinnchancen: Eine breitere Informationsbasis hilft, Marktchancen zu erkennen, Kund*innen gezielter zu betreuen und Risiken zu vermeiden.

Flexibilität

Die Systeme lassen sich an unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse anpassen.

Anbieter von BI-Lösungen

Abschließend wollen wir einen Blick auf die Anbieter von BI-Lösungen werfen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt. Welches Business Intelligence System für Sie die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe Ihres Unternehmens, der Branche oder den Ländern, in denen Sie tätig sind.

Vergleichs-Plattformen

Es ist darüber hinaus hilfreich, sich mithilfe eines Online-Vergleichs einen ersten Überblick über die verschiedenen Anbieter zu verschaffen. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, sollten verschiedene Modelle im Unternehmen getestet werden, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob das Produkt geeignet ist oder nicht.