Der bürokratische Papieraufwand in Behörden und Unternehmen kann erhebliche Ausmaße annehmen. Auf Basis unterschiedlicher Gesetze gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen für diverse Dokumente. Im Zusammenhang mit Entgeltunterlagen und ergänzenden Unterlagen soll nun die Digitalisierung in Deutschland vorangetrieben (elektronische Entgeltunterlagen) werden. Bestimmte Dokumente müssen daher verpflichtend elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Welche Unterlagen dies betrifft und welche Regelungen in diesem Zusammenhang gelten, erfahren Arbeitgebende im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, Entgeltunterlagen und ergänzende Dokumente korrekt zu führen und aufzubewahren, um Nachweise für Finanzamt, Sozialversicherungsträger und andere Behörden zu erbringen.
- Seit 2026 müssen bestimmte Entgeltunterlagen auch elektronisch geführt und digital bereitgestellt werden. Kleinere Unternehmen können auf Antrag eine Übergangsfrist bis Ende 2026 beantragen.
Gesetzliche Grundlage
- § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) verpflichtet Arbeitgebende, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen und auf Anforderung digital bereitzustellen.
Warum müssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung von Entgeltunterlagen und ergänzender Unterlagen ist in Deutschland eine zwingende gesetzliche Pflicht für Arbeitgebende.
Sie dient primär der Nachweisführung und der Einhaltung der Dokumentationspflicht gegenüber staatlichen Stellen. Diese Pflicht leitet sich maßgeblich aus folgenden Gesetzen ab:
- Steuerrecht: Das Einkommensteuergesetz (§ 41 Einkommenssteuergesetz, EStG) und die Abgabenordnung (§ 147 Abgabenordnung, AO) verpflichten zur Führung und Aufbewahrung von Lohnkonten und Belegen, um dem Finanzamt die korrekte Berechnung und Abführung der Lohnsteuer nachzuweisen (Frist: 6 Jahre).
- Handelsrecht: Das Handelsgesetzbuch (§ 257 Handelsgesetzbuch, HGB) fordert die Aufbewahrung aller Unterlagen, die als Buchungsbelege gelten (wie Gehaltslisten), um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einzuhalten (Frist: 6 Jahre).
- Sozialversicherungsrecht: Das Sozialgesetzbuch (SGB IV) erfordert zusätzlich Nachweise, um gegenüber den Sozialversicherungsträgern die korrekte Abführung der Beiträge zur Sozialversicherung zu belegen.
Weitere Informationen zur Aufbewahrung, beispielsweise von Personalakten, finden Sie unter anderem in unserem Artikel „Aufbewahrungsfristen für Personalakten“.
Tipp: Mit der digitalen Personalakte von Factorial können Sie ganz einfach alle relevanten Dokumente des jeweiligen Mitarbeitenden elektronisch ablegen und übersichtlich verwalten.
Entgeltunterlagen in elektronischer Form: Welche Entgeltunterlagen müssen digital geführt werden?
Pflicht elektronischer Entgeltunterlagen:
Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten, die bereits weiter oben beschrieben wurden, gelten zunehmend auch digitale Aufbewahrungs- und Führungsverpflichtungen für Entgeltunterlagen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 8 Abs. 2 BVV sowie § 9 BVV.
Demnach wird künftig die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) als digitales Verfahren der Sozialversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung) eingesetzt, um die korrekte Beitragsabführung schneller und einfacher zu überprüfen.
Um diese Prüfung zu ermöglichen, sind Arbeitgebende gemäß § 8 BVV verpflichtet, bestimmte Unterlagen elektronisch zu führen und auf Anforderung digital bereitzustellen.
Unterlagen in elektronischer Form: Diese Unterlagen müssen Sie digital vorlegen
- Bescheinigung über die Mitgliedschaft in der Krankenkasse
- Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob): Arbeitnehmende erklären hiermit, dass sie auf bestimmte Abgaben oder Leistungen verzichten (z. B. Sozialversicherungsbeiträge), weil sie nur geringfügig beschäftigt sind.
- Erklärung über eine geringfügige Beschäftigung als weitere Beschäftigung: Diese ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende zusätzlich zu einer Hauptbeschäftigung eine geringfügige Tätigkeit ausüben.
- Angaben zur Krankenversicherung bei geringfügig Beschäftigten: Arbeitgeber müssen wissen, ob geringfügig Beschäftigte gesetzlich oder privat krankenversichert sind, da hiervon die zu zahlenden Pauschalbeiträge abhängen.
- Arbeitszeitnachweise für alle Arbeitnehmende: Gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung müssen Vorgesetzte die korrekten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen.Genaue Informationen zu diesen Regelungen, den entsprechenden Gesetzen und Gerichtsurteilen sowie zum aktuellen Stand in diesem Zusammenhang finden Sie in unserem Artikel „Arbeitszeiterfassung – alles Wichtige auf einen Blick.“
- Nachweis der Elternschaft: Dieser Nachweis ist beispielsweise notwendig, um Zuschläge oder Beiträge zur Pflegeversicherung korrekt zu berechnen, die für Eltern gelten und sich von den Regelungen für Kinderlose unterscheiden.
- Außerdem sind die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel bei ausländischen Beschäftigten digital zu führen.
HINWEIS: Die Pflicht zur elektronischen Führung und Aufbewahrung der oben genannten Unterlagen gilt jedoch nicht nur für Arbeitgebende. Bereits die entsprechenden Stellen, die diese Dokumente ausstellen – z. B. Krankenkassen – sind verpflichtet, diese Unterlagen den Vorgesetzten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
Entgeltunterlagen digital führen: Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen?
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur digitalen Führung seit 2026. Allerdings kann dies insbesondere für kleinere Unternehmen zu Schwierigkeiten und einem erhöhten Aufwand führen. Daher hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung festgelegt.
Deutsche Rentenversicherung – Antrag auf Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen:
Unternehmen können gemäß § 8 Abs. 3 BVV auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) von der Pflicht befreit werden. Diese Befreiung ist bis Ende 2026 möglich. Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen tritt dann erst ab 2027 verbindlich in Kraft.
Elektronische Entgeltunterlagen: In welchem Format müssen die Entgeltunterlagen elektronisch gespeichert werden?
Laut den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 8 Abs. 2 BVV der Deutschen Rentenversicherung müssen elektronische Entgeltunterlagen in einem gängigen digitalen Format gespeichert werden. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF.
Was müssen Arbeitgebende noch im Zusammenhang mit der elektronischen Entgeltunterlagenführung und -aufbewahrung beachten?
Alle elektronisch geführten Entgeltunterlagen müssen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten.
Das bedeutet:
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Signatur, die gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur sind in der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelt.
Tipp: Mit Factorial nutzen Sie unbegrenzt qualifizierte e-Signaturen für die rechtssichere Signatur wichtiger Dokumente. Hier mehr dazu lesen!
Elektronische Entgeltunterlagen: Mit Factorial die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenführung meistern
Die Pflicht zur elektronischen Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Neben der korrekten Erfassung von Arbeitszeiten müssen auch Lohnabrechnungen, Überstundenregelungen und andere gesetzlich relevante Dokumente sicher und revisionsfest verwaltet werden.
Hier kann eine moderne HR-Software wie Factorial helfen:
- Digitale Erfassung der Arbeitszeiten direkt verknüpft mit der Lohnabrechnung
- Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z. B. Überstundenregelungen
- Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Zentrale Verwaltung der digitalen Personalakte, inklusive Entgeltunterlagen
- Integrationen für die sichere digitale Übermittlung an Behörden
Mit solchen Lösungen können Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand deutlich reduzieren, sondern gleichzeitig die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenführung und -aufbewahrung effizient erfüllen.
Und: HR-Software ist nicht nur für große Unternehmen relevant. Auch kleine und mittlere Unternehmen können von den kostengünstigen digitalen Lösungen erheblich profitieren. Und auch der aktuelle M&A-Branchenreport zeigt, dass die Ausgaben pro Kopf für HR-Software in Deutschland deutlich über dem europäischen Durchschnitt liegen – ein Indikator für die hohe strategische Bedeutung und den verstärkten Einsatz von HR-Technologien.
