Spätestens bis Ende 2026 müssen alle europäischen Mitgliedstaaten EU-Bürger*innen das EUDI-Wallet, das im Rahmen der EU-Digitalisierungsstrategie entwickelt wurde, bereitstellen. Die Einführung wird auch konkrete Auswirkungen auf Unternehmen haben – zum Beispiel bei digitalen Signaturen oder dem Onboarding. Welche Veränderungen das genau sind und was Unternehmen dabei beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Das EUDI-Wallet wird als EU-weites E-Wallet 2026 zur digitalen Identifizierung eingeführt und muss von allen Mitgliedstaaten kostenlos bereitgestellt werden.
- Unternehmen, die zur Akzeptanz verpflichtet sind, müssen ihre Systeme an die europäischen Standards anpassen und den Datenschutz im EUDI-Wallet-Prozess vollständig sicherstellen.
Gesetzliche Grundlage:
- Die gesetzliche Grundlage für die Einführung der EUDI-Wallet ist die eIDAS-Verordnung 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183).
Was ist das EUDI-Wallet und was ist ein E-Wallet?
Was ist ein E-Wallet?
Ein E-Wallet (kurz für Electronic Wallet, auf Deutsch „elektronische Geldbörse“) ist eine digitale Brieftasche in Form einer Softwarelösung.
Es wird hauptsächlich für digitale Finanztransaktionen genutzt. In einem E-Wallet können verschiedene Karten und Zahlungsmittel einer Person hinterlegt werden, die sowohl online als auch offline zum Bezahlen verwendet werden können.
Beispiele für E-Wallets: PayPal, Apple Pay, Google Wallet, etc.
Definition: Was ist das EUDI-Wallet?
Das EUDI-Wallet (auch als EU Wallet oder manchmal auch als EU E-Wallet bezeichnet) ist hingegen ein digitaler Speicherort für Identitätsdokumente.
EUDI steht für EU Digital Wallet, also die digitale Brieftasche in der EU.
Es handelt sich um ein zentrales Projekt der Europäischen Union, das im Rahmen der EU-Digitalisierungsstrategie entwickelt wird.
Wozu kann das EUDI-Wallet genutzt werden?
Mit dem EUDI-Wallet können Bürger*innen ihre offiziellen Ausweisdokumente, Zertifikate oder Berechtigungen digital speichern und nutzen, z. B.:
- Speicherung von Personalausweis oder Reisepass
- Speicherung von Führerschein
- Impf- oder Gesundheitszertifikate
- Digitale Berechtigungen für Behördengänge
- Einreichung von Steuererklärung
- Registrierung von SIM-Karten
- Elektronische Unterzeichnung von Verträgen
- Einschreibung an einer Hochschule
- Anmietung von Mietwagen am Flughafen
- Zahlungen digital freigeben
- Zentrale Verwaltung von Reisetickets wie Tickets oder Bordkarten
- Nachweis der Identität beim Online-Shopping
- Eröffnung eines Bankkontos
Das Ziel des EUDI-Wallets ist es, eine einheitliche, sichere und EU-weit anerkannte digitale Identität bereitzustellen, die künftig für Online- und Offline-Anwendungen genutzt werden kann.
Wichtig: Die Nutzung der EUDI-Wallet ist nicht verpflichtend. Zudem muss die Nutzung kostenlos sein.
E-Wallet 2026: Wann wird das EUDI-Wallet eingeführt?
Die gesetzliche Grundlage des EUDI‑Wallets bildet eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183). Die Verordnung schreibt vor, dass alle EU‑Mitgliedstaaten ihren Bürger*innen bis spätestens Ende 2026 das EUDI‑Wallet zur Verfügung stellen müssen.
Außerdem müssen die Mitgliedstaaten sicherstellen, dass alle Dienste, die mit dem EUDI‑Wallet genutzt werden, weiterhin auch offline von den Bürger*innen verwendet werden können.
Wie funktioniert das E-Wallet der EU?
Die Nutzung des EUDI‑Wallets erfolgt digital über eine App auf dem Smartphone. Die E-Wallet App wird auf das Gerät heruntergeladen und ist durch spezielle Zugriffsberechtigungen geschützt, sodass nur berechtigte Personen Zugang zu den gespeicherten Dokumenten haben und die Sicherheit der Dokumente sichergestellt ist.
Einmalig werden die jeweiligen Dokumente, wie zum Beispiel Personalausweis oder andere Dokumente zur Identifizierung, von einer staatlichen Stelle geprüft. Zudem erfolgt die Weitergabe der Daten in den gespeicherten Dokumenten immer nur mit Zustimmung der Inhaber*innen und jeweils im konkreten Einzelfall.
Für die Nutzung bestätigt man beispielsweise eine Anfrage in der App oder scannt einen QR-Code. Dabei gibt das Wallet nur die Informationen frei, die für den jeweiligen Vorgang wirklich erforderlich sind – zum Beispiel lediglich den Nachweis des Alters statt aller Daten aus dem Ausweis.
Unternehmen können diesen digitalen Identitätsnachweis nahtlos in bestehende HR-Prozesse integrieren – etwa mit einer HR-Software wie Factorial, die Onboarding, digitale Dokumentenprüfung und Vertragsmanagement direkt mit dem EUDI-Wallet verbindet.
Welche Auswirkungen hat das EUDI-Wallet auf Unternehmen?
Die Einführung des EUDI-Wallets wird erhebliche positive Auswirkungen auf Unternehmen haben, da es in Kombination mit einer entsprechenden HR-Software wie Factorial viele interne Prozesse vereinfacht, sicherer und effizienter gestaltet.
1. Onboarding und Recruiting
Das Wallet revolutioniert den Prozess des Onboardings neuer Mitarbeitender und das Recruiting:
- Digitale Identitätsprüfung: Die Identität neuer Mitarbeitender kann beim Onboarding ohne physische Dokumente verifiziert werden. Die offiziellen im EUDI-Wallet gespeicherten Informationen werden direkt sicher und datenschutzkonform an die HR-Software weitergeleitet.
- Vorteile für Remote Teams: Insbesondere für internationale Unternehmen oder Betriebe mit Remote-Teams macht dies das Arbeiten nicht nur effektiver, sondern auch sicherer, da die Echtheit der Dokumente EU-weit garantiert ist.
- Effizienz und Zeitersparnis: Der gesamte Onboarding-Prozess kann stark effizienter und papierlos gestaltet werden. Manuelle Verifizierungen entfallen weitgehend.
2. Compliance und Dokumentenmanagement
Das EUDI-Wallet vereinfacht die Verwaltung von Nachweisen und erhöht die Rechtssicherheit:
- Zentrale und sichere Datenquelle: Wichtige personenbezogene Daten können sicher und mit Zustimmung der Person abgefragt werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Führerscheine (relevant für Stellen, die einen solchen Nachweis erfordern).
- Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnisse.
- Qualifikationsnachweise und Zeugnisse.
- Aktualität und Compliance: Änderungen der Dokumente können automatisch oder mit geringem Aufwand über das Wallet aktualisiert werden, was die Sicherstellung der Compliance (Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) und die Minimierung von Betrugsfällen deutlich verbessert.
- Vertragsmanagement: Arbeitsverträge oder Dokumente zur digitalen Unterschrift können direkt über die HR-Software erstellt, rechtsgültig signiert und zentral in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.
3. Single Source of Truth und IT-Rollenmanagement
Die Kombination von digitaler Identität und HR-Software schafft eine zentrale, effiziente Lösung, die IT- und HR-Prozesse vereint:
- Single Source of Truth: Die HR-Software fungiert als die zentrale, einzige „Quelle der “ für alle Mitarbeiterdaten, da diese direkt und fehlerfrei vom EUDI-Wallet gespeist werden können.
- Automatisiertes Provisioning für IT: Durch das standardisierte Vertrauensniveau der Wallet-Identität profitiert die IT-Abteilung. Basierend auf den verifizierten digitalen Credentials (z. B. einer Job-Rolle) können Zugänge zu Software und Systemen automatisiert vergeben (Provisioning) werden. Dies reduziert manuellen IT- und HR-Aufwand erheblich.
4. Rechtssichere Vertragsabwicklung und Signaturen (Neu hinzugefügt)
Die Wallet enthält Mechanismen für qualifizierte elektronische Signaturen (QES).
- Digitale Rechtsgültigkeit: Die QES ist das digitale Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift. Sie ermöglicht die rechtsgültige digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und wichtigen DSGVO-Einwilligungen.
- Prozessbeschleunigung: Dies beseitigt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken und manuell zu unterschreiben, was den gesamten Vertragsmanagement-Prozess vollständig digitalisiert und beschleunigt.
Sind Unternehmen verpflichtet, das EUDI-Wallet zu nutzen?
Ja, aber die Pflicht gilt nicht für alle:
Das EUDI-Wallet muss gemäß eIDAS 2.0-Verordnung von bestimmten Stellen akzeptiert werden.
Stellen mit Akzeptanzpflicht:
- Alle öffentlichen Stellen (national, regional und lokal) in den EU-Mitgliedstaaten.
- Große private Plattformen, die von den Mitgliedstaaten als „sehr große Online-Plattformen“ eingestuft werden (gemäß DSA, Digital Service Act bzw. Gesetz über digitale Dienste).
- Private Anbieter von Diensten, für die gesetzlich eine starke Kundenauthentifizierung oder die Feststellung der Identität erforderlich ist, insbesondere in den Sektoren:
- Finanzdienstleistungen (z. B. Banken).
- Telekommunikation.
- Energie und Verkehr.
Alle anderen Unternehmen können die Wallet freiwillig nutzen, z. B. für das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Was bedeutet die EUDI-Wallet Pflicht für Unternehmen?
Unternehmen, die zur Akzeptanz der EUDI-Wallet verpflichtet sind, müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie die europäischen technischen Standards unterstützen. Konkret bedeutet das:
- Registrierung als „Vertrauende Partei“ (Relying Party): Unternehmen müssen sich offiziell registrieren, um digitale Nachweise aus der Wallet anfordern und verarbeiten zu dürfen.
- Integration der EU-Protokolle: Die harmonisierten Standards wie OpenID4VC sowie entsprechende APIs und SDKs müssen in bestehende Systeme (z. B. HR-Software, Kundenportale) eingebunden werden.
- Kryptografische Prüfung: Die Systeme benötigen eine Verifizierungslogik, um die digitalen Signaturen der übermittelten Nachweise zu prüfen und deren Echtheit sicherzustellen.
- Datensparsame Verarbeitung: Unternehmen dürfen nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten anfordern (selektive Offenlegung). Die erhaltenen Daten müssen nahtlos in interne Prozesse – etwa HR-Onboarding oder KYC-Prüfungen – integriert werden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur EUDI-Wallet
Was ist das EUDI-Wallet?
Das EUDI-Wallet ist eine digitale „Briefstasche“ für digitale Identitäten, die im Rahmen der großen EU-Digitalisierungsstrategie von den Mitgliedstaaten bis Ende 2026 umgesetzt werden soll. Es wird den Bürger*innen in Form einer App kostenlos zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass EU-Bürger*innen alle Services des EUDI-Wallets weiterhin auch offline nutzen können. Mit dem EUDI-Wallet können Nutzer*innen ihre digitalen Identitäten verwalten, sich online sicher ausweisen, Dokumente digital unterschreiben und auf verschiedene öffentliche sowie private Dienstleistungen innerhalb der EU zugreifen.
Wie funktioniert das EUDI-Wallet?
Das EUDI-Wallet wird in Form einer App auf das Smartphone geladen. In dieser können Menschen in der EU ihre digitale Identität speichern und die dazugehörigen Nachweise, Dokumente, aber auch Bankkarten oder andere digitale Dokumente.
Die Wallet-App prüft jede Ausgabe und jede Nutzung von Nachweisen kryptografisch, sodass nur die Person selbst die Kontrolle über ihre Daten behält.
Für die Verwendung scannt man zum Beispiel einen QR-Code oder bestätigt eine Anfrage in der App. Dabei werden nur die Informationen geteilt, die für den jeweiligen Zweck unbedingt nötig sind – etwa nur das Alter anstelle des vollständigen Ausweises.
Was ist der Unterschied zwischen einem E-Wallet und dem EUDI-Wallet?
Ein E-Wallet, wie PayPal, Google Wallet oder Apple Pay, wird hauptsächlich für digitale Zahlungen und das Speichern von Zahlungsmitteln genutzt. Das EUDI-Wallet hingegen dient der digitalen Identität. Es ermöglicht Bürger*innen der EU, offizielle Ausweise, Zertifikate und Berechtigungen sicher digital zu speichern und bei Bedarf zu verwenden – z. B. für digitale Signaturen, Onboarding oder Behördengänge. Unternehmen können diese Identitätsnachweise in ihre HR- und Compliance-Prozesse integrieren, z. B. über Softwarelösungen wie Factorial.
Ist das EUDI- Wallet kostenlos?
Ja, die EU hat beschlossen, dass die Mitgliedstaaten das EUDI-Wallet den Menschen in der EU kostenlos anbieten müssen. Für die Nutzung des Wallets sollen keine Gebühren anfallen, damit alle Menschen gleichermaßen Zugang zu den digitalen Identitätsdiensten erhalten.
Müssen Unternehmen das EUDI-Wallet unterstützen?
Ja, bestimmte Unternehmen müssen das EUDI-Wallet unterstützen. Die eIDAS-2.0-Verordnung verpflichtet sogenannte „wesentliche“ und „große“ Online-Dienste – etwa Plattformen für Bankdienstleistungen, Telekommunikation, Energie, Verkehr oder soziale Medien – dazu, das EUDI-Wallet als sicheren digitalen Identitätsnachweis zu akzeptieren. Andere Unternehmen sind nicht verpflichtet, können das Wallet aber freiwillig integrieren, um je nach Art ihres Dienstes Identität, Alter oder Berechtigungen der Menschen sicher prüfen zu können.
