Mit Hilfe von Excel-Vorlagen können wichtige Informationen im HR-Bereich gesammelt werden. Große Datenmengen können verarbeitet und Schlüsselprozesse so besser organisiert und analysiert werden.
In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Excel Vorlagen vor und erklären Ihnen, wie Sie diese erstellen können.
- Vorlage: Reisekostenabrechnung
- Excel Vorlage: Kostenloser Personalkosten Rechner
- Vorlage: Fluktuationsrate berechnen
- Personalverwaltung: Vorlage zur Zeiterfassung
- Excel Vorlage Kalender: Urlaubsplaner
- Excel Vorlagen zum Downloaden interessieren Sie nicht?
Vorlage: Reisekostenabrechnung
Unabhängig von seiner Größe wird jedes Unternehmen monatlich mit einer Reihe von Ausgaben konfrontiert.
Durch eine Kostenkontrolle kann festgestellt werden, wo Anpassungen vorgenommen werden müssen, um Geldabflüsse zu reduzieren und das Budget des Unternehmens zu verbessern.
Welche Vorteile bietet eine Vorlage?
Eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung ist eine gute Möglichkeit, den Überblick über die Ausgaben während Geschäftsreisen zu behalten.
Theoretisch können Mitarbeiter*innen ihre Reisekosten handschriftlich auf einem Blatt Papier notieren. Eine Unterschrift oder ein offizielles Formular sind nicht notwendig. Ein Formular dient lediglich der Fehlervermeidung in der Buchhaltung.
Die korrekte Abrechnung der Reisekosten dagegen ist gesetzlich geregelt. Das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts” beinhaltet die rechtlichen Anforderungen.
Nach § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) können Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstatten. Reisekosten, die über die Grenzen dieser Regelung hinausgehen, können Arbeitgeber nach § 9 EstG als Werbungskosten absetzen.
Wie erstellen Sie eine Vorlage?
Sie möchten Ihre eigene kostenlose Excel-Vorlage erstellen und eine Übersicht über die Ausgaben erhalten?
Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Zuerst sollten Sie Excel öffnen und dort einen Reiter mit dem Namen „Spesen Kontrolle“ erstellen.
- Um die Excel-Formeln zu nutzen, unterteilen Sie die Kästchen nach Monaten. Verwenden Sie dafür 12 Spalten.
- Sie sollten auch eine Liste der Ausgaben erstellen. Wir empfehlen Ihnen, mehrere Kategorien zu erstellen, z. B. für Transport, Mahlzeiten, Kommunikation usw.
- Sobald Ihre Vorlage erstellt ist, müssen Sie diese nur noch vervollständigen. Achten Sie darauf, auch kleine Ausgaben mit einzubeziehen.
- Zum Abschluss müssen Sie die entsprechende Summe bilden =SUMME(). Innerhalb der Klammern müssen Sie das Intervall der hinzuzufügenden Zeilen und Spalten platzieren.
Indem Sie diese Excel-Vorlage jeden Monat ausfüllen, können Sie die Ausgaben des Bereichs detailliert auflisten und Verbesserungsmöglichkeiten analysieren.
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Excel Vorlage: Kostenloser Personalkosten Rechner
Löhne und Gehälter, Boni, geldwerte Vorteile – die Liste an Personalkosten ist lang. Damit sich bei der Personalkostenplanung keine Fehler einschleichen, sollten Sie genau verstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie sie korrekt berechnen.
Der größte Teil dieser Kosten macht das Entgelt, also Lohn und Gehalt aus. Zusätzlich dazu kommen auf den Arbeitgeber einige Personalnebenkosten zu.
Welche Vorteile bieten Tabellen & Vorlagen in Excel?
Unternehmer wollen wissen: Wie hoch sind meine Kosten pro Mitarbeiter*in? Dieses Wissen ist wichtig, um die Profitabilität und somit den Unternehmenserfolg im Auge zu behalten.
Die Formel ist eigentlich ganz simpel:
Personalkosten = direkte Personalkosten + indirekte Personalkosten + sonstige Personalkosten
Sie wissen jetzt, wie Sie die Kosten für einzelne Mitarbeiter*innen berechnen. Sie möchten wissen, wie hoch die durchschnittlichen Personalkosten pro Monat sind? Nehmen Sie dazu die jährlichen Gesamtkosten aller Mitarbeiter*innen zusammen und teilen Sie diesen Wert durch 12 Monate. Das Ergebnis geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten sind Ihre durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Mitarbeiter*in.
Wie funktioniert es?
Mit unserem Personalkosten Rechner können Sie die anfallenden Kosten pro Mitarbeiter*in ganz einfach ermitteln. Wählen Sie in unserer Excel-Vorlage aus, ob Sie die Kosten monatlich oder jährlich berechnen wollen, und geben Sie die entsprechenden Werte in die Vorlage ein.
Unser Excel-Tool spuckt Ihnen dann die Gesamtkosten aus – gesetzliche Sozialabgaben inklusive.
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Vorlage: Fluktuationsrate berechnen
Mitarbeiter kommen und gehen. Damit Personaler den Überblick darüber behalten, wie lange Mitarbeiter im Durchschnitt im Unternehmen bleiben, gibt es die Fluktuationsrate. Sie gehört zu den wichtigsten Kennzahlen des Personalcontrollings und gibt die Dynamik in der Personalbewegung an.
Vorteile einer Vorlage zur Berechnung
Die Höhe der Fluktuationsrate liefert wichtige Erkenntnisse über die Mitarbeiterfluktuation innerhalb eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Vergleicht man zwei oder mehr Unternehmen einer Branche, gibt sie Aufschluss darüber, ob sich die Personalbewegung im Normbereich befindet.
Ist die Fluktuationsrate hoch (verglichen mit anderen Betrieben derselben Branche), bedeutet dies, dass relativ viele eingestellte Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlassen.
Bei einer vergleichsweise niedrigen Fluktuationsrate, ist die Mitarbeiterbindung weitgehend stabil. Mitarbeiter bleiben länger im Unternehmen. Dies kann verschiedene interne oder externe Ursachen haben. Deshalb sollten Unternehmen auch bei einer niedrigen Fluktuationsrate achtsam bleiben und Entwicklungen im Auge behalten.
So funktioniert unsere Vorlage
Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie ganz einfach die Fluktuationsrate berechnen. Wir stellen Ihnen die meist verwendeten Formeln zur Verfügung. Sie geben dazu die entsprechenden Werte in die Vorlage ein.
Laden Sie sich die Excel Tabelle herunter und berechnen Sie die Fluktuationsrate schnell und einfach.
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Personalverwaltung: Vorlage zur Zeiterfassung
Die Zeiterfassung stellt eine weitere Kernaufgabe der Personalverwaltung dar und ist gesetzlich vorgeschrieben. Daher besteht eine größere Nachfrage nach Zeiterfassungssystemen, die den Arbeitsbedingungen gerecht werden und dabei viele Möglichkeiten der Zeiterfassung anbieten.
Warum lohnt sich die Excel Vorlage zur Zeiterfassung?
Früher wurden der Beginn und das Ende aller Arbeitszeiten manuell mit Stift und Papier notiert. Die Aufgabe der Personalverantwortlichen bestand dann darin, diese Tabelle zu überprüfen.
Glücklicherweise gibt es heute Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung. Mit dem lückenlosen Erfassen der Arbeitszeiten kommen Sie dann auch Ihrer Darlegungs- und Beweislast nach.
Sollte ein Mitarbeiter aufgrund zusätzlicher geleisteter Arbeitsstunden einen Anspruch auf mehr Lohn gültig machen wollen, liegen Ihnen die erfassten Arbeitszeiten als Beweis im Streitfall vor.
So erstellen Sie die Excel Zeiterfassung
Microsoft Excel ist ein Programm, mit dem Sie einen Stundenzettel für Ihre Mitarbeiter erstellen können. Zu Beginn müssen Sie die Microsoft Office Software auf Ihrem Computer installieren.
Beachten Sie, dass dies ein kostenpflichtiges Programm ist, das nur für eine begrenzte Zeit verwendet werden kann, es sei denn, Ihr Unternehmen kauft die entsprechende Lizenz. Wenn Sie keinen Zugriff auf Microsoft 365 haben, können Sie ein alternatives Programm wie Google Sheets verwenden.
Gehen Sie dann folgendermaßen vor:
- Erstellen Sie eine neue Excel-Datei und geben Sie ihr einen zutreffenden Namen, damit sie leicht gefunden und erkannt werden kann.
- Geben Sie relevante Informationen wie den Namen des Mitarbeiters, die Personalnummer, den Zeitraum, die Abteilung und den Namen des Vorgesetzten ein.
- Erstellen Sie anschließend eine Tabelle mit fünf Spalten unter den Informationen, die Sie über den Mitarbeiter eingegeben haben. Sie sollten jeweils eine Spalte für das Datum, die Start- sowie Endzeit, die Dauer der Pause und zu guter Letzt die Gesamtarbeitszeit verwenden.
- Zuletzt können Sie eine Formel einfügen, die die Anzahl der Stunden zählt, die in die Tabelle eingegeben werden. So vermeiden Sie Rechenfehler und ersparen sich manuelle Arbeit.
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Excel Vorlage Kalender: Urlaubsplaner
Eine weitere Hauptaufgabe der Personalabteilung ist die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung der Mitarbeiter.
Vorteile der Vorlage
Die Urlaubsplaner- Vorlage stellt ein unverzichtbares Element im HR- Bereich dar. Es handelt sich im Grunde ein Dokument, das verwendet wird, um eine bessere Übersicht über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter im Unternehmen zu erhalten.
Zudem bietet es die folgenden Vorteile:
- Keine zusätzliche Investition nötig: Excel ist ein Programm, das die meisten Unternehmen bereits nutzen. Es ist also nicht nötig, extra ein neues Tool einzuführen. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass Sie sich die Einarbeitung in ein neues Programm sparen können.
- Geringer Papierverbrauch: Eine Excel-Liste erlaubt die digitale Erfassung der Daten. Traditionelle Urlaubsanträge in Papierform entfallen dementsprechend.
Wie funktioniert es?
Unter den vielen Excel-Vorlagen für die Personalabteilung, die Sie erstellen können, ist die für die Urlaubsverwaltung wahrscheinlich eine der am komplexesten zu erstellenden. Es ist ein Dokument, in dem Sie alle Informationen ablegen müssen, die Ihnen die Mitarbeiter in Bezug auf die Tage gegeben haben, an denen sie abwesend sein werden.
Wenn Sie trotzdem erfahren möchten, wie Sie die Vorlage erstellen, gehen Sie folgenderweise vor:
- Erstellen Sie in Excel ein neues Dokument mit dem Namen Urlaubsplaner.
- Als nächstes müssen Sie 4 Spalten auf der linken Seite des Bildschirms einfrieren.
- Verbinden Sie dann die Zellen in der ersten Zeile. Hier tragen Sie das aktuelle Jahr ein.
- Teilen Sie in der zweiten Reihe die Gesamttage für jeden Monat durch 28, 30, 31 usw.
- Gehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms zu dem Abschnitt, den Sie zuerst angeheftet haben, und fügen Sie die folgenden Informationen hinzu: Mitarbeitername, Gesamtzahl der verfügbaren Urlaubstage und verbleibende Tage.
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