Frist für’s Arbeitszeugnis: bis wann Arbeitnehmende Anspruch haben

Für Arbeitnehmende hat das Arbeitszeugnis mit Hinblick auf den weiteren Karriereweg eine gewichtige Bedeutung: Einerseits dient es praktisch als Nachweis über die stattgefundene Beschäftigung im Unternehmen, andererseits auch als eine de facto Leistungsbewertung durch den Arbeitgebenden – weshalb sehr gute Arbeitszeugnisse zugleich förderlich bei zukünftigen Bewerbungen sein können. Doch nicht nur der Inhalt ist entscheidend, auch die Frist für das Arbeitszeugnis spielt eine wichtige Rolle, da der Anspruch darauf nicht unbegrenzt besteht.

Unabhängig davon, in welcher Form oder aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis beendet wurde, sind Arbeitgebende zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses an ihre ehemaligen Mitarbeitenden verpflichtet. Hier greifen nun aber Unterschiede, die sowohl die Fristen als auch die Wahl des jeweiligen Arbeitszeugnisses betreffen.

Key Facts

1. Arbeitnehmende haben ein gesetzliches Recht auf ein Arbeitszeugnis, jedoch nicht auf beide Varianten (einfaches und qualifiziertes Zeugnis) gleichzeitig. Während das einfache Arbeitszeugnis lediglich die Beschäftigung bestätigt, enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis zusätzlich eine Bewertung der Leistung und des Verhaltens.
2. Die Frist für das Arbeitszeugnis beginnt mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Besteht das Arbeitsverhältnis weiterhin, existiert ebenfalls ein Anspruch auf Zwischenzeugnisse. 
3. Der Anspruch kann sowohl verwirken (bereits nach etwa zwölf Monaten) als auch verjähren (nach drei Jahren).

• Das Arbeitszeugnis in der Praxis: gesetzliche Grundlagen und Unterscheidungen
• Frist Arbeitszeugnis: Bis wann ausstellen?
• Zur Verjährung: Welche Frist gilt da für das Arbeitszeugnis?
• Besonderheit Zwischenzeugnis: Was ist hierbei zu beachten?
• Neue Gesetzesänderung für Arbeitszeugnisse zum 1. Januar 2025

Das Arbeitszeugnis in der Praxis: gesetzliche Grundlagen und Unterscheidungen

Geregelt wird der Anspruch auf das Arbeitszeugnis für Arbeitnehmende im § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Für im Dienst befindliche Fachkräfte greift indes der § 630 „Pflicht zur Zeugniserteilung“ des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Hierbei ist zwischen zwei Arten von Arbeitszeugnissen zu differenzieren:

1. Das einfache Arbeitszeugnis umfasst persönliche Angaben, solche zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und der Art der Tätigkeit. Es enthält ganz explizit keine Leistungsbewertung.
2. Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält alle zuvor genannten Angaben und zusätzlich eine Bewertung über die Leistung sowie über das Verhalten von Arbeitnehmenden über die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.

Während die Arbeitszeugnis-Pflicht immer greift, haben Arbeitnehmende keinen Anspruch beide Hauptarten der Arbeitszeugnisse ausgestellt zu bekommen. Deren Recht beschränkt sich stattdessen darauf, eine der beiden Arten zu wählen.

Die meisten Arbeitnehmenden präferieren aus offensichtlichem Grund das qualifizierte Arbeitszeugnis, da es auch unter künftigen Arbeitgebenden einen höheren Stellenwert genießt. Das einfache Arbeitszeugnis könnte eine Alternative sein, wenn Arbeitnehmende befürchten, dass die Leistungs- und Verhaltensbewertung im qualifizierten Arbeitszeugnis nicht zu ihren Gunsten ausfallen würde.

Frist Arbeitszeugnis: Bis wann ausstellen?

Der Anspruch auf das Arbeitszeugnis beginnt mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Arbeitszeugnis-Frist nach Kündigung ist also identisch mit der des regulären Ausscheidens aus dem Unternehmen. Warum und in welcher Form das Arbeitsverhältnis beendet wurde, spielt hinsichtlich der Frist keinerlei Rolle. Immer empfehlenswert ist aus Sicht von Arbeitnehmenden aber, dass sie das Arbeitszeugnis mit einer ausreichend langen Bearbeitungsfrist (beispielsweise zwei Wochen) zur Ausstellung schriftlich einfordern.

Unterscheidet sich für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis die Frist für den Arbeitgebenden?

Nein, die Frist gilt immer, unabhängig davon, ob ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis gefordert wird. Das Gros der Arbeitnehmenden wird ihr Arbeitszeugnis wahrscheinlich unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfordern. Dadurch entsteht für diese kein Nachteil, zudem erhalten Arbeitgebende und Personaler*innen so ausreichend Zeit zur Anfertigung.

Wann muss das Arbeitszeugnis spätestens vorliegen?

Arbeitgebende müssen das eingeforderte Arbeitszeugnis nicht unmittelbar oder innerhalb weniger Tage bereitstellen. Gemeinhin gilt eine verträgliche Frist von etwa zwei Wochen als angemessen. Sofern die Anfertigung unverhältnismäßig lange aufgeschoben wird, können Arbeitnehmende zunächst eine schriftliche Mahnung an den Arbeitgebenden richten.

Fand innerhalb des genannten Zeitraums dann immer noch keine Ausstellung statt, könnten Arbeitnehmende zudem potenziell auf Schadensersatz klagen – beispielsweise dann, wenn ihnen im weiteren Bewerbungsprozess Nachteile entstanden sind, da das Arbeitszeugnis vom vorherigen Arbeitgebenden nach wie vor fehlt und eine erteilte Jobabsage damit begründet wurde.

Allgemein greifen zudem typische Vorgaben, unabhängig der Frist, für das Arbeitszeugnis:

• es muss klar und verständlich formuliert sein
• das Zeugnis ist wohlwollend und wahrheitsgemäß, wohlwollend ist aber nicht gleichbedeutend mit „gut“ oder „auszeichnet“
• Arbeitgebende können die Formulierungshoheit auf Arbeitnehmende übertragen, sie sind aber nicht verpflichtet, deren Entwurf ohne Veränderungen zu übernehmen

Zur Verjährung: Welche Frist gilt da für das Arbeitszeugnis?

Obgleich Arbeitnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf ihr Arbeitszeugnis haben, kann dieser verjähren. Das regelt wiederum der § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Die Verjährung orientiert sich immer an Kalenderjahren, die Frist selbst beginnt mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Die Verjährungsfrist erlischt aber, sofern Arbeitnehmende ihr Arbeitszeugnis fristgerecht innerhalb von drei Jahren beantragten – auch wenn die Ausstellung erst später erfolgt.

Trotzdem gilt es hier noch eine weitere Unterscheidung zu berücksichtigen: In der Praxis verwirkt der Anspruch typischerweise schon weitaus früher, gemeinhin nach etwa sechs bis zwölf Monaten. Das ist im § 242 BGB festgelegt und fußt auf praxisnahen Urteilen. Die Begründung ist relativ einfach: Insbesondere bei einer Forderung nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist dem Arbeitgebenden nach einer derart langen Zeitspanne mitunter nicht mehr zuzumuten, eine verlässliche Bewertung in Form des Arbeitszeugnisses vorzunehmen.

Besonderheit Zwischenzeugnis: Was ist hierbei zu beachten?

Eine Unterform des klassischen Arbeitszeugnisses ist das Zwischenzeugnis, das Arbeitnehmende auch dann beantragen können, sofern das Beschäftigungsverhältnis noch existiert. Mögliche Situationen hierfür wären beispielsweise:

•  der direkte Vorgesetzte wechselt
•  Arbeitnehmende möchten sich auf eine andere interne Stelle im Unternehmen bewerben
•  es fand eine Versetzung in eine andere Abteilung mit anderen Aufgabengebieten statt

Für das Zwischenzeugnis gibt es keine festgelegten Fristen, da Arbeitnehmende zu diesem Zeitpunkt aber weiterhin im Unternehmen tätig sind, ist aus beidseitigem Interesse eine zügige Ausstellung empfehlenswert. Hinsichtlich des Inhalts und Umfangs gibt es keine Unterschiede gegenüber dem qualifizierten Arbeitszeugnis – das Zwischenzeugnis sollte also ebenso detailliert ausfallen.

Neue Gesetzesänderung für Arbeitszeugnisse zum 1. Januar 2025

Für Personaler*innen und Unternehmen gab es zum Jahreswechsel eine wichtige Änderung: Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist es fortan möglich, ein Arbeitszeugnis vollständig digital auszustellen. Das aber nur dann, wenn Arbeitnehmende dem vorab ausdrücklich zustimmten. Sofern eine digitale Ausstellung erfolgt, ist das Arbeitszeugnis nach § 126a Abs. 1 BGB mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterzeichnen. 

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