In diesem Artikel geht es um das Zwischenzeugnis. Dieses belegt die Erfolge und Leistungen einer beschäftigten Person und kann unter anderem für weitere Bewerbungen genutzt werden.
Allerdings gelten andere Regelungen als bei einem normalen Arbeitszeugnis. Wir erklären Ihnen in unserem Artikel, was ein Zwischenzeugnis ist, wie es aufgebaut ist und wer wann einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat.
- Was ist ein Zwischenzeugnis?
- Wann kann ein Zwischenzeugnis beantragt werden?
- Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis?
- Zwischenzeugnis: Aufbau + Inhalt
- Geheimcode im Zwischenzeugnis: Was die Formulierungen wirklich bedeuten
- Zwischenzeugnis Alternativen
- Was, wenn Arbeitnehmer*innen mit dem Zwischenzeugnis unzufrieden sind?
Was ist ein Zwischenzeugnis?
Laut dem Duden ist ein Zwischenzeugnis ein „Zeugnis, das ein/e Arbeitnehmer*in vom Arbeitgeber verlangen kann, wenn er oder sie über die Beurteilung seiner/ihrer Arbeit Kenntnis erlangen möchte.”
In diesem Zeugnis sind Erfolge, Leistungen und weitere Punkte wie beispielsweise das Sozialverhalten des Beschäftigten aufgeführt. Der Arbeitgeber ist dabei verpflichtet, den oder die Arbeitnehmer*in nach dem Richterrecht wohlwollend zu bewerten.
Gemäß § 109 GewO muss das Zeugnis schriftlich erfolgen und klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den oder die Arbeitnehmer*in zu treffen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Zwischenzeugnis und einem Arbeitszeugnis?
Der Inhalt ist bei beiden Zeugnistypen identisch. Allerdings variieren die Zeitpunkte, an denen die Zeugnisse ausgestellt werden. Ein Abschlusszeugnis wird geschrieben, wenn ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt.
Ein Zwischenzeugnis hingegen bewertet die Leistungen bis zum aktuellen Zeitpunkt, ohne dass das Arbeitsverhältnis beendet wird. Normalerweise wird dieses direkt vom Vorgesetzten oder von der Personalverwaltung erstellt.
Wichtig: Ein klassisches Arbeitszeugnis wird immer am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Ein Zwischenzeugnis dagegen wird vom Arbeitgeber grundsätzlich nur auf Nachfrage des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin erstellt.
Wann kann ein Zwischenzeugnis beantragt werden?
Ein Zwischenzeugnis zu beantragen ist nicht ganz so einfach, wie es scheint. Denn oftmals können dadurch Missverständnisse entstehen.
Tipp: Bitten Sie Ihre Arbeitnehmer*innen um Ehrlichkeit und fragen Sie Ihre Arbeitnehmer*innen nach triftigen Gründen. Dadurch können Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden.
Wann können Arbeitnehmer*innen nun also ein Zwischenzeugnis anfordern? Als Arbeitgeber sind Sie nicht verpflichtet, Ihren Arbeitnehmer*innen ein Zwischenzeugnis auszustellen, sofern dies nicht begründet ist. In der Gesetzgebung ist festgehalten, dass für einen Zwischenzeugnis Anspruch ein „triftiger Grund“ vorliegen muss.
Triftige Gründe sind beispielsweise:
- Ein Vorgesetztenwechsel oder ein Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb des Unternehmens
- Eine langjährige Unternehmenszugehörigkeit, ohne Erhalt einer Beurteilung
- Eine Betriebsübernahme
- Geplanter Stellenabbau
- Bevorstehen einer längeren Abwesenheit (z. B. Elternzeit)
- Anstreben einer Fort- / Weiterbildung, wofür ein Zwischenzeugnis vorausgesetzt wird
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch einen Aufhebungsvertrag
- Verkürzung einer Berufsausbildung
- Umstrukturierungen innerhalb des Unternehmens
- Umwandlung der Rechtsform des Unternehmens
- Ende der Probezeit
Wichtig: Ein ausgestelltes Zwischenzeugnis hat für den Arbeitgeber eine bindende Funktion. Das bedeutet, dass bei der Erstellung des Abschlusszeugnisses nicht so einfach von der im Zwischenzeugnis formulierten Beurteilung und Bewertung abgewichen werden kann.
Andersrum gilt die Regelung genauso. Denn hat der Beschäftigte einmal eine bestimmte Bewertung in einem Zwischenzeugnis akzeptiert, kann er im Endzeugnis nicht auf eine gänzlich andere, meist bessere Formulierung drängen.
Falls der oder die Arbeitnehmer*in eine bessere Bewertung anstrebt, muss er oder sie überzeugend darlegen, bei welchen Punkten und auf welche Weise sich die Leistungen verbessert haben.
Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis?
Bei den Zwischenzeugnissen gibt es eine Unterscheidung zwischen einem
- einfachen und einem
- qualifizierten Zwischenzeugnis.
Das einfache Zwischenzeugnis enthält nur grundlegende Informationen (zum Beispiel persönliche Daten, Berufstitel und Beschäftigungszeitraum) ohne eine Beurteilung einer Leistung. Ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ist detaillierter.
Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält auch Informationen
- zur Arbeitsleistung,
- zur persönlichen Entwicklung und
- zum sozialen Verhalten.
Das qualifizierte Zeugnis hat deshalb eine viel höhere Aussagekraft.
Zwischenzeugnis: Aufbau + Inhalt
Das Zwischenzeugnis sollte bestimmte Dinge beinhalten und folgenden Aufbau befolgen:
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Überschrift
“Zwischenzeugnis”
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Einleitung und persönliche Daten des Beschäftigten
Die Einleitung enthält den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum und die Positionsbezeichnung der beschäftigten Person.
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Unternehmensbeschreibung und Stellenbezeichnung mit Tätigkeiten
Stellen Sie das Unternehmen kurz dar, indem Sie auf folgende Punkte eingehen: Namen des Unternehmens, die Branche und das primäre Tätigkeitsfeld. Zusätzlich können Punkte wie die Größe des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Rechtsform und der Standort aufgeführt sein. Benennen Sie im Anschluss den Stellentitel und beschreiben Sie den Aufgabenbereich des Mitarbeitenden.
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Tätigkeitsbeschreibung
Im Abschnitt der Tätigkeitsbeschreibung werden alle Tätigkeiten angegeben, die der Beschäftigte ausführt. Dazu gehören auch Aufgaben, die von großer Relevanz sind, aber nicht regelmäßig ausgeführt werden. Das können beispielsweise besondere Projekte sein. Die Tätigkeiten werden im Idealfall nach Relevanz sortiert.
Sie haben die Wahl, Tätigkeiten als Fließtext oder in Form von Stichpunkten aufzuführen. Der Fließtext ermöglicht es Ihnen, genauere Angaben zu machen. Stichpunkte hingegen ermöglichen eine übersichtlichere Darstellung. Die meisten Unternehmen wählen die Variante mit Stichpunkten.
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Leistungsbeurteilung und Sozialverhalten
Beschreiben Sie die fachliche Leistung (Arbeitsmotivation, Einsatzbereitschaft, Erfolge, etc.) sowie das Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden.
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Ausstellungsgrund
Hier wird begründet, weshalb das Zwischenzeugnis angefordert wurde. Dieser Punkt ist jedoch optional. Idealerweise ist die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses betriebsbedingt.
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Schlussformel
Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit und äußern Sie den Wunsch, dass diese fortgesetzt wird.
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Ort, Datum + Unterschrift
Drucken Sie das Dokument auf Firmenpapier aus und versehen Sie es mit einem Firmenstempel und einer Unterschrift.
Geheimcode im Zwischenzeugnis: Was die Formulierungen wirklich bedeuten
Wie Sie bereits wissen, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Zeugnis stets wohlwollend zu formulieren. Trotzdem hat sich mit der Zeit eine Art Geheimcode gebildet. Mit diesem können Arbeitgeber Arbeitnehmer*innen vergleichen und bewerten. Laut Gesetzgebung darf es einen solchen Geheimcode nicht geben, da ein Code in Arbeitszeugnissen verboten ist (§ 109 GewO, novelliert 2002).
In der Praxis hat sich im Laufe der Zeit jedoch etwas anderes entwickelt. Denn dass die Zwischenzeugnis Schlussformel „Wir wünschen ihm alles Gute und viel Erfolg“ eine mittelmäßige Bewertung darstellt, ist nicht sofort ersichtlich. Es existiert also ein Widerspruch zwischen den gesetzlichen Vorgaben und der gängigen Praxis.
Wir haben Ihnen im Folgenden alle gängigen “Geheimcodes” zusammengefasst:
Formulierungen zum Verhalten
| Er oder sie verfügt über Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen. | Die Person ist arrogant und eingebildet. |
| Er oder sie war bei Kunden schnell beliebt. | Die Person kann nicht gut verhandeln. |
| Er oder sie bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden. | Die Person war nicht sehr talentiert. |
| Mit Kollegen hat er/sie sich aktiv auseinandergesetzt. | Es kam zu Handgreiflichkeiten. |
| Er oder sie zeigte ein gutes Einfühlungsvermögen in die Belange der Belegschaft. | Die Person flirtete sehr viel. |
| Seine oder ihre Geselligkeit trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei. | Der oder die Mitarbeiter*in hatte ein Alkoholproblem und während der Arbeitszeit Alkohol getrunken. |
| Die Person machte sich mit großem Elan an die ihr übertragenen Aufgaben. | Sehr chaotische Vorgehensweise. |
| Er oder sie war tüchtig und in der Lage, seine Meinung zu vertreten. | Er oder sie kann keine Kritik vertragen. |
| Sie oder er zeigte eine erfrischende Art im Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten. | Sie oder er verhält sich unhöflich und hat keine Manieren. |
| Er oder sie war ein umgänglicher und kontaktbereiter Kollege. | Er oder sie war nicht beliebt bei den anderen Arbeitnehmer*innen. |
Formulierungen zur Arbeitsweise
| Durch ihre/seine Pünktlichkeit war sie/er ein gutes Beispiel. | Pünktlichkeit war aber leider das einzige gute Beispiel. |
| Sie oder er verstand es, alle Aufgaben erfolgreich zu delegieren. | Sie oder er ist faul und gibt die Arbeit gekonnt auf Kollegen ab. |
| Er oder sie zeigte für seine/ihre Arbeit Verständnis und Interesse. | Er oder sie hat nicht viel gearbeitet und keine Ergebnisse geliefert. |
| Sie oder er verstand es, alle Aufgaben erfolgreich zu delegieren. | Sie oder er ist faul und gibt die Arbeit gekonnt auf Kollegen ab. |
| Die Person handelte durchdacht, sorgfältig und gewissenhaft. | Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit werden synonym verwendet, so dass diese Eigenschaft des Mitarbeitenden als unbefriedigend bewertet wurde. |
| Er oder sie zeigte für seine/ihre Arbeit Verständnis und Interesse. | Er/sie hat jedoch nicht viel gearbeitet. |
| Die Person nutzte jede sich bietende Gelegenheit, um sich in externen Weiterbildungsveranstaltungen fortzubilden. | Der oder die Mitarbeiter*in versuchte anfallende Arbeit zu entgehen. |
Formulierungen für die Schlussformel
| Für die Zukunft wünschen wir ihr/ihm alles Gute, besonders Erfolg. | Die Person hatte keinen Erfolg bei ihrem bisherigen Arbeitgeber. |
| Wir wünschen ihm/ihr alles Gute und Gesundheit. | Diese/r Arbeitnehmer*in ist oft krank. |
Notenskala
Oftmals lassen sich bestimmte Formulierungen auch in eine Notenskala einteilen.
| Formulierung | Note |
| Er/Sie erledigte die ihr/ihm übertragenen Aufgaben … | |
| …stets zu unserer vollsten Zufriedenheit. | Sehr gut (1) |
| …stets zu unserer vollen Zufriedenheit. | Gut (2) |
| …zu unserer vollen Zufriedenheit. | Befriedigend (3) |
| …zu unserer Zufriedenheit. | Ausreichend (4) |
| …im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. | Mangelhaft (5) |
| Er/Sie hat sich bemüht, die ihr/ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. | Ungenügend (6) |
Zwischenzeugnis Alternativen
Referenzschreiben
Bei einem Referenzschreiben können Arbeitnehmer*innen jemanden aus ihrem Netzwerk nach einer Bewertung fragen. Das können beispielsweise Kollegen, Abteilungsleiter, Teamleiter oder andere Personen aus dem Arbeitsumfeld sein.
Diese Person kann dann ihren positiven Eindruck über den oder die Arbeitnehmer*in beschreiben und ein Referenzschreiben erstellen. Das Referenzschreiben braucht unbedingt Kontaktdaten, damit man bei der Person nachfragen kann, ob alle Angaben auch stimmen.
Ausführliches Arbeits- und Tätigkeitsprofil
Eine weitere Möglichkeit bietet eine eigene ausführliche Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung. Dabei schreiben Arbeitnehmer*innen selbst auf, welche Aufgaben sie erledigen und welche Verantwortungen sie in ihrem Team übernehmen. Dazu gehören nicht nur die übernommenen Tätigkeiten, sondern auch diverse Projekte, Erfahrungen und Erfolge. Am Ende sollte solch ein Profil immer unterschrieben werden.
Bewertung durch einen Mitarbeiter
In vielen Firmen gibt es 360-Grad-Feedback zu den Leistungen. 360 Grad Feedback ist eine Methode zur Beurteilung von Leistungen und Kompetenzen, bei der Mitarbeitende von mehreren Parteien Feedback bekommen statt nur von der Führungskraft. So entsteht ein aussagekräftiges, objektives Gesamtbild von Verhalten und Leistung.
Wenn solch ein Feedback vorliegt, kann dieses auch als Ersatz für ein Zwischenzeugnis dienen. Oft ist das Feedback sogar schon aufbereitet, sodass es ohne Probleme weiterverwendet werden kann.
Was, wenn Arbeitnehmer*innen mit dem Zwischenzeugnis unzufrieden sind?
Wenn Arbeitnehmer*innen nicht zufrieden sind mit ihrem Zwischenzeugnis, sollten Sie die Bewertung natürlich rechtfertigen können. Achten Sie darauf, dass das Zwischenzeugnis nicht zu stark abweicht von bisherigen Feedback-Gesprächen und Reviews. Bleiben Sie fair und bewerten Sie Ihre Mitarbeitenden ehrlich.
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, dass die Zeugnisse wahrheitsgetreu, aber auch wohlwollend sind. Negative Aussagen dürfen nur in Ausnahmen gemacht werden. Nämlich wenn sie für die Beurteilung relevant sind und sich schwerwiegend auf das ganze Arbeitsverhältnis und die Gesamtleistung auswirken.
Beispiele:
- Gravierende, leistungsrelevante Qualifikationsmängel
- Konfrontatives oder aggressives Verhalten, das Leistung, Arbeitsklima oder den Teamzusammenhalt massiv stört
- Schwerwiegendes Fehlverhalten gegenüber Kunden mit Kundenverlust
- Hohe Fehlerquoten, die das Image von Unternehmen und Produkten gefährden
- Häufige Fehler beim Bedienen von Maschinen, die Unfälle zur Folge haben können
- Schwerer Alkoholismus sowie Suchtprobleme, welche die Leistungen massiv beeinträchtigen
Hinweis: Weisen Sie Ihre Mitarbeitende bereits vor der Erstellung eines Zwischenzeugnisses auf Probleme hin und besprechen Sie diese offen und konstruktiv.
Definieren Sie die Ziele Ihrer Mitarbeiter*innen mit Factorial. So können Sie den Überblick über Fortschritte und Ergebnisse behalten und Probleme rechtzeitig erkennen und ansprechen.
