Die Impfkampagnen im Land schreiten langsam voran. Viele Unternehmen rechnen mit der Rückkehr zum normalen Geschäftsalltag bis 2022. Dazu gehören auch regelmäßige Geschäftsreisen.
Während viele Arbeitnehmer ihre Geschäftsreisen lange Zeit durch virtuelle Zoom-Meetings ersetzen mussten, stehen persönliche Zusammenkünfte wieder mehr im Vordergrund. Corona-Lockerungen machen es möglich.
In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie im kommenden Jahr in Sachen Geschäftsreisen und Corona achten sollten.
Inhaltsangabe
Warum Geschäftsreisen?
Der Tourismus war einer der ersten Sektoren, der stark von der Covid-19-Krise betroffen war. Sicherlich wird er auch einer der letzten Bereiche sein, der sich von der Corona Pandemie erholen wird. Diese starke Beeinträchtigung im Tourismus hat sich vor allem auf den Reiseverkehr ausgewirkt. Innerhalb dieses Sektors sind übrigens rund 20% Geschäftsreisen.
Nichtsdestotrotz bleibt die Notwendigkeit für Unternehmen, Mitarbeitende auch mal an andere Orte zu bringen, bestehen. Besonders im Baugewerbe können Besichtigungen von großen Baustellen an anderen Standorten nicht gänzlich durch Videokonferenzen ersetzt werden. Geschäftsreisen sollen jetzt wieder angekurbelt werden.
Im Gegensatz zu Urlaubsreisen sind Geschäftsreisen also in einem gewissen Maß notwendig. In einigen Branchen haben sie sogar Einfluss auf die gesamte Unternehmensperformance.
Laut einer Umfrage unter Reiseverantwortlichen sagten rund 48 Prozent der befragten Personen weltweit aus, dass sie sogar mehr Geschäftsreisen für das Jahr 2022 als noch vor Ausbruch der Corona-Pandemie erwarten (Quelle: Statista, 2021).
Besondere Corona Maßnahmen bei Geschäftsreisen
Wenn Sie in Ihrer Funktion als Personalleiter für die Verwaltung von Geschäftsreisen zuständig sind, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten.
Prüfen Sie aktuelle Vorschriften
Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Gesundheit Ihrer Belegschaft zu schützen. Dabei geht es nicht nur darum, für Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu sorgen. Auch außerhalb sollten ideale Bedingungen geschaffen werden.
Die rundum Gesundheit der Mitarbeitenden sollte übrigens auch im Interesse des Unternehmens liegen. Arbeitsrechtliche Klagen und Sanktionen im Falle einer Arbeitsinspektion können so vermieden werden.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie auf der Suche nach Informationen nur auf offizielle und vertrauenswürdige Quellen wie z. B. die Europäischen Kommission zurückgreifen. Mögliche Quellen zu aktuellen Corona-Vorschriften sind:
Darüber hinaus können Sie auch einen Blick in Quellen diverser Reiseunternehmen werfen. Diese Unternehmen bieten in der Regel ebenfalls zuverlässige Informationen rund um die Gesundheitsmaßnahmen an den verschiedenen Reisezielen Ihrer Mitarbeitenden.
Stellen Sie Covid-Tests zur Verfügung
Die Corona Impfung ist ein Nachweis, der bei Geschäftsreisen anerkannt wird – und zwar international. In Deutschland existiert allerdings keine gesetzliche Vorschrift in Sachen Impfpflicht; auch nicht am Arbeitsplatz.
Das bedeutet, dass Sie besonders darauf achten sollen, auch ungeimpften Reisenden eine gewisse Sicherheit auf Geschäftsreisen mitzugeben.
Ein negativer Test kann helfen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden auf der Suche nach einer geeigneten Teststelle und bieten Sie zusätzlich Schnelltests an. Idealerweise sollte ein PCR oder Antigen Test vor einer Reise gemacht werden. Bei Reiseantritt sollte das negative Testergebnis nicht älter als 48 Stunden sein.
Wichtig: Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer darüber, was im Falle eines positiven Testergebnisses zu tun ist. Das entsprechende Gesundheitsamt sollte unbedingt schnellstmöglich über positive Testergebnisse informiert werden. Der physische Kontakt zu Kollegen und Kunden sollte sofort abgebrochen werden.
Kommunikation ist das A und O
Auch bei Geschäftsreisen gilt: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Insbesondere in Zeiten einer möglichen nächsten Corona Welle ist es wichtig, während der Reisetätigkeit mit den Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. Falls etwas passiert oder sich jemand infiziert, können Sie direkt handeln und für den betroffenen Mitarbeiter da sein.
Von verlorenem Gepäck über verschobene Flüge bis hin zur möglichen Covid-19 Ansteckung – heutzutage kann Reisen schnell zu einem Stressfaktor werden. Es ist unsere Aufgabe als Personalverantwortliche, diesen Stress so gering wie möglich zu halten.
Eine gute Möglichkeit das zu schaffen, besteht darin, Ihre Personalverwaltungsaufgaben an eine Software abzugeben, die über Funktionen zur Einbeziehung der internen Kommunikation verfügt. Dank solcher digitalen Lösungen ist es einfach, Dokumente wie Flugtickets und/oder Hotelreservierungen mit einem einzigen Klick zu teilen.
Welche Aufgaben habe ich als Personaler bei Geschäftsreisen zu erfüllen?
Wichtige Aufgaben im Rahmen der Planung von Geschäftsreisen, die HR übernimmt, sind:
- Organisation von Unterkunft und Verpflegung (Verpflegungspauschale).
- Erstellung einer lückenlosen Reiseroute sowie Buchung und Bereitstellen der Tickets.
- Verwaltung eines Budgets für die Reise und die Ausgaben am Zielort (Reisekostenabrechnung).
- Ggf. Organisation medizinischer Versorgung vor Ort.
- Mitarbeitende auf Bewirtungsbelege hinweisen.
👉 Erfahren Sie mehr zur Verpflegungspauschale.
Geschäftsreisen nach Österreich: Was gilt?
Viele Unternehmen kennen das Problem. Immer mehr werden die Dienstreisen außerhalb Deutschlands wieder Thema. Insbesondere bei Geschäftsreisen nach Österreich gibt es allerdings besondere Vorschriften zu beachten. “Mal kurz rüber über die Grenze…” – das funktioniert in der Praxis leider so nicht.
Laut der AHK ist ein 3-G-Nachweis am Arbeitsplatz seit dem 1. November 2021 Pflicht. Die 3-G-Regel steht für “geimpft, genesen oder getestet”. Mitarbeitende müssen also eines der folgenden drei Kriterien erfüllen:
- Der Mitarbeiter ist vollständig gegen Covid geimpft.
- Der Beschäftigte war schon mal an Corona erkrankt und ist wieder vollständig genesen.
- Es liegt ein negatives Testergebnis vor.
Ist eines der oben genannten Szenarien der Fall, ist die Einreise nach Österreich kein Problem. Betritt man das Land ohne 3-G-Nachweis, wird eine Registrierung zur Pre-Travel-Clearance sowie ein negativer Test vorausgesetzt.
