Ihnen reichen die Funktionen der Personalmanagement-Software kiwiHR nicht aus und Sie sind auf der Suche nach einer kiwiHR-Alternative für Ihr Unternehmen? Dann sind Sie hier richtig.
Wir klären grundlegende Anforderungen an eine gut ausgestattete HR-Lösung, schauen uns den Funktionsumfang von kiwiHR an und ziehen den Vergleich zu weiteren Softwares, welche als Alternativen zu kiwiHR infrage kommen.
Woran erkennen Sie eine gute HR-Software?
Sich in der heutigen Zeit als Unternehmen auf dem Markt zu beweisen und zusätzlich ein attraktiver Arbeitgebender zu sein, ist alles andere als einfach. Ein grundlegender Bestandteil, welcher Ihnen eine Menge Arbeit erspart und wertvolle Vorteile bietet, sind Softwarelösungen, die Ordnung in Ihr Personalwesen bringen, Dokumente digitalisieren und Informationen zentralisiert und transparent darstellen.
Auf diese Weise gewinnen Sie nicht nur das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und steigern das Retention Management; Sie verfügen gleichzeitig über praktische Analysen und Insights, die Ihnen helfen, Ihr Arbeitsabläufen und die Performance Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.
Folgende HR-Funktionen sollte eine entsprechende Software daher abdecken:
- Zeitmanagement (Online-Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung etc.)
- Talentmanagement (Bewerbermanagement, Mitarbeiterentwicklung, Performance Tracking usw.)
- Gehaltsabrechnung & Finanzen (u.a. Automatisierungen, Schnittstellen, Ausgabenmanagement)
- Organisation & Verwaltung (Dokumentenmanagement, Mitarbeiterportal etc.)
- Integrationen & Schnittstellen
- Datensicherheit (Compliance, Datenschutz, Berechtigungssystem)
Neben dieses Hard Features sollten Sie außerdem darauf achten, dass Ihr HR-Tool benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen ist, sodass sich Ihre Angestellten ohne Probleme auch alleine zurechtfinden. Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen können, sind beispielsweise ein guter Kundensupport und eine weniger aufwendige Implementation.
Anbieter kiwiHR
Die All-in-one-HR-Lösung kiwiHR wurde 2018 gegründet und hat Ihren Serverstandort in Deutschland. Hauptziel der Software ist die Optimierung von HR-Prozessen und administrativen Aufgaben durch Digitalisierung und eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche.
Im Dokumentenmanagement liefert das Tool Standardfunktionen wie eine digitale Personalakte und einen intuitiven Employee Self Service. Praktische Features wie beispielsweise Massenimport von Personaldaten und Organisation von Teams fehlen allerdings. Unter anderem deshalb ist die Software besser für kleinere Unternehmen geeignet, deren Strukturen nicht allzu komplex sind.
Mangelhaft ist leider der Bereich Bewerbermanagement: kiwiHR hat keine eigene Recruiting-Software und verfügt lediglich über Schnittstellen zu etablierten Tools wie Recruitee oder Softgarden. Fürs On- und Offboarding von Mitarbeitenden gibt es lediglich automatische Checklisten.
Was die Personalentwicklung angeht, hat das HR-Tool außer einigen Feedbackbögen bislang kaum etwas zu bieten. Was wiederum gut funktioniert, ist die Zeiterfassung und Abwesenheitsbeantragung, welche mit wenigen Klicks erledigt ist und auch über die mobile App stattfinden kann.
Daten für die Gehaltsabrechnung trägt kiwiHR zwar übersichtlich zusammen, eine Schnittstelle zu Abrechnungssoftware wie DATEV besteht jedoch nicht.
Alles in allem ist kiwiHR ein gewöhnliches Instrument für Ihr Personalmanagement, was gegenüber anderen Anwendungen aber in einigen Bereichen abfällt. Dafür ist es im Vergleich zu manch anderer Lösung relativ preiswert: Das Starter-Paket ist ab 3,50 Euro pro Mitarbeitender und Monat erhältlich.
Welche Alternativen zu kiwiHR gibt es also? Können diese mit weiter ausgebauten HR-Produkten punkten?
1. Factorial
Mit Benutzerfreundlichkeit und übersichtlichen Features kann die HR-Software Factorial überzeugen. Das für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ausgelegte Tool mit Servern in Deutschland wurde 2015 gegründet und ist seitdem international etabliert.
Das Dashboard bietet einen leicht bedienbaren Mitarbeiter-Self-Service und enthält neben der Zeiterfassung diverse Widgets wie beispielsweise Teammitglieder, Reportings oder Mitteilungen zu aktuellen Events und Ankündigungen.
Zeitmanagement, Schichtplanung und Dokumentenmanagement lassen sich ebenfalls über die App erledigen, sodass das Einchecken von überall aus möglich ist und Mitarbeitende jederzeit Dokumente und Daten einsehen, bearbeiten oder auch e-signieren können.
Im Recruiting hat die HR-Management-Software auch einiges zu bieten: Dank der KI-Integration lassen sich Stellenanzeigen zeiteffizient verfassen und können anschließend auf diversen Plattformen wie LinkedIn oder Join sowie einem internen Stellenportal gepostet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine eigene Karriereseite für Ihr Unternehmen zu designen und Talente in einem Pool für spätere Joboptionen zu speichern.
CV-Screening erlaubt eine leichtere Entscheidungsfindung bei der Auswahl der Bewerbenden. Steht ein*e Kandidat*in fest, startet der Onboarding-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag: Neue Mitarbeitende erhalten Zugang zu einem separaten Onboarding-Bereich in Factorial, sodass Sie alle wichtigen Dokumente im Voraus hochladen, speichern und unterzeichnen können.
Mit der Alternative zu kiwiHR können Sie eine vorbereitende Lohnabrechnung durchführen und die Daten dank der DATEV-LODAS-Integration direkt an die DATEV-Coud übermitteln. So sparen Sie sich Zeit und Aufwand bei der Gehaltsabrechnung.
Ein weiterer Vorteil von Factorial: Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich brauchen. Mit dem Core-Modul als Basis können Sie beliebig viele Features kombinieren und erhalten eine passgenaue Software, bei der keine Funktion ungenutzt bleibt. Im Blick auf den Preis startet die Personalmanagement-Lösung bei 3,75 Euro pro monatliche*r User*in im Jahresabonnement.
2. Hrworks
Die All-in-one-Lösung HRworks wurde bereits 1998 gegründet und war ursprünglich insbesondere zur Reisekostenabrechnung gedacht. Neben dem Reisemanagement sind heute besonders der Mitarbeiter-Self-Service und die Personalverwaltung gut ausgebaut. Serverstandort der für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegten Software ist Irland.
Wesentliche Funktionen wie die Zeiterfassungssoftware und die Berichtserstellung funktionieren zuverlässig und können an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Das Dokumentenmanagement ist effizient gestaltet, mit einer Massenimportoption und einer gut organisierten digitalen Personalakte.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig auf Dienstreisen sind, erweist sich das mobile Upload-Feature für Belege als besonders nützlich. Die Integration von DATEV ermöglicht eine einfache Übertragung und Verbuchung von Lohndokumenten und Reisekostenabrechnungen, während die Einhaltung der DSGVO in allen Bereichen gewährleistet ist.
Insbesondere im Bewerbermanagement könnte die Alternative zu kiwiHR noch nachlegen. Funktionen wie das Multiposting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen und tiefere Analysen zur Mitarbeiterfluktuation fehlen.
Das Onboarding-Angebot beschränkt sich weitgehend auf ein standardisiertes Formular, und auch in der Teamverwaltung sind die Möglichkeiten begrenzt. Beispielsweise gibt es keine direkte Chatfunktion für Mitarbeitende, und das gemeinsame Organisieren von Teammitgliedern ist schwierig.
Im Vergleich zu Factorial und kiwiHR ist das User Interface der Software ist für Administrator*innen weniger intuitiv und wirkt teils veraltet, wohingegen es für Mitarbeitende und Führungskräfte moderner gestaltet ist.
Alles in allem bietet HRworks – abgesehen von den Bereichen Recruiting und Onboarding – solide Features für anfallende HR-Aufgaben und vereinfacht HR-Prozesse sowie die Mitarbeiterverwaltung.
Die HR-Software kann ab 20 Nutzer*innen monatlich für 9,90 Euro pro Person erworben werden, wobei zusätzlich eine Grundgebühr anfällt, die von der Anzahl der Mitarbeitenden abhängig ist.
3. Sawayo
Diese Alternative zu kiwiHR ist noch sehr jung. Die Software Sawayo existiert seit 2020 und bietet relativ schmales Produkt für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), welches aber kontinuierlich ausgebaut wird. Der Serverstandort des HR-Tools liegt in Frankfurt, Deutschland.
Grundlegende Funktionen zur Organisation von Dokumenten und des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen sind bei Sawayo auf jeden Fall gegeben. Die Software verfügt über eine digitale Personalakte, mit welcher Mitarbeitende Informationen einsehen und bearbeiten können.
Zum Erfassen der Arbeitszeit und Anwesenheit kann die App mit einfacher Check-in-Funktion genutzt werden. Als Manager*in können Sie Daten zur Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden einsehen, Urlaub genehmigen und auf Personalakten zugreifen.
Es gibt außerdem ein Feature zum digitalen Signieren von Dokumenten und eine Kalenderfunktion, allerdings keine Integration in etablierte Mail-Applikationen wie etwa Microsoft Outlook. Was außerdem komplett fehlt, ist ein Bewerbermanagement und Möglichkeiten zur Performance-Überwachung bzw. der Weiterentwicklung für Mitarbeitende.
Der Software-Anbieter hat es sich vor allem zum Ziel gemacht, Unternehmen hinsichtlich der Compliance zu unterstützen und die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Bisher gibt es keine DATEV-Integration – diese kann aber als Add-on hinzugebucht werden.
Sawayo kostet in der Basic-Variante 3,79 Euro pro Nutzer*in und Monat. Es gibt auch eine kostenlose Variante ohne begrenzte Nutzerzahl, die jedoch noch weniger Features enthält. Zum Testen der Software dennoch eine gute Möglichkeit.
4. Zoho
Im Gegensatz zu Sawayo ist die All-in-one-Lösung Zoho umso komplexer. Das Unternehmen bietet diverse Tools im Bereich Business Management an. Als Alternative zu kiwiHR kommt besonders Zoho People für administrative HR-Aufgaben infrage. Die Server befinden sich in den USA, Asien sowie Europa.
Der Funktionsumfang reicht von der Verwaltung des Personals über zahlreiche Features zum Dokumentenmanagement, Arbeitszeiterfassung und Performance-Analysen. Eine digitale Personalakte ist ebenfalls vorhanden.
Zoho People ist in Paketen zu unterschiedlichen Preisen verfügbar, wobei zum Beispiel das Recruiting nur in der teuersten Version, Zoho People Plus, genutzt werden kann. Hierbei sind Lizenzen für fünf Anwendner*innen inkludiert. Zu den Möglichkeiten im Bewerbermanagement gehören unter anderem das Erstellen einer Karriereseite, Integrationen zu Social-Media-Kanälen, Analysen und Workflows.
Onboarding ist schon ab dem ersten Paket realisierbar. Feedback-Funktionen, wie beispielsweise das 360-Grad-Feedback, sind ab People Premium erhältlich. Was das Thema Gehaltsabrechnung angeht, ist Zoho für deutsche Unternehmen möglicherweise nicht die beste Wahl. Es gibt keine DATEV-Integration, sondern lediglich eine Funktion zur Entgeltverwaltung.
Der Preis für Zoho People Plus beträgt 9 Euro monatlich pro Anwender*in. Das günstigste Paket, Essential HR, kann bereits für 1,25 Euro im Monat und pro User*in erworben werden (bei einem Jahresabonnement), enthält allerdings auch die wenigsten Features. Der Kundensupport ist leider nur auf Englisch verfügbar.
Fazit
Welches Produkt das am besten geeignete Tool im Bereich Human Resources ist, hängt ganz von den Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens ab. Jede der vorgestellten Softwarelösungen hat seine Stärken und Schwächen.
Aus diesem Grund sollten Sie sich zunächst Gedanken machen, welche Funktionen Sie mit Ihrer Personalmanagement-Software abdecken wollen. Ist Ihnen ein umfangreiches Bewerbermanagement wichtig? Welche HR-Prozesse sind für einen flüssigen Arbeitsablauf in Ihrem Betrieb essenziell? Welche Alternative bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Berücksichtigen Sie auch, wer die Software letzen Endes nutzen wird – sprechen Sie mit Ihren Teams und beziehen Sie deren Erfahrungen und Bedürfnisse in Ihre Entscheidungsfindung mit ein.
Des Weiteren ist es sinnvoll, Bewertungen und Rankings auf Vergleichsplattformen zu beachten. Zu guter Letzt bietet fast jede Software eine kostenlose (Test-)Version bzw. eine Demo an. Nutzen Sie dies! So erhalten Sie einen ersten Einblick in den Funktionsumfang der Anwendung und können feststellen, wie gut Sie mit dem neuen Programm zurechtkommen.
Bei Factorial werden Sie von erfahrenen Berater*innen begleitet, welche Ihnen nicht nur eine Einführung in die Software geben, sondern auch bei allen Fragen zur Verfügung stehen. Gemeinsam stellen Sie die optimale Kombination der für Ihr Unternehmen sinnvollen Module zusammen. Weshalb also warten? Buchen Sie einfach eine Demo.
