Die Transformation von kiwiHR zu Tellent HR hat in Ihrem Unternehmen eher für Chaos statt Kontrolle gesorgt? Jetzt Sie sind auf der Suche nach einer kiwiHR-Alternative für Ihr Team? Dann sind Sie hier richtig.
Wir klären grundlegende Anforderungen an eine gut ausgestattete HR-Lösung, schauen uns den Funktionsumfang von kiwiHR bzw. Tellent HR an und ziehen den Vergleich zu weiteren Softwares, welche als Alternativen zu kiwiHR infrage kommen.
Woran erkennen Sie eine gute HR-Software?
Sich in der heutigen Zeit als Unternehmen auf dem Markt zu beweisen und zusätzlich ein attraktiver Arbeitgebender zu sein, ist alles andere als einfach. Ein grundlegender Bestandteil, welcher Ihnen eine Menge Arbeit erspart und wertvolle Vorteile bietet, sind Softwarelösungen, die Ordnung in Ihr Personalwesen bringen, Dokumente digitalisieren und Informationen zentralisiert und transparent darstellen.
Auf diese Weise gewinnen Sie nicht nur das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und steigern das Retention Management; Sie verfügen gleichzeitig über praktische Analysen und Insights, die Ihnen helfen, Ihr Arbeitsabläufen und die Performance Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.
Folgende HR-Funktionen sollte eine entsprechende Software daher abdecken:
- Zeitmanagement (Online-Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung etc.)
- Talentmanagement (Bewerbermanagement, Mitarbeiterentwicklung, Performance Tracking usw.)
- Gehaltsabrechnung & Finanzen (u.a. Automatisierungen, Schnittstellen, Ausgabenmanagement)
- Organisation & Verwaltung (Dokumentenmanagement, Mitarbeiterportal etc.)
- Integrationen & Schnittstellen
- Datensicherheit (Compliance, Datenschutz, Berechtigungssystem)
Neben dieses Hard Features sollten Sie außerdem darauf achten, dass Ihr HR-Tool benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen ist, sodass sich Ihre Angestellten ohne Probleme auch alleine zurechtfinden. Weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen können, sind beispielsweise ein guter Kundensupport und eine weniger aufwendige Implementation.
Funktionsvergleich
| Funktion | Tellent HR | Factorial | Sawayo | Zoho People |
| Benutzerfreundlichkeit | Sehr gut – einfach zu bedienen | Sehr gut – einfach zu bedienen | Mittel – funktional, aber komplizierter |
Mittel – funktional, aber komplizierter
|
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung & Abwesenheiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtplanung | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Performance | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Bewerbermanagement | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ausgaben und Reisekostenabrechnung | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| mobile App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Datev-Integration | ❌ (ASCII Integration) | ✅ | ❌ | ❌ |
| Deutscher Kundensupport | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Anbieter kiwiHR / Tellent HR
Die All-in-one-HR-Lösung kiwiHR wurde 2018 gegründet und hat Ihren Serverstandort in Deutschland. Hauptziel der Software ist die Optimierung von HR-Prozessen und administrativen Aufgaben durch Digitalisierung und eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche. Im Jahr 2020 wurde kiwi dann Teil der HR-Plattform Tellent, die aus einer Fusion der folgenden Unternehmen entstanden ist:
- kiwiHR (Personalverwaltung)
- Recruitee + funnelbridge (Recruiting)
- Javelo (Leistungsmanagement)
Im folgenden werden wir uns also die Funktionen im Bereich Personalmanagement anschauen.
Tellent HR Manage
Im Dokumentenmanagement liefert das Tool Standardfunktionen wie eine digitale Personalakte und einen intuitiven Employee Self Service. Praktische Features wie beispielsweise Massenimport von Personaldaten und Organisation von Teams fehlen allerdings. Auf der Website des Anbieters ist zwar von einem Organigramm die Rede, allerdings sind die Funktionen nicht mit einem typischen Organigramm zur Darstelllung der Unternehmensstruktur und Hierarchien vergleichbar. Unter anderem deshalb ist die Software besser für kleinere Unternehmen geeignet, deren Strukturen nicht allzu komplex sind.
Außerdem bietet Tellent HR Funktionen zum Spesenmanagement, zur Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung sowie einen Whisteblowing-Kanal. Schichtverwaltung ist mit der Software überhaupt nicht möglich und die HR-Berichte werden von User*innen teils als begrenzt wahrgenommen bzw. sind in Ihrem vollen Umfang nicht in dem Basis-Abonnement enthalten.
Daten für die Gehaltsabrechnung trägt Tellent HR übersichtlich zusammen und Daten können über eine Integration mit DATEV Lohn und Gehalt und DATEV Lodas zur Entgeltabrechnung übertragen werden.
Fürs On- und Offboarding von Mitarbeitenden gibt es automatische Checklisten.
Preise und weitere Produkte
Ansonsten finden sich die Bewerbermanagement-Tools von Tellent in der separaten Software tellent recruitee.
Was die Personalentwicklung angeht, wird dies über die Software Tellent HR Grow gelöst, ehemals Javelo. HR Manage (Core HRIS) und HR Grow (Performance Management) sind also zwei Produkte. Wer Recruiting und Leistungsmanagement möchte, muss also alle drei Softwares des Anbieters erwerben.
Alles in allem ist Tellent HR ein gewöhnliches Instrument für Ihr Personalmanagement. HR Manage ist ab 83 Euro pro Monat erhältlich, wobei der Preis mit Unternehmensgröße steigt. HR Grow kommt mit weiteren 83 Euro on top. Die Recruiting-Lösungen starten bei 270 Euro.
Welche Alternativen zu Tellent HR gibt es also?
1. Factorial
Mit Benutzerfreundlichkeit und übersichtlichen Features kann die HR- und Business Management Software Factorial überzeugen. Das für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ausgelegte Tool mit Servern in Deutschland wurde 2016 in Spanien gegründet und ist seitdem international etabliert.
Das Dashboard bietet einen leicht bedienbaren Mitarbeiter-Self-Service und enthält neben der Zeiterfassung diverse Widgets wie beispielsweise Teammitglieder, Reportings oder Mitteilungen zu aktuellen Events und Ankündigungen.
Zeitmanagement, Schichtplanung und Dokumentenmanagement lassen sich ebenfalls über die App erledigen, sodass das Einchecken von überall aus möglich ist und Mitarbeitende jederzeit Dokumente und Daten einsehen, bearbeiten oder auch e-signieren können.
Im Recruiting hat die HR-Management-Software auch einiges zu bieten: Dank der KI-Integration lassen sich Stellenanzeigen zeiteffizient verfassen und können anschließend auf diversen Plattformen wie LinkedIn oder Join sowie einem internen Stellenportal gepostet werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine eigene Karriereseite für Ihr Unternehmen zu designen und Talente in einem Pool für spätere Joboptionen zu speichern.
CV-Screening erlaubt eine leichtere Entscheidungsfindung bei der Auswahl der Bewerbenden. Steht ein*e Kandidat*in fest, startet der Onboarding-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag: Neue Mitarbeitende erhalten Zugang zu einem separaten Onboarding-Bereich in Factorial, sodass Sie alle wichtigen Dokumente im Voraus hochladen, speichern und unterzeichnen können.
Mit der Alternative zu kiwiHR bzw. Tellent HR können Sie eine vorbereitende Lohnabrechnung durchführen, wobei individuelle Bedingungen wie beispielsweise Zuschüsse gleich berücksichtigt werden. Factorial ist offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner, was für Sie bedeutet: Eine nahtlose, sichere und zeiteffiziente Integration für eine reibungslosse Entgeltabrechnung.
Ein weiterer Vorteil von Factorial: Sie haben einfach alle Ihre Prozesse zentralisiert auf einer Plattform und aus einer Hand. Dies spiegelt sich nicht nur in besonders flüssigen Abläufen wieder, sondern auch der App, welche im Vergleich mit anderen Softwares die meisten Features aufweist.
2. HRworks
Die All-in-one-Lösung HRworks wurde bereits 1998 gegründet und war ursprünglich insbesondere zur Reisekostenabrechnung gedacht. Neben dem Reisemanagement sind heute besonders der Mitarbeiter-Self-Service und die Personalverwaltung gut ausgebaut. Serverstandort der für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegten Software ist Irland.
Wesentliche Funktionen wie die Zeiterfassungssoftware und die Berichtserstellung funktionieren zuverlässig und können an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Das Dokumentenmanagement ist effizient gestaltet, mit einer Massenimportoption und einer gut organisierten digitalen Personalakte.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig auf Dienstreisen sind, erweist sich das Upload-Feature für Belege als besonders nützlich. Die Integration von DATEV ermöglicht eine einfache Übertragung und Verbuchung von Lohndokumenten und Reisekostenabrechnungen, während die Einhaltung der DSGVO in allen Bereichen gewährleistet ist. Schade ist, dass es keine mobile App gibt.
Insbesondere im Bewerbermanagement könnte die Alternative zu kiwiHR noch nachlegen. Das Onboarding-Angebot beschränkt sich weitgehend auf ein standardisiertes Formular, und auch in der Teamverwaltung sind die Möglichkeiten begrenzt. Beispielsweise gibt es keine direkte Chatfunktion für Mitarbeitende, und das gemeinsame Organisieren von Teammitgliedern ist schwierig.
Alles in allem bietet HRworks solide Features für anfallende HR-Aufgaben und vereinfacht HR-Prozesse sowie die Mitarbeiterverwaltung.
Die HR-Software kann ab 20 Nutzer*innen erworben werden, wobei zusätzlich eine Grundgebühr anfällt, die von der Anzahl der Mitarbeitenden abhängig ist.
3. Sawayo / Infoniqa
Sawayo als Alternative zu kiwiHR bzw. Tellent HR ist noch sehr jung. Die Software Sawayo existiert seit 2020 und bietet ein relativ schmales Produkt, welches aber kontinuierlich weiterentwickelt wird. Der Serverstandort des HR-Tools liegt in Deutschland – und nun auch in Österreich, denn Sawayo wurde 2024 von der Infoniqa-Gruppe übernommen. Infoniqa baut mit Sawayo das Angebot an HR-Features aus, um sich als moderne HR und Finanzlösung neu auf dem Markt zu etablieren.
Im Gegensatz zu kiwiHR kommuniziert Sawayo ebenfalls noch über die eigene Website. Im App Store ist ein Produkt unter dem Namen „People Pro“ zu finden, dessen Absender Sawayo ist, welches durch die Übernahme nun aber auch Teil von Infoniqa HR ist.
Features von Sawayo
Grundlegende Funktionen zur Organisation von Dokumenten und des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen sind bei Sawayo auf jeden Fall gegeben. Die Software verfügt über eine digitale Personalakte, mit welcher Mitarbeitende Informationen einsehen und bearbeiten können.
Zum Erfassen der Arbeitszeit und Anwesenheit kann die App mit einfacher Check-in-Funktion genutzt werden. Als Manager*in können Sie Daten zur Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden einsehen, Urlaub genehmigen und auf Personalakten zugreifen.
Es gibt außerdem ein Feature zum digitalen Signieren von Dokumenten und eine Kalenderfunktion, allerdings keine Integration in etablierte Mail-Applikationen wie etwa Microsoft Outlook. Was außerdem komplett fehlt, ist ein Bewerbermanagement und Möglichkeiten zur Performance-Überwachung bzw. der Weiterentwicklung für Mitarbeitende.
Der Software-Anbieter hat es sich vor allem zum Ziel gemacht, Unternehmen hinsichtlich der Compliance zu unterstützen und die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Weitere HR-Tools wie Bewerbermanagement, Performance oder vorbereitende Lohnabrechnung werden von Infoniqa selbst bereitgestellt. So auch die Gehaltsabrechnung, denn mit Infoniqa Payroll können Unternehmen Ihre Entgeltabrechnung komplett outsourcen. Eine direkte DATEV-Integration ist nämlich nicht vorhanden.
Sawayo kostet in der Basic-Variante 3,79 Euro pro Nutzer*in und Monat. Es gibt auch eine kostenlose Variante ohne begrenzte Nutzerzahl, die jedoch noch weniger Features enthält. Zum Testen der Software dennoch eine gute Möglichkeit. Infoniqa nennt keinen konkreten Preis für das HR-Produkt auf der Website.
4. Zoho
Im Gegensatz zu Sawayo ist die All-in-one-Lösung Zoho umso komplexer. Das Unternehmen bietet diverse Tools im Bereich Business Management an. Als Alternative zu kiwiHR kommt besonders Zoho People für administrative HR-Aufgaben infrage. Die Server befinden sich in den USA, Asien sowie Europa.
Der Funktionsumfang reicht von der Verwaltung des Personals über zahlreiche Features zum Dokumentenmanagement, Arbeitszeiterfassung und Performance-Analysen. Eine digitale Personalakte ist ebenfalls vorhanden. Zoho People verfügt über eine App, über die unter anderem Abwesenheits- und Zeitverwaltung, Performance und Dokumente bereitstellt. Was von Nutzer*innen teils bemängelt wird, ist eine ungenaue Zeiterfassung und von Zeit zu Zeit Bugs sowie ein weniger intuitives und etwas unübersichtliches Interface über die gesamte Anwendung hinweg.
Zoho People ist in Paketen zu unterschiedlichen Preisen verfügbar, wobei zum Beispiel das Recruiting nur in der teuersten Version, Zoho People Plus, integriert ist. Hierbei sind Lizenzen für fünf Anwendner*innen inkludiert. Zu den Möglichkeiten im Bewerbermanagement gehören unter anderem das Erstellen einer Karriereseite, Integrationen zu Social-Media-Kanälen, Analysen und Workflows.
Onboarding ist schon ab dem ersten Paket realisierbar. Feedback-Funktionen, wie beispielsweise das 360-Grad-Feedback, sind ab People Premium erhältlich. Was das Thema Gehaltsabrechnung angeht, ist Zoho für deutsche Unternehmen möglicherweise nicht die beste Wahl. Es gibt keine DATEV-Integration, sondern lediglich eine Funktion zur Entgeltverwaltung.
Für Analysen empfiehlt sich das Produkt Zoho Analytics, was Sie separat erwerben. Gehaltsabrechnung für Deutschland ist mit Zoho eher eine Herausforderung: Das eigene Produkt Zoho Payroll ist nur für Indien verfügbar und eine DATEV-Integration gibt es nicht.
Der Preis für Zoho People Plus beträgt 9 Euro monatlich pro Anwender*in. Das günstigste Paket, Essential HR, kann bereits für 1,25 Euro im Monat und pro User*in erworben werden, enthält allerdings auch die wenigsten Features. Der Kundensupport ist leider nur auf Englisch verfügbar.
Fazit
Welches Produkt das am besten geeignete Tool im Bereich Human Resources ist, hängt ganz von den Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens ab. Jede der vorgestellten Softwarelösungen hat seine Stärken und Schwächen.
Aus diesem Grund sollten Sie sich zunächst Gedanken machen, welche Funktionen Sie mit Ihrer Personalmanagement-Software abdecken wollen. Ist Ihnen ein umfangreiches Bewerbermanagement wichtig? Welche HR-Prozesse sind für einen flüssigen Arbeitsablauf in Ihrem Betrieb essenziell? Welche Alternative bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Berücksichtigen Sie auch, wer die Software letzen Endes nutzen wird – sprechen Sie mit Ihren Teams und beziehen Sie deren Erfahrungen und Bedürfnisse in Ihre Entscheidungsfindung mit ein.
Des Weiteren ist es sinnvoll, Bewertungen und Rankings auf Vergleichsplattformen zu beachten. Zu guter Letzt bietet fast jede Software eine kostenlose (Test-)Version bzw. eine Demo an. Nutzen Sie dies! So erhalten Sie einen ersten Einblick in den Funktionsumfang der Anwendung und können feststellen, wie gut Sie mit dem neuen Programm zurechtkommen.
Bei Factorial werden Sie von erfahrenen Berater*innen begleitet, welche Ihnen nicht nur eine Einführung in die Software geben, sondern auch bei allen Fragen zur Verfügung stehen. Gemeinsam wählen Sie das optimale Produkt für Ihr Unternehmen aus. Weshalb also warten? Buchen Sie einfach eine Demo.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
