An bürokratischen Vorgängen mangelt es Unternehmen in Deutschland (leider) nicht: Die Lohnbescheinigung für Arbeitnehmende ist ein solcher Vorgang, immerhin aber kein Beispiel für eine ausufernde Bürokratie. Tatsächlich ist die Lohnbescheinigung, nicht zu verwechseln mit der Lohnsteuerbescheinigung, nämlich nicht zwangsläufig fortlaufend auszustellen. Wir haben für Sie genauer hingeschaut.
Kurz erklärt:
- Eine Lohnbescheinigung ist ein Dokument, das Arbeitnehmende über die Zusammensetzung ihres Lohns, Abgaben und weitere einkommensrelevante Details informiert und damit die Transparenz der Entgeltabrechnung fördert.
- Die Lohnbescheinigung darf online oder alternativ klassisch in Papierform bereitgestellt werden.
Gesetzliche Grundlage:
Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) müssen Arbeitgebende eine schriftliche Lohnabrechnung bereitstellen – sofern der Lohn gezahlt wurde und sich im Vergleich zum Vormonat geändert hat.
- Definition: Was ist eine Lohnbescheinigung und wozu dient sie?
- Unterschied zwischen Lohnbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung
- Wie bekommt man eine Lohnbescheinigung?
- Wozu dient die Lohnbescheinigung vom Arbeitgebenden?
- Was kann die Lohnbescheinigung für Ihr Unternehmen leisten?
- Das sollten Arbeitgebende noch zur Lohnbescheinigung wissen
Definition: Was ist eine Lohnbescheinigung und wozu dient sie?
Wie viel netto bleibt einem Arbeitnehmenden vom brutto? Wie viele Sozialabgaben wurden entrichtet, wie hoch waren die Steuerabzüge? All das sind Fragen, die die Lohnbescheinigung als eine transparente Entgeltrechnung von Arbeitgebenden beantwortet. Das Dokument zur Lohnabrechnung hat damit gegenüber Arbeitnehmenden allen voran Informationswert. Darin enthalten sind Angaben:
- zum Abrechnungszeitraum
- Höhe und Art des gezahlten Entgelts
- etwaige weitere Vergütungen, wie unter anderem Sachzuwendungen
- jegliche Form von gezahlten Zuschlägen und Zulagen
- weitere Vergütungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
- Abgaben und Steuerabzüge
Aus Sicht von Arbeitgebenden wiederum ist die Lohnbescheinigung offensichtlich natürlich korrekt auszustellen, da sie Einfluss auf die Steuerklasse der Arbeitnehmenden nimmt. Die Daten aus der Lohnabrechnung gelangen außerdem zum Finanzamt. Sofern Daten darin fehlerhaft oder unvollständig sind, kann das im weiteren Verlauf also zu Mehrarbeit und steuerrelevanten Falschberechnungen beziehungsweise Komplikationen führen.
Unterschied zwischen Lohnbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung
Es sollte nicht überraschen, dass die „Lohnsteuerbescheinigung“ häufig mit der „Lohnbescheinigung“ gleichgesetzt wird. Praktisch ist das aber falsch. Beides sind verschiedene Dokumente, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Die „Lohnsteuerbescheinigung“ wird auch Jahresendbescheinigung genannt. Damit zeigt sich bereits ein Unterschied: Die Lohnbescheinigung wird nach Bedarf monatlich ausgestellt, die Lohnsteuerbescheinigung hingegen nur einmal im Jahr. Überdies ist die Lohnsteuerbescheinigung allen voran für Arbeitgebende relevant, da sie sich der Lohnsteuer widmet. Mittlerweile wird das Dokument zudem komplett online an das Finanzamt übertragen.
Die gesetzliche Grundlage hierfür schafft sowohl der § 93c der Abgabenordnung als auch der § 41b vom Einkommenssteuergesetz.
Wie bekommt man eine Lohnbescheinigung?
Die Frage „Wie bekommt man eine Lohnbescheinigung?“ könnten wir trocken mit „vom Arbeitgebenden“ und „in Textform“ beantworten, in der Realität ist es aber etwas komplizierter.
Das Gesetz sieht eine Gehaltsbescheinigung zunächst nämlich nur dann vor, wenn zwei Voraussetzungen gegeben sind:
- der Lohn muss bereits gezahlt worden sein
- es muss eine Änderung gegenüber dem Vormonat vorliegen
Wichtig hierbei: Das ist keine „Oder-“, sondern eine „Und“-Voraussetzung. Lassen Sie uns das mit drei kurzen Beispielen etwas greifbarer machen.
Beispiel 1:
Arbeitnehmerin Sarah erhält im Januar ihre Lohnabrechnung. Im Februar und März hat sich ihr Lohn nicht verändert, er ist identisch zum Januar. Arbeitgebende stellen in der Folge eine Lohnbescheinigung für den Januar aus. Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, das auch für den Februar und März zu tun.
Beispiel 2:
Arbeitnehmer Jan erhält ebenfalls im Januar seine Lohnabrechnung. Im Februar verdient er 20 % mehr, im März verdient er 5 % weniger als im Februar – aufgrund von variablen Gehaltsbezügen. In diesem Fall stehen Arbeitgebende in der Pflicht, die Lohnbescheinigung für alle drei Monate auszustellen.
Beispiel 3:
Arbeitnehmerin Marie bekam im Januar ihre Lohnabrechnung. Sie möchte nun gern für den Februar eine erhalten, das Unternehmen hat aber noch keinen Lohn überwiesen. Marie hat daher keinen Anspruch auf eine Lohnbescheinigung für den Februar – der tritt erst nach Zahlung des Lohns ein.
Die gute Nachricht also für Unternehmen: Zwar verschlingt die Bürokratie in Deutschland laut einer aktuellen ifo-Studie jährlich rund 146 Milliarden Euro in Wirtschaftsleistung, die Lohnbescheinigung dürfte daran aber keinen großen Anteil haben.
Wozu dient die Lohnbescheinigung vom Arbeitgebenden?
Ob die Lohnbescheinigung online oder in Papierform ausgestellt wird, in beiden Fällen weist sie das Einkommen der betreffenden Person nach. Arbeitnehmende können diese offiziellen Gehaltsinformationen nachfolgend auf verschiedene Weise nutzen, zum Beispiel:
- zum Nachweis des Einkommens bei neuen Mietverträgen
- gegenüber Banken, bei der Kreditaufnahme
- gegenüber Broker*innen, zum Nachweis des Einkommens
- gegenüber allen anderen Parteien, die ein berechtigtes (!) Interesse am Einkommen der Person haben
Außerdem können Arbeitnehmende damit schlicht und ergreifend ihre eigenen Bezüge und die jeweils darauf erfolgten Abgaben auf den Prüfstand stellen. Enthalten sind da steuerliche Abzüge, sowohl für die Lohn- als auch die optionale Kirchensteuer. Zudem sind auch Abgaben für Sozialversicherungen transparent aufgelistet.
Für Arbeitgebende, allen voran die HR- und Controlling-Abteilung, ist das Dokument ebenfalls von einigermaßen hohem Informationsgehalt. Es könnte zur Überwachung und Analyse der Lohnkosten im Unternehmen genutzt werden oder um steuereffiziente Optimierungspotenziale zu identifizieren, von denen Arbeitnehmende profitieren. Die HR-Software Factorial greift Ihnen dabei unter die Arme: Mit einem starken Tool zur vorbereiteten Lohnabrechnung und einer nahtlos integrierten DATEV-Schnittstelle – jeweils entsprechend den aktuell geltenden gesetzlichen Vorgaben.
Was kann die Lohnbescheinigung für Ihr Unternehmen leisten?
Zunächst einmal ehrlicherweise nicht sonderlich viel. Es ist schlicht ein Dokument, das aufgrund von gesetzlichen Vorgaben entsprechend den erfüllten Voraussetzungen erstellt gehört. Weitergedacht, kann die Lohnabrechnung aber durchaus einige Vorteile mitbringen – zumindest im weiteren Sinne.
Der größte Vorteil der Lohnbescheinigung? – Sie schafft Transparenz. Arbeitnehmende erhalten verlässliche Informationen darüber, wie viel Arbeitgebende tatsächlich zahlen und warum nach allen Steuern und Abzügen deutlich weniger Geld übrig bleibt. Außerdem kann die Lohnbescheinigung genutzt werden, um generell transparente Gehaltsstrukturen im Unternehmen zu etablieren und zu kommunizieren – nach einer Studie der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg wirken sich transparente Gehaltsgefüge sehr positiv auf das Arbeitsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Da die Ausstellung an gesetzliche Vorgaben geknüpft ist, schafft eine korrekte Erstellung überdies Rechtssicherheit. Sofern innerhalb des Unternehmens tiefgreifende Analysen der Lohn- und Gehaltsstruktur stattfinden, könnten die Lohnsteuerbescheinigungen zudem für eine verlässliche Datenlage sorgen. Gleichermaßen sind sie leicht zu erheben, da sie ja sowieso schon vorhanden sind.
Allen voran ist die Lohnbescheinigung also ein Vorteil für Arbeitnehmende. Positiv für das Unternehmen wäre dahingehend wiederum, dass sie Arbeitnehmende durch eine korrekte und fristgerechte Ausstellung bei deren eigenen Vorhaben unterstützen. Benötigen Arbeitnehmende sie zum Beispiel dringend für eine Kreditaufnahme oder einen neuen Mietvertrag, sollten Unternehmen die Erstellung nicht unnötig aufschieben. Das könnte sonst zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit gehen.
Das sollten Arbeitgebende noch zur Lohnbescheinigung wissen
Sie werden höchstwahrscheinlich alle der gleich genannten Punkte bereits einhalten. Das ist auch gut so. Bei einer Verletzung der regulatorischen Anforderungen und Rahmenbedingungen können Unternehmen unter anderem Bußgelder drohen.
Mit Bezug auf die Lohnbescheinigung werden Arbeitgebenden diese Pflichten auferlegt:
- fortlaufend korrekte Datenerfassung und korrekte Angabe aller Steuern, Abgaben und Co.
- gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren
- regelmäßige Ausstellung, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind
- Informationspflicht bei eintretenden Veränderungen und Anpassungen
- Datenschutzvorgaben sind selbstverständlich ebenso einzuhalten
Sofern bei der Erstellung der Entgeltbescheinigung Fehler unterliefen, sind diese außerdem zu korrigieren. Am besten ist natürlich, wenn solche Fehler gar nicht erst begangen werden. Denn sie verursachen einerseits Mehraufwand, andererseits hinterlassen Ungenauigkeiten auch schlicht keinen positiven Eindruck. Die gute Nachricht: Mit der HR-Software von Factorial schaffen Sie ein verlässliches Fundament, das potenzielle Fehlerquellen bei der Erhebung der Daten und der Erstellung der Lohnbescheinigung so weit wie nur möglich minimiert.
