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Lohnsteuerbescheinigung online

Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung und wozu dient sie?

Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung, welchen Zweck erfüllt sie, und welche Angaben umfasst sie?

In diesem Artikel beantworten wir alle Fragen rund um die Lohnsteuerbescheinigung.

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Was ist eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Eine Lohnsteuerbescheinigung umfasst alle Informationen zur Lohnsteuer. Sie ist quasi eine Zusammenfassung über alle tatsächlichen Lohnsteuerabzüge, die der Arbeitgeber vom Gehalt seiner sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden an das zuständige Finanzamt abgeführt hat.

Diese “Abführung” erfolgt einmal jährlich – und zwar digital. Arbeitnehmer erhalten einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.

Übrigens: Angestellte in Minijobs sind ausgeschlossen. Aufgrund der geringfügigen Beschäftigung werden Sie pauschal besteuert und erhalten kein Lohnsteuer Dokument.

👉 Erfahren Sie mehr zum Thema Lohnsteuer.

Was ist ELSTAM?

Papierkram adé: Seit dem Jahr 2013 arbeitet man mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Um die digitale Bearbeitung so einfach wie möglich zu gestalten, wurde das Portal ELSTAM eingeführt.

ELSTAM (= Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ist eine Datenbank, die alle für die Lohnsteuer relevanten Informationen speichert. Damals waren diese Daten auf den Lohnsteuerkarten aus Papier abgebildet.

Die Datenbank erlaubt es Unternehmen, ELSTAM-Daten der Angestellten abzurufen. Dazu benötigt der Arbeitgeber lediglich das Geburtsdatum bzw. Die steuerliche Identifikationsnummer (auch Steuer-ID genannt).

Was sind Vorteile der elektronischen Übermittlung?

  • Weniger Zeitaufwand: Die digitale Speicherung der Angaben ermöglicht sowohl dem Arbeitgeber als auch den Finanzbehörden eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung.
  • Minimierte Fehleranfälligkeit: Darüber hinaus können Fehler bei Änderungen der Daten (z.B. die Anpassung der Steuerklasse nach der Hochzeit eines Mitarbeitenden) besser vermieden werden.

Welche Informationen umfasst die Lohnsteuerbescheinigung?

Sämtliche Angaben, die auf der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sein müssen, sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Im Einkommensteuergesetz finden Sie nähere Informationen, siehe § 41b EStG.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung konkrete Vorgaben einzuhalten sind. Nur so sind die Lohnsteuerbescheinigungen zulässig. Diese Vorgaben sind im BMF Schreiben von 2019 festgelegt.

Lohnsteuerbescheinigung 2021

Muster Lohnsteuerbescheinigung 2021

Klicken Sie auf das Bild, um die Lohnsteuerbescheinigung 2021 vergrößert als PDF anzuzeigen. (Quelle: Elster) 

Sie möchten sich bereits auf 2022 vorbereiten? Hier geht’s zum Muster für das kommende Jahr.

➡️ Muster: Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2022 (Quelle: Bundesfinanzministerium)

Format und Aufbau der Lohnsteuerbescheinigung

Folgende Informationen sind auf der Bescheinigung aufgeführt:

Linke Spalte: 

  • Name, Anschrift, Geburtsdatum des Mitarbeitenden
  • Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Elektronische Transfer-Identifikations Nummer (kurz: eTIN)
  • Personalnummer
  • Steuerklasse
  • Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuermerkmale
  • Ggf. Steuerfreier Jahresbetrag
  • Ggf. Jahreshinzurechnungsbetrag
  • Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers

Rechte Spalte: 

  • Dauer der Beschäftigung
  • Zeiträume, in denen kein Anspruch auf Arbeitslohn bestand (Beispiel: Sabbatical oder Elternzeit).
    → An dieser Stelle (2) müssen zusätzlich Großbuchstaben angegeben werden, die die folgenden Situationen beschreiben:
    • F: Steuerfreie Sammelbeförderungen zur ersten Tätigkeitsstätte
    • S: Die Lohnsteuer wurde vom Arbeitgeber von einem sonstigen Bezug (z.B. Urlaubsgeld) berechnet und den Lohn aus vorherigen Arbeitsverhältnissen (in dem Kalenderjahr) nicht mit berücksichtigt.
    • M: Als Sachbezug zu bewertende Mahlzeiten (= wenn der Mitarbeitende im Außendienst oder innerhalb einer doppelten Haushaltsführung Mahlzeiten erhält)
    • FR: Relevant für Pendler, die in Deutschland arbeiten, aber in Frankreich leben. Beispiel: FR2 bedeutet, der Arbeitgeber hat seinen Firmensitz in Rheinland-Pfalz.

Wann und wie erhalten Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung?

Worum es sich bei der Lohnsteuerbescheinigung handelt und wie sie aufgebaut ist wissen wir jetzt. Doch wann, wie und wo bekommt man das Dokument?

Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer-Daten seiner Mitarbeitenden bis Ende Februar des Folgejahres an das zuständige Finanzamt übermitteln. Um diesen Zeitraum herum erhalten auch die Arbeitnehmer die Bescheinigung – im Regelfall zusammen mit der Lohnabrechnung.

Was passiert, wenn ein das Arbeitsverhältnis vor Jahresende beendet wird? 

Nicht immer besteht das Arbeitsverhältnis das ganze Jahr hinüber. Mitarbeitende kündigen oder werden entlassen. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein.

In diesem Fall lässt der Arbeitgeber seinem ehemaligen Mitarbeiter das Dokument unabhängig von der Frist im Februar zukommen.

Arbeitslose Arbeitnehmer erhalten die Bescheinigung vom Arbeitsamt (Bundesagentur für Arbeit).

Lohnsteuerbescheinigung verloren

Die Lohnsteuerbescheinigung ist fehlerhaft – was nun?

Grundsätzlich gilt: Kein Grund zur Panik. Wichtig ist jedoch, den Fehler sofort zu kommunizieren. Mitarbeitende sollten sich in dem Fall an die Personalabteilung wenden. Der zuständige Ansprechpartner kann dann in Kontakt mit dem entsprechenden Finanzamt treten, um eine Korrektur anzufragen.

Was tun, wenn der Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung verloren hat?

Mitarbeitende sollten ihre Lohnsteuerbescheinigungen nach Möglichkeit bis zur Rente aufbewahren. Das ist wichtig, falls bei der Berechnung der Rente Fehler gemacht werden. Die Lohnsteuerbescheinigungen dienen dann als Nachweis, um den Fehler zu beheben.

Nichtsdestotrotz kann es immer passieren, dass ein Dokument abhanden kommt – selbst bei ordentlicher Buchführung.

Auch hierbei gilt wieder: Kommunikation ist das A und O. Hat der Arbeitnehmer seine Lohnsteuerbescheinigung verloren, kann er diese bei seinem Arbeitgeber ganz einfach neu anfragen. Denn: Die Aufbewahrungsfrist für Lohnsteuer Dokumente liegt in Deutschland bei zehn Jahren. 

Anders sieht das aus, wenn der Mitarbeitende das Dokument digital erhalten hat. In diesem Fall ist die Lohnsteuerbescheinigung online abgelegt und der Arbeitnehmer kann sie sich einfach erneut herunterladen.

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Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Ihr Fokus liegt dabei auf dem DACH Markt. Nicole hat einen Abschluss in "International Communication" (B.A.) sowie in "Communications & Future Marketing" (M.A.) und ist Expertin im Bereich Online Content. Ihre Spezialgebiete: Blogposts und Social Media. Die gebürtige Deutsche bringt dabei viel internationale Erfahrung mit: Deutschland, Österreich, Niederlande, Luxemburg, Spanien, Mexiko - in all diesen Ländern hat sie bereits gelebt. Was ihren Content außerdem so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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