Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung, welche Angaben umfasst sie und was können Mitarbeiter*innen tun, wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren gegangen ist?
In diesem Artikel beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um die Bescheinigung.
- Was ist eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung?
- Worum geht es bei ELSTAM?
- Was sind Vorteile der elektronischen Übermittlung?
- Welche Informationen umfasst die Lohnsteuerbescheinigung?
- Format und Aufbau der Lohnsteuerbescheinigung
- Wann, wie und wo können Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung anfordern?
- Die Lohnsteuerbescheinigung ist fehlerhaft – was nun?
- Was tun, wenn der Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung verloren hat?
Was ist eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung?
Eine Lohnsteuerbescheinigung umfasst alle Informationen zur Steuer, die auf den Arbeitslohn anfällt. Sie ist quasi eine Zusammenfassung über alle tatsächlichen Lohnsteuerabzüge, die der Arbeitgeber vom Gehalt seiner sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung an das zuständige Finanzamt abgeführt hat.
Haben Sie dieses Jahr schon eine Steuererklärung abgegeben? Die Daten der Lohnsteuererklärung benötigen Angestellte für ihre Steuererklärung.
Die „Abführung” erfolgt digital. Arbeitnehmer erhalten einmal pro Kalenderjahr einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Diese kommt entweder mit der Lohnabrechnung im Januar oder Februar oder am Ende des Kalenderjahres.
Übrigens: Angestellte in Minijobs sind ausgeschlossen. Aufgrund der geringfügigen Beschäftigung werden Sie pauschal besteuert und erhalten kein Lohnsteuer Dokument.
Worum geht es bei ELSTAM?
Papierkram adé: Seit dem Jahr 2013 wird mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gearbeitet. Um die digitale Bearbeitung so einfach wie möglich zu gestalten, wurde das Portal ELSTAM eingeführt.
ELSTAM (= Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ist eine Datenbank, die alle für die Lohnsteuer relevanten Informationen speichert. Damals waren diese Daten auf den Lohnsteuerkarten aus Papier abgebildet.
Die Datenbank erlaubt es Unternehmen, ELSTAM-Daten der Angestellten abzurufen. Dazu benötigt der Arbeitgeber lediglich das Geburtsdatum bzw. Die steuerliche Identifikationsnummer (auch Steuer-ID genannt). Die Steuer-ID wurde 2008 eingeführt und hat die alte Steuernummer ersetzt.
Was sind Vorteile der elektronischen Übermittlung?
- Weniger Zeitaufwand: Die digitale Speicherung der Angaben ermöglicht sowohl dem Arbeitgeber als auch den Finanzbehörden eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung.
- Minimierte Fehleranfälligkeit: Darüber hinaus können Fehler bei Änderungen der Daten (z.B. die Anpassung der Steuerklasse nach der Hochzeit eines Mitarbeitenden) besser vermieden werden.
Welche Informationen umfasst die Lohnsteuerbescheinigung?
Sämtliche Angaben, die auf der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sein müssen, sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Im Einkommensteuergesetz finden Sie nähere Informationen, siehe § 41b EStG.
Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung konkrete Vorgaben einzuhalten sind. Nur so sind die Lohnsteuerbescheinigungen zulässig. Diese Vorgaben sind im BMF Schreiben von 2019 festgelegt.
Lohnsteuerbescheinigung 2022
Sie möchten sich das Dokument von 2021 noch einmal ansehen? Hier geht’s zum Muster für das letzte Jahr.
➡️ Muster: Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2021 (Quelle: Elster.de)
Format und Aufbau der Lohnsteuerbescheinigung
Folgende Informationen sind auf der Bescheinigung aufgeführt:
Linke Spalte:
- Geburtsdatum und Personalnummer des Mitarbeitenden
- Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID): Diese bleibt ein Leben lang gleich.
- eTIN (Elektronische Transfer-Identifikations Nummer): Diese ist wichtig für den Datenabgleich und Datentransfer mit dem Finanzamt
- Personalnummer von der Personalabteilung
- Steuerklasse
- Kinderfreibeträge
- Kirchensteuermerkmale: Diese sagt aus, welche Religionsangehörigkeit der Angstellte hat und somit in welche Kirchensteuer er einzahlen muss
- Ggf. Steuerfreier Jahresbetrag
- Ggf. Jahreshinzurechnungsbetrag
- Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers
Rechte Spalte:
- Bescheinigungszeitraum
- Zeiträume, in denen kein Anspruch auf Arbeitslohn bestand (Beispiel: Sabbatical oder Elternzeit).
→ An dieser Stelle (2) müssen zusätzlich Großbuchstaben angegeben werden, die die folgenden Situationen beschreiben:- F: Steuerfreie Sammelbeförderungen zur ersten Tätigkeitsstätte
- S: Die Lohnsteuer wurde vom Arbeitgeber von einem sonstigen Bezug (z.B. Urlaubsgeld) berechnet und den Lohn aus vorherigen Arbeitsverhältnissen (in dem Kalenderjahr) nicht mit berücksichtigt.
- M: Als Sachbezug zu bewertende Mahlzeiten (= wenn der Mitarbeitende im Außendienst oder innerhalb einer doppelten Haushaltsführung Mahlzeiten erhält)
- FR: Relevant für Pendler, die in Deutschland arbeiten, aber in Frankreich leben. Beispiel: FR2 bedeutet, der Arbeitgeber hat seinen Firmensitz in Rheinland-Pfalz.
- Bruttoarbeitslohn, Einbehaltene Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
- Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Kurzarbeitergeld, Verpflegungszuschuss bei Auswärtstätigkeit etc.
Wo finden Mitarbeiter die Steuernummer?
Übrigens: Wo können Mitarbeitenden ihre Steuernummer finden? Wenn Mitarbeitende bei einem neuen Arbeitgeber die Steueridentifikationsnummer angeben müssen und diese nicht mehr wissen, kann diese ganz einfach beim Bundeszentralamt für Steuern angefragt werden. Für die alte Steuernummer können sie auch beim zuständigen Finanzamt anrufen und diese anfragen. Das zuständige Finanzamt zu finden ist einfach: Das Bundeszentralamt für Steuern bietet eine Finanzamtsuche auf ihrer Website an.
Steuernummer auf Lohnsteuerbescheinigung
Generell ist die Steuernummer auf der Lohnsteuerbescheinigung, dem Lohnzettel oder auf dem Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamt für Steuern vermerkt.
Wann, wie und wo können Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung anfordern?
Worum es sich bei der Bescheinigung handelt und wie sie aufgebaut ist wissen wir jetzt. Doch wann, wie und wo bekommen Mitarbeitende das Dokument?
Der Arbeitgeber muss die Steuer-Daten des Bruttoarbeitslohnes seiner Mitarbeitenden bis Ende Februar des Folgejahres an das zuständige Finanzamt übermitteln. Um diesen Zeitraum herum erhalten auch die Arbeitnehmer die Bescheinigung – im Regelfall zusammen mit der Lohnabrechnung.
Was passiert, wenn ein das Arbeitsverhältnis vor Jahresende beendet wird?
Nicht immer besteht das Arbeitsverhältnis das ganze Jahr hinüber. Mitarbeitende kündigen oder werden entlassen. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein.
In diesem Fall lässt der Arbeitgeber seinem ehemaligen Mitarbeiter das Dokument unabhängig von der Frist im Februar zukommen.
Arbeitslose Arbeitnehmer erhalten die Bescheinigung vom Arbeitsamt (Bundesagentur für Arbeit), wenn Sie Arbeitslosengeld erhalten haben. Diese wird meist bis Ende Februar übermittelt.
Die Lohnsteuerbescheinigung ist fehlerhaft – was nun?
Grundsätzlich gilt: Kein Grund zur Panik. Wichtig ist jedoch, den Fehler sofort zu kommunizieren. Mitarbeitende sollten sich in dem Fall an die Personalabteilung wenden. Der zuständige Ansprechpartner kann dann in Kontakt mit dem entsprechenden Finanzamt treten, um eine Korrektur anzufragen.
Was tun, wenn der Mitarbeitende die Lohnsteuerbescheinigung verloren hat?
Mitarbeitende sollten ihre Bescheinigungen nach Möglichkeit bis zur Rente aufbewahren. Das ist wichtig, falls bei der Berechnung der Rente Fehler gemacht werden. Die Lohnsteuerbescheinigungen dienen dann als Nachweise, um die Fehler zu beheben.
Nichtsdestotrotz kann es immer passieren, dass ein Dokument abhanden kommt – selbst bei ordentlicher Buchführung.
Auch hierbei gilt wieder: Kommunikation ist das A und O. Hat der Arbeitnehmer seine Lohnsteuerbescheinigung verloren, kann er diese bei seinem Arbeitgeber ganz einfach neu anfragen. Denn: Die Aufbewahrungsfrist für Lohnsteuer Dokumente liegt in Deutschland bei zehn Jahren.
Anders sieht das aus, wenn der Mitarbeitende das Dokument digital erhalten hat. In diesem Fall ist die Lohnsteuerbescheinigung online abgelegt und der Arbeitnehmer kann sie sich einfach erneut herunterladen.
