Das magische Dreieck im Projektmanagement einfach erklärt

Es gibt unzählige Möglichkeiten und Methoden eines erfolgreichen Projektmanagements. Das magische Dreieck hilft dabei, den Überblick über die zentralen Projektinstanzen zu behalten, indem es die Beziehung dreier verschiedener, direkt miteinander verknüpfter Einflussgrößen darstellt.

Wie hängen die Dimensionen des magischen Dreiecks miteinander zusammen? Wozu dient das magische Dreieck im Projektmanagement und ist es überhaupt noch zeitgemäß?

Key Facts

1. Das Zusammenspiel der drei Dimensionen Umfang, Zeit und Kosten bezeichnet man im Projektmanagement als magisches Dreieck.
2. Wird eine der Variablen verändert, beeinflusst das den Verlauf sowie das Ergebnis des Projekts.
3. Moderne Dimensionen beziehen häufig den Einflussfaktor Kundenzufriedenheit bzw. die Variable Qualität mit ein.

• Was ist ein magisches Dreieck?
• Wirkungsweise des magischen Dreiecks
• Magisches Dreieck im Projektmanagement: Anwendung
• Zielkonflikte des magischen Dreiecks
• Ist das magische Dreieck noch zeitgemäß?

Was ist ein magisches Dreieck?

Das magische Dreieck definiert sich durch drei zentrale Parameter: Leistungsumfang, Zeit und Kosten.

Diese gelten als Erfolgsfaktoren beim Projektmanagement. Verantwortliche sollten also immer die drei Dimensionen im Blick haben, da sich diese gegenseitig beeinflussen. Schlägt eine der drei Ecken aus, kann das gesamte Projekt in sich zusammenbrechen und die definierten KPIs werden nicht erreicht.

Tritt also der Fall ein, dass eine der Variablen den Rahmen überschreitet, müssen die anderen beiden entsprechend angepasst werden. Es sollte stets eine Balance zwischen dem Leistungsumfang und der Kombination aus Zeit und Kosten bestehen.

Nicht verwechseln: Magisches Dreieck beim VfB Stuttgart

Aufsehen erregend, aber ohne Zusammenhang zum Projektmanagement, bezeichnet(e) man als magisches Dreieck beim Fußball ein offensives Trio des VfB Stuttgart, bestehend aus dem bulgarischen Mittelfeldspieler Krassimir Balakov, dem deutschen Stürmer Fredi Bobic und dem brasilianischen Stürmer Giovane Élber, welche zu Spielzeiten bemerkenswerte Erfolge erzielten.

Einzige Parallele ist wohl, dass die drei Spieler sich gegenseitig in ihren Aktivitäten bedingten.

Wirkungsweise des magischen Dreiecks

Warum ist ein magisches Dreieck nützlich?

Ändert sich eines der drei Parameter, werden die anderen beiden automatisch beeinflusst. Um die Projektziele nicht zu verfehlen, ist es daher die Aufgabe des bzw. der Projektmanager*in, die anderen beiden Dimensionen zu justieren und ein Gleichgewicht herzustellen.

Entscheidet man sich im Verlauf des Projekts beispielsweise dafür, die Spezifikationen des Endeprodukts noch zu auszubauen und mehr ins Detail zu gehen, ist es unabdingbar, dass das Budget sowie der Zeitplan ebenfalls ausgeweitet werden.

Man kann sich das Zusammenspiel der Dimensionen auch als eine Waage vorstellen, die nicht kippen darf. Die folgende Grafik veranschaulicht das Zusammenspiel der Eckpunkte.

Proportionale Beziehung

Allgemein gilt:

• erweiterter Leistungsumfang = mehr Zeit + Kosten
• kürzere Frist = Kostensteigerung oder reduzierter Projektumfang
• weniger Budget = Fristverlängerung oder Reduktion des Projektumfangs

1. Projektumfang

Der erste Schritt zum Projektstart bildet in der Regel die Definition des Leistungsumfangs. Stakeholder*innen legen die Ziele und Kennzahlen fest und beschäftigen sich mit Fragen wie: Welche Aufgaben müssen erledigt werden, um Fortschritte zu erzielen? Wie hoch ist der Detailgrad und entsprechend die Komplexität des Projekts? Von welchen Mengen sprechen wir?

Außerdem muss die gewünschte Qualität festgelegt und Verantwortlichkeiten zugeteilt werden. Ist alles Inhouse möglich oder ist die Unterstützung durch externe Dienstleistende erforderlich?

Ergebnis ist ein ausgearbeiteter Projektplan, welcher als Grundlagen für die Bestimmung der weiteren Instanzen gilt.

2. Zeit

Diese Dimension spiegelt die Dauer der Projektlaufzeit wider. Von Projektstart bis -ende inklusive aller Zwischentermine und Deadlines wird ein realistischer Zeitplan erstellt. Abhängig von dem Projektziel kann dieser in einem großen Zeitfenster spielen oder aber auch ein straffes Programm darstellen, weil das Projektende beispielsweise ein Messetermin ist, welcher nicht verschoben werden kann.

Inhalte der Variable Zeit:

• Übersicht Projektlaufplan
• prognostizierte bzw. geleistete Arbeitsstunden
• Abstimmung mit Kalender und Zielvorgaben
• Planungszeit und Strategieentwicklung
• Definition unterschiedlicher Projektphasen

Die Schwierigkeit besteht darin, dass der Zeitplan oftmals auf Schätzungen basiert und nie komplett sicher gegangen werden kann, dass alles glattläuft. Daher ist es wichtig, dass das Projektmanagement auch Pufferzeiten für unvorhergesehene Herausforderungen und Zwischenfälle einplant.

Stellt man den Projektumfang nun dem Zeitplan gegenüber, wird an dieser Stelle das erste Mal klar, ob das Projekt in der Praxis in dieser Form umsetzbar ist. Sollte der Zeitplan zu knapp sein, ist es notwendig, den Umfang und die Ausarbeitung des Projekts an einigen Stellen zu kürzen, wenn vermieden werden soll, dass die Qualität leidet.

3. Kosten

Der dritte Faktor entscheidet endgültig, ob das Projekt mit der geplanten Leistung, dem zeitlichen Umfang und in der gewünschten Qualität umgesetzt werden kann: das Budget.

Die Kosten beinhalten alle Ausgaben, die zur Erreichung der Ziele notwendig sind: Beträge für die Bereitstellung von Räumen und Ressourcen, Bezahlung der Ausrüstung sowie der Gehälter der Mitarbeitenden.

Bei der Finanzierung gibt es in der Regel zwei Optionen:

1. Festes Budget: Die gesamte Projektdurchführung ist nur möglich, solange alle Ausgaben innerhalb der fixen Kosten liegen, die bereitgestellt werden.
2. variable Kosten: Geld spielt nicht die größte Rolle. Es existiert zwar ein Plan zur Finanzierung des Projekts, allerdings das zur Verfügung stehende Budget bei Bedarf angepasst werden.

Sind Zeit, Kosten und Leistung nicht auf derselben Ebene, muss das Projektmanagement nun einige Faktoren in der Planung verändern.

Kann die Deadline doch etwas nach hinten verschoben werden? Welche Funktionen sind für den Erfolg des Projekts unerlässlich und an welchen Stellen kann aus Sicht der Stakeholder*innen gespart werden? Zielkonflikte des magischen Dreiecks müssen vor Projektbeginn aus dem Weg geschafft werden.

Magisches Dreieck im Projektmanagement: Anwendung

Eine gute Organisation ist die Basis für einen erfolgreichen Projektabschluss. Es ist wichtig, dass zu jeder Zeit alle Projektbeteiligten wissen, welche Erwartungen in der aktuellen Phase erfüllt werden müssen und von welchen Faktoren das Projekt abhängig ist. Das magische Dreieck bildet daher die Grundlage für die Steuerung des Projekts.

Eine Software wie Factorial kann eine enorme Hilfe dabei sein, den Überblick zu behalten. Projektmanager*innen können die Performance der Mitarbeitenden überwachen und gemeinsam mit dem Team automatische Auswertungen und grafische Aufbereitungen ihrer Kennzahlen analysieren.

Was sind die Aufgaben des Projektmanagements, um eine stabile Mitte des magischen Dreiecks zu gewährleisten?

Controlling

Durch ein ständiges Projektcontrolling der Dimensionen Zeit, Kosten und Leistungsumfang kann sichergestellt werden, dass die Ziele erreicht werden und das Team die aktuellen Erwartungen erfüllt.

Ein gutes Projektmanagement achtet darauf, dass alle Mitwirkenden eine transparente Einsicht in den Verlauf des Projekts haben, sodass sie sich besser damit identifizieren können und Zusammenhänge sowie Entscheidungen nachvollziehbar sind. Das magische Dreieck in seiner Einfachheit ist eine gute Übersicht.

Nach Projektabschluss wird der anfängliche Plan mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen verglichen und wichtige Insights gesammelt.

Risiko- und Change Management

Stakeholder*innen sind jederzeit aufmerksam und identifizieren Risikopotenziale frühzeitig. So ist es möglich, schnell auf Veränderungen einzugehen bzw. präventive Maßnahmen zu planen. Probleme, die mit dem Ziel kollidieren, werden aus dem Weg geschafft.

Ein gutes Change Management ist essenziell für den Erhalt des magischen Dreiecks: Sobald projektbasierte Änderungen oder spontane Richtungswechsel in Aussicht stehen, müssen die Dimensionen des magischen Dreiecks wieder ausgeglichen werden.

Kommunikation und Erwartungen

Gerade bei Projekten über einen längeren Zeitraum mit vielen Beteiligten kann es vorkommen, dass aus unvorhergesehenen Gründen vom Plan abgewichen wird. Ist dies der Fall, ist neben einem wasserfesten Notfallplan eine transparente Kommunikation auf allen Ebenen wichtig.

Aufgabe des Projektmanagements ist es außerdem sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die neuen Bedingungen informiert sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Zielkonflikte des magischen Dreiecks

Zeit, Kosten und Leistung stehen in gegenseitiger Abhängigkeit zueinander. Folgende Zielkonflikte lassen sich aus dieser Gleichung ableiten:

Leistungsumfang vs. Kosten

• Beibehaltung des vollen Umfangs kann Kostensteigerung bewirken
• Kostenreduktion hingegen erfordert Verknappung der Leistungen

Kosten vs. Zeit

• Kosten können exponentiell steigen, wenn der Faktor Zeit zu nah auf der Projekttimeline angesiedelt ist und keine Flexibilität erlaubt
• Ist die Dimension Zeit flexibler, können die Kosten reduziert werden (z. B. durch Einsparung von Personal oder teuren Dienstleistenden)

Zeit vs. Umfang

• Festhalten an anfänglichem Enddatum sorgt für Einbuße in Sachen Qualität bzw. Detailgrad
• Verzögerungen im Projektplan beeinflussen die Laufzeit und sind Anlass für neue Deadline

Ist das magische Dreieck noch zeitgemäß?

Unsere moderne Arbeitswelt ist komplex, global und der Markt übersättigt. Daher werden einige Dimensionen des magischen Dreiecks umfangreicher oder es kommen gar neue, ebenso wichtige Einflussfaktoren hinzu.

Das sogenannte magische Viereck bezieht eine zusätzliche Komponente mit ein. Der erweiterte Fokus liegt häufig auf folgenden Faktoren:

Kundenzufriedenheit

Kundenzufriedenheit wird häufig als vierte Dimension des Dreiecks genannt. Kundschaft hat einen enormen Einfluss auf den Bekanntheitsgrad der Marke und die Attraktivität auf dem Markt. Unzufriedene Kundschaft kann ein noch so gut geplantes Projekt mit einem perfekt ausgewogenen magischen Dreieck in den Ruin treiben.

Magisches Viereck oder auch Teufelsquadrat

Das sogenannte Teufelsquadrat nimmt die Dimension Leistung unter die Lupe und spaltet sie in zwei ebenso bedeutende Aspekte: Inhalt und Qualität.

Diese differenzierte Betrachtungsweise ist besonders bei sehr komplexen Projekten sinnvoll, da sie detailliertere Einblicke in die Performance erlaubt. Dadurch sind die einzelnen Dimensionen zwar nicht direkt voneinander abhängig, aber es ist gut sichtbar, wo Veränderungen stattfinden und Anpassungen vorgenommen werden müssen.