Pomodoro-Technik: Die Team-Produktivität steigern

Sie wollen die Produktivität und Selbstorganisation in Ihrem Unternehmen verbessern und suchen nach geeigneten Methoden? Die Pomodoro-Technik kann Ihnen dabei helfen. Sie ist nur eine von vielen Methoden zur Verbesserung des Selbstmanagements und der Selbstorganisation der Arbeitszeit, sowie zur Verbesserung der Konzentration.

Bei dieser Methode geht es darum, die Aufgaben in kurzen Zeiteinheiten mit regelmäßigen Pausen konzentriert anzugehen. Im Folgenden erläutern wir, wie die Methode genau funktioniert und geben wichtige Tipps zur Umsetzung.

Key Facts

1. Die Pomodoro-Technik teilt die Arbeitszeit in Zeiteinheiten von 25-Minuten mit kurzen Pausen ein, um die Konzentration zu erhöhen und Ablenkungen zu minimieren.
2. Sie eignet sich besonders für Büroarbeit oder im Studium und motiviert durch das Gefühl, kontinuierlich etwas geschafft zu haben.
3. Die Pomodoro-Technik kann allerdings auch den Arbeitsfluss unterbrechen und ist eher weniger geeignet für komplexe Aufgaben, die längere Konzentrationsphasen erfordern.

• Definition: Was ist die Pomodoro-Technik?
• Vor- und Nachteile der Pomodoro-Methode
• Pomodoro-Methode für Ihr Team – Apps und Tipps
• Weitere Zeitmanagement-Methoden für effektives Arbeiten

Was ist die Pomodoro-Technik?

Hinter der Pomodoro-Technik verbirgt sich eine Zeitmanagementmethode, die darauf abzielt, die Produktivität zu steigern und Prokrastination zu reduzieren.

Aber warum Pomodoro? Schauen wir uns die wichtigsten Punkte dieser Methode im Detail an.

Warum heißt es Pomodoro-Technik?

„Pomodoro“ ist italienisch und bedeutet Tomate. Was hat eine Tomate mit Zeitmanagement zu tun? Nun ja. Der Erfinder dieser Zeitmanagementmethode, der Italiener Francesco Cirillo, gab ihr diesen Namen, weil seine Küchenuhr, mit der er die Zeit maß, die Form einer Tomate hatte.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Die Grundidee hinter der Pomodoro-Methode ist es, Arbeitszeit bzw. Aufgaben in kurze, konzentrierte Arbeitsintervalle aufzuteilen, die durch kurze Pausen unterbrochen werden.

Was braucht man? Alles, was man für diese Technik braucht, ist ein Timer bzw. eine Uhr sowie eine To-Do-Liste mit den zu erledigenden Aufgaben. Dann kann es auch schon losgehen.

Wie geht man vor? Bei der Pomodoro-Technik werden nun die zu erledigenden Aufgaben in einzelne Arbeitsphasen aufgeteilt. Jede Arbeitsphase dauert 25 Minuten (ein „Pomodoro“. In dieser Zeit arbeitet man mit voller Konzentration an der jeweiligen Aufgabe – ohne Ablenkungen.

Nach Ablauf der vom Timer angezeigten 25 Minuten wird eine kurze Pause von 5 Minuten eingelegt. Während dieser Zeit wird nicht gearbeitet! Danach kann der nächste „Pomodori“ gestartet werden.

Spätestens nach 4 „Pomodori“ wird eine längere Pause von ca. 15-30 Minuten, idealerweise 25 Minuten eingelegt. Diese Zeit kann für einen Kaffee, frische Luft oder ein Gespräch mit den Kolleg*innen genutzt werden. Die Pause soll helfen, den Kopf freizubekommen, zu entspannen und neue Energie zu tanken.

Nach der längeren Pause wird wieder in den kurzen Arbeitsintervallen von je 25 Minuten und 5 Minuten Pause gearbeitet.

Der Ablauf der Zeitmanagement Methode „Pomodoro“ noch einmal im Überblick:

1. Aufgabe auswählen.
2. Timer auf 25 Minuten stellen.
3. Konzentriert arbeiten, bis der Timer klingelt.
4. 5 Minuten Pause.
5. Den Ablauf 4-mal wiederholen.
6. Nach 4 „Pomodori“: 15-30 Minuten Pause.

In einen regulären 8-Stunden-Arbeitstag passen etwa drei Pomodoro-Zyklen. Denn ein Pomodoro-Zyklus dauert 2 Stunden. Hinzu kommt die Pause zwischen 15 und 30 Minuten.

Vor- und Nachteile der Pomodoro-Methode

Für wen ist die Methode geeignet?

Die Pomodoro-Methode ist nur eine Methode unter den verschiedenen Zeitmanagement-Techniken, die für verbesserte Produktivität und Konzentration am Arbeitsplatz sorgen. Ob diese Zeitmanagement-Technik jedoch für Ihren Betrieb geeignet ist, hängt stark von Branchen und den Arbeitsweisen in Ihrem Arbeitsalltag ab.

Diese Zeitmanagement-Technik lässt sich logischerweise nicht in Branchen anwenden, in denen die Arbeit nicht einfach pausiert werden kann. Krankenpflegepersonal, Kassierer*innen oder Busfahrer*innen können nicht einfach ihre Arbeit für 25 Minuten niederlegen. Diese Arbeitsmethode gilt also vor allem für Mitarbeitende im Büro, aber auch für Personen, die im Homeoffice Telearbeit ausführen, besonders. Darüber hinaus eignet sich diese Methode natürlich auch besonders gut für Student*innen zum Lernen im Studium.

Vorteile der Pomodoro-Technik

• Die Ablenkungen und kleinen Zeitfresser des Arbeitsalltags, wie mal kurz E-Mails (es sei denn Sie gehören zur Aufgabenbewältigung) checken oder mal kurz auf Instagram scrollen werden durch diese Methode eliminiert.
• Verbesserte Konzentration. Studien belegen immer wieder, dass durch kleine Pausen während der Arbeitszeit die Konzentrationsfähigkeit verbessert wird. Das Gehirn kann sich kurz ausruhen und die Leistungsfähigkeit gestärkt werden.
• Bewusste Konzentration auf eine Aufgabe. Studien zeigen immer wieder, dass Multitasking die Konzentration beeinträchtigt. Eine Studie der Universität Nürnberg/Erlangen hat kürzlich gezeigt, dass Multitasking bei den Probant*innen enormen Stress auslöst. Das sympathische Nervensystem wird beim Multitasking aktiviert und auch die Probant*innen sprechen von einem Stresserleben. Der Körper ist also beim Multitasking in Alarmbereitschaft, was auf Dauer nicht gesund ist. Die Pomodoro-Technik hingegen fördert das „Singletasking“.
• Unkompliziert. Die Pomodoro-Methode ist sehr einfach anzuwenden. Außer einem Küchenwecker oder einem anderen Zeitmesser braucht man nicht viel.
• Flexibilität. Die Methode kann an die eigenen Lern- oder Arbeitsbedürfnisse angepasst werden. Die Intervalle können z. B. etwas verlängert, die Pausen verkürzt werden. Ganz so, wie es für die eigene Arbeitsweise am besten ist.
• Motivationsfördernd. Durch die kurzen Intervalle entsteht ein psychologisch motivierender Faktor. Das Gefühl, nach jedem Intervall „etwas geschafft“ zu haben, ist befriedigend und motivierend zugleich.

Nachteile der Pomodoro-Technik

• Unterbrechung des Arbeitsflusses. Wer kennt das nicht? Manchmal ist man im Flow. Ein Text, an dem man feilt, fließt und endlich hat man die richtigen Worte gefunden. In diesem Fall kann die Methode weniger zielführend sein, weil sie den konzentrierten Flow unterbricht. Unterbrechungen in einem Flow können dazu führen, dass man nicht mehr richtig in die Aufgabe zurückfindet.
• Ungeeignet für komplexe Aufgaben. Für komplexe Aufgaben kann diese Methode weniger geeignet sein, da die Arbeitsintervalle von 25 Minuten zu kurz sind. Manche Aufgaben erfordern längere Konzentrationsphasen.
• Schwierigkeiten, die Pausen zu nutzen. Für manche Menschen funktionieren die 5-Minuten-Pausen nicht, um sich zu erholen oder den Kopf freizubekommen. Besonders in stressigen Phasen kann die Pause eher Stress auslösen, weil man unter Zeitdruck steht.

Pomodoro-Methode für Ihr Team – Apps und Tipps

Für den Arbeitsalltag eignet sich diese Methode wunderbar, damit Ihre Mitarbeitenden konzentrierter arbeiten. Insbesondere für unliebsame Aufgaben ist die Pomodoro-Technik am Arbeitsplatz ideal. Bei der Anwendung der Pomodoro-Technik in Ihrem Unternehmen, haben wir ein paar Tipps, worauf Sie besonders achten sollten:

• Es ist wichtig, dass die zu erledigenden Aufgaben im Voraus festgelegt werden, damit zu Beginn der Technik alle Aufgaben klar vor Augen sind.
• Neben der gewöhnlichen Küchenuhr gibt es mittlerweile auch zahlreiche Apps, die Ihnen bei der Durchführung der Methode helfen können. Zum Beispiel: Flow (für Mac-User)
• Es ist sinnvoll, Kolleg*innen in unmittelbarer Nähe zu informieren, dass man diese Form des Zeitmanagements durchführt. Es kann etwas seltsam aussehen, wenn man von einer*m Kolleg*in angesprochen wird und dann einfach nicht reagiert.
• Suchen Sie sich eine Umgebung mit wenig Ablenkung. Diese Methode wird Ihnen wenig helfen, wenn Sie sich im lautesten Bereich des Büros befinden, wo ständige Ablenkung allgegenwärtig ist. Um diese Technik am besten anwenden zu können, ist es daher wichtig, bereits eine ruhige Arbeitsumgebung zu wählen.

Weitere Zeitmanagement-Methoden für effektives Arbeiten

Neben der Pomodoro-Methode gibt es noch zahlreiche weitere Methoden für effektiveres Arbeiten am Arbeitsplatz. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über drei weitere gängige Zeitmanagement-Methoden.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix genannt, ist eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Ziel dieser Methode ist es, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und unwichtige Aufgaben vermeiden oder delegieren. Zeit soll so effektiver genutzt und Stress vermieden werden.

Wie funktioniert’s?

Alle To-Do’s werden notiert und dann in vier Kategorien eingeteilt. Die Kategorien sind

A: Wichtig und dringend: Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden.

B: Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sollten geplant und terminiert werden.

C: Unwichtig, aber dringend: Diese Aufgaben sollten delegiert oder an andere Personen weitergegeben werden.

D: Unwichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben können verschoben oder ganz gestrichen werden.

Eat the Frog

Der Name dieser Methode geht auf den amerikanischen Schriftsteller Mark Twain zurück. Er bemerkte einmal, dass man, wenn man einen „Frosch“ (etwas Schwieriges) essen müsse, dies gleich am Morgen tun solle, da man sonst, wenn man bis zum Abend warte, den ganzen Tag einen Frosch im Magen habe (also den ganzen Tag nur an die Aufgabe denke und sie immer im Hinterkopf habe).

Der Frosch ist hier also eine Metapher für schwierige oder unangenehme Aufgabe.

Bei dieser Technik geht es also darum, die schwierigste, wichtigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages gleich am Morgen zu erledigen.

Wie funktioniert’s?

Zuerst wird die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages identifiziert und genügend Zeit dafür eingeplant. Danach können alle anderen Aufgaben in Angriff genommen werden – mit dem Unterschied, dass man sich leichter fühlt, weil man das Schwierigste schon hinter sich hat.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch Pareto-Effekt oder 80/20-Regel genannt, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 Prozent der Arbeitszeit erledigt werden können.

Diese Methode geht zurück auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto. Er beobachtete Ende des 19. Jahrhunderts, dass in Italien 80 % des Grundbesitzes 20 % der Bevölkerung gehörte. Er stellte fest, dass dieses Ungleichgewicht auch in anderen Bereichen zu beobachten war, z.B. bei der Verteilung von Einkommen und Vermögen.

Dieses Prinzip wurde dann auf andere Lebensbereiche wie Zeitmanagement übertragen. Grundidee hinter der Strategie ist es, zuerst die Aufgaben anzugehen, die schnell erledigt werden können, um sich dann entlastet und motiviert den verbleibenden Aufgaben widmen zu können.

So funktioniert’s:

Das Prinzip ist einfach. Die am schnellsten zu erledigenden Aufgaben des Tages werden identifiziert und nach und nach abgearbeitet. Danach fühlt man sich bereits erleichtert, weil der größte Teil der Arbeit erledigt ist. Nun kann man sich den restlichen 20 Prozent widmen.