Aufgrund der weltweiten Expansion von Covid-19 sind viele Unternehmen gezwungen, ihre Gewohnheiten zu ändern und eine 100% digitale Routine einzuführen, die auf Telearbeit ausgelegt ist.
Auch wenn Ihre Mitarbeiter bereits mit der Arbeit von Zuhause aus vertraut sind, gibt es sicherlich noch einige Herausforderungen, denen sie sich möglicherweise stellen müssen. Wenn Sie wissen, welche dies sind und wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können, können Sie die Produktivität erheblich steigern.
Hier bei Factorial durchlaufen wir ebenfalls den Prozess auf digitale Tools umzusteigen. Auch wir setzen zunehmend neue Technologien ein, um unsere Routine zu optimieren. Aus diesem Grund haben wir eine übersichtliche Liste von 22 Apps und Tools zusammengestellt, die Mitarbeitern die Arbeit im Home-Office erleichtern soll.
- Kommunikation im Team
- Meetings
- IT Support
- Projektorganisation
- Zeitmanagement
- Dokumentenverwaltung
- Personalmanagement
Kommunikation innerhalb des Teams
Eines der wichtigsten Tools für Ihre Teams ist ein Chat, der für die interne Kommunikation vorgesehen ist. Diese helfen dabei, Prozesse rationalisieren und lange E-Mail-Ketten zu vermeiden. Darüber hinaus sind sie eine professionelle Alternative für Chats wie WhatsApp und Telegram, die nur für die persönliche Kommunikation verwendet werden sollten.
- Slack. Ein Chat für große oder kleine Teams, mit dem verschiedene Unternehmensgruppen und mehrere Kanäle erstellt werden können. Slack wird für schnelle, schriftliche Gespräche verwendet. Slack ist eine Lösung, die wir bei Factorial verwenden, wenn wir etwas Einfaches und Dringendes kommunizieren müssen.
- Google Talk / Hangouts. Dieses Tool ist sehr nützlich für Benutzer, die Google Mail bereits verwenden, da sie direkt von ihrem Posteingang aus darauf zugreifen können. Um es zu verwenden, wählen Sie einfach einen Kontakt aus, den Sie bereits in Google Mail haben, öffnen Sie den Chat und beginnen Sie mit der Eingabe. Hangouts können auch für Videoanrufe verwendet werden.
- Discord. Discord konzentriert sich mehr auf den Austausch von Informationen für Audiokanäle und bietet auch Optionen für Chat und Videoanrufe. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ihren Bildschirm mit anderen zu teilen. Bei Factorial verwenden wir Discord seit Kurzem, während der durch die Coronavirus-Krise verursachten Isolation. Dieses Programm hilft uns dabei zu kommunizieren und uns unseren Teamkollegen näher zu fühlen.
Online Meeting Softwares für Zeiten des Home-Office
- Skype: Das beliebteste Programm für Videoanrufe. Aus diesem Grund haben die meisten Menschen, die an Telearbeit gewöhnt sind, ein Skype-Konto. Dies ist mit Microsoft-Konten verbunden und eignet sich am besten für Gespräche mit nur zwei Personen.
- Zoom:Die Zoom-Videoplattform ist auf Anrufe mit vielen Personen ausgerichtet. Es ist das Programm, das wir bei Factorial für Remote-Meetings verwenden. In unserem Fall verwenden wir es für Besprechungen mit bis zu 60 Mitarbeitern. Zoom wird auch von anderen großen Unternehmen wie Uber oder Pandora verwendet, die Telearbeit ermöglichen. Die Software ist leistungsstark und auch für Webinare relevant. Mit Zoom können Sie mit dem integrierten Plugin auch Anrufe aus Ihrem Google Kalender automatisch planen.
- WebEx: Eine Lösung ähnlich wie Zoom, jedoch für Besprechungen und Videoanrufe nicht ganz so bekannt. Es ist nicht nur eine Software zur Unterstützung der Telearbeit, sondern bietet auch Lösungen für Webinare, offene Besprechungen, Schulungen und Remote-Support
Softwares für IT Support aus der Ferne
Wenn wir von Zuhause aus arbeiten, ist eines der gängigen Probleme die korrekte Funktion der Geräte, die wir täglich verwenden. In größeren Unternehmen gibt es immer einen IT-Manager, der den Mitarbeitern in diesen Fällen hilft.
Und auch in kleinen Unternehmen besteht immer die Möglichkeit, den Kollegen nebenan um Hilfe zu bitten.
Wenn diese Person nicht persönlich anwesend ist, muss zur Unterstützung Software verwendet werden.
- LogmeIn: Ein Programm, mit dem Sie auf sichere Weise aus der Ferne auf Computer zugreifen und diese verwalten können. Mit LogmeIn ist es auch möglich, routinemäßige IT-Aufgaben zu automatisieren. Es wird auch verwendet, um Teams desselben Unternehmens zu unterstützen, die sich in verschiedenen Büros befinden. Mit diesem Tool ist es nicht erforderlich, engagierte IT-Experten für Ihr Büro zu haben, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben.
- TeamViewer: Eine Remote-Support-Software für robustere Unternehmen und Systeme. Zusätzlich zur Remote-Desktop Unterstützung bietet TeamViewer eine Erweiterte-Realität-Lösung und Unterstützung für mobile Geräte.
Programme für das Projektmanagement von Zuhause
Eine der kompliziertesten Aufgaben im Home-Office besteht darin, mit dem Fortschritt der Projekte im Team Schritt zu halten. Die Überwachung der Projekte einzelner Mitarbeiter kann sich schwierig gestalten, da eine neue Routine erstellt werden muss und es oft Zeit braucht, um sich daran zu gewöhnen.
Projektmanagement Software Tools
- Google Keep: Die einfachste Lösung für Listen und Aufgaben. Google Keep ist ein Tool, mit dem Sie Ihre ausstehenden Aufgaben im selben Fenster wie Ihre Google Mail oder Google Dokumente anzeigen können.
- Trello: Eines der am häufigsten verwendeten Programme für die Aufgabenverwaltung und -organisation. Mit Trello ist es möglich, Aufgabenlisten nach verschiedenen Spalten und Projektphasen zu organisieren. Es ist auch möglich, andere Mitglieder Ihres Teams zu diesen Aufgaben hinzuzufügen. Trello ist zudem für alle mobilen Geräte zugänglich. Darüber hinaus können Sie bestimmte Erweiterungen für Trello hinzufügen, z. B. solche, die die Stunden für jede Aufgabe erfassen.
- Airtable: Komplette und benutzerfreundliche Software für die Aufgabenverwaltung. Dieses Tool ist ähnlich wie Trello, aber verfügt über eine viel praktischere Oberfläche und horizontale Aufteilung. Über Airtable können verschiedene Mitglieder desselben Teams sehen, was jeder einzelne tut und welche Priorität jedes Projekt hat. Bei Factorial verwenden alle Teams Airtable, vom Marketing bis zum Entwickler.
- Tandem: Mit Tandem können Teams nicht nur Projekte überwachen, sondern diese auch gleichzeitig ausführen. Durch die Integration mit anderen Plattformen wie Slack oder Asana ist es möglich zu sehen, wer an welcher Software arbeitet. Tandem hat auch die Möglichkeit, Ihren Bildschirm zu teilen.
- Asana: Mit ähnlichen Funktionen wie Trello (wie die Spaltenansicht) und einer ähnlichen Prioritätszuweisung wie in Airtable ist Asana ein weiterer sehr interessanter Projektmanager. Das ist vor allem relevant für Entwicklungs- und Designteams, die mit engen Deadlines arbeiten.
- Toggl: Mit Toggl können Sie nicht nur den Fortschritt jedes Projekts überprüfen, sondern auch die wichtigsten Aufgaben des Unternehmens auf einer einzigen Seite anzeigen. Mit diesem Tool sehen Sie alle Teams auf derselben Zeitachse. Aufgaben, die von einem oder mehreren Teams abhängen, sind ebenfalls sichtbar. Große Unternehmen wie Spotify verwenden Toggl, um ihre Projekte zu verwalten.
Zeitmanagement Apps bei der Arbeit im Home-Office
- Pomofocus: Eine Anwendung, mit der Sie die Zeit mithilfe der Pomodoro-Technik verwalten können. Diese Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen wichtig sind, um die Effizienz und Beweglichkeit einer Person zu erhöhen, die eine oder mehrere Aufgaben ausführt. Bei dieser Taktik ist die Arbeit normalerweise in einen Zeitraum von 25 Minuten oder weniger unterteilt.
- RescueTime: Dieses Tool arbeitet im Hintergrund Ihres Computers oder Mobilgeräts und zeigt an, wie viel Zeit Sie auf jeder Website, Seite oder Aufgabe verbringen, ohne die Daten manuell hinzufügen zu müssen.
- Timely: Die Anwendung überwacht die Zeit von allem, woran Sie arbeiten. Durch seine künstliche Intelligenz zählt Timely jede aufgewendete Sekunde. Selbst bei Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails, die am Ende des Tages einen großen Teil unseres Arbeitstages beanspruchen.
Lösungen zum Verwalten und Speichern von Dokumenten
- Dropbox: Eine Software, die es ermöglicht Dokumente in der Cloud zu speichern und Dateien intelligent zu verwalten. Die Dropbox speichert nicht nur Ihre Daten sicher, sondern verfügt auch über eine App, mit der Sie von jedem Ort aus auf Ihre Dokumente zugreifen können.
- Google Drive: Googles Plattform zum Erstellen und Freigeben verschiedener Arten von Dokumenten. Mit dem Drive können Sie Texte, Tabellen, Präsentationen, Bilder und mehr erstellen. Das Laufwerk von Google ist sehr nützlich, da mehrere Personen es gleichzeitig verwenden und Dokumente auf jedem Gerät öffnen können. Es ist auch möglich, Freigabegruppen und Berechtigungen für die Ansicht und das Bearbeiten von Dokument festlegen.
- One Drive: Microsofts Lösung zum Speichern und Freigeben von Dokumenten in der Cloud. OneDrive hat nicht nur die gesamte Office-Suite online, sondern auch Links mit Ablaufdatum für ein sichereres Teilen.
- iCloud: Das von Apple entwickelte Cloud-Speichersystem. Dieses System ist äußerst nützlich für Benutzer, die zwischen mehreren Apple-Geräten arbeiten. Viele Ihrer Informationen, einschließlich Fotos, die mit einem iPhone aufgenommen wurden, können automatisch gespeichert werden und mit Ihrer Apple ID abgerufen werden.
Personalmanagement Software
- Factorial. Mit unserer Software können Sie sehen, welche Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, wer im Urlaub ist und wer abwesend ist. Über unsere mobile App können Sie die Arbeitszeiterfassung außerhalb des Büros aktivieren. Für Manager bieten wir auch ein Geolokalisierungssystem an, mit dem sie sehen können, von wo aus Mitarbeiter ein- und ausstempeln.
Unser Personalsoftware unterstützt auch andere Teile des täglichen Personalmanagements eines Unternehmens. In unserer Software bieten wir Funktionen wie die digitale Signatur und die Erstellung von Ereignissen und Benachrichtigungen. Diese sind nicht nur hilfreich bei der Digitalisierung der Prozesse eines Unternehmens, sondern auch in Zeiten, in denen das Home-Office aus gesundheitlichen Gründen obligatorisch ist.
