Aufgrund der weltweiten Ausbreitung von Covid-19 waren viele Unternehmen gezwungen, ihre Gewohnheiten zu ändern und eine vollständig digitale Arbeitsroutine einzuführen, die auf Telearbeit ausgelegt ist. Auch wenn Ihre Mitarbeitenden bereits mit der Arbeit von zu Hause aus vertraut sind, gibt es Herausforderungen, denen sie sich stellen müssen. Um die Produktivität zu steigern, haben wir bei Factorial eine übersichtliche Liste von 22 Apps und Tools zusammengestellt, die das Arbeiten im Home-Office erleichtern.
Wichtige Fakten
- Home-Office-Tools unterstützen Unternehmen dabei, eine transparente und ortsunabhängige Kommunikation innerhalb der Belegschaft aufzubauen.
- Spezialisierte Software für Projektmanagement und digitale Zeiterfassung erleichtert die Strukturierung von Aufgaben und die Einhaltung betrieblicher Abläufe.
- Fernwartungs- und IT-Support-Lösungen gewährleisten die technische Betriebssicherheit von Geräten außerhalb des Büros.
- All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial bündelt Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung und Personalprozesse in einer zentralen Plattform.
Kommunikation im Team bei Telearbeit
Eines der wichtigsten Tools für Ihre Teams ist ein Chat, der für die interne Kommunikation vorgesehen ist. Diese Tools helfen dabei, Abläufe zu vereinfachen und lange E-Mail-Ketten zu vermeiden. Außerdem sind sie eine professionelle Alternative zu Chats wie WhatsApp und Telegram, die nur für die persönliche Kommunikation verwendet werden sollten.
- Slack. Ein Chat für große oder kleine Teams, mit dem verschiedene Unternehmensgruppen und mehrere Kanäle erstellt werden können. Slack wird für schnelle, schriftliche Gespräche verwendet. Slack ist eine Lösung, die wir bei Factorial nutzen, wenn wir etwas Einfaches und Dringendes kommunizieren müssen.
- Google Talk / Hangouts. Dieses Tool ist sehr nützlich für Nutzende, die Google Mail bereits verwenden, da sie direkt von ihrem Posteingang aus darauf zugreifen können. Um es zu nutzen, wählen Sie einfach einen Kontakt aus, den Sie bereits in Google Mail haben, öffnen Sie den Chat und beginnen Sie mit der Eingabe. Hangouts kann auch für Videoanrufe verwendet werden.
- Discord. Discord konzentriert sich stärker auf den Austausch von Informationen über Audiokanäle und bietet auch Optionen für Chat und Videoanrufe. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit anderen zu teilen. Bei Factorial verwenden wir Discord seit Kurzem während der durch die Coronavirus-Krise verursachten Isolation. Dieses Programm hilft uns dabei, zu kommunizieren und uns unseren Teammitgliedern näher zu fühlen.
Online-Meeting-Software für die Telearbeit
- Skype: Das bekannteste Programm für Videoanrufe. Deshalb haben die meisten Personen, die an hybrides Arbeiten gewöhnt sind, ein Skype-Konto. Dieses ist mit Microsoft-Konten verbunden und eignet sich am besten für Gespräche mit nur zwei Personen.
- Zoom: Die Zoom-Videoplattform ist auf Anrufe mit vielen Personen zugeschnitten. Es ist das Programm, das wir bei Factorial für Remote-Meetings verwenden. In unserem Fall nutzen wir es für Besprechungen mit bis zu 60 Mitarbeitenden. Zoom wird auch von anderen großen Unternehmen wie Uber oder Pandora genutzt, die Telearbeit ermöglichen. Die Software ist leistungsstark und für Webinare geeignet. Mit Zoom können Sie mit dem integrierten Plugin auch Anrufe direkt aus Ihrem Google-Kalender planen.
- WebEx: Eine Lösung ähnlich wie Zoom, jedoch für Besprechungen und Videoanrufe nicht ganz so bekannt. Es handelt sich nicht nur um eine Software zur Unterstützung der Telearbeit. WebEx bietet auch Lösungen für Webinare, offene Besprechungen, Schulungen und Remote-Support.
Software für IT-Support aus der Ferne
Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, ist eines der gängigen Probleme die korrekte Funktion der Geräte, die wir täglich benutzen. In größeren Unternehmen gibt es immer IT-Verantwortliche, die den Mitarbeitenden in solchen Fällen helfen.
Auch in kleinen Unternehmen besteht die Möglichkeit, andere Beschäftigte nebenan um Hilfe zu bitten.
Wenn diese Person nicht anwesend ist, muss zur Unterstützung eine Software eingesetzt werden.
- LogMeIn: Ein Programm, mit dem Sie auf sichere Weise aus der Ferne auf Computer zugreifen und diese verwalten können. Mit LogMeIn lassen sich auch routinemäßige IT-Aufgaben automatisieren. Es wird auch verwendet, um Teams desselben Unternehmens zu unterstützen, die sich in verschiedenen Büros befinden. Mit diesem Tool ist es nicht erforderlich, eigene IT-Fachkräfte für Ihr Büro zu haben, wenn Sie nur wenige Mitarbeitende beschäftigen.
- TeamViewer: Eine Remote-Support-Software für größere Unternehmen und umfassende Systeme. Zusätzlich zur Fernwartung bietet TeamViewer eine Augmented-Reality-Lösung und Unterstützung für mobile Geräte.
Projektmanagement-Programme für die Telearbeit
Eine der schwierigsten Aufgaben im Home-Office besteht darin, den Fortschritt der Projekte im Team im Blick zu behalten. Die Überwachung der Projekte einzelner Mitarbeitender kann sich schwierig gestalten, da eine neue Routine erstellt werden muss und es oft Zeit braucht, um sich daran zu gewöhnen.
Projektmanagement-Software
- Google Keep: Die einfachste Lösung für Listen und Aufgaben. Google Keep ist ein Tool, mit dem Sie Ihre offenen Aufgaben im selben Fenster wie Ihr Google Mail oder Google Docs anzeigen können.
- Trello: Eines der meistgenutzten Programme für Aufgabenverwaltung und -organisation. Mit Trello ist es möglich, Aufgabenlisten nach verschiedenen Spalten und Projektphasen zu organisieren. Sie können auch andere Mitarbeitende Ihres Teams zu diesen Aufgaben hinzufügen. Trello ist zudem für alle mobilen Geräte verfügbar. Darüber hinaus können Sie bestimmte Erweiterungen für Trello ergänzen, beispielsweise solche, die die Stunden für jede Aufgabe erfassen.
- Airtable: Umfassende und benutzerfreundliche Software für Aufgabenverwaltung. Dieses Tool ist ähnlich wie Trello, verfügt aber über eine besonders praktische Oberfläche und horizontale Aufteilung. Über Airtable können alle Teammitglieder sehen, was jede Person tut und welche Priorität jedes Projekt hat. Bei Factorial nutzen alle Teams Airtable – vom Marketing bis zur Entwicklung.
- Tandem: Mit Tandem können Teams Projekte nicht nur überwachen, sondern auch gleichzeitig bearbeiten. Durch die Integration mit anderen Plattformen wie Slack oder Asana ist es möglich zu sehen, wer an welchem Tool arbeitet. Tandem bietet außerdem die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe.
- Asana: Mit ähnlichen Funktionen wie Trello (etwa die Spaltenansicht) und einer vergleichbaren Priorisierung wie in Airtable ist Asana ein weiterer interessanter Projektmanager. Das ist vor allem für Entwicklungs- und Designteams sinnvoll, die mit engen Deadlines arbeiten.
- Toggl: Mit Toggl können Sie nicht nur den Fortschritt jedes Projekts verfolgen, sondern auch die wichtigsten Aufgaben des Unternehmens auf einer Seite anzeigen. Sie sehen die Arbeit aller Teams auf einer Zeitachse. Aufgaben, von deren Abschluss andere Teams abhängig sind, werden ebenfalls angezeigt. Große Unternehmen wie Spotify nutzen Toggl, um ihre Projekte zu verwalten.
Zeitmanagement-Apps für das Arbeiten im Home-Office
- Pomofocus: Eine Anwendung, mit der Sie Ihre Zeit auf Basis der Pomodoro-Technik einteilen können. Diese Methode basiert darauf, dass regelmäßige Pausen wichtig sind, um die Effizienz und Konzentration bei der Bearbeitung von Aufgaben zu steigern. Die Arbeitsphasen sind dabei in der Regel auf 25 Minuten oder weniger begrenzt.
- RescueTime: Dieses Tool läuft im Hintergrund Ihres Computers oder Mobilgeräts und erfasst automatisch, wie viel Zeit Sie auf welcher Website, Seite oder Aufgabe verbringen. Manuelles Nachtragen der Daten ist nicht nötig.
- Timely: Die Anwendung überwacht die gesamte aufgewendete Arbeitszeit. Dank künstlicher Intelligenz wird jede Sekunde Arbeitszeit erfasst – selbst bei Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails, die oft einen Großteil des Arbeitstages beanspruchen.
Lösungen zum Verwalten und Speichern von Dokumenten
- Dropbox: Eine Software, mit der Sie Dokumente in der Cloud speichern und Dateien strukturiert verwalten. Dropbox speichert Ihre Daten nicht nur sicher, sondern verfügt auch über eine App, mit der Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen können.
- Google Drive: Die Plattform von Google zum Erstellen und Teilen verschiedener Arten von Dokumenten. Mit Drive können Sie Texte, Tabellen, Präsentationen, Bilder und mehr erstellen. Das Laufwerk ist sehr praktisch, da mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen und Dokumente auf jedem Gerät öffnen können. Es besteht zudem die Möglichkeit, Freigabegruppen und Bearbeitungsrechte für Dokumente individuell festzulegen.
- OneDrive: Microsofts Lösung zum Speichern und Teilen von Dokumenten in der Cloud. OneDrive stellt nicht nur die gesamte Office-Suite online zur Verfügung, sondern bietet auch Links mit Ablaufdatum für eine sicherere Freigabe.
- iCloud: Das von Apple entwickelte Cloud-Speichersystem. Dieses System ist besonders hilfreich für Personen, die zwischen mehreren Apple-Geräten arbeiten. Viele Ihrer Daten, einschließlich Fotos, die mit einem iPhone aufgenommen wurden, können automatisch gespeichert und mit Ihrer Apple-ID abgerufen werden.
Personalmanagement-Software
- Factorial. Mit unserer Software können Sie sehen, welche Mitarbeitenden im Home-Office arbeiten, wer im Urlaub ist und wer abwesend ist. Über die mobile App können Sie die Zeiterfassung außerhalb des Büros aktivieren. Für Führungskräfte bieten wir ein System zur Geolokalisierung an, mit dem sie nachvollziehen können, von wo aus Mitarbeitende ein- und ausstempeln.
Neben der digitalen Zeiterfassung unterstützt Factorial auch weitere Bereiche des täglichen Personalmanagements. In unserer Software bieten wir Funktionen wie die digitale Signatur sowie die Erstellung von Ereignissen und Benachrichtigungen. Diese sind nicht nur hilfreich bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen, sondern auch in Zeiten, in denen das Home-Office aus gesundheitlichen Gründen verpflichtend ist.
FAQ
Welche Hacks gibt es für das Homeoffice?
Zu den besten Homeoffice-Hacks gehören feste Arbeitszeiten, strukturierte Pausen wie die Pomodoro-Technik und klare Absprachen im Team. Zudem hilft eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial dabei, Arbeitszeiten flexibel zu erfassen, Abwesenheiten zu verwalten und den Überblick über Aufgaben zu behalten.
Welche Software für Homeoffice?
Für ein effizientes Homeoffice benötigen Sie Tools für Kommunikation, Videokonferenzen und Projektmanagement. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial vereint digitale Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung und Personalmanagement in einer zentralen Lösung, um die Arbeit von zu Hause aus optimal zu organisieren.
Was sind die Must-Haves für das Homeoffice?
Die wichtigsten Must-Haves sind eine stabile Internetverbindung, ergonomische Büromöbel sowie passende Software für Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial gehört ebenfalls dazu, um Zeiterfassung, Abwesenheitsnotizen und Dokumentensignatur ortsunabhängig zu steuern.
Welche Tools benötigt man für die Arbeit im Homeoffice?
Zur Grundausstattung gehören ein zuverlässiger Computer, schnelles Internet sowie Software für Kommunikation und Projektmanagement. Mit einer All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial ergänzen Sie diese Tools ideal um digitale Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung und Personalprozesse aus der Ferne.
Ist Telearbeit das Gleiche wie Homeoffice?
Nein, Telearbeit bezeichnet das regelmäßige Arbeiten an einem vertraglich vereinbarten, fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz außerhalb des Unternehmens. Homeoffice ist hingegen flexibler und beschreibt das vorübergehende Arbeiten von zu Hause aus, eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial unterstützt beide Modelle.
