Projektmanagement ist ein komplexer Prozess und für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Es gibt jedoch nicht nur einen Weg, Projektmanagement zu betreiben. Projektmanager*innen haben die Wahl zwischen verschiedenen Projektmanagement-Methoden, die für unterschiedliche Branchen, Ziele, Budgets und auch Unternehmenskulturen besser geeignet sind.
Im Folgenden stellen wir die derzeit gängigen Projektmanagement-Methoden und ihre Vorteile vor.
Key Facts
- Projektmanagement (PM) gewährleistet die effiziente Planung, Durchführung und den Abschluss von Projekten unter Berücksichtigung der Ressourcen, des Budgets und der Ziele.
- Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode ist entscheidend für die optimale Nutzung der Ressourcen, die Einhaltung des Budgets und das Erreichen der Projektziele.
- Es gibt verschiedene Projektmanagement-Modelle, darunter klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement. Diese Ansätze zeichnen sich wiederum durch unterschiedliche Methoden wie Scrum, Kanban oder der Wasserfall-Methode aus.
- Projektmanagement-Methoden: Warum sie so wichtig sind
- Modelle bzw. Ansätze des Projektmanagements
- Projektmanagement-Methoden: Übersicht
- Klassische Projektmanagement-Methoden
- Methoden aus dem agilen Projektmanagement
- So wählen Sie die richtigen PM-Methoden
Projektmanagement-Methoden: Warum sie so wichtig sind
Projektmanagement: Definition
Beim Projektmanagement geht es darum, Projekte effizient zu planen, durchzuführen und abzuschließen. Dabei müssen die vorhandenen Ressourcen, das Budget, die Ziele sowie die Wünsche der Klient*innen bzw. Vorgesetzten berücksichtigt werden.
Projektmanagement: Warum die richtigen Methoden so wichtig sind
Für ein erfolgreiches Projektmanagement gibt es verschiedene Herangehensweisen, die Projektmanager*innen helfen, den Prozess eines Projektes – von der Planung bis zum Abschluss – erfolgreich zu steuern und zu kontrollieren. Welche Methoden sich bewährt haben und welche für wen am besten geeignet sind, wird in den folgenden Abschnitten erläutert.
Die Wahl der passenden Strategie ist dabei essenziell. Die richtige Projektmanagement-Methode sorgt dafür, dass:
- Ressourcen optimal eingesetzt werden
- das Budget nicht überschritten wird
- die Zusammenarbeit reibungslos abläuft
- alle Beteiligten und Projektteams wissen, wann sie welche Aufgaben zu erledigen haben
- Risiken minimiert werden
- Klarheit und Transparenz herrscht
- die Qualität des Projekts sichergestellt ist
- Zeitpläne und Termine eingehalten werden
- alle definierten Ziele des Projekts erreicht werden
Auch das Projektmanagement an sich wird immer wichtiger. Immer mehr Arbeit wird in Projekten geleistet. So hat eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement ergeben, dass in Deutschland rund 1/3 der gesamten Arbeit in Projekten erbracht wird. Dies entspricht einer Bruttowertschöpfung von ca. 1,2 Billionen Euro, die durch Projektarbeit generiert wird.
Modelle bzw. Ansätze des Projektmanagements
Zunächst gibt es – unabhängig von der jeweiligen Methode – verschiedene Ansätze, wie Projektmanagement betrieben werden kann.
So bewähren sich beispielsweise das klassische Projektmanagement, das agile Projektmanagement und das hybride Projektmanagement.
Klassisches Projektmanagement
Das klassische Projektmanagement zeichnet sich durch eine klare und strukturierte Vorgehensweise aus, die im Voraus genau geplant wird und während des Prozesses nur selten geändert wird. In der Regel wird beim klassischen Projektmanagement eine Phase abgeschlossen, bevor die nächste Phase beginnt.
Bei diesem Ansatz sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar verteilt, d. h. in der Regel trägt eine Person, also der bzw. die Projektmanager*in, die Hauptverantwortung für das Projekt. Meistens gibt es ein hohes Maß an Steuerung und Kontrolle sowie die Erwartung regelmäßiger Statusberichte durch die Projektteams.
Diese Methodik eignet sich besonders bei Projekten mit klaren Zielen und Anforderungen; Projekte also, die von Natur aus linear ablaufen. Ein typisches Beispiel für die Umsetzung dieses klassischen Ansatzes sind Bauvorhaben.
Typische Projektmanagement-Methoden bei diesem Modell sind
- Wasserfall-Methode
- V-Modell
- Critical Path Method (CPM)
- Meilensteintrendanalyse
Die verschiedenen Projektmanagement-Methoden werden weiter unten genauer erklärt. Im Folgenden möchten wir uns zunächst einen weiteren Ansatz anschauen, nämlich das agile Projektmanagement.
Agiles Projektmanagement
Beim agilen Projektmanagement steht die Flexibilität des Prozesses im Vordergrund. Dieser Ansatz eignet sich besonders für dynamische, komplexe und sich schnell verändernde Projekte. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement legt das agile Projektmanagement keinen Wert auf eine sequentielle Abfolge der Projektabwicklung, sondern setzt auf einen iterativen Prozess, d. h. Projekte werden in kleine Abschnitte unterteilt. Diese können leichter überprüft und gegebenenfalls wiederholt und neu begonnen werden, wenn das Ergebnis eines sogenannten Sprints oder Iterationen nicht zufriedenstellend ist.
Die Teams organisieren sich in der Regel selbst und arbeiten eigenständig an ihren Bereichen. Die Verantwortlichkeiten sind bei diesem Ansatz gleichmäßiger verteilt. Es gibt kaum langfristige Planung, dafür aber eine höhere Flexibilität der Kundenwünsche, da die Ergebnisse immer wieder verändert und angepasst werden können.
Ein typisches Beispiel für ein Projekt, bei dem diese Methodik zum Einsatz kommt, ist die Softwareentwicklung.
Typische agile Projektmanagement-Methoden sind z. B.:
- Scrum
- Kanban
- Design Thinking
- Lean Development
Hybrides Projektmanagement
Dieser Ansatz kombiniert sowohl Elemente aus dem klassischen als auch aus dem agilen Projektmanagement. Es nutzt die Vorteile beider Ansätze.
In der Regel wird bei dieser Herangehensweise das Projekt im Voraus genau und detailliert geplant, lässt aber im weiteren Projektverlauf eine gewisse Offenheit für Anpassungen und Flexibilität zu. So können Projekte eine Gesamtstruktur haben, die einzelnen Teilprojekte aber iterativ und in kleine Abschnitte unterteilt werden.
Auch die Verantwortlichkeiten können bei diesem Ansatz aus beiden Praktiken stammen. So gibt es beim hybriden Modell in der Regel einen Gesamtverantwortlichen, aber auch weitere Verantwortliche für kleinere Teilbereiche.
Projektmanagement Methoden: Übersicht
Es gibt also zahlreiche Projektmanagement-Methoden, die sich bewährt haben. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die bereits oben erwähnten Methoden und beschreiben diese genauer.
Klassische Projektmanagement-Methoden
Wasserfall-Methode
Hierbei handelt es sich wohl um die konventionellste Art des Projektmanagements. Diese Methode folgt einem linearen und sequentiellen Projektablauf. Das bedeutet, dass eine Phase des Projektprozesses abgeschlossen sein muss, bevor die nächste Phase in Angriff genommen werden kann. Die einzelnen Phasen laufen, ähnlich wie bei einem Wasserfall, nacheinander ab.
Was sind die Vorteile dieser Methode und wann ist sie sinnvoll?
Diese Projektmanagement-Methode hat den Vorteil, dass sie eine hohe Planungssicherheit bietet und sehr klar strukturiert ist. Sie eignet sich für Projekte, die – wie die Methode – von Natur aus sequenziell sein müssen. Ein Beispiel dafür ist der Bau eines Hauses. Bevor mit dem Bau begonnen wird, muss die Architektur genau geplant werden. Es ist nicht möglich, zuerst ein Dach zu bauen und dann einen Plan für ein solches Projekt zu entwickeln.
Nachteile
Nachteil dieser Methode ist, dass sie starr und sehr unflexibel ist, was Änderungen anbelangt. Zudem sind die Feedbackschleifen in der Regel sehr lang bei dieser Form der Projektarbeit.
V-Modell
Diese Projektmanagement-Methode ist eine Erweiterung der Wasserfall-Methode. Im Gegensatz zu dieser wird beim V-Modell ein zusätzlicher Schwerpunkt auf die Qualitätssicherung gelegt. Das bedeutet, dass der lineare Aufbau und Ablauf der Wasserfall-Methode um eine zusätzliche Testphase erweitert wird, die die Qualität sicherstellen soll, bevor das Projekt als abgeschlossen gilt.
Für welche Zwecke eignet sich die Methode und welche Vorzüge hat sie?
Ganz klarer Vorteil dieser Methode ist der zusätzlich eingebaute Schritt des Prüfens. Etwaige Fehler oder Probleme können so frühzeitig erkannt und behoben werden.
Ein typisches Beispiel für die Anwendung des V-Modells ist die Softwareentwicklung in der Automobilindustrie, z. B. die Entwicklung eines Fahrerassistenzsystems. In der Automobilindustrie gelten strenge Normen, deren Einhaltung der zusätzliche Testschritt garantiert.
Kritikpunkt
Die Methode kann durch den zusätzlichen Schritt während der verschiedenen Prozesse sehr komplex und langwierig sein.
Critical Path Method (CPM) – die Methode des kritischen Pfades
Diese Projektmanagement-Methode ist besonders geeignet, um den Überblick über die verschiedenen Termine und Fristen während eines Projektes zu behalten. Kernelement dieser Herangehensweise ist die Ermittlung des kritischen Pfades. Der kritische Pfad bezeichnet dabei die längste Sequenz von Aktivitäten, die rechtzeitig abgeschlossen sein müssen, um das gesamte Projekt termingerecht abzuschließen. Verzögerungen bei diesen kritischen Aktivitäten würden zu Rückständen im gesamten Plan führen. Daher ist es wichtig, dass diese Aktivitäten rechtzeitig fertiggestellt werden.
Was sind positive Aspekte der Methode und wann ist sie geeignet?
Sehr hilfreich ist, dass mit der CPM besonders gut falsche Zeitpläne oder zeitliche Engpässe ermittelt werden können. Der zeitliche Projektablauf an sich kann hervorragend strukturiert werden mit diesem Ansatz.
Diese Methode ist besonders nützlich bei Projekten mit komplexen Abhängigkeiten und kritischen Zeitplänen. Diese Arbeitsweise ist im Bereich des Veranstaltungsmanagements weit verbreitet.
Nachteil
Es kann manchmal schwierig sein, die genaue Zeit im Voraus richtig einzuschätzen. Bei komplexen Aufgaben kann die Methode des kritischen Pfades etwas unübersichtlich werden.
Meilensteintrendanalyse (MTA)
Auch bei dieser Methode steht die zeitliche Überwachung des Projekts im Vordergrund. Dabei vergleichen die Projektmanager*innen den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand während der Prozesse im Projekt. Dazu müssen zunächst sogenannte Meilensteine definiert werden, die es zu erreichen gilt. Regelmäßig wird der Ist-Zustand mit diesen Meilensteinen verglichen. Aus diesen Analysen werden Rückschlüsse auf die Wahrscheinlichkeit des Projektabschlusses und damit auf den Projekterfolg gezogen.
Vorteile und Eignung der Methode
Die Stärke dieses Ansatzes besteht darin, dass Verzögerungen im Projektablauf oder auch in einzelnen Projektteams schnell und rechtzeitig erkannt werden. So können Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Auch die Meilensteinanalyse wird u. a. im Bauwesen häufig eingesetzt, um z. B. frühzeitig zu erkennen, ob sich einzelne Bauabschnitte verzögern.
Negativer Aspekt
Der größte Nachteil der Methode ist, dass die Genauigkeit der Prognose stark davon abhängt, wie detailliert die einzelnen Meilensteine im Vorfeld geplant wurden.
Agile Projektmanagement-Methoden
Scrum
Scrum ist eine agile Methode, die gerne in der agilen Führung eingesetzt wird. Sie basiert auf iterativen Entwicklungsschleifen und flexibler Zusammenarbeit in Teams. Projekte werden in kurze, zeitlich begrenzte Abschnitte, sogenannte Sprints, unterteilt, in denen definierte Aufgaben erledigt werden. Regelmäßige Meetings und Feedbackschleifen ermöglichen schnelle Anpassungen mitten im Projektablauf.
Welche Stärken hat die Methode und wann wird sie angewandt?
Ein klarer Vorteil dieser Methode ist die enorme Flexibilität und die Möglichkeit, sich extrem schnell an das Produkt/die Dienstleistung anpassen zu können.
Agiles PM kommt vor allem in der Softwareentwicklung zum Einsatz.
Nachteil
Der Nachteil dieser Methode kann darin bestehen, dass sie einen hohen Kommunikationsaufwand erfordert und zu einem endlosen Verbesserungsprozess führt, der nicht abgeschlossen wird.
Kanban
Kanban ist eine visuelle Methode zur Organisation und Steuerung von Arbeitsabläufen. Hierbei werden Aufgaben auf einem Kanban-Board in verschiedenen Spalten dargestellt. Durch die Begrenzung der Arbeit in jeder Spalte (Work-in-Progress) und den kontinuierlichen Fluss von Aufgaben wird eine effiziente und transparente Arbeitsweise gefördert. Kanban ermöglicht den Teams, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und sich flexibel an Veränderungen anzupassen.
Was ist der Vorteil der Methode und wann ist sie geeignet?
Ein klarer Vorteil dieser Projektmanagement-Methode ist die Visualisierung, die einen schnellen Überblick über bereits erledigte, in Arbeit befindliche und noch zu erledigende Aufgaben bietet. Darüber hinaus ermöglicht die Methode eine kontinuierliche Verbesserung und die Vermeidung von Überlastung.
Die Methode wurde ursprünglich von Toyota in Japan entwickelt. Inzwischen wird sie auch in anderen Branchen eingesetzt. Kanban wird vor allem für Projekte verwendet, die kontinuierlich liefern, sich aber ständig anpassen müssen.
Kritikpunkt
Größter Nachteil dieses Ansatzes im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Methoden kann das fehlende Zeit-Tracking sein, da hier Zeitvorhaben oder Deadlines eher zweitrangig sind.
Design Thinking
Design Thinking ist ein Innovationsprozess, der die Perspektive der Nutzer*innen einnimmt, um neue Methoden und Produkte zu entwickeln und Problemlösungen zu finden. Diese kollaborative Methode setzt oft auf unkonventionelle Ansätze.
Vorteil und Anwendung dieser Herangehensweise
Positiv zu bewerten an dieser Projektmanagement-Methode ist, dass tatsächliche Produkte oder Dienstleistungen entwickelt werden, die den Bedürfnissen und Wünschen der Nutzer*innen entsprechen. Sie wird daher vor allem dort eingesetzt, wo die Nutzerzentrierung sehr groß ist, beispielsweise in der Produktentwicklung.
Nachteil
Diese agile Methode kann besonders in der Anfangszeit sehr aufwändig und zeitintensiv sein.
Lean Development
Diese Projektmanagement-Methode ist eine sehr schlanke Methode. Das bedeutet, dass der Schwerpunkt insbesondere auf der Minimierung von Verschwendung in Entwicklungsprozessen liegt. Im Vordergrund steht die schnelle Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen mit hohem Kundennutzen.
Was sind die Stärken der Methode und wann ist sie sinnvoll?
Der klare Vorteil beim Lean Developments ist der effiziente und kostensparende Einsatz von Ressourcen und die kurze Time-to-Market.
Diese Methode kommt vor allem dort zum Einsatz, wo Projekte schnell abgeschlossen und gleichzeitig kontinuierlich verbessert werden müssen. Dies ist beispielsweise in der Softwareentwicklung und der Produktion der Fall.
Schwäche
Liegt der Fokus zu stark auf Effizienz, kann die Innovationsfähigkeit bei der Entwicklung leiden.
So wählen Sie die richtigen PM-Methoden
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Bevor Sie sich also für einen Ansatz und eine Methode entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Projektumfang und Komplexität
Wie komplex ist Ihr Projekt?
Größere Projekte können mehr Planung erfordern und benötigen möglicherweise auch mehr Struktur. Klassische Methoden können hier sinnvoller sein. Bei kleineren Projekten eignen sich dagegen agile Projektmanagement-Methoden besser.
Teamgröße und -struktur sowie Unternehmenskultur
Darüber hinaus sollten sie im Vorfeld sicherstellen, dass die Methode zur Größe des Teams und zur hierarchischen Organisation passt. Wenn in Ihrem Unternehmen eine strenge und starre Hierarchie herrscht, in der Verantwortlichkeiten und Aufgaben immer klar nach dem Top-Down-Prinzip organisiert sind, kann es schwierig sein, plötzlich agile Methoden anzuwenden.
Bei größeren Teams sind oft klassische Methoden besser geeignet, da sie mehr Struktur und Kontrolle ermöglichen. Je kleiner die einzelnen Arbeitsgruppen sind, desto besser eignen sich agile Methoden.
Kundenanforderungen und Kundenbeteiligung:
Die Ermittlung der Kundenbedürfnisse und der Grad der Kundenbeteiligung sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode.
Bei einer hohen Kundenbeteiligung eignet sich möglicherweise eine agile Methode wie Scrum besser, da ggf. immer wieder entsprechend der Kundenwünsche nachjustiert werden muss.
Zeitrahmen und Budget
Auch der Zeitrahmen und das Budget sind entscheidend. So bieten beispielsweise klassische Methoden einen viel besseren Überblick über die Kosten als agile Herangehensweisen.
Risikotoleranz und Unsicherheiten
Gerade bei risikoreichen Projekten mit vielen Unsicherheiten und geringer Planungssicherheit sind agile Methoden besser geeignet, da sie eine ständige Anpassung ermöglichen.
