Geht es um die Anmeldung neuer Arbeitnehmenden, ist der Sozialversicherungsausweis das zentrale Dokument. Die in ihm enthaltene Sozialversicherungsnummer gewährleistet eine korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge. Nützliche Informationen rund um die Bedeutung und Funktion des Sozialversicherungsausweises, wo er beantragt wird und was zu tun ist, wenn er verloren gegangen ist, erfahren Personalverantwortliche und alle anderen Interessierten in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Sozialversicherungsausweis enthält eine Versicherungsnummer, die ein Leben lang bestehen bleibt, ähnlich wie die Steuer-ID.
- Durch die Sozialversicherungsnummer werden sämtliche Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zentral verwaltet.
- Seit 2023 erhalten Beschäftigte keinen Ausweis mehr, sondern einen sogenannten Versicherungsnummernachweis.
Rechtliche Grundlagen
Im Zusammenhang mit dem Sozialversicherungsausweis sind vor allem Vorschriften im Vierten Buch des Sozialgesetzbuches (SGB IV) relevant:
- SGB IV § 18f regelt die Zulässigkeit der Verarbeitung der Sozialversicherungsnummer im Rahmen der elektronischen Meldungen an die Sozialversicherungsträger.
- SGB IV § 18g enthält die Pflicht zur Angabe der Sozialversicherungsnummer bei allen Meldeverfahren.
- SGB IV § 28a befasst sich mit der allgemeinen Meldepflicht des Arbeitgebers (An- und Abmeldung von Beschäftigten bei den Krankenkassen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen).
Der Sozialversicherungsausweis: Bedeutung und Funktion
Der Sozialversicherungsausweis beziehungsweise der Versicherungsnummernachweis enthält neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmenden die Sozialversicherungsnummer. Unter dieser Nummer führt die Deutsche Rentenversicherung das Versichertenkonto eines Beschäftigten.
Die Nummer wird spätestens bei der erstmaligen Aufnahme einer Beschäftigung vergeben, bleibt ein Leben lang gleich und wird von Arbeitgebern im Rahmen der An-, Ab- und Jahresmeldungen an die Sozialversicherung verwendet. Das Dokument stellt also sicher, dass die Sozialversicherungsbeiträge korrekt und lückenlos dokumentiert werden.
Es enthält die folgenden Informationen:
- Name, Geburtsdatum und Datum der Ausstellung
- ausstellende Behörde (Deutsche Rentenversicherung)
- 12-stellige Versicherungsnummer
Die Versicherungsnummer setzt sich zusammen aus:
- der Bereichsnummer des zuständigen Rentenversicherungsträgers
- dem Geburtsdatum des Versicherten
- dem ersten Buchstaben des Nachnamens
- einer Seriennummer
- einer Prüfziffer
Gibt es eine Ausweispflicht?
In bestimmten Branchen (zum Beispiel im Baugewerbe und im Personenbeförderungsgewerbe) galt früher eine Ausweispflicht – das heißt, Beschäftigte mussten den Sozialversicherungsausweis bei der Arbeit ständig bei sich tragen. Eine Mitführungspflicht existiert heute nicht mehr, stattdessen gilt nun eine allgemeine Ausweispflicht – Beschäftigte müssen sich also bei Kontrollen mit einem Personalausweis, einem Pass oder einem Passersatz ausweisen können. Diese Pflicht gilt beispielsweise für die folgenden Branchen:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Speditions-, Transport-, Logistikgewerbe
Wie kann ich einen Sozialversicherungsausweis beantragen?
Beschäftigte, die erstmals eine berufliche Tätigkeit in Deutschland aufnehmen, erhalten von der Deutschen Rentenversicherung automatisch einen Versicherungsnachweis – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Arbeit in Voll- oder Teilzeit, einen Minijob oder um eine Ausbildung handelt. Sie als Arbeitgeber melden neue Mitarbeitende bei der Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale an und rufen dazu die Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung elektronisch ab.
Sollte für den Arbeitnehmenden noch keine Versicherungsnummer existieren, kümmern Sie sich als Arbeitgeber um die Beantragung. Dazu benötigen Sie die folgenden Daten:
- Geburtsname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Angaben zum Geschlecht
Die Deutsche Rentenversicherung vergibt im Anschluss eine Versicherungsnummer und stellt einen Versicherungsnummernachweis aus.
Sozialversicherungsausweis verloren – was tun?
Ist der Sozialversicherungsnachweis verloren gegangen oder beschädigt worden, kann er ganz einfach neu beantragt werden, und zwar:
- online
- bei der Krankenkasse
- bei einer Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung
Die Neuausstellung des Sozialversicherungsausweises erfolgt kostenlos, wobei es keine Rolle spielt, ob es sich um einen Sozialversicherungsausweis von der AOK, der Barmer, der Debeka oder der IKK Classic handelt.
Was sind die Pflichten von Arbeitgebern im Zusammenhang mit dem Sozialversicherungsausweis?
Für Sie als Arbeitgeber gehen mit dem Versicherungsnummernachweis einige Verpflichtungen einher:
- Informiert ein Mitarbeitender Sie beispielsweise über eine Namensänderung, sind Sie verpflichtet, diese an die Deutsche Rentenversicherung weiterzuleiten. Alternativ können Beschäftigte sich auch direkt an die Rentenversicherung wenden.
- Auch für ausländische Beschäftigte, die in Deutschland einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit nachgehen, ist ein Versicherungsnummernachweis zu beantragen.
- In bestimmten Branchen (z. B. Baugewerbe, Gastronomie, Gebäudereinigung) müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten schriftlich darüber informieren, dass sie ein amtliches Ausweisdokument (Personalausweis, Pass, Passersatz) bei sich führen und bei Kontrollen vorzeigen müssen. Die Belehrung muss dokumentiert und während der gesamten Dauer des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.
Digitale Lösungen rund um den Sozialversicherungsausweis
Factorial bietet Unternehmen professionelle Software-Lösungen, die auch den alltäglichen Umgang mit Sozialversicherungsnummern erleichtern. Nutzen Sie beispielsweise die Factorial Software für die vorbereitende Lohnabrechnung und profitieren Sie davon, alle relevanten Informationen für die Lohnabrechnung zentral an einem Ort verfügbar zu haben – bei Bedarf mit praktischer DATEV-Integration.
