Lohnvorauszahlung: Richtlinien, Vorlagen und Vor- und Nachteile

Obwohl Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden erst nach erbrachter Leistung bezahlen, in der Regel am Ende des Monats, kann es in gewissen Lebenssituationen nötig sein, dass Arbeitnehmer*innen eine Lohnvorauszahlung benötigen. Diese können Sie Ihren Mitarbeitenden gewähren.

Wichtig ist nur, dass Sie einheitliche Richtlinien aufstellen und die Bedingungen transparent kommunizieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Regelungen, Muster sowie Vor- und Nachteile eines Lohnvorschusses.

Key Facts

1. Vorschuss Gehalt: Eine Lohnvorauszahlung ist eine vorzeitige Zahlung eines Teils des regulären Lohns.
2. Ein Lohnvorschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, um finanzielle Notlagen der Arbeitnehmer*innen zu unterstützen.
3. Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, einen Lohnvorschuss zu gewähren.

• Was ist eine Lohnvorauszahlung?
• Wie viel Vorschuss darf ein Arbeitgeber geben?
• Ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Vorschuss zu geben?
• Warum zahlt Arbeitgeber Abschlagszahlung? – Vorteile und Nachteile
• Was bedeutet Vorauszahlung auf Bezüge?
• Sonderfall: Gehaltsvorschuss bei Reisekosten?
• Auswirkung von Lohnvorauszahlungen

Was ist eine Lohnvorauszahlung?

Vorab: Wird Gehalt im Voraus oder rückwirkend gezahlt?

§ 614 BGB bestimmt, dass Arbeitgeber die Vergütung für eine Leistung in einem Arbeitsverhältnis erst nach deren Erbringung zu bezahlen haben. Das Gehalt oder der Lohn wird also gemäß § 614 BGB stets erst rückwirkend gezahlt. In der Regel erfolgt die Zahlung am Ende des Monats des jeweiligen Leistungszeitraums oder zum 15. des darauffolgenden Monats.

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Gehaltsvorschuss Bedeutung

Es kann jedoch vorkommen, dass Arbeitnehmer*innen finanzielle Unterstützung und somit Vorauszahlungen benötigen. Beispielsweise, wenn diese dringende Ausgaben haben oder aufgrund unvorhergesehener Umstände vorübergehend in finanzielle Not geraten sind. Arbeitgeber können dann den Lohn vor dem üblichen Lohnzahlungstermin als Vorschuss auszahlen.

Vorschuss vom Arbeitgeber – Freiwillig

Eine Lohnvorauszahlung oder auch Lohn- oder Gehaltsvorschuss ist also eine Zahlung, die ein Arbeitgeber im Voraus an die Arbeitnehmer*innen leistet. 

Wichtig!

Ein Vorschuss ist keine zusätzliche Zahlung oder Prämie. Stattdessen handelt es sich bei Vorschüssen um einen Teil des regulären Arbeitslohn, der vorzeitig an die Arbeitnehmer*innen ausgezahlt wird. 

Wie funktioniert ein Lohnvorschuss?

Da Vorschusszahlungen keine Pflicht des Arbeitgeber sind, gibt es auch keine gesetzlichen Bestimmungen, wie ein solcher Prozess bei einer Gehaltszahlung ablaufen soll oder muss. Als Arbeitgeber können Sie ihren jeweiligen Mitarbeiter*innen prinzipiell einfach eine bestimmte Summe X des Lohnes auszahlen und das Ganze unbürokratisch im nächsten Monat verrechnen. 

Ablauf der Auszahlung

Gerade bei etwas größeren Betrieben empfiehlt sich jedoch eine einheitliche und vor allem dokumentierte Vorgehensweise. Diese könnte wie folgt aussehen:

• Schaffung einer Richtlinie/Aufnahme in den Arbeitsvertrag: Damit die Lohnvorauszahlung für alle Mitarbeiter*innen gleich gilt und einheitliche Rückzahlbedingungen geschaffen sind, sollten Sie als Arbeitgeber eine Richtlinie aufstellen. Alternativ können Sie eine entsprechende Klausel in den Arbeitsvertrag aufnehmen.
• Gehaltsvorschuss beantragen: Arbeitnehmer*innen stellen einen formellen Antrag auf Gehaltsvorschüsse beim Arbeitgeber. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Unternehmen variieren. In einigen Fällen kann ein spezielles Formular ausgefüllt werden, während in anderen Fällen ein informeller Antrag auf Vorschüsse ausreicht.

Vorschuss Lohn Vorlage

Ein Beispiel für den Aufbau und Inhalt eines solchen Antrags für Gehaltsvorschüsse finden Sie zahlreich online, so wie bspw. diesen hier vom Land NRW.

• Bewertung durch den Arbeitgeber/Genehmigung: Der Arbeitgeber prüft den Antrag für Vorschüsse des Arbeitsentgelts. Der Arbeitgeber entscheidet letztendlich, ob ein Lohnvorschuss gewährt wird und in welcher Höhe.
• Auszahlung: Nach der Vereinbarung erfolgt die Auszahlung der Vorschüsse an den Arbeitnehmer. Wie Sie diese Gehaltsvorschüsse auszahlen, ist unerheblich. Sie sollten ihn allerdings explizit als Lohnvorauszahlung kennzeichnen. So sollten Sie bei einer Überweisung im Verwendungszweck einen entsprechenden Vermerk machen.
• Buchhaltung: Sie müssen den Lohnvorschuss ordentlich und gesondert von den regulären Gehaltszahlungen in der Buchhaltung verbuchen.
• Rückzahlung: Die Arbeitnehmer*innen müssen gemäß den festgelegten Bedingungen den Lohnvorschuss zurückzahlen. Dies kann bedeuten, dass der Betrag in Raten vom Gehalt abgezogen wird, bis der Vorschuss vollständig beglichen ist. Die Rückzahlung kann auch durch eine Einmalzahlung erfolgen, falls dies vereinbart wurde.

Lohnvorauszahlung Öffentlicher Dienst

Für Angestellte des Öffentlichen Dienstes gelten speziell festgelegte Regeln. Diese sind ein einer Richtlinie festgehalten: Richtlinien für die Gewährung von Vorschüssen in besonderen Fällen (Vorschußrichtlinien – VR).

Richtlinie für die Lohnvorauszahlung

Arbeitgeber in der freien Wirtschaft können sich an dieser Richtlinie orientieren. Viele öffentliche Einrichtungen haben eigene Richtlinien, wie z. B. die der Evangelischen Kirche Kurhessen.

Arbeitgeber sollten in jedem Fall darauf achten, dass folgende Aspekte in der Richtlinie für einen Lohnvorschuss enthalten sind:

• Bedingungen: Welche Voraussetzungen müssen für einen Anspruch auf Lohnvorschuss erfüllt sein? Bedingungen können hier bspw. Dauer des Beschäftigungsverhältnis, eine bestimmte Gehaltsstufe oder besonders dringende Gründe sein.
• Antragstellung: Es sollte festgelegt werden, wie Arbeitnehmer*innen den Arbeitgeber um Vorschuss bitten können. Der Grad der Formalität ist dabei Ihnen selbst überlassen.
• Höhe und Häufigkeit des Vorschusses: Arbeitgeber können einen maximalen Betrag oder Prozentsatz festlegen. Darüber hinaus sollte in der Richtlinie auch enthalten sein, wie oft und in welchen Abständen Mitarbeiter*innen einen Vorschuss beantragen können.
• Rückzahlungskonditionen: Auch hier sollten Arbeitgeber ganz genau festlegen, wie und in welchem Zeitraum Lohnvorschüsse zurückgezahlt bzw. verrechnet werden. Es sollte also auch ein Datum für die Fälligkeit vereinbart werden.

Was können Gründe für einen Lohnvorschuss sein?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen Arbeitnehmer*innen einen Lohnvorschuss benötigen könnten. 

Gründe für einen Vorschuss können sein:

• Unerwartete finanzielle Notlage: Arbeitnehmer*innen können unvorhergesehene Ausgaben haben, wie beispielsweise medizinische Notfälle, dringende Reparaturen, unerwartete Rechnungen oder andere finanzielle Verpflichtungen, die sofortige Zahlungen erfordern. 
• Arbeitsplatzwechsel oder Neueinstellung: Bei einem Arbeitsplatzwechsel kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer*innen eine finanzielle Unterstützung benötigen, um die Zeit zwischen den Gehaltszahlungen des vorherigen Arbeitgebers und des neuen Arbeitgebers zu überbrücken.
• Bedürftigkeit von Familienangehörigen: Ein Lohnvorschuss kann nötig sein, weil Familienmitglieder sich in einer bedürftigen Lage befinden (bspw. schwere Krankheit).

Wie viel Lohnvorauszahlung darf ein Arbeitgeber geben?

Die Höhe des Lohnvorschusses, den ein Arbeitgeber gewähren kann, variiert und hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich der internen Richtlinien des Unternehmens und der individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen. Es gibt keinen gesetzlich festgelegten Höchstbetrag.

In der Regel wird der Lohnvorschuss jedoch als Teil des regulären Gehalts betrachtet und sollte daher nicht den gesamten Lohn übersteigen, den Arbeitnehmer*innen für einen bestimmten Abrechnungszeitraum verdient hätten. 

Es ist üblich, dass Arbeitgeber einen bestimmten Prozentsatz des voraussichtlichen Gehalts oder einen festen Betrag als Vorschuss gewähren. Dies kann beispielsweise 50 % des erwarteten Lohns oder eine andere vereinbarte Summe sein.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnvorauszahlung zu geben?

Nein, Arbeitgeber sind in Deutschland gesetzlich nicht verpflichtet, Arbeitnehmer*innen eine Lohnfortzahlung zu gewährleisten. Die Zahlung eines Lohnvorschusses liegt im Ermessen des Arbeitgebers und wird normalerweise auf freiwilliger Basis gewährt. 

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Vorschuss?

Sofern kein tarifliche Regelung oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen besteht, haben Mitarbeitende in Deutschland keinen Anspruch auf einen Lohnvorschuss.

Anders ist dies in der Schweiz. Hier hat der Arbeitgeber laut Art. 323 OR die Pflicht – sofern er dazu finanziell in der Lage ist – seinen Arbeitnehmer*innen unter bestimmten Umständen einen Vorschuss zu zahlen.

Warum zahlt Arbeitgeber Abschlagszahlung? – Vorteile und Nachteile

Arbeitgeber können Abschlagszahlungen aus verschiedenen Gründen leisten. Eine Lohnvorauszahlung bietet einem Unternehmen nämlich auch Vorteile, weshalb Arbeitgeber unter Umständen gerne ihren Mitarbeitenden unter die Arme greifen.

Vorteile eines Lohnvorschusses:

• Finanzielle Unterstützung: Ein Lohnvorschuss kann Arbeitnehmer*innen helfen, finanzielle Engpässe zu überbrücken und dringende Ausgaben zu decken, wenn sie in finanzielle Not geraten sind.
• Mitarbeiter*innenbindung: Indem Arbeitgeber Lohnvorschüsse gewähren, zeigen sie Ihre Unterstützung und Wertschätzung für ihre Mitarbeiter*innen. Dies kann das Engagement und die Loyalität der Mitarbeiter*innen stärken.
• Produktivitätserhaltung: Wenn Mitarbeiter*innen in finanziellen Schwierigkeiten sind, kann dies ihre Produktivität und Konzentration beeinträchtigen. Ein Lohnvorschuss kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter*innen auf ihre Arbeit konzentrieren können, ohne sich ständig um finanzielle Belange sorgen zu müssen.
• Image und Ruf des Unternehmens: Arbeitgeber, die Lohnvorschüsse anbieten, können als mitarbeiterfreundlich und sozial verantwortlich wahrgenommen werden. Dies kann zu einem positiven Image des Unternehmens beitragen.

Nachteile eines Lohnvorschusses:

• Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung von Lohnvorschüssen kann zeitaufwändig sein und erfordert zusätzliche Ressourcen seitens des Arbeitgebers.
• Probleme bei der Rückzahlung: Es besteht das Risiko, dass einige Mitarbeiter*innen den Lohnvorschuss nicht in der vereinbarten Zeit zurückzahlen.
• Finanzielle Belastung für das Unternehmen: Das Gewähren von Lohnvorschüssen bedeutet, dass das Unternehmen finanzielle Mittel im Voraus bereitstellen muss. Dies kann sich negativ auf Liquidität auswirken.

Was bedeutet Vorauszahlung auf Bezüge?

Vorauszahlung auf Bezüge heißt, dass Arbeitnehmer*innen einen Teil ihres zukünftigen Gehalts vom Arbeitgeber erhalten. Es handelt sich um einen Lohnvorschuss, bei dem Arbeitnehmer*innen einen Teil ihres regulären Gehalts vorzeitig erhalten, der normalerweise zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt worden wäre.

Der Begriff „Vorauszahlung auf Bezüge“ wird synonym für den Begriff „Lohnvorschuss“ verwendet. 

Sonderfall: Lohnvorauszahlung bei Reisekosten

Ja, es ist möglich, dass Arbeitnehmer*innen einen Lohnvorschuss für Reisekosten beantragen können. Wenn Arbeitnehmer*innen beruflich bedingte Reisen durchführen und dabei Ausgaben wie Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung oder andere dienstliche Auslagen haben, können diese in einigen Fällen einen Lohnvorschuss beantragen, um diese Kosten im Voraus abzudecken.

Die genauen Bedingungen für einen Lohnvorschuss für Reisekosten können zwischen den Arbeitgebern und Arbeitnehmer*innen individuell vereinbart werden. 

Reisekostenvorschuss

Um die Steuer- und Beitragsfreiheit dieses Vorschusses zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber folgendes beachten:

• Der gewährte Lohnvorschuss sollte in etwa den zu erwartenden Kosten entsprechen, die den Arbeitnehmer*innen entstehen werden (geschätzte Höhe der Ausgaben für Essen, Übernachtung und Transport).
• Nach Abschluss der Auswärtstätigkeit wird eine Abrechnung der tatsächlichen Reisespesen durchgeführt, wobei der gewährte Vorschuss berücksichtigt wird.
• Der Lohnvorschuss muss klar einer bestimmten Auswärtstätigkeit zugeordnet werden.

Auswirkung von Lohnvorauszahlungen

Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen kommt es nicht auf die Auszahlung der Bezüge an, sondern auf die Entstehung.

Das bedeutet, dass eine Lohnfortzahlung keine Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbezüge hat. Diese werden fällig, wenn die entsprechende Leistung erbracht wurde, d. h. in der Regel nach Ablauf eines Monats.

Lohnvorschuss: Rückzahlung bei Kündigung

Kommt es im Falle einer Kündigung zu einer Überzahlung durch die Lohnvorauszahlung, sind die Arbeitnehmer*innen dennoch verpflichtet, den Vorschuss zurückzuzahlen.

Eine typische Situation ist eine Kündigung, durch die die Arbeitnehmer*innen den Lohnvorschuss nicht mehr verdienen können. Der Vorschuss muss auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vollständig zurückgezahlt werden.

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