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Überstunden auszahlen

Überstunden auszahlen: So funktioniert’s!

Jeder Arbeitnehmer und jeder Arbeitgeber kennt es: Mitarbeiter fallen krankheitsbedingt länger aus, ein großes Projekt oder eine Deadline steht vor der Tür und der Stapel an Arbeit häuft sich. Überstunden gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag dazu.

Doch wie verhält es sich mit der Vergütung für die Mehrarbeit? Lässt man sich die Überstunden auszahlen oder kommt vielleicht doch eher ein Freizeitausgleich in Frage? Wir haben uns mit der Thematik beschäftigt und beantworten Fragen zur Vergütung, Pflichten und Steuern in diesem Artikel.

So berechnen Sie die Vergütung richtig

Wer Überstunden macht, will diese nicht umsonst machen. Bei der Höhe der Vergütung kommt es erst einmal auf den Job und die Branche an. Die Berechnung des Überstundenentgelts erfolgt in mehreren Schritten:

Zunächst sollten Sie einen Blick in den Arbeitsvertrag werfen. Häufig wurde bereits im Voraus eine Vereinbarung getroffen, wie und ab wann Überstunden ausgezahlt oder abgebaut werden können. Enthalten sein sollte eine Regelung, die besagt wie viele Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Ebenso sollte der Vertrag beinhalten, wie hoch die Vergütung für die Überstunden ist (in brutto oder netto).

Steht im Vertrag keine Klausel bezüglich Überstundenentgelt, gibt es branchenspezifische Regelungen, die im Arbeitsrecht enthalten sind. Zusätzlich können Sie den Überstundenlohn auf zwei Arten berechnen:

  1. Wird das Gehalt ohnehin bereits auf Stundenbasis berechnet, orientieren Sie sich auch für das Überstundenentgelt daran und berechnen gegebenenfalls einen Zuschlag.
  2. Bezieht der Arbeitnehmer ein Brutto-Monatsgehalt, können Sie aus dem Regelgehalt den regulären Stundenlohn ausrechnen. Vereinfacht wird mit 4,33 Wochen pro Monat gerechnet. Daraus ergibt sich folgende Formel:

Wir nehmen das Bruttogehalt eines Mitarbeiters, beispielsweise 2500,- €, und teilen es durch 4,33 Wochen, um den Brutto-Wochenlohn zu berechnen.

Der Betrag des Brutto-Wochenlohns wird dann durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden geteilt. In unserem Beispiel sind das 40 Stunden.

2500 (Brutto-Monatsgehalt) / 4,33 = 576 (gerundeter Brutto-Wochenlohn)576 / 40 = 14,40 € (Brutto-Stundenlohn)

Im nächsten Schritt multipliziert man den Brutto-Stundenlohn mit den geleisteten Überstunden, um die Vergütung der Überstunden zu berechnen.

In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer statt 160 Stunden, 190 Stunden gearbeitet und so 30 Überstunden geleistet. Die Rechnung sieht also wie folgt aus:

14,40 (Brutto-Stundenlohn) x 30 (Überstunden) = 432,- € (Brutto-Überstundenvergütung)

Mit dieser Berechnung bekommt der Arbeitnehmer 432,- € für seine geleisteten Überstunden eines Monats (Überstundenvergütung).

In manchen Fällen gibt es einen Überstundenzuschlag, der vertraglich festgehalten wurde. Ein Zuschlag von 20% des regulären Brutto-Monatsgehalts ist nicht selten. Deswegen rechnen wir in unserem folgenden Beispiel mit einem Überstundenzuschlag von 20%.

14,40 (Brutto-Stundenlohn) x 1,2 (20% Überstundenzuschlag) = 17,28 € (Brutto-Überstundenvergütung pro geleistete Überstunde)

Was ist mit den Steuern beim Auszahlen der Überstunden?

Die Vergütung der Überstunden gehören zum ganz normalen Arbeitslohn, weshalb auch hier Steuern anfallen. Vereinfacht bedeutet das: Je mehr Überstunden ein Mitarbeiter macht, desto mehr Lohn wird ihm ausgezahlt und desto mehr Steuern muss er auch bezahlen. Auch der Überstundenzuschlag ist steuerpflichtig. Eine Ausnahme allerdings bilden die Zuschläge für Nacht- Sonntags- und Feiertagsarbeit, die zum Teil von dieser Regelung befreit sind.

Arbeitszeiterfassung

Überstunden auszahlen oder lieber abfeiern?

Wenn es darum geht, ob ein Arbeitnehmer seine Überstunden besser auszahlen lassen oder abfeiern sollte, gibt es keine gesetzlichen Pflichten. Dennoch lohnt sich das eine oft mehr (oder weniger) als das andere. Wichtig dabei ist, zu wissen, wie die Mehrarbeit berechnet wird. Ob das auszahlen lassen oder abfeiern besser ist, hängt auch vom Zuschlag ab, falls dieser vorher vereinbart wurde. Daher ist eine allgemeingültige Aussage nicht möglich.

Wenn der Arbeitnehmer sich die Überstunden auszahlen lässt, steigt auch sein Gehalt und damit auch die Steuerlast. Feiert der Arbeitnehmer seine Überstunden jedoch ab, fallen keine zusätzlichen Steuern auf seine Überstunden an. Daher ist es sicher immer eine gute Wahl, die Überstunden durch Freizeit abzubauen. Das hat außerdem den Vorteil, dass der Arbeitnehmer die Zeit in etwas anderes stecken kann: Sport, Zeit mit der Familie, Ausflüge etc.

Überstunden auszahlen nach der Kündigung

Am besten ist es, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Voraus vertraglich auf eine Regelung geeinigt haben. Dann sollte im Vertrag stehen, ob Überstunden nach der Kündigung ausbezahlt oder in Urlaubstage umgewandelt werden müssen. Gibt es eine fristlose Kündigung, besteht jedoch nur die Möglichkeit der Auszahlung.

Gibt es keine vertragliche Regelung, muss der Arbeitnehmer seine Überstunden durch Arbeitszeiterfassung vorweisen können.

✔️ Wie können Überstunden am besten dokumentiert werden?

Damit die Überstunden am besten ausbezahlt werden können, ist es wichtig (und auch vom Arbeitszeitgesetz so vorgesehen) diese zu dokumentieren, in dem man die Arbeitszeiten erfasst. Dafür ist zum einen ein Zeiterfassungsprogramm notwendig, zum anderen kann der Arbeitnehmer auch seine Arbeitszeit in einem Arbeitszeitkonto erfassen.

Arbeitnehmer müssen darüber hinaus angeben, warum die Überstunden gemacht werden mussten (beispielsweise durch Anordnung vom Arbeitgeber).

Ebenfalls zu beachten sind Fristen zu denen die Überstunden abgebaut werden müssen (in der Regel innerhalb eines halben oder eines ganzen Jahres). In diesem Zeitraum muss der Anspruch geltend gemacht werden, da er andernfalls entfällt.

Verfasst von Lisa Mandelartz

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