Sie digitalisieren Ihre kompletten Personalprozesse und sind auf der Suche nach einer geeigneten Staffomatic-Alternative? Sie sind nicht alleine!
Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen nutzen HR-Software zur Digitalisierung ihrer Personalverwaltung. Nur noch 19 Prozent der befragten Betriebe mit bis zu 500 Mitarbeitenden verwalten laut einer aktuellen techconsult-Studie ihr Personal noch ausschließlich in Papierform. Fast die Hälfte ist bereits auf digitale HR-Software mit digitaler Personalakte umgestiegen.
Einer der vielen Anbieter für digitale Personalverwaltung ist Staffomatic. In diesem Blog wollen wir uns dei Funktionen der Software anschauen und mit Alternativen vergleichen.
Staffomatic-Alternativen im Überblick
| Kriterium | Staffomatic | Papershift | Factorial | Rippling |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar |
| Serverstandort | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Weltweit, keine genauen Angaben |
| DATEV-Integration | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Rollen- & Rechteverwaltung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Onboarding | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Dokumentenmanagement | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Schichtverwaltung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Automatische Schichtplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Digitale Personalakte | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ISO 27001 | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| SOC2-Zertifizierung | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Analysefunktionen | ❌ | ✅ (nicht im Basispaket enthalten) | ✅ | ✅ |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ 30-minütige Live-Vorführung |
Welche Funktion sollte eine gute Personalverwaltungs- und Zeiterfassungs-Software enthalten?
Eine HR-Software, mit der Sie die Daten Ihres Personals verwalten und zudem die Zeiterfassung sowie Abwesenheitsfunktionen durchführen können, hat vor allem den Zweck, die Arbeit der Personalabteilung zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Verwaltung frisst eine Menge Zeit. Mit digitalen Lösungen ist das Ziel, stets Zeit für die Kernaufgaben der Personalabteilung zu haben, wie zum Beispiel die strategische Ausrichtung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Arbeitszeiterfassung (siehe aktuelle Gesetze und Gerichtsurteile).
Kernfunktionen von HR-Software
Damit all dies umgesetzt werden kann, sollte eine solche Software einige grundlegende Funktionen haben. Dazu gehören:
- Zeiterfassung: Die grundlegende Funktion, um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen.
- Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.
- Schichtverwaltung: Möglichkeit zur Planung und Organisation von Schichten.
- Digitale Personalakte / Dokumentenmanagement: Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten.
- Self-Service-Bereich und App: Ein Bereich, in dem Beschäftigte ihre Daten einsehen und verwalten können, oft über eine mobile App.
- Onboarding: Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
- Projektverwaltung: Funktionen zur Verwaltung von Projekten und der darauf verwendeten Arbeitszeit.
Zusätzlich zu den Kernfunktionen bieten gute Softwares oft erweiterte Features, die den HR-Alltag erleichtern.
Zusätzliche Funktionen
- Performance-Management: Tools zur Leistungsbeurteilung und -entwicklung.
- DATEV-Integration: Eine Schnittstelle zum deutschen Buchhaltungsprogramm DATEV, was die Lohnbuchhaltung erleichtert.
- Payroll-Funktionen: Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
- Berichte und Analysen: Umfangreiche Funktionen zur Auswertung von HR-Daten.
Neben den Funktionen sind auch andere Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Implementierungsaufwand und die Verfügbarkeit eines Kundensupports entscheidend.
Anbieter Staffomatic: Schichtplaner online
Staffomatic ist ein deutscher Anbieter, der sich auf Zeiterfassung, Schichtplanung und grundlegende Personalverwaltungsfunktionen spezialisiert hat. Die Plattform richtet sich primär an kleine bis mittlere Unternehmen.
Mitarbeiter-Self-Service
Über das Self-Service-Portal können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten einsehen, Arbeitszeiten erfassen, Abwesenheiten beantragen sowie Schichtpläne abrufen. Staffomatic ist jedoch keine All-in-One-Lösung wie etwa Factorial – erweiterte Self-Service-Funktionen wie internes Feedback, Einsicht in Schulungspläne oder auch Einsicht in Verträge ist also zum Beispiel nicht möglich.
Schichtplanung & Zeiterfassung
Staffomatic legt seinen Fokus klar auf Funktionen zur Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Schichtplanung. Allerdings ist die Zeiterfassungsfunktion nicht im Basic-Tarif enthalten, sondern erst ab dem Pro-Tarif verfügbar.
Zu den Staffomatic Dienstplanfunktionen gehören u. a. Schichttausch als auch Schichtbewerbungen. Zudem lassen sich Schichtpläne automatisiert erstellen. Die Zeiterfassungsfunktion ermöglicht es, Arbeitszeiten mobil oder stationär per App, Browser oder Terminal zu dokumentieren – inklusive PIN-Anmeldung, Pausenbuchung, Soll-Ist-Vergleich und Live-Übersicht. Automatisierte Auswertungen sowie einfache Exporte im CSV- oder Excel-Format erleichtern darüber hinaus die Lohnabrechnung.
Dokumenten- & Personalmanagement
Staffomatic bietet eine digitale Personalakte, die grundlegende Mitarbeiterinformationen zentral erfasst. Im Vergleich zu umfangreicheren HR-Plattformen ist der Funktionsumfang jedoch begrenzt: Eine umfassende Vertragsverwaltung, erweitertes Dokumentenmanagement oder Onboarding-Workflows sind nicht enthalten.
Integrationen & weitere HR-Funktionen
Eine direkte DATEV-Integration fehlt, was im deutschsprachigen Raum bei der Lohnabrechnung zu zusätzlichen manuellen Arbeitsschritten führen kann. HR Features wie etwa Bewerbermanagement oder Mitarbeiterfeedback und -weiterentwicklung sind nicht vorhanden.
Preisgestaltung
Staffomatic bietet drei Tarife an: Basic für 2,00 € pro Person/Monat mit grundlegender Schicht- und Urlaubsplanung, Professional für 4,00 € mit zusätzlicher Zeiterfassung sowie erweiterten Planungs- und Integrationsfunktionen und Premium für 6,00 €, das u. a. ein Arbeitszeitkonto und Zuschlagsberechnung enthält. Alle Tarife gelten ab mindestens zehn Personen.
Staffomatic Alternative: Papershift
Papershift ist ein deutsches Unternehmen mit Schwerpunkt auf Schichtplanung und Zeiterfassung. Anders als bei All-in-One-Lösungen wie Factorial liegt der Fokus nicht auf einem breiten HR-Funktionsumfang, sondern auf den genannten Kernbereichen. Dennoch bietet die Plattform zusätzliche, optional buchbare Module, etwa für die Lohnbuchhaltung oder ausgewählte HR-Funktionen. Dazu gehört auch das HR Pulse-Paket, das erweiterte Funktionen wie Analyse von Mitarbeiterdaten, Berichte zu Anwesenheit und Auslastung sowie weitere HR-Tools bereitstellt.
Schichtplanung und Zeiterfassung
Papershift bietet eine sehr gute Schichtplanungsfunktion. Dabei können Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Urlaube berücksichtigt werden. Die Schichtplanung ist nur im höherpreisigen Professional-Paket enthalten. Die Zeiterfassung ist flexibel über Web und mobile Apps möglich. Dabei kann die Erfassung über QR-Codes oder Terminals erfolgen, erfordert jedoch kostenpflichtige Drittanbieter-Integrationen. Pausenregelungen und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt und berechnet.
Dokumenten- & Personalmanagement
Papershift bietet eine digitale Personalakte, die grundlegende Mitarbeiterinformationen zentral erfasst. Funktionen wie eine umfassende Vertragsverwaltung, erweitertes Dokumentenmanagement oder Onboarding-Workflows sind nur im HR Pulse Paket enthalten.
Integrationen & weitere HR Funktionen
Papershift bietet eine digitale Personalakte sowie ein Abwesenheitsmanagement. Die Anwendung verfügt über offene Schnittstellen (API) und Integrationen zu anderen Systemen, zum Beispiel für die Lohnabrechnung. Eine direkte DATEV-Integration ist nicht Teil der Plattform, kann aber über eine kostenpflichtige Zusatzlösung nachgerüstet werden. Der Serverstandort ist in Deutschland.
Das umfangreichere HR Pulse-Paket enthält unter anderem:
- Mitarbeiter- und Talentmanagement
- Performance- und Feedback-Tools
- Schulungs- und Weiterbildungsverwaltung
- Berichte und Analysen zu HR-Kennzahlen
- Automatisierte Workflows für Genehmigungen und Prozesse
Preisgestaltung
Das Core-Paket bietet grundlegende Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement sowie digitale Personalakte ab 50 € pro Monat für 10 Beschäftigte (plus monatliche Grundgebühr von 30 €). Die Premium– und Professional-Pakete erweitern das Angebot um Dienstplanung, Reporting, automatische Dienstpläne, Massenimporte und ein erweitertes Rechte- und Rollensystem. Preise für das HR Pulse Paket sind auf Anfrage erhältlich.
Staffomatic Alternative: Anbieter Factorial
Factorial ist ein spanisches Unternehmen, das eine All-in-One-Lösung mit umfangreichen HR-Funktionen anbietet. Der besondere Fokus liegt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), denen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis geboten wird. Die Software richtet sich an Unternehmen aller Branchen.
Mitarbeiter-Self-Service
Der Self-Service-Bereich von Factorial ist sehr umfangreich. Neben den klassischen Funktionen, wie man sie auch von Staffomatic kennt, geht Factorial noch weiter. Mitarbeitende können Dokumente einsehen, persönliche Daten ändern und Einsicht in die Lohnabrechnung nehmen. Auch Urlaubsanträge, Krankmeldungen und andere administrative Prozesse lassen sich direkt über die App abwickeln. Nutzer*innen berichten, dass die App besonders benutzerfreundlich und leistungsstark ist.
Schichtplanung & Zeiterfassung
Ähnlich wie Staffomatic bietet Factorial umfassende Zeiterfassungs- und Schichtplanungstools. Die Zeiterfassung ist bereits im Basispaket enthalten und kann über verschiedene Geräte erfolgen, z. B. über ein Terminal, QR-Code oder die mobile App. Automatische Schichtplanung, Schichttausch und Urlaubsplanung sind ebenfalls möglich, wodurch die Verwaltung von Arbeitszeiten deutlich vereinfacht wird. Mit integrierten Berichten lassen sich zusätzlich Arbeitszeiten analysieren, Optimierungspotenziale erkennen und gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze oder Pausenregelungen zuverlässig einhalten.
Dokumenten- & Personalmanagement
Factorial bietet umfassende Funktionen der Personalverwaltung, wie z. B. die digitale Personalakte, die alle wichtigen Mitarbeiterinformationen zentral bündelt, darunter persönliche Daten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Qualifikationen, Schulungsnachweise und Feedbackdokumente. Verträge können u. a. online eingesehen und elektronisch unterschrieben werden (E-Signing). Mit rollenbasierten Zugriffsrechten wird sichergestellt, dass nur die Personen Zugriff haben, die dazu berechtigt sind.
Integrationen & weitere HR Funktionen
Neben der DATEV-Anbindung (Factorial ist DATEV Marktplatz Schnittstellen Partner) und weiteren Integrationen ermöglicht die Plattform ein effizientes Employee Lifecycle Management.
Im Vergleich zu Staffomatic umfasst Factorial unter anderem folgende Funktionen:
- Performance-Management,
- Talententwicklung,
- Onboarding-Workflows,
- Schulungsprogramme sowie
- die Integration von Finanzmanangement und Payroll-Funktionen.
Preisgestaltung
Factorial wird als All-in-One-Lösung mit umfangreichen Basisfunktionen angeboten. Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße und gewähltem Funktionsumfang, liegen jedoch im Vergleich zu anderen Anbietern im günstigen Bereich, bei gleichzeitig hervorragendem Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Einführung der Software erfolgt schnell und unkompliziert.
Staffomatic Alternative: Anbieter Rippling
Rippling ist ein US-amerikanischer Anbieter, der als All-in-One-HR-Lösung konzipiert ist und sich an Unternehmen jeder Größe richtet. Die Plattform kombiniert HR- und IT-Management in einer zentralen Lösung und deckt eine breite Palette an Funktionen ab.
Mitarbeiter-Self-Service
Der Self-Service-Bereich in der Rippling-App ist so konzipiert, dass Mitarbeitende die volle Kontrolle über ihre Daten und Aufgaben haben. Neben der Verwaltung persönlicher Informationen und dem Einreichen von Urlaubsanträgen können auch Lohnabrechnungen eingesehen und ähnlich wie bei Factorial auch Spesen direkt eingegeben sowie Rechnungen hochgeladen werden.
Vertrags- und Dokumentenmanagement
Rippling bietet eine zentrale Dokumentenverwaltung, in der Verträge und HR-relevante Unterlagen sicher archiviert, digital signiert und mit automatisierten Genehmigungsprozessen versehen werden können. Mitarbeitende können Dokumente ortsunabhängig einsehen, und rollenbasierte Zugriffsrechte erleichtern die Zusammenarbeit. Im Unterschied zu Factorial unterstützt Rippling jedoch keine lokal angepassten Vertragsvorlagen für bestimmte Regionen wie den DACH-Raum.
Zeiterfassung und grundlegende HR-Funktionen
Die Staffomatic-Alternative Rippling ist ein HCM-Tool und beinhaltet umfassende, integrierte Funktionen für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Diese werden durch eine Vielzahl weiterer Module ergänzt, wie Performance-Management, Zielverfolgung sowie ein breites Spektrum an Onboarding-, und Talentmanagement-Funktionen.
Integrierte Payroll und DATEV-Anbindung
Eine Payroll-Funktion für den DACH-Raum ist derzeit nicht in Rippling integriert. Die Gehaltsabrechnung ist aktuell nur für den US-Markt verfügbar und muss selbst dort als separates Modul hinzugebucht werden. Eine direkte DATEV-Integration gibt es nicht, was für deutsche Unternehmen den Einsatz zusätzlicher Schnittstellen oder manueller Prozesse erforderlich macht.
Preisgestaltung
Rippling veröffentlicht keine festen Preisangaben. Nutzerbewertungen zufolge liegt die Lösung im mittleren Preissegment. Die Implementierung gilt als unkompliziert und schnell, allerdings ist die Plattform stark auf den US-Markt ausgerichtet, sodass für den Einsatz im DACH-Raum zusätzliche Anpassungen notwendig sein können.
Fazit: Welche Staffomatic Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Wie treffe ich die richtige Auswahl?
Bei der Vielzahl an digitalen Lösungen für die Personalarbeit ist es alles andere als leicht, zu verstehen, welche Software überhaupt die richtige für die eigenen betrieblichen Anforderungen ist. Unser Vergleich kann dabei helfen. Vorab sollten Unternehmen, die eine HR-Software implementieren möchten, sich einige Fragen stellen. Dazu gehört beispielsweise: Welche Funktionen soll die Software erfüllen? Geht es tatsächlich nur darum, Schichtpläne zu erstellen, kann Staffomatic möglicherweise bereits die richtige Wahl sein.
Bei Lösungen, die jedoch nur auf eine Kernfunktion beschränkt sind, wie Staffomatic, ist zu beachten: Dies kann Workflows beeinträchtigen, die Produkte sind möglicherweise nicht miteinander kompatibel, und es können zusätzliche Kosten entstehen. Der Trend geht ohnehin in Richtung vollumfänglicher Digitalisierung der HR-Prozesse.
Klare Sieger: Umfassende All-in-One-Lösungen
Empfehlenswert ist daher eine All-in-One-Lösung, die gleich alle Funktionen abdeckt und oftmals preislich ähnlich oder kaum teurer ist. Natürlich sollten Unternehmen ihr Budget im Blick behalten. Zusätzlich können Vergleichsportale wie Trusted helfen, sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Außerdem haben Mitarbeitende häufig bereits wertvolle Erfahrungen mit HR-Software gesammelt, deren Meinung in die Anschaffungsentscheidung einfließen sollte.
Schließlich hilft eine kostenlose Testversion, wie sie bei Factorial angeboten wird, am besten, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen. Kontaktieren Sie zudem unser Expert*innen-Team, das Sie gerne individuell berät.
