Ein Tätigkeitsnachweis kann insbesondere sinnvoll sein bei Tätigkeiten und Aufgaben, die schwer messbar sind. Welche Funktionen ein solcher Tätigkeitsnachweis noch hat, wer ihn ausstellt und was er enthalten sollte, erklären wir im folgenden Artikel.
Key Facts
- Ein Tätigkeitsnachweis belegt erbrachte Leistungen und Aufgaben in schriftlicher Form.
- Es gibt keine gesetzlich festgelegte Form für einen Tätigkeitsnachweis. Er kann sich aus dem Arbeitsvertrag oder auch aus Projektmanagement- und HR-Software-Tools ergeben, kann jedoch auch handschriftlich erstellt werden.
- Ein Tätigkeitsnachweis kann sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgebende als Grundlage für Leistungskontrollen, erbrachte Tätigkeiten sowie für Gespräche und Verhandlungen oder Bewerbungen dienen.
- Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
- Funktionen eines Tätigkeitsnachweises
- Abgrenzung zu anderen Nachweisen
- Vorlage für einen Tätigkeitsnachweis – Wie sieht ein Tätigkeitsnachweis aus?
Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
Definition
Ein Tätigkeitsnachweis dient als Beleg und Dokumentation für erbrachte Arbeitsleistungen und Tätigkeiten sowie die dafür benötigte Zeit.
Primär kommt er dort zum Einsatz, wo erbrachte Leistungen nicht so einfach messbar sind. Das kann beispielsweise bei Beratungsleistungen oder aber auch typischerweise in der Projektarbeit der Fall sein.
Wer stellt einen Tätigkeitsnachweis aus?
Ein Tätigkeitsnachweis kann sowohl von Beschäftigten geführt als auch von Arbeitgebenden ausgestellt werden. Das kommt ganz darauf an, welche Funktion der Nachweis in diesem Fall erfüllen soll. Mehr dazu erfahren Sie bei den einzelnen Funktionen und in der Vorlage.
Was beinhaltet ein Tätigkeitsnachweis?
Der Nachweis enthält in der Regel folgende Angaben:
- Datum
- Angaben zum Arbeitsverhältnis sowie Angaben zum Unternehmen
- Zeitraum, in dem die Tätigkeiten und Aufgaben ausgeführt wurden
- Beschreibung der Arbeitsaktivitäten bzw. Tätigkeiten innerhalb des angegebenen Zeitraums
- Unterschrift von Vorgesetzten und den jeweiligen Arbeitnehmenden
Funktionen eines Tätigkeitsnachweises
- Schriftliche Bestätigung oder Aufzeichnung: Ein solcher Nachweis bestätigt zunächst einmal eine erbrachte Leistung seitens der Beschäftigten. Das kann für Arbeitnehmende in verschiedener Hinsicht nützlich sein. Sie können den Nachweis beispielsweise als Grundlage für Gehaltsverhandlungen oder auch im Falle einer Neubewerbung nutzen, um zu zeigen, was sie bereits alles getan haben.
- Auch für Arbeitgebende kann ein Tätigkeitsnachweis nützlich sein. Er dient als Grundlage für Mitarbeitergespräche. So können Arbeitgebende sicher in ein Gespräch gehen, da sie konkrete Daten über die erbrachten Leistungen und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden haben.
- Transparenz und Leistungskontrolle: Insbesondere dort, wo Mitarbeitende an verschiedenen Projekten arbeiten oder sehr selbstständig tätig sind, kann es sinnvoll sein, die Aufgaben zu dokumentieren.
Verdeutlichen wir dies an einem Beispiel: Arbeitnehmer X ist Projektmanager. Er arbeitet an verschiedenen Projekten und hat eine gewisse Freiheit bei der Gestaltung seiner Arbeitszeit. Um den Überblick für sich selbst, aber auch für seine Firma und Abteilungsleitung zu behalten, dokumentiert der Mitarbeiter täglich, wie viel Zeit er in welche Projekte investiert hat und mit welchen Aufgaben er sich beschäftigt hat.
- Schließlich kann ein Tätigkeitsnachweis als Grundlage für Prozessoptimierung und Personalentscheidungen dienen. Er hilft dabei, einen Überblick darüber zu gewinnen, welche Tätigkeiten von welchen Personen ausgeführt werden. Im Falle von Neubesetzungen liefert ein solcher Nachweis wichtige Informationen darüber, welche Kompetenzen benötigt werden, um die offenen Positionen erfolgreich zu besetzen. So können Personalentscheidungen gezielt auf die Anforderungen und Fähigkeiten abgestimmt werden, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind.
Abgrenzung zu anderen Nachweisen
Im Zusammenhang mit der Arbeit gibt es verschiedene Nachweise, die Vorgesetzte kennen sollten. Manchmal ist es jedoch nicht einfach, sie zu unterscheiden. Was unterscheidet also einen Tätigkeitsnachweis von anderen Nachweisen im beruflichen Kontext?
Arbeitszeitnachweis
Ein Arbeitszeitnachweis ist ein Dokument, das die Arbeitszeit von Arbeitnehmenden erfasst und dokumentiert. Traditionell konzentrierte sich dieser Nachweis primär auf die Erfassung der Dauer der Arbeitszeit (Beginn, Ende, Pausen). Heutzutage wird er meist digital erfasst, kann aber auch durch manuelle Stempel- oder Ausstempelverfahren erfolgen.
Dieser enthält also im Gegensatz zum Tätigkeitsnachweis zusätzlich noch Angaben über die vereinbarte Arbeitszeit und Urlaubstage.
Wichtige Neuerung: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Arbeitgebende sind in Deutschland seit einiger Zeit verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten noch am selben Tag und detailliert zu erfassen. Diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und wird durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) konkretisiert.
Arbeitsbescheinigung
Eine Arbeitsbescheinigung, auch Arbeitgeberbescheinigung genannt, ist ein gesetzlich reguliertes Dokument. In § 312 SGB steht, dass Arbeitgebende bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses verpflichtet sind, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Diese dient als Vorlage bei der Bundesagentur für Arbeit für den Antrag auf Arbeitslosengeld.
Arbeitsbestätigung
Dieses Dokument wird auf Wunsch der Mitarbeitenden ausgestellt und ist weniger formell geregelt. Es handelt sich um eine Bestätigung, in der die Dauer und Art des Arbeitsverhältnisses erfasst werden. Sie kann für Bewerbungen bei einem neuen Unternehmen genutzt und mit einem Arbeitszeugnis kombiniert werden. Auch bei der Anmietung einer Wohnung oder bei der Beantragung eines Kredits kann eine Arbeitsbestätigung erforderlich sein.
Vorlage für einen Tätigkeitsnachweis – Wie sieht ein Tätigkeitsnachweis aus?
Ein Hinweis vorweg: Es gibt keine gesetzlich festgelegte Form, wie Tätigkeitsnachweise auszusehen haben. Sie können den Nachweis händisch auf Papier ausstellen, aber was sich mittlerweile empfiehlt, ist eine digitale Lösung.
HR-Software kann Sie und Ihre Mitarbeitenden bei dieser Erfassung unterstützen. In Factorial Time (deutsche Zeiterfassung) kann die Erstellung eines Tätigkeitsnachweises einfach und effizient umgesetzt werden. Das Tool erfasst die geleisteten Stunden, und Mitarbeitende können diese direkt eintragen (es kann also auch als Arbeitszeitnachweis dienen). Sie können – und das ist besonders praktisch – ihre Aktivitäten direkt bestimmten Projekten zuordnen und diese mit zusätzlichen Bemerkungen über die Kommentar-Funktion versehen.
Das System ermöglicht es zudem, den Tätigkeitsnachweis als entsprechenden Export zu erstellen und diesen direkt in die digitale Akte hochzuladen. Mitarbeitende haben so sofort Zugriff auf den Nachweis und können ihn herunterladen. Zudem ermöglicht das Tool gleichzeitig die Funktion einer rechtsgültigen elektronischen Unterschrift (E-Signatur).
Muster: Möchten Sie den Nachweis ohne Software erstellen? Auch hierfür haben wir eine einfache Vorlage für Sie. Sie können sie in Excel oder als PDF nutzen.
Schließlich kann auch ein Arbeitszeugnis als Tätigkeitsnachweis dienen. Je nachdem, wie ausführlich Vorgesetzte ein solches Dokument erstellen, enthält es in der Regel jedoch auf jeden Fall genaue Angaben zu den erfüllten Aufgaben und Tätigkeiten der jeweiligen Beschäftigten.
