Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbestätigung, Nachweis eines Arbeitsverhältnisses. Kommen Sie auch durcheinander? Auf Unternehmen kommen bestimmte Pflichten zu, wenn Arbeitnehmer*innen das Unternehmen verlassen und Arbeitslosengeld beantragen möchten. Dabei gibt es einiges zu beachten.
In diesem Artikel klären wir auf, was hinter den Begriffen steckt, warum die Arbeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber so wichtig ist, welche Rolle die Bundesagentur für Arbeit dabei spielt und was der Unterschied zwischen Arbeitsbescheinigung und Arbeitsbestätigung ist.
- Arbeitsbescheinigung – Was ist das eigentlich?
- Wie sieht eine Arbeitsbescheinigung aus?
- Wie erhalten Arbeitnehmer*innen eine Arbeitsbescheinigung?
- Arbeitsbescheinigung – Wie lange wird sie rückwirkend ausgestellt?
- Wie lange haben Unternehmen Zeit die Bescheinigung auszufüllen?
- Arbeitsbestätigung (mit kostenloser Vorlage)
Arbeitsbescheinigung – Was ist das eigentlich?
Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt? Diese Bescheinigung muss nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses laut § 312 SGB III vom ehemaligen Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden.
Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular, für das die Bundesagentur für Arbeit zwei Vorlagen zur Verfügung stellt, die von Unternehmen einfach ausgefüllt werden können:
- Für das reguläre Arbeitslosengeld müssen Sie dieses Formular zur Arbeitsbescheinigung ausfüllen. Es bezieht sich auf § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III).
- Wenn Arbeitslosengeld 2 bzw. Hartz 4 beantragt werden soll, müssen Sie nach § 57 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) dieses Formular zur Arbeitsbescheinigung ausfüllen.
Nachdem das Formular ausgefüllt wurde, muss es noch unterzeichnet und mit dem aktuellen Datum versehen werden. Unternehmen können die Bescheinigungen dann als Kopie oder Original, elektronisch oder in Papierform an die Bundesagentur für Arbeit versenden. Wenn Sie sich bezüglich der Ausfüllung unsicher sind, können Sie sich sowohl mit dem zuständigen Sachbearbeiter als auch mit einem Spezialisten für Arbeitsrecht austauschen.
Wenn die Formulare elektronisch versendet werden, muss darauf geachtet werden, eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung zu nutzen.
Warum ist die Arbeitsbescheinigung wichtig?
Diese Formulare sind wichtig für die ehemaligen Angestellten, da von diesen der Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld abhängt.
Ist es möglich, das Arbeitslosengeld ohne eine Arbeitsbescheinigung zu erhalten? Wenn noch keine Arbeitsbescheinigung eingegangen ist, kann trotzdem bereits ein Vorschuss des Arbeitslosengeldes gezahlt werden.
Dazu kommt es, wenn laut Bundesagentur für Arbeit der generelle Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht, die Prüfung der Höhe allerdings noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Wie sieht eine Arbeitsbescheinigung aus?
Da durch die Arbeitsbescheinigung die Höhe der Leistungen an ehemalige Mitarbeiter*innen bestimmt wird, müssen die folgenden Daten in der Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber ausgefüllt werden:
- Persönliche Daten
- Daten des Arbeitgebers und Lohnsteuermerkmale des Beschäftigten
- Beschäftigungszeit und Art der Tätigkeit
- Versicherungen
- Angaben zur Art der Kündigung, Befristung oder Freistellung
- Wöchentliche Arbeitszeit und Arbeitsentgelt
- Kündigungsfrist
Damit Sie diese Daten als Arbeitgeber immer zur Hand haben, ist es empfehlenswert, eine digitale Personalakte (zum Beispiel als Teil einer HR Software) einzurichten.
Wie erhalten Arbeitnehmer*innen eine Arbeitsbescheinigung?
Unternehmen werden entweder durch die Bundesagentur für Arbeit oder die Arbeitnehmer*innen selber zum Ausfüllen einer Arbeitsbescheinigung aufgefordert. Arbeitnehmer*innen können die Arbeitsbescheinigung anfordern, indem sie ein formloses Schreiben an den Arbeitgeber richten.
Die Abgabe der Arbeitsbescheinigung erfolgt dann durch den ehemaligen Arbeitgeber an die Agentur für Arbeit. Unternehmen sollten sich dessen nicht verweigern, da es zu Bußgeldern von der Agentur für Arbeit kommen kann. Ehemalige Arbeitnehmer*innen können das Unternehmen vor dem Arbeitsgericht auf die Erteilung der Arbeitsbescheinigung verklagen.
Arbeitgeber*innen sollten zudem beim Ausfüllen des Formulars aufpassen, da sie bei einer Zahlungsverweigerung des Arbeitslosengeldes aufgrund falscher Angaben schadensersatzpflichtig sein können. Falsche Angaben können aber durch den entsprechenden Sachbearbeiter einfach und schnell korrigiert werden. Benachrichtigen Sie diesen einfach und lassen Sie die Änderungen vornehmen.
Achtung: Bevor die Bescheinigung elektronisch an das Bundesamt für Arbeit übermittelt wird, muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmer*innen auf ihr Widerspruchsrecht hinweisen. Wenn diese der Übermittlung widersprechen, sollten Unternehmen auf jeden Fall den Nachweis behalten, dass die Bescheinigung dem Beschäftigten ausgehändigt wurde.
Arbeitsbescheinigung – Wie lange wird sie rückwirkend ausgestellt?
Die Bescheinigungen werden normalerweise für die letzten 12 Monate ausgestellt. Wenn Angestellte in den letzten 12 Monaten in verschiedenen Unternehmen tätig waren, werden diese alle berücksichtigt.
Da die Bundesagentur für Arbeit die Höhe des Arbeitslosengeldes aufgrund der letzten 12 Monate berechnet, kann es hier auch zu Sonderfällen kommen. So beispielsweise, wenn Arbeitnehmer*innen zeitweise gehaltliche Einbußen hatten oder auch, wenn Arbeitnehmer*innen weniger als 150 Tage in einem Jahr gearbeitet haben.
Wie lange haben Unternehmen Zeit, die Bescheinigung auszufüllen?
Gibt es eine Frist von Seiten der Arbeitnehmer*innen oder der Bundesagentur für Arbeit, die von Unternehmensseite eingehalten werden muss?
Bezüglich der Einreichung des Formulars durch Unternehmen gibt es keine Frist, die gesetzmäßig vorgesehen ist. Sobald der ehemalige Arbeitnehmer oder die Bundesagentur das Formular anfordern, sollten sich Unternehmen allerdings nicht allzu lange mit der Ausfüllung Zeit lassen.
Wenn die Bescheinigung zu spät bei der Bundesagentur für Arbeit ankommt, kann es dazu kommen, dass die Unternehmen eine Strafe zahlen müssen.
Arbeitsbestätigung (mit kostenloser Vorlage)
Wir haben bereits geklärt, worum es sich bei der Arbeitsbescheinigung handelt. Was ist nun allerdings der Unterschied zu einer Arbeitsbestätigung?
In der Arbeitsbestätigung wird Art und Dauer der Beschäftigung des Arbeitnehmers im Unternehmen aufgeführt. In dieser wird aber nicht aufgeführt, wie sich Mitarbeiter*innen während der Beschäftigung geführt haben. Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitsbestätigung auszustellen, wenn Beschäftigte den Betrieb verlassen.
In den folgenden Fällen wird eine Arbeitsbestätigung zudem angefordert bzw. kann nützlich sein:
- Der Angestellte war nur kurzzeitig im Betrieb und verlässt das Unternehmen beispielsweise schon in der Probezeit.
- Wenn Arbeitnehmer*innen in eine neue Wohnung ziehen, verlangt der Vermieter manchmal einen Nachweis der Arbeitsstätte.
- Auch bei der Beantragung eines Kredites brauchen Banken oft den Nachweis der Beschäftigung.
Möchten Sie Ihren Angestellten eine Arbeitsbestätigung ausstellen? Laden Sie sich doch unsere kostenlose Arbeitsbestätigung Vorlage herunter.
