Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens braucht es weit mehr als nur unternehmerische Intuition. Ob strategische Investitionen, die künftige Geschäftsentwicklung oder eine vorausschauende Personalplanung – jede fundierte Entscheidung benötigt verlässliche Zahlen als Fundament. Genau hier setzt die Umsatzprognose (auch Sales Forecast genannt) an. Sie macht zukünftige Einnahmen sichtbar und planbar. Wie die Erstellung Schritt für Schritt gelingt, vor welchen Herausforderungen Unternehmen dabei stehen können und welche Tools Sie unterstützen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Eine Umsatzprognose schätzt die zukünftigen Einnahmen eines Unternehmens.
- Nutzen: Sie dient als Grundlage für Planung, Investitionen und Personalentscheidungen.
- Grundlage: Sie basiert u.a auf internen Daten und/oder Marktanalysen.
Definition: Was ist eine Umsatzprognose?
Die Umsatzprognose ist für Unternehmen ein entscheidendes Instrument, um zukünftige Schritte und strategische Maßnahmen verlässlich und finanzsicher planen zu können.
→ So muss ein Skiverleih in den kalten Monaten so viel erwirtschaften, dass die Miete und die Gehälter auch im Sommer sicher weitergezahlt werden können.
→ Ein erfolgreicher Online-Shop für Grillzubehör benötigt Monate im Voraus verlässliche Zahlen, um rechtzeitig die Produktion hochzufahren und studentische Aushilfen für das Sommergeschäft einzustellen.
→ Und eine mittelständische Schreinerei muss abschätzen können, ob die Auftragslage für das nächste Halbjahr stabil genug ist, um endlich in eine neue Fräsmaschine und zwei neue Azubis zu investieren.
Genau an dieser Schnittstelle setzen Umsatzprognosen an: Sie machen künftige Einnahmen sichtbar. Es handelt sich hierbei um eine fundierte Schätzung oder Vorhersage des zukünftigen Umsatzes. Der Zeitraum, für den sie erstellt wird, ist variabel und hängt vom jeweiligen Nutzen ab – von einzelnen Monaten oder Quartalen bis hin zu mehreren Jahren.
Studien, wie beispielsweise eine aktuelle Bitkom-Untersuchung, zeigen zudem, dass immer mehr Unternehmen datenbasierte Informationen nutzen, um wirtschaftliche Entwicklungen besser einzuschätzen und ihre Prozesse darauf auszurichten. Das bedeutet auch: Datenbasierte Geschäftsentscheidungen werden zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
Tipp: Mit der All-in-One Business-Management-Software von Factorial haben Sie alle datenbasierten KPIs (wie beispielsweise den ROI) an einem zentralen Ort, die notwendig sind, um Ihre Umsatzprognosen präzise zu erstellen.
Umsatzprognose als Teil der Umsatzplanung (Businessplan)
Die Umsatzprognose ist ein wesentlicher Bestandteil der Umsatzplanung. Die Umsatzplanung beschreibt den Prozess, bei dem Unternehmen ihre erwarteten Einnahmen systematisch planen und steuern. Sie dient als Grundlage für die Budgetierung, zukünftige Investitionen, die Personalplanung sowie strategische Entscheidungen.
Oft werden die Begriffe Umsatzprognose und Umsatzplanung jedoch synonym verwendet. Besonders bei Unternehmensgründungen ist das nachvollziehbar: Da in dieser Phase noch keine historischen Daten vorliegen, basiert die Umsatzplanung im Businessplan größtenteils auf einer Umsatzprognose – also auf einer fundierten Schätzung der zukünftigen Geschäftsentwicklung.
Etablierte Unternehmen nutzen Umsatzprognosen dagegen vor allem als regelmäßigen Realitätscheck. So können sie ihre strategischen Ziele und Planungen flexibel an aktuelle Entwicklungen und tatsächliche Umsätze anpassen.
Abgrenzung: Wie unterscheidet sich eine Umsatzprognose von einer Marktprognose?
Im Gegensatz zu einer Umsatzprognose betrachtet eine Marktprognose nicht das einzelne Unternehmen, sondern die gesamte Branche. Es geht dabei um allgemeine Markttrends, das Konsumverhalten und makroökonomische Entwicklungen.
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Das Ziel einer Marktprognose ist es, das Gesamtpotenzial eines Marktes zu bewerten. Sie fragt: Wie viel Geld wird in Zukunft in unserer gesamten Branche umgesetzt? Hierfür werden primär externe Daten (wie Branchenberichte oder demografische Entwicklungen) genutzt.
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Das Ziel einer Umsatzprognose hingegen ist es, den tatsächlichen Anteil zu berechnen, den das eigene Unternehmen an diesem Markt ausmachen kann. Sie verbindet die externen Markttrends (wie Saisonalität oder Wettbewerb) mit den eigenen, internen Daten (historischen Verkaufszahlen, aktuellen Kapazitäten und Vertriebsaktivitäten). Sie fragt: Wie viel von dem großen Marktkuchen landet am Ende auf unserem eigenen Konto?
Umsatzprognose erstellen: Welche Methoden gibt es zur Erstellung einer Umsatzprognose?
Um eine realistische Umsatzprognose zu erstellen, müssen vier Dimensionen logisch ineinandergreifen: der Mindestumsatz, das mathematische Grundgerüst für Ihr Geschäftsmodell, die strategische Blickrichtung, und die passende Datenquelle, um die Rechnung mit realistischen Zahlen zu füllen.
Die Wahl der richtigen Methode hängt dabei stark von der jeweiligen Branche, dem Produkt oder der Dienstleistung des Unternehmens ab. Nicht jedes Geschäftsmodell lässt sich über dieselbe Logik und mit den gleichen Faktoren berechnen. Ein Dienstleister kalkuliert anders als ein Online-Shop oder ein Hotel.
Schritt 1: Den Mindestumsatz ermitteln
Bevor man schätzt, was man einnehmen könnte, muss man wissen, was man einnehmen muss, um keine Verluste zu machen. Der Mindestumsatz (Break-Even-Point) deckt alle fixen und variablen Kosten, damit das Unternehmen am Ende des Monats bei einer glatten Null landet.
- Beispiel in der Praxis: Die HR- und Finanzabteilung einer Marketing-Agentur tragen alle Kosten zusammen: Büromiete, Software-Lizenzen, Marketingbudgets und allen voran die Personalkosten. Die Summe ergibt 90.000 Euro Fixkosten pro Monat. Das ist der absolute Mindestumsatz, der erreicht werden muss, um keine Verluste zu machen.
Schritt 2: Das mathematische Grundgerüst
Jedes Geschäftsmodell besitzt eine eigene mathematische Logik, die durch die Produkte oder Dienstleistungen fest vorgegeben ist. Diese Formel bildet das Rechenwerkzeug für die Umsatzprognose:
1. Umsatzberechnung über die Kundenanzahl (Hotellerie, Gastronomie, Eventlocations, Gesundheitswesen): Hier steht nicht das einzelne Produkt im Vordergrund, sondern die Gäste oder Patient*innen. Da die genaue Konsummenge pro Person variiert, wird mit einem statistischen Durchschnittswert gerechnet.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Prognostizierte Kundenzahl x durchschnittlicher Nettoumsatz pro Kund*in
2. Umsatzberechnung nach der Absatzmenge (Handel, Produktionsbetriebe, Online-Shops): Der klassische Ansatz für den physischen oder digitalen Verkauf. Hier lässt sich der Umsatz direkt an den verkauften Einheiten festmachen.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Geplante Absatzmenge x durchschnittlicher Produktpreis
3. Umsatzberechnung nach der Arbeitszeit (Freelancer*innen, Berater*innen, Agenturen, Handwerk): Wenn Zeit direkt gegen Geld abgerechnet wird, begrenzt die verfügbare Arbeitszeit von Einzelpersonen oder Teams den maximal erzielbaren Umsatz.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Voraussichtliche Arbeitsstunden x Stundensatz
Tipp: Auch mit Factorial können Sie ganz einfach und bequem Projektarbeitszeiten erfassen und Projekte managen.
4. Umsatzberechnung nach dem Auftragsvolumen (Projektgeschäfte, Agenturen, Bauwesen): Diese Berechnungsgrundlage ist dann sinnvoll, wenn Leistungen nicht nach Stunden, sondern pauschal pro Projekt oder Auftrag abgerechnet werden.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Anzahl der erwarteten Aufträge x durchschnittlicher Nettoumsatz pro Auftrag
5. Umsatzberechnung über die Anzahl von Abonnements (SaaS-Anbieter, Fitnessstudios, Verlage): Dieses Modell arbeitet mit wiederkehrenden Zahlungen und bietet durch feste Vertragslaufzeiten eine besonders hohe Vorhersehbarkeit.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Anzahl der aktiven Abonnent*innen x Preis des Abos
6. Umsatzberechnung über Provisionen (Versicherungen, Immobilienmakler*innen, Affiliate-Plattformen): Hier wird kein eigenes Produkt verkauft, sondern eine Vermittlungsleistung honoriert. Der Umsatz entsteht nur bei erfolgreichem Abschluss.
Die Formel:
Zu erwartende Umsatzerlöse = Anzahl der erfolgreichen Vermittlungen x Provision pro Abschluss
Schritt 3: Die strategische Blickrichtung
Nachdem die mathematische Formel für Ihr Geschäftsmodell steht, stellt sich die Frage: Aus welcher Perspektive planen Sie? Um die spätere Berechnung anzugehen, gibt es zwei klassische Blickrichtungen. In der Praxis werden beide Ansätze oft kombiniert, um ein realistisches Gesamtbild zu erhalten:
- Der Bottom-up-Ansatz (Bottom-up-Prognose): Dieser Ansatz geht von den eigenen, internen Kapazitäten aus. Das bedeutet es werden die aktuelle Mitarbeiteranzahl, Ressourcen oder bestehende Kundenkontakte betrachtet und ausgehend davon der Umsatz Schritt für Schritt hochgerechnet.
Dieser Ansatz fragt: Was kann unser Team mit den vorhandenen Ressourcen tatsächlich leisten? Dieser Ansatz ist die wichtigste Grundlage für eine verlässliche Budget- und Personalplanung.
- Der Top-down-Ansatz (Top-down-Prognose): Hier geht der Blick vom großen Gesamtmarkt aus (z. B. über Branchenberichte). Der Wert wird dann auf das eigene Unternehmen heruntergebrochen.
Die Frage ist hier: Wie groß ist das Marktpotenzial und welchen Anteil davon können wir realistisch erobern? Das ist besonders für Start-ups und Gründer*innen wichtig, die noch keine eigenen historischen Mitarbeiter- oder Verkaufsdaten besitzen.
Schritt 3: Die Datenquellen (Woher kommt das Rohmaterial?)
Die passende mathematische Formel nützt nichts, wenn die Variablen leer bleiben. Um eine verlässliche Umsatzprognose zu erstellen, müssen die notwendigen Daten aus fundierten Quellen zusammengetragen werden. Die Vorgehensweise hängt dabei maßgeblich davon ab, in welcher Entwicklungsphase es sich befindet.
In der Praxis nutzt man vor allem drei bewährte Ansätze, um die Formeln mit realistischen Zahlen zu füllen:
Ansatz A: Historische Daten & Erfahrungswerte
Etablierte Unternehmen greifen auf ihre historischen Daten aus den Vorjahren zurück. Ist das Marktumfeld stabil, lässt sich die Zukunft daraus präzise ableiten.
- Beispiel: Ein Fitnessstudio sieht in den Daten der letzten drei Jahre, dass im Januar im Schnitt immer 50 Neukund*innen ein Abo abschließen. Dieser Wert wird als Basis für das neue Jahr genutzt.
Ansatz B: Marktanalysen
Start-ups und Gründer*innen besitzen noch keine historischen Werte. Sie nutzen externe Marktanalysen oder Branchenberichte, um Potenziale zu schätzen.
- Beispiel: Ein neuer Lieferdienst ermittelt über Demografiedaten die Anzahl der Haushalte im Liefergebiet und schätzt, im ersten Jahr einen Marktanteil von 3 % zu erobern.
- Hinweis für etablierte Unternehmen: Auch bestehende Unternehmen sollten den Markt im Auge behalten. Wenn sich Trends drastisch ändern, verlieren alte Erfahrungswerte ihre Gültigkeit.
Ansatz C: Der Blick auf die Vertriebs-Pipeline (Abschlusswahrscheinlichkeiten)
Dieser Ansatz wird im B2B-Bereich genutzt. Jeder Phase eines Kundengesprächs wird eine prozentuale Erfolgswahrscheinlichkeit zugeordnet.
- Beispiel: Eine Software-Agentur hat ein Projekt für 10.000 Euro in Aussicht. Da die Verhandlungen kurz vor dem Abschluss stehen (80 % Wahrscheinlichkeit), fließt der Deal mit 8.000 Euro in die aktuelle Prognose ein.
Leitfaden zur Umsatzprognose an einem Beispiel: Wie erstellt man eine realistische Umsatzprognose?
Um die theoretischen Methoden in ein konkretes Szenario zu übertragen, spielen wir den gesamten Prozess am Praxis-Beispiel einer mittelständischen Marketing- und Event-Agentur mit 45 Mitarbeitenden durch. Das Unternehmen möchte die zukünftige Umsatzentwicklung berechnen, um das Budget für strategische HR-Investitionen im nächsten Quartal verlässlich freizugeben.
Schritt 1: Mindestumsatz berechnen
Die HR- und Finanzabteilung zählen alle Gehälter der 45 Angestellten, Software-Lizenzen und die Büromiete zusammen. Die Summe ergibt exakt 90.000 Euro Fixkosten pro Monat. Das ist die Nulllinie, die erreicht werden muss, um keine Verluste zu machen.
Schritt 2: Formel Ihrer Branche anwenden
Da die Agentur Leistungen pauschal pro Projekt abrechnet, nutzt sie die klassische Umsatzberechnung nach dem Auftragsvolumen:
Schritt 3: Blickrichtung wählen
Die Agentur wählt den Bottom-up-Ansatz. Sie schaut auf die aktuellen Personalkapazitäten im Projekt-Team, um zu prüfen, wie viele Großaufträge die 45 Mitarbeitenden im nächsten Monat rein kapazitär und ohne Überlastung überhaupt gleichzeitig abarbeiten können. Die Obergrenze liegt aktuell bei maximal 13 Projekten.
Schritt 4: Variablen mit Daten füllen und Umsatzentwicklung berechnen
Der Vertrieb meldet für den kommenden Monat 13 fest eingeplante Event-Aufträge in der Pipeline. Der durchschnittliche Nettoumsatz pro Auftrag liegt bei 10.000 Euro. Um die zukünftige Umsatzentwicklung berechnen zu können, wird die Formel gefüllt:
Schritt 5: Abgleich und Realitätscheck
Die Agenturleitung gleicht die prognostizierten 130.000 Euro Umsatz mit den 90.000 Euro Fixkosten ab. Das Ergebnis: Ein voraussichtlicher Überschuss von 40.000 Euro. Das HR-Budget für die dringend benötigte Neueinstellung im Event-Management kann somit sicher und datenbasiert freigegeben werden.
Tipp: Nutzen Sie eine professionelle Sales-Forecast-Vorlage, um Ihre Berechnungen übersichtlich zu starten.
Herausforderungen bei Umsatzprognosen: Welche Fehler sollte man bei Umsatzprognosen vermeiden?
Selbst eine mathematisch fehlerfreie Umsatzprognose kann in der Realität scheitern und ihren Zweck verlieren. Das liegt häufig an bestimmten Fehlern, die bei der Erstellung gemacht werden. Dazu gehören:
1. Das Ignorieren von Saisonalität
Kaum ein Geschäft läuft jeden Monat exakt gleich. Saisonschwankungen müssen zwingend berücksichtigt werden. Ein Online-Shop für Grillzubehör darf beispielsweise ein starkes Umsatzplus aus dem Mai nicht linear auf den November hochrechnen.
2. Mangelhafte Datenqualität und falsche Annahmen
Eine gute Prognose hängt maßgeblich von den Daten ab, die zu ihrer Erstellung genutzt werden. Hier treten jedoch häufig Fehler auf:
- Inkonsistente Datenerfassung: Wenn Vertrieb und Finanzen unvollständige oder unterschiedliche Daten pflegen, basiert die Prognose auf falschen Annahmen.
- Unkritischer Verlass auf historische Daten: Wenn sich Marktbedingungen verändern, spiegeln alte Daten die Zukunft nicht mehr korrekt wider.
- Falsche Datenquellen: Wer mit veralteten oder ungenauen Branchenberichten kalkuliert, erhält verzerre Prognosen.
3. Das Ausblenden externer Faktoren
Die beste Umsatzprognose verliert ihren Wert, wenn sie externe Faktoren ignoriert. Unternehmen müssen äußere Einflüsse zwingend einbeziehen:
- Marktveränderungen & Verbraucherverhalten: Ein neues Bewusstsein für Nachhaltigkeit oder veränderte Konsumgewohnheiten können die Nachfrage nach bestimmten Produkten sehr schnell einbrechen lassen.
- Wettbewerb: Drängen neue Konkurrent*innen auf den Markt oder starten aggressive Preiskämpfe, schrumpft der eigene Marktanteil oft schneller als gedacht.
- Gesetzesänderungen: Neue Regulierungen, steuerliche Anpassungen oder Verbote können Vertriebswege und Produkte massiv einschränken.
- Technologischer Fortschritt: Durch neue Technologien (wie beispielsweise künstliche Intelligenz) können etablierte Dienstleistungen oder Produkte schlagartig obsolet werden.
4. Die Personalkapazitäten vergessen
Wenn sich die Prognose nicht in den Personalkapazitäten widerspiegelt, nützt sie nichts. Am Ende sind es die Menschen im Unternehmen, die das geplante Wachstum und die Leistung überhaupt erst erbringen müssen. Höhere Umsatzziele sind wertlos, wenn das Team überlastet ist.
Und genau hier zeigt sich die entscheidende Schnittstelle: Wie genau Umsatzprognose und Personalplanung zusammenhängen und welche Tools sich am besten für die Umsetzung eignen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Tipp: Nutzen Sie Ihre Umsatzprognosen als Fundament, um eine zukunftssichere HR-Strategie aufzubauen. Wie das Schritt für Schritt gelingt, erfahren Sie in unserem umfassenden People Strategy Guide.
Wie hängen Umsatzprognose und Personalplanung zusammen?
Umsatzprognose und Personalcontrolling und Personalplanung bedingen und ergänzen sich gegenseitig. Das bedeutet: Eine realistische Umsatzprognose kann überhaupt erst auf Basis der aktuellen Personalkapazitäten erstellt werden. Gleichzeitig bildet das Ergebnis dieser Prognose das entscheidende Fundament für die zukünftige Personalplanung und die Budgetierung im HR-Bereich.
Dass HR und Finance hierbei Hand in Hand arbeiten müssen, betont auch Moran Laufer, CFO bei Factorial, in unserem strategischen Leitfaden:
„Personalkosten machen in der Regel zwischen 30% und 70% des gesamten Betriebsbudgets aus und sind damit die größte finanzielle Verpflichtung, die die meisten Unternehmen je eingehen. Dennoch arbeiten HR und Finance weiterhin mit nur begrenzter Integration zwischen Personaldaten und Finanzplanungszyklen. […] Wenn Personen- und Finanzdaten in getrennten Systemen leben, […] basieren Entscheidungen auf Intuition.“
Erst wenn beide Abteilungen eng verzahnt miteinander interagieren und die gleichen Daten nutzen, liefert eine positive Umsatzprognose die notwendige finanzielle Sicherheit, um:
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Neues Personal einzustellen, um drohende Engpässe bei steigenden Auftragszahlen abzufangen.
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Mitarbeitende gezielt zu schulen und weiterzubilden, um neue Marktanforderungen zu erfüllen.
Zeigt die Prognose hingegen einen deutlichen Abwärtstrend, ermöglicht die enge Verzahnung es der Personalplanung, frühzeitig gegenzusteuern – sei es durch den Abbau von Überstunden oder Einstellungsstopps, um das Unternehmen finanziell stabil zu halten.
Wie Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams optimieren können, erfahren Sie im vollständigen HR & Finance Leitfaden zur Mitarbeiterwertschöpfung. Wie Sie zudem Ihren konkreten Personalbedarf im Unternehmen berechnen, erklären wir Ihnen in unserem Artikel „Personalbedarf berechnen: Infos, Formeln und Beispiele“.
Welche Tools eignen sich zur Erstellung von Umsatzprognosen?
Welche Werkzeuge für die Umsatzprognose am besten geeignet sind, hängt maßgeblich von der Branche und der Größe des Unternehmens ab. In der Praxis lassen sich die Tools grob in drei Kategorien unterteilen:
- Excel oder Google Sheets (Umsatzplan Excel): Für sehr kleine Unternehmen oder in der Gründungsphase können einfache Tabellenkalkulationen für den Start absolut ausreichen. Allerdings stoßen sie schnell an ihre Grenzen: Excel-Dateien sind extrem fehleranfällig, manuell schwer aktuell zu halten und eignen sich kaum für die team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
- Klassische CRM-Systeme: Diese reinen Vertriebstools verwalten alle Kundendaten sowie Interaktionen und unterstützen Unternehmen gezielt bei der Umsatzsteigerung. Sie berechnen zwar Abschlusswahrscheinlichkeiten und Vertriebsprognosen, betrachten das Unternehmen jedoch oft isoliert aus der Vertriebsbrille und vernachlässigen die internen Kapazitäten.
- All-in-One Business-Management-Software (z. B. Factorial): All-in-One-Plattformen brechen die Silos zwischen den verschiedenen Abteilungen komplett auf. Als ganzheitliche Business-Management-Software führt Factorial alle relevanten Unternehmensdaten an einem zentralen Ort zusammen. Durch die direkte Verknüpfung von Finanzdaten mit dem HR-Bereich fließen aktuelle Personalkapazitäten, Urlaubszeiten, Schichtplanungen und anstehende Schulungen automatisch in die Überlegungen ein. Zudem unterstützt die Software datenbasiert und KI-gestützt dabei, fundierte Vorhersagen zu treffen. So sehen Sie sofort, ob Ihre Umsatzprognose mit den tatsächlichen Ressourcen Ihres Teams übereinstimmt, steuern Ihr Unternehmen vorausschauend, effizient und auf Basis von Echtzeitdaten.
