Workforce Management – Personalplanung geschickt durchführen

Retail Management, Kliniken, Produktion: Workforce Management kann für Unternehmen unterschiedlicher Größe und in unterschiedlichen Bereichen interessant sein.

Was genau passiert im Workforce Management? Wie wählen Sie eine geeignete Workforce Management Software aus?

In diesem Artikel erfahren Sie, wann es Zeit wird, nach einem geeigneten System zu suchen und welche Vorteile dieses für Ihr Unternehmen hat.

• Workforce Management Definition
• Ablauf Workforce Management
• Welche Vorteile hat Workforce Management?
• Workforce Management Software
• Factorials Workforce Management

Workforce Management Definition

Was ist Workforce Management eigentlich? Bei Workforce Management (WFM) geht es darum, die Personaleinsatzplanung und Kapazitätsplanung zu optimieren.

Unternehmen möchten durch WFM sichergehen, dass sich der richtige Mitarbeitende mit der richtigen Eignung zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Betrieb befindet. Dies kann durch die Auswahl einer geeigneten Software noch unterstützt werden.

Der Begriff kommt übrigens ursprünglich aus Call Centern. In den letzten Jahren wird WFM verstärkt als strategisches Instrument im Human Resources Management eingesetzt.

Achtung: Personalplanung bzw. Personaleinsatzplanung und Workforce Management sind nicht gleichzusetzen. Diese sind genauso ein Teil des Workforce Management, wie beispielsweise die Bedarfsanalyse oder die Zeitwirtschaft.

Ablauf Workforce Management

Workforce Management können Sie sich als Kreislauf vorstellen. Im ersten Schritt geht es um die Analyse des Personalbedarfs.

Dazu müssen Sie zuerst einmal den unternehmensrelevanten Bedarf analysieren und daraus den Personalbedarf im nächsten Schritt ableiten.

Unternehmensrelevanter Bedarf

Um den Bedarf zu bestimmen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Gibt es bestimmte saisonale Schwankungen in meinem Betrieb?
• Besteht zu bestimmten Zeitpunkten eine erhöhte Nachfrage?
• Geht es um einmalige oder regelmäßige Schwankungen?
• Welche Gründe gibt es für den erhöhten Bedarf?
• Um welche Zeiträume geht es?
• Wie hoch ist der Arbeitsaufwand, der mit bestimmten Aufgaben verbunden ist?

Personalbedarf

Darauf folgend muss untersucht werden, wie viele Mitarbeitende für die entsprechenden Zeitabschnitte benötigt werden. Fragen Sie sich:

• Wie viele Mitarbeitende benötigen wir in welchen Bereichen?
• Wie lange benötigen wir diese Angestellten?
• Welche Kompetenzen sollen die Beschäftigten mitbringen?
• An welchen Unternehmensstandorten ist der Bedarf gegeben?

Schauen Sie sich dafür die entsprechenden Vergangenheitsdaten an und erstellen Sie einen Forecast, der den optimalen Personalbedarf ermittelt und somit die Personalplanung optimiert.

Personalstruktur

Als nächstes wird die organisationale Demographie genauer betrachtet:

• Wie setzen sich die Mitarbeitenden im Team zusammen?
• Welche Personalstruktur haben die Teams momentan und gibt es noch Verbesserungspotenzial?

Indem Sie die Struktur des Personals näher untersucht haben, kann eine Vorhersage erstellt werden, wie viele Mitarbeitende Sie in einem bestimmten Zeitraum benötigen.

Personaleinsatzplanung

Im nächsten Schritt kommt es zur Personaleinsatzplanung. Fragen Sie sich dafür:

• Wie können Sie sicherstellen, dass der Personalbedarf und der Personalbestand zusammenpassen?
• Gibt es einen Fit zwischen den Anforderungen an die Qualifikationen der Mitarbeitenden und den tatsächlich vorhandenen Kompetenzen?

Wenn Sie die Eignung der Mitarbeitenden, die Arbeitsmodelle, Fehlzeiten und Urlaube und den Bedarf gegenübergestellt haben, können Sie nun durch eine Workforce Management Software das Personal konkret einplanen.

Steuerung

Die Beschäftigten müssen auch dann im Rahmen der Personalsteuerung richtig eingeplant werden, wenn es zu Veränderungen kommt. Überlegen Sie:

• Wie können Sie reagieren, wenn es kurzfristige Veränderungen (z.B. Ausfälle durch Krankheit des Personals) gibt?

Eine Software kann Ihnen dabei helfen, mögliche Volatilitäten einzuplanen und flexibel auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren.

Arbeitszeiten

Verlieren Sie auch die Arbeitszeiten des Personals nicht aus den Augen. Fragen Sie sich:

• Haben die Mitarbeitenden bestimmte Anforderungen? Beispielsweise den Wunsch nach Teilzeit, flexiblen Arbeitszeiten, Remote Work, bessere Work-Life-Balance etc.
• Inwieweit können Sie die Arbeitszeiten erfassen? Arbeiten Sie beispielsweise mit einer HR Software?

Bestenfalls sind natürlich die Daten der Mitarbeitenden und deren Arbeitszeiten im System hinterlegt.

Kontrolle

Am Ende des Prozesses steht dann die Erfolgskontrolle an. Schauen Sie, ob die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen greifen und Sie richtige Prognosen erstellt haben.

Analysieren Sie immer wieder, ob Prozesse noch optimiert werden können und wie Sie die Optimierung sicherstellen.

Welche Vorteile hat Workforce Management?

Workforce Management hat einige Vorteile. Der Personalbedarf kann festgestellt und die Personalplanung so regelmäßig optimiert werden.

So kann letztendlich auch die Produktivität optimiert und die Wirtschaftlichkeit der Organisation sichergestellt werden. Zudem bietet es eine hohe Flexibilität bei Bedarfsschwankungen.

Die Mitarbeitenden profitieren durch Workforce Management, da sie entsprechend ihren Qualifikationen eingesetzt werden. Dies führt zu einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich zu einer besseren Mitarbeiterbindung und einer geringeren Fluktuation im Unternehmen.

Auch die administrativen Aufgaben können dadurch auf ein Minimum reduziert werden. Aufgrund der einheitlichen Daten können zudem Auswertungen besser erstellt werden.

Beispielsweise kann im Gesundheitswesen die Planung der Belegschaft aufgrund der Bettenauslastung optimiert werden.

Laut Personalwirtschaft unterstützt eine Workforce Management Software beispielsweise das Klinikum Saarbrücken. Dieses errechnet auf Basis der durchschnittlichen Patientenanzahl pro Station die Soll-Stunden für die jeweiligen Schichten. Die Personalsituation kann dementsprechend flexibel angepasst werden.

Workforce Management Software

Eine All-in-One Software ist hilfreich, um alle Prozesse in einer Organisation darzustellen und zudem in jedem Bereich Daten zu hinterlegen und zu sammeln.

Im nächsten Schritt können Sie diese Daten im Rahmen von bestimmten Analysen auswerten und für strategische Entscheidungen nutzen.

Um herauszufinden, ob ein Workforce Management System für Ihr Unternehmen geeignet ist, können Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Gibt es Schichtplanung in Ihrem Unternehmen? Ist die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen sehr zeitaufwändig?
• Haben Sie bereits die Möglichkeit, die Zeiten Ihrer Beschäftigten in einem System zu erfassen?
• Sind Sie zufrieden mit den bisherigen Tools?
• Wie viel Zeit benötigen Sie für Ihre Lohnabrechnung? Möchten Sie diese reduzieren?
• Möchten Sie Prognosen erstellen, um den zukünftigen Personalbedarf besser einschätzen zu können?

Wenn Sie eine oder mehrere Punkte bejahen bzw. unzufrieden mit den bisherigen Tools sind, ist es sinnvoll, nach einer Lösung zu suchen.

Implementierung einer Software

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Initiierung: Suchen Sie den direkten Austausch mit den Anbietern. Besprechen Sie mit diesen die Prozesse Ihres Unternehmens und lassen Sie diese dann ein maßgeschneidertes Konzept erstellen.
2. Anforderungen: Wenn Sie ein System für verschiedene Bereiche des Unternehmens auswählen möchten, sollten natürlich Anforderungen aus diesen Bereichen mit einbezogen werden.
3. Spezifikation: Stellen Sie dann sicher, dass der Anbieter alle Funktionen bereitstellen kann, die Sie benötigen. Überlegen Sie sich zudem, ob sich durch das Aufsetzen des Systems auch eine Änderung betrieblicher Abläufe ergibt.
4. Projektstart: Überlegen Sie sich, welche Ihrer Mitarbeitenden in das Projekt eingebunden werden. Diese sollten auch als interne Ansprechpartner im Unternehmen agieren.
5. Einführung: Nun werden die ersten Pilotprojekte umgesetzt. Schauen Sie, welcher Service in welchem Pilotprojekt angeboten wird und wo Sie noch Unterstützung vom Anbieter benötigen.
6. Rückhalt: Binden Sie Betriebsrat und weitere Stakeholder mit ein. Der Datenschutz sollte zudem sichergestellt werden.

Factorials Workforce Management 

Factorial ist eine All-in-One Software, die Ihnen dabei hilft, Zeit, Talente und Dokumente in einem zentralen System zu verwalten.

So können Sie beispielsweise die Dienstzeiten Ihrer Mitarbeitenden verwalten, Arbeitszeiten erfassen und auf Basis Ihrer Unternehmensdaten HR Berichte und Analysen erstellen.

👉 Optimieren Sie Ihre Zeiterfassung und behalten Sie die Übersicht. Lernen Sie unser benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem kennen.