5S-Methode: Erklärung, Beispiele und Anwendung

Wie können Sie nach einem etablierten Schema innerhalb Ihres Arbeitsplatzes bisher ungenutzte Effizienzpotenziale freilegen? Wie wird der Arbeitsplatz klarer, geradliniger organisiert und zugleich effektiver? Geht es nach internationalen Stereotypen, haben zwei Länder das eigentlich schon perfektioniert: Deutschland und Japan – beide Wirtschaften sind bekannt für ihre Effizienz, Disziplin und Arbeitstugend.

Auf der anderen Seite des Globus, in Japan, wurde auch die 5S-Methode entwickelt. Wir zeigen Ihnen heute, warum diese in Ihrem Unternehmen Mehrwerte generieren kann.

Das Wichtigste in Kürze

1. Die 5S-Methode zählt zu den Lean-Management-Methoden. Sie zeigt einen systematisch aufgebauten Ablauf, um die Effizienz und Organisation in Unternehmen zu optimieren – speziell mit Fokus auf den Arbeitsplatz.
2. Die fünf namensgebenden Schritte: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. In Deutsch funktioniert die 5S-Abkürzung ebenfalls, die japanischen Wörter stehen für: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin.
3. Mit der 5S-Methode können Sie bei Prozessen Zeit sparen, die Fehlerquote senken, Mitarbeiterzufriedenheit steigern und das Niveau Ihres Arbeitsplatzes verbessern.

• Definition: Was ist die 5S-Methode?
• Was bedeuten die 5S?
• Welche Vorteile erhalten Sie durch die 5S-Methode?
• Wie setze ich 5S um? Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Was ist die 6S-Methode?
• Was ist die 5S- und 5-A-Methode?

Definition: Was ist die 5S-Methode?

Mit der 5S-Methode lassen sich Arbeitsplätze jeglicher Form effizienter strukturieren. Damit sollen sich im nächsten Schritt die Effizienz und Produktivität verbessern. Der Name resultiert, wie unschwer zu erkennen ist, aus den fünf japanischen Begriffen, die allesamt mit dem Buchstaben „S“ beginnen: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke.

Der Hintergedanke ist denkbar einfach: Ein möglichst effektiv strukturierter Arbeitsplatz schafft die Ausgangslage für eine hohe Produktivität und reduziert (Schussel-)Fehler.

Hintergrundwissen zur 5S-Methode

Federführend für die Methode war der Japaner Taiichi Ono. Unter dem Dach von Toyota entwickelte er das fünfstufige System, um Abläufe und Arbeitsplätze in der Produktion effizienter, sicherer und übersichtlicher zu gestalten. Mittlerweile wird 5S aber nicht mehr nur in der Fertigung genutzt – da sich das System intuitiv verstehen und schnell auf andere Unternehmensbereiche anwenden lässt. Das kommt so gut an, dass es nach einer Umfrage aus dem Jahr 2023 mit 86,67 % die am häufigsten genutzte Lean-Methode ist. Zum Vergleich: Kanban und Wertstromanalyse kommen nur auf 44 % und 48 %.

Was bedeuten die 5S?

Sie suchen nach 5S-Methode Beispielen zur direkten Anwendung im Arbeitsalltag? Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, welche Bedeutung hinter den 5S steckt und wie sich die fünf Schritte der Methode konkret und wirksam umsetzen lassen.

1. Seiri – Sortieren

Unnötige Dinge werden entfernt. Was nicht benötigt wird, hat keinen Grund, sich am Arbeitsplatz zu befinden. Nicht mehr benötigte Post-its oder alte, längst aussortierte Bewerbungen? Weg damit!

2. Seiton – Systematisieren

Struktur und Ordnung schaffen. Es gibt einen festen Platz für alles, der ohne gewichtigen Grund auch nicht mehr verändert wird. Mit Factorial als All-in-One-Lösung haben Sie Ihr ganz eigenes „Seiton-Tool“ – hier hat alles seinen festen Platz und ist schnell auffindbar.

3. Seiso – Säubern

Ein Arbeitsplatz muss ordentlich, sauber und 100 % funktionell sein. Es gibt nichts, was Ihnen in die Quere kommt. Dazu gehört auch nicht mehr relevante Dinge zu beseitigen – beispielsweise in der Cloud oder in gemeinsam mit anderen Mitarbeitenden genutzten Tools.

4. Seiketsu – Standardisieren

Arbeitsplätze im Unternehmen sind, entsprechend der Abteilung, am besten standardisiert. Das schafft Gleichberechtigung. Außerdem sind Arbeitsplätze bei Bedarf von anderen Mitarbeitenden ohne Einschränkungen nutzbar.

Im digitalen Kontext wird oft Seiketsu betrieben: Wenn Sie sich als Unternehmen zum Beispiel für einheitlich genutzte Kommunikations-Tools entscheiden oder bestimmte Unternehmensfarben zum Einsatz kommen (Corporate Design).

5. Shitsuke – Selbstdisziplin

Ganz einfach: All die schönen Regeln sind nichts wert, wenn sie nicht eingehalten werden. Der fünfte Schritt erinnert Sie deshalb daran, alle vorherigen vier Regeln konsequent zu befolgen.

Welche Vorteile erhalten Sie durch die 5S-Methode?

Ganz wichtig: 5S ist als dauerhaft genutztes Konzept gedacht. Keine einmalige Aktion, die nach zwei Wochen wieder in Vergessenheit gerät. Sie haben außerdem zwei Möglichkeiten: Einerseits können Sie einfach für sich selbst 5S benutzen, um Ihren Arbeitsplatz optimal zu gestalten. Andererseits kann das Unternehmen in seiner Ganzheit 5S nutzen – dann profitieren alle davon.

Das auch nicht zu wenig, wie diese Vorteile zeigen:

• Zeitersparnis: Weil alles schnell auffindbar und standardisiert ist.
• Weniger Fehler: Weil Routinen und Automatismen entstehen.
• Produktivitätssteigernd: Weniger Aufwand für Nebensächlichkeiten, größerer Fokus auf die eigentliche Arbeit.
• Arbeitsschutz: Einheitliche, bewährte Konzepte schaffen Sicherheit, vor allem bei Tätigkeiten fernab vom Schreibtisch.
• Klarheit: Mitarbeitende wissen, warum Dinge getan werden, wie sie getan werden und warum die Vorgehensweise ein Vorteil ist.
• Nachhaltigkeit: Klare, feste und optimierte Abläufe reduzieren Verschwendung.

Aus wissenschaftlicher Sicht wurden zwei Vorteile der 5S-Methode durch Beispiele nachgewiesen. Bei einem Automobilzulieferer beispielsweise verbesserte sich nach der 5S-Einführung die Produktivität, zugleich reduzierte sich maßgeblich die Fehlerquote.

Gibt es bei 5S auch Nachteile?

Man kann es bekanntlich immer übertreiben: Da liegt bei 5S die eigentliche Gefahr – wenn das systematisch aufgebaute Korsett zu eng geschnallt wird, was Mitarbeitende einengen und übermäßig fordern könnte. Freigeister und Kreative könnten sich durch 5S außerdem etwas eingeschränkt fühlen – und manche Personen blühen in einem geordneten, kleinen Chaos zugegebenermaßen erst richtig auf.

Wie setze ich 5S um? Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Erfassen Sie den Ist-Zustand. Identifizieren Sie Fehler und Problembereiche. Anschließend erproben Sie die 5S-Methode am besten zunächst in einem festen Bereich – beispielsweise einer ausgewählten Abteilung oder einer Produktionslinie.
2. Jetzt gehen Sie nacheinander die oben aufgeführten Schritte durch: Entfernen Sie Überflüssiges, schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit. Etablieren Sie feste Standards und schaffen Sie bei Mitarbeitenden ein Verständnis für die Selbstdisziplin in der Einhaltung dieser neu geschaffenen Realitäten.
3. Überprüfen Sie nach einigen Wochen, wie sich Prozesse verändert haben. Betreiben Sie gegebenenfalls Feinjustierung oder setzen Sie noch einmal komplett von vorn an. Wurden Verbesserungen erzielt? Erfassen Sie diese mit messbaren Kennzahlen und bauen Sie darauf auf.

Was ist die 6S-Methode?

Kein großer Unterschied, nur eine kleine Erweiterung der 5S Methode: Als sechster Schritt kommt „Safety“ beziehungsweise „Sicherheit“ hinzu. Eine sinnvolle Erweiterung, speziell in sicherheitsrelevanten Bereichen – wie der Chemie oder im Umgang mit Cyber-Bedrohungen am (digitalen) Arbeitsplatz. Auch in der HR-Abteilung sorgt der sechste Schritt für die gezielte Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten – zum Beispiel:

• Zugriffsrechte auf sensible HR-Daten regelmäßig überprüfen
• Passwortschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren
• Phishing-Schulungen für Mitarbeitende etablieren
• Cloud-Tools DSGVO-konform konfigurieren

Was ist die 5S- und 5-A-Methode?

Auch hier gilt: Keine Sorge, Sie kennen die 5A-Methode schon. Der Begriff wird statt „5S Methode“ genutzt, wenn man für die japanischen Begriffe deutsche Übersetzungen nutzt, die mit dem Buchstaben „A“ beginnen. Das sieht dann so aus: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnungen entwickeln und Alle Regeln einhalten.