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Verbesserung der HR-Kommunikation mit den Dashboard- und Aufgabenmanagement-Tools von Factorial

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7 Minuten Lesezeit

Die HR-Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist ein entscheidender Baustein für den Erfolg und das Wohlbefinden einer Organisation. In unserem Blogartikel erfahren Sie alles Wichtige zur HR-Kommunikation und wie Sie mithilfe von Factorial Ihre HR-Strategien verbessern können.

Key Facts

  1. Die HR-Kommunikation bezieht sich auf die gezielte Übermittlung von Informationen und Nachrichten zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden.
  2. Eine HR-Software wie Factorial kann die HR-Kommunikation im Unternehmen auf vielfältige Weise verbessern. 
  3. Das Factorial Real-Time-Dashboard und Aufgabenmanagement-Tools helfen dabei, HR-Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

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Was ist HR-Kommunikation? 

HR-Kommunikation (Human Resources-Kommunikation) bezieht sich auf die gezielte Übermittlung von Informationen, Nachrichten und Botschaften innerhalb einer Organisation, die sich auf Personalangelegenheiten und die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden beziehen. Sie trägt wesentlich zum Erfolg der HR-Strategie bei.

Effektive interne HR-Kommunikation ist von großer Bedeutung, da sie dazu beiträgt, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Personaler*innen und den Beschäftigten sicherzustellen. 

Hier sind einige wichtige Aspekte der HR-Kommunikation:

1. Informationen zu Personalrichtlinien und -verfahren: HR-Kommunikation dient dazu, Mitarbeitende über Unternehmensrichtlinien, Arbeitsverträge, Vergütungspakete, Leistungsbeurteilungen und andere personalbezogene Angelegenheiten zu informieren. Dies schafft Klarheit und Transparenz, was zu einem Gefühl der Gerechtigkeit und Zufriedenheit beiträgt.

2. Kommunikation bei Veränderungen: Wenn organisatorische Veränderungen, Umstrukturierungen oder Personalverschiebungen anstehen, spielt die HR-Kommunikation eine wichtige Rolle bei der Mitteilung dieser Veränderungen an die Beschäftigten. Eine klare und rechtzeitige Kommunikation hilft, Unsicherheit und Ängste zu reduzieren.

3. Mitarbeiterbindung und Engagement: Effektive HR-Kommunikation trägt dazu bei, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Sie ermöglicht den Beschäftigten, sich mit Unternehmenszielen und -werten zu identifizieren, und fördert eine positive Unternehmenskultur.

4. Krisenkommunikation: Im Falle von Krisen oder Notfällen ist die HR-Abteilung oft verantwortlich für die Kommunikation mit allen Mitarbeitenden. Dies kann die Sicherheit und das Wohlbefinden der Teams gewährleisten.

5. Kommunikation von Schulungs- und Entwicklungsangeboten: HR-Kommunikation kann dazu beitragen, Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bekannt zu machen, um berufliche Entwicklungen zu fördern.

Die HR-Kommunikation mit Mitarbeitenden ist Teil der internen Kommunikation und verbessert das Verständnis zwischen Angestellten und der Personalabteilung. Eine verbesserte Kommunikation hilft außerdem bei der Prozessoptimierung

Wie kann man mit einer HR-Software die Kommunikation im Unternehmen verbessern? 

Eine HR-Software wie Factorial kann die HR-Kommunikation im Unternehmen und so auch die Personalarbeit auf vielfältige Weise verbessern. Das Factorial Real-Time-Dashboard und die Aufgabenmanagement-Tools helfen dabei, HR-Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Die Tools können beispielsweise genutzt werden, um Informationen zu personalbezogenen Angelegenheiten, Aufgaben und Prozessen in Echtzeit bereitzustellen. 

Dadurch können Mitarbeitende und HR-Verantwortliche auf relevante Informationen zugreifen, Aufgaben verwalten und Prozesse effizienter gestalten, was wiederum die HR-Kommunikation unterstützen kann, indem sie klarer und effektiver wird. Die Funktionen können auch zur Automatisierung von Routineaufgaben beitragen, wodurch Zeit für strategische Aufgaben und die Unterstützung der Mitarbeiterbindung sowie Employer Branding freigesetzt wird. Allgemein wird so auch die Employee Experience verbessert.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen genauer vor: 

Aktualisierungen und Benachrichtigungen in Echtzeit

Das Factorial Dashboard ist ein Echtzeit-Dashboard und eine Benachrichtigungsplattform, die es der Personalabteilung ermöglicht, alle relevanten Informationen und Updates in Echtzeit zu verfolgen. Dieses Tool bietet einen zentralen Ort, um auf dem Laufenden zu bleiben.

  • Die Personalabteilung muss auf dem neuesten Stand sein, um effektiv arbeiten zu können. Aktualisierte Informationen ermöglichen es HR-Verantwortlichen, schnell auf Mitarbeiteranfragen, Änderungen in den Personalrichtlinien und andere wichtige Ereignisse zu reagieren.
  • Benachrichtigungen stellen sicher, dass HR-Verantwortliche und Mitarbeitende keine wichtigen Informationen verpassen. Sie dienen als Erinnerung und sorgen für eine zeitnahe Reaktion auf Anfragen und Ereignisse.

Zuweisung und Verfolgung von Zuständigkeiten

Aufgabenmanagement-Tools sind entscheidend, um klare Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen zu definieren und sicherzustellen, dass diese effektiv verfolgt werden. Dies fördert einen reibungslosen Arbeitsablauf und minimiert Missverständnisse.

Unsere Factorial-Tools unterstützen die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, indem sie die Verantwortlichen klar benennen, Fristen setzen und den Fortschritt verfolgen.

Beispiel: Zum Beispiel kann die HR-Abteilung mithilfe von Factorial-Tools Schulungsaufgaben an bestimmte Beschäftigte zuweisen und den Fortschritt verfolgen, um sicherzustellen, dass die Schulungen rechtzeitig abgeschlossen werden.

Arbeitsabläufe für eine effektive Kommunikation

Arbeitsabläufe (Workflows) sind strukturierte Prozesse zur Kommunikation und Durchführung von Aufgaben. In der HR-Kommunikation helfen sie dabei, Aufgabenfolgen zu definieren und zu optimieren.

Workflows tragen zur Kommunikation bei, indem sie sicherstellen, dass Informationen und Anforderungen in einer vorhersehbaren und strukturierten Weise an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und Verzögerungen minimiert.

Beispiel: Ein Workflow kann für die Rekrutierung erstellt werden, der die Schritte von der Stellenausschreibung über Bewerbungseingänge, Interviews bis zur Einstellung festlegt. Dies verbessert die Kommunikation, da klar ist, wer wann welche Aufgaben erledigt.

Dokumentenmanagement für effiziente Kommunikation

Das Dokumentenmanagement von Factorial erleichtert die gemeinsame Nutzung von Gehaltszetteln, Zeugnissen und anderen HR-Dokumenten, was die Kommunikation in der HR-Abteilung verbessert. Ein sicherer Dokumentenaustausch ist entscheidend, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten und sensible HR-Informationen zu schützen. 

Factorial sorgt für eine sichere Speicherung und Zugriffssteuerung für HR-Dokumente und bietet die Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert und eine positive Employee Experience sicherstellt.

Beispiel: Elektronische Signaturen können in Factorial verwendet werden, um Dokumente wie Arbeitsverträge elektronisch zu unterzeichnen, was die HR-Kommunikation beschleunigt und papierlos macht.

Unternehmensaktualisierungen und Posteingang

Factorial ermöglicht die Erstellung und Anzeige von Unternehmensaktualisierungen, die allen Mitarbeitenden angezeigt werden. Ein zentralisierter Posteingang bündelt alle Aufgaben, Benachrichtigungen und Anfragen. Dies fördert eine einheitliche Unternehmenskommunikation und sorgt dafür, dass Beschäftigte wichtige Unternehmensnachrichten nicht übersehen.

Beispiel: Unternehmensaktualisierungen können genutzt werden, um Mitarbeitende über bevorstehende Veranstaltungen, Firmennachrichten oder wichtige Änderungen in den Unternehmensrichtlinien zu informieren. Zentralisierte Posteingänge erleichtern die Verwaltung von Anfragen und Aufgaben.

Persönliche Spracheinstellungen

Bei Factorial können persönliche Spracheinstellungen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitenden in ihrer bevorzugten Sprache angesprochen werden, was die Verständlichkeit und Effektivität der Kommunikation erhöht. Vor allem in einem vielfältigen Arbeitsumfeld mit einer mehrsprachigen Kommunikation ist diese Funktion von großer Wichtigkeit. 

Die Verwendung von HR-Software wie Factorial kann die interne Kommunikation erheblich verbessern, indem sie Transparenz, Effizienz und Genauigkeit der Kommunikation und Aufgabenzuweisung erhöht. Dies trägt dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern zu stärken.

Zwei HR-Managerinnen kommunizieren in einem Online-Meeting mit dem Team.

Weitere Tipps zur Förderung der HR-Kommunikation

Neben der Nutzung einer HR-Software gibt es noch weitere Wege, um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche HR-Kommunikation:

1- Transparenz:

Seien Sie so transparent wie möglich in Bezug auf Personalrichtlinien, Veränderungen und Unternehmensziele. Mitarbeitende schätzen Ehrlichkeit und Transparenz.

2- Regelmäßige Mitarbeitergespräche:

Führen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Angestellten, um deren Anliegen, Fragen und Feedback zu besprechen. Dies stärkt das Vertrauen und zeigt, dass ihre Meinungen wichtig sind.

3- Kommunikationstraining:

Bieten Sie Schulungen und Workshops zur Kommunikation an, um Führungskräfte und Mitarbeitende in effektiver Gesprächsführung und Konfliktlösung zu unterstützen.

4- Mitarbeiterportale:

Richten Sie Mitarbeiterportale ein, auf denen Mitarbeiter auf HR-Ressourcen, -Formulare und -Richtlinien zugreifen können. Dies erleichtert den Informationsaustausch.

5- Mitarbeiterfeedback nutzen:

Nutzen Sie Mitarbeiterumfragen und Feedback-Mechanismen, um die Bedürfnisse und Anliegen der Belegschaft zu verstehen und darauf zu reagieren.

6- Klare Kommunikationswege:

Definieren Sie klare Kommunikationswege für verschiedene Arten von Informationen, sei es über E-Mails, über eine HR-Software, Besprechungen oder andere Kanäle.

7- Mitarbeiterbeteiligung:

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich an der Gestaltung von HR-Richtlinien und -Prozessen zu beteiligen. Dies gibt ihnen das Gefühl, Teil des Entscheidungsprozesses zu sein.

8- Personalisierte Kommunikation:

Beachten Sie die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden in Bezug auf Kommunikation. Einheitslösungen passen nicht für alle.

9- Konfliktlösung:

Schaffen Sie effektive Mechanismen zur Konfliktlösung, um sicherzustellen, dass Missverständnisse und Konflikte auf eine konstruktive Weise angegangen werden.

10- Klare Kommunikationsziele:

Setzen Sie klare Ziele für die HR-Kommunikation. Welche Botschaften möchten Sie vermitteln, und wie werden Sie den Erfolg messen?

11- Technologie nutzen:

Nutzen Sie eine HR-Software wie Factorial und weitere aktuelle Technologie, um den Informationsaustausch zu optimieren, Aufgaben zu verfolgen und die Effizienz der HR-Kommunikation zu steigern.

12- Regelmäßige Schulungen für Ihr HR-Team:

HR-Mitarbeitende sollten in effektiver Kommunikation geschult sein, um ihre Rolle als Vermittler zwischen Management und Mitarbeitenden optimal auszufüllen.

13- Feedbackschleifen schließen:

Stellen Sie sicher, dass auf Mitarbeiterfeedback reagiert wird und dass Verbesserungen aufgrund dieses Feedbacks implementiert werden.

Wichtig: Die Förderung einer offenen, ehrlichen und effektiven HR-Kommunikation ist entscheidend, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und das Wohlbefinden der Belegschaft zu fördern. Es ist eine Investition in den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Fazit zur Verbesserung der HR-Kommunikation 

Die Nutzung einer HR-Software wie Factorial zur Verbesserung der HR-Kommunikation bietet eine transformative Möglichkeit, die Effizienz, Transparenz und Effektivität in der Personalabteilung zu steigern. 

  • Die Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem neuesten Stand.
  • Aufgabenmanagement-Tools sorgen für klare Rollenzuweisungen und Verantwortlichkeiten.
  • Die Einrichtung von Arbeitsabläufen rationalisiert Prozesse und schafft Struktur.
  • Das Dokumentenmanagement erleichtert den sicheren Austausch von Informationen.
  • Zentralisierte Posteingänge verbessern die Verwaltung von Anfragen und Aufgaben.

Factorial und seine Funktionen helfen Ihnen dabei, die interne Kommunikation zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Weiterhin ermöglicht die Software HR-Verantwortlichen, sich verstärkt auf strategische Aufgaben und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren. Zusammengefasst tragen die Tools von Factorial dazu bei, die HR-Kommunikation effizienter und effektiver zu gestalten, was wiederum das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur positiv beeinflusst. 

Erfahren Sie mehr über die Funktionen von Factorial für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. 

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Häufig gestellte Fragen zur HR-Kommunikation

Was ist HR Kommunikation?

HR-Kommunikation, auch als Human Resources-Kommunikation bekannt, umfasst die gezielte Verbreitung von Informationen, Mitteilungen und Botschaften innerhalb einer Organisation, die sich auf Personalangelegenheiten und die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern konzentrieren. Ihr Beitrag ist entscheidend für den Erfolg der HR-Strategie.

Wie kann man die Kommunikation im Unternehmen verbessern?

Die Kommunikation im Unternehmen lässt sich durch klare Richtlinien, vielfältige Kommunikationskanäle und Schulungen zur effektiven Kommunikation verbessern. Technologische Tools wie HR-Software tragen dazu bei, die Zusammenarbeit zu erleichtern und Prozesse zu optimieren. Ein offenes Kommunikationsklima, regelmäßige Updates und eine betonende Führungsebene sind entscheidend für den Erfolg dieser Maßnahmen.

Was sind interne Kommunikationsmaßnahmen?

Interne Kommunikationsmaßnahmen sind strategische Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um die Effektivität und Effizienz der Kommunikation innerhalb seiner Organisation zu steigern. Das umfasst die Implementierung klarer Kommunikationsrichtlinien, die Nutzung verschiedener Kanäle wie HR-Software für den Informationsaustausch sowie Schulungen zur Förderung effektiver Kommunikationsfähigkeiten.

Maria Macher ist Content Managerin bei Factorial und lebt hier ihre Liebe für die deutsche Sprache und HR-Themen aus. Bereits während ihrer Studienzeit in Wien und Barcelona sammelte sie unterschiedlichste Arbeitserfahrungen: beim Early-Stage-Startup bis hin zum multinationalen Konzern. Dabei lernte sie insbesondere, was verschiedene Unternehmenskulturen ausmacht und welche Rolle die wichtigste Ressource in Unternehmen spielt: die Menschen.

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