Neben dem ebenfalls im Arbeitsvertrag festgelegten Gehalt dürfte die Sollarbeitszeit der zweite entscheidende Faktor aus Arbeitnehmenden- und Arbeitgebersicht sein. Das ist nachvollziehbar, schließlich geht es nie nur um das Finanzielle, sondern auch wie viel dafür gearbeitet werden muss – genau das sagt die Sollarbeitszeit aus. Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, wie sich diese von den Ist-Stunden unterscheidet und wie sie sich individuell berechnen lässt.
Kurz erklärt
- Die Sollstunden geben an, wie viel Arbeitnehmende innerhalb eines gewissen Zeitraums arbeiten sollen. Die Ist-Stunden hingegen, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.
- Die Ist- und Sollarbeitszeiten lassen sich über das Arbeitszeitkonto individuell pro Arbeitnehmenden abgleichen: Mit der Zeiterfassungssoftware von Factorial behalten Sie die Differenz so leicht im Blick.
- Die Sollarbeitszeit muss nicht identisch zur gesetzlichen Arbeitszeit sein, sie muss aber stets den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechen.
- Was ist die Soll-Arbeitszeit?
- Unterschied zwischen tatsächlicher und Sollarbeitszeit
- Der gesetzliche Rahmen im Überblick
- Wie berechnet man die Sollarbeitszeit?
- Dienstplan: Soll- und Ist-Stunden – Wie verhält es sich damit?
Was ist die Soll-Arbeitszeit?
Schon der Name verrät relativ genau, worum es hier geht: Nämlich die Arbeitszeit, die Arbeitnehmende leisten sollen. Weil das natürlich keine grobe Vereinbarung ist, sind die Sollarbeitszeiten auch im Arbeitsvertrag festgehalten. Dieser kann wahlweise einen exakten Arbeitszeitraum vorgeben, beispielsweise von 9 bis 18 Uhr, oder aber flexibler angelegt sein. Bei Gleitarbeitszeitmodellen sind die Sollstunden aber ebenso zu leisten – sie lassen sich nur flexibler einteilen.
Unterschied zwischen tatsächlicher und Sollarbeitszeit
Abweichungen zwischen dem Ist- und Soll-Zustand sind bei Arbeitszeiten ebenfalls denkbar. Auch hier hilft eine begriffliche Orientierung wieder auf die Sprünge: Es gibt die Arbeitszeit, die geleistet werden soll und die Arbeitszeit, die geleistet wurde – das ist der Ist-Zustand.
Abweichungen dazwischen sind aus unterschiedlichen Gründen denkbar:
- Arbeitnehmende haben Überstunden geleistet, die Ist-Stunden sind also höher als die Soll-Stunden
- Arbeitnehmende hatten einen wichtigen privaten Termin und leisteten an dem Tag nur sechs Arbeitsstunden, statt den geforderten acht Stunden. Dann wurde die Soll-Arbeitszeit nicht erreicht.
Solche Abweichungen sind zu erwarten und im Arbeitsalltag in den meisten Berufen kein Problem. Unterschiede gibt es zwischen den Berufen aber natürlich dennoch: Arbeitet eine Steuerberaterin an einem Tag nur sieben statt den vorgeschriebenen acht Stunden, lässt sich das später leicht ohne nennenswerte Nachteile für das Unternehmen ausgleichen. Sofern ein Straßenbahnfahrer seine acht Stunden Sollarbeitszeit unvorhergesehen nicht leistet, wäre das Problem hingegen groß: Denn nun fährt die jeweilige Straßenbahn wahrscheinlich nicht mehr.
Nähere Zahlen zur tatsächlichen Arbeitszeit in Deutschland liefert uns die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA):
- 2023 bezifferte sich die tatsächliche Wochenarbeitszeit von abhängig Beschäftigten auf 38,5 Stunden
- 2021 waren es 38,4 Stunden, im Jahr 2019 noch 38,8 Stunden
- Männer arbeiten deutlich mehr als Frauen: 41,4 Wochenarbeitsstunden im Jahr 2023, 42,3 Stunden in 2019
- Frauen kommen indes auf 35 Wochenarbeitsstunden im Jahr 2023 und vormals auf 34,9 Stunden in 2019
Ebenfalls auffällig: Wochenendarbeit wird in Deutschland seltener. Mussten im Jahr 2019 noch 40 % der Beschäftigten wenigstens einmal pro Monat am Wochenende ran, waren es im Jahr 2023 nur noch 36 %.
Der gesetzliche Rahmen im Überblick
In Deutschland gilt immer das Arbeitszeitgesetz, das eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden vorsieht, die im Ausnahmefall auf zehn Stunden verlängert werden darf – sofern sie in den nachfolgenden 24 Stunden wieder auf den anvisierten 8-Stunden-Durchschnitt reduziert wird (§ 3 Arbeitszeitgesetz). Abweichungen davon sind denkbar, zum Beispiel durch individuelle Betriebsvereinbarungen beziehungsweise Tarifverträge.
Der gesetzliche Rahmen gibt folglich vor, welche Sollarbeitszeiten erlaubt und machbar sind. Trotzdem sind diese selbst mitunter flexibler angelegt – bedingt durch Stundenausgleiche, flexible Arbeitszeitmodelle oder schlicht gesetzliche Urlaubs- und berechtigte Krankheitstage.
Wichtig: Im Arbeitsvertrag ist die Sollarbeitszeit in jedem Fall klar zu benennen. Das schafft für Arbeitnehmende Transparenz, zudem lassen sich so auch Urlaubsansprüche nachvollziehen.
Wie berechnet man die Sollarbeitszeit?
Sofern sich der Arbeitsvertrag auf die Wochenzeit bezieht, lässt sich die Sollarbeitszeit bei einer 5-Tage-Woche relativ leicht berechnen.
Schauen wir uns dafür dieses Beispiel pro Woche an:
- im Arbeitsvertrag vereinbart sind 40 Stunden pro Woche
- gearbeitet wird an fünf Tagen pro Woche, Montag bis Freitag
Was ist dann die tägliche Sollarbeitszeit? Sie würde den klassischen acht Stunden täglich entsprechen. Errechnet: 40 Stunden / 5 Tage = 8 Std./Tag.
Ein anderes Beispiel könnte sich auf den Monatssoll beziehen, dann sieht die Berechnung so aus:
- Monatssoll = Anzahl der Arbeitstage des Monats x tägliche Sollarbeitszeit
- Hat der Monat also 21 Arbeitstage, wäre das: 21 x 8 = 168 Sollstunden
In der Praxis arbeiten viele Unternehmen zur Berechnung der Sollarbeitszeit zudem auf Jahresbasis. Das Arbeitszeitkonto wird also pro Kalenderjahr geführt, was mehr Flexibilität bringt, da sich Differenzen so einfacher und ohne großen Zeitdruck ausgleichen lassen.
Möchten Sie pro Jahr die Sollarbeitszeit berechnen, würde das wie folgt aussehen:
- Kalenderjahr 2025 hat 251 Arbeitstage
- gesetzlicher Urlaubsanspruch: 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche
- gesetzliche Feiertage (können regional variieren): 10 Feiertage
Damit ergibt sich die folgende Formel:
- 251 Arbeitstage – 20 Urlaubstage – 10 Feiertage = 221 Arbeitstage
Die Jahres-Sollzeit beträgt damit:
- 221 Arbeitstage x 8 Stunden = 1.768 Stunden Sollarbeitszeit im Jahr
Unsere Tipps für Arbeitgebende: Definieren Sie die Sollarbeitszeiten klar und schaffen Sie Transparenz. Mit Factorial können Arbeitnehmende, Personalverantwortliche und Co. jederzeit einsehen, wie viele Ist-Stunden über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet wurden und ob eine Differenz zur Sollarbeitszeit vorliegt.
Dienstplan: Soll- und Ist-Stunden – Wie verhält es sich damit?
Überschneiden sich die Soll- und Ist-Arbeitszeiten laut Dienstplan ist die Situation klar: Es wurde exakt so viel Arbeitszeit geleistet, wie im Arbeitsvertrag gefordert – eine Anpassung wäre also nicht nötig.
Sofern der Ist-Stand weniger als der Soll-Stand ist, kam es zu Minusstunden. Sofern diese nicht zuvor genehmigt wurden, kann das zu Lohnkürzungen führen – diese wären vorab aber rechtlich zu prüfen. Im Regelfall findet ein Ausgleich über zusätzliche Dienste statt.
Wurden mehr Stunden gearbeitet, als die Sollarbeitszeit vorgibt, kam es zu Überstunden. Diese können entweder abgebaut beziehungsweise ausgeglichen oder über einen separaten Zuschlag zusätzlich vergütet werden.
