Ein neues Projekt steht an und Sie haben zumindest schon eine grobe Idee, quasi ein loses Konzept eines Plans? Das geht noch besser – und sollte es auch. Immerhin werden laut einer Studie des Projekt Management Institute mehr als 11 % der Unternehmensressourcen aufgrund schlecht geplanter Projekte und mangelhafter Projektprozesse verschenkt. Besser ist deshalb: Vorab einen gründlichen Projektplan erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert – und wie Factorial Ihnen dabei hilft.
Das Wichtigste in Kürze
- Indem Sie einen Projektplan erstellen, schaffen Sie präzise Rahmenbedingungen für Ihr Projekt. Die sind inhaltlicher, struktureller, zeitlicher, finanzieller und personeller Natur.
- Sie können schon in lediglich acht Schritten einen Projektplan erstellen – in Excel, Word oder spezialisierten Softwarelösungen. Weiterführende Materialien, wie ein Gantt-Diagramm oder ein separater Projektstrukturplan, schaffen zusätzliche Übersicht.
- Parallel zum Projektplan gilt es, messbare Ziele festzulegen. OKRs (Objectives and Key Results) helfen, Projekt- und Unternehmensziele aufeinander abzustimmen. KPIs (Key Performance Indicators) schaffen eine objektive Vergleichsgrundlage für relevante Kennzahlen des Projekts.
Was bedeuten die einzelnen Begriffe der Projektplanung?
Bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie einen Projektplan erstellen, möchten wir zunächst Transparenz schaffen. In der Welt der Projektplanung werden Sie auf viele Begriffe stoßen, die häufig synonym genutzt werden, obwohl Sie das besser vermeiden sollten.
Daher zunächst eine kleine Übersicht über die Begrifflichkeiten:
- Projektplan: Hier laufen alle Teilmaterialien und einzelnen Pläne für das Projekt zusammen. Die Projektplan-Mappe enthält unter anderem Kosten-, Risiko- und Qualitätspläne sowie Kommunikations-Guidelines.
- Projektstrukturplan: Alternativ bekannt als „WBS“ für „Work Breakdown Structure“. Das ist eine visuelle Darstellung darüber, was gemacht wird. Das Projekt wird dafür in übersichtliche Teilaufgaben und individuell zu bearbeitende Arbeitspakete geteilt.
- Projektablaufplan: Dieser Teilplan widmet sich der Zeit-Komponente. Er hält also fest, wann etwas gemacht wird. Sie können zum Beispiel ein Gantt-Diagramm mit Deadlines und erzielten Fortschritten nutzen und das fortlaufend aktualisieren.
Wie erstellt man einen Projektplan?
Jetzt geht es ans Eingemachte: Die Frage „Wie schreibe ich einen Projektplan?“ beantworten wir Ihnen nachfolgend. Die gute Nachricht: Es sind lediglich acht Schritte dafür notwendig. Alle davon sind wichtig, keiner sollte innerhalb Ihrer Projektplanung fehlen oder stiefmütterlich behandelt werden.
Praktisch: Mit der Business Management Software von Factorial stellen Sie die Projektmanagement-Weichen auf Erfolg – von der Zeiterfassung über Rollenverteilung bis hin zu den Ausgaben behalten Sie Feinheiten ebenso wie das große Ganze konsequent im Blick.
#1 – Projektziele festlegen
Warum ist das wichtig? Laut Studien scheitern rund 37 % aller Projekte, weil es schon direkt am Anfang an Zielsetzungen fehlt.
Eine konkrete, präzise und realistische Zielsetzung ist der Grundstein Ihres Projekts. Schließlich müssen alle Beteiligten wissen, warum sie etwas machen und was damit erreicht werden soll.
Unsere Tipps für Sie:
- Legen Sie Ziele nach dem SMART-Prinzip fest. SMART bedeutet übersetzt: Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich terminiert.
- Schaffen Sie eine Hierarchie, die sich aus Haupt- und einzelnen Teilzielen sowie Meilensteinen zusammensetzt.
- Prüfen Sie Ihre Zielsetzung vorab auf etwaige Konflikte oder Unstimmigkeiten.
#2 – Entwerfen Sie einen Projektstrukturplan
Warum? Weil speziell große Projekte geteilt werden sollen. Einzelne Arbeitspakete zu definieren, sorgt für einen reibungsfreien, aufeinander aufbauenden Ablauf.
Das gelingt Ihnen in drei Einzelschritten:
- Nehmen Sie eine grobe Gliederung in Teilprojekte vor.
- Gliedern Sie diese dann engmaschiger in einzelne Arbeitspakete.
- Weisen Sie den Arbeitspaketen Verantwortlichkeiten, Personal sowie Deadlines hinzu. Das können Sie über Zugriffsrechte und klar definierte Rollen zum Beispiel direkt in der Factorial Projektzeiterfassung.
#3 – Verteilen Sie Aufgaben und Ressourcen
Warum ist das notwendig? Es muss jederzeit klar sein, wer an einem Arbeitspaket was macht und welche Ressourcen dafür benötigt werden.
Sobald Sie einen Projektplan erstellen, ist es daher Ihre Aufgabe, die einzelnen Zuständigkeiten zuzuweisen. Dafür könnten Sie beispielsweise eine RACI-Matrix verwenden. RACI steht für: Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Legen Sie außerdem fest, wie viel Personal für die jeweilige Arbeit nötig ist, welche Arbeitsmittel und wie viel Zeit dafür aufgewandt werden sollte.
#4 – Meilensteine und Zeitplanung
Das haben Sie dabei zu tun:
- den Ablauf, die Dauer und die Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakete und Projektbestandteile definieren
- identifizieren Sie etwaige Abhängigkeiten, damit spätere Arbeitspakete nicht ins Stocken geraten
- setzen Sie Meilensteine, um den Fortschritt des Projekts konsequent zu erfassen
#5 – Budgets planen und Kosten antizipieren
Unverzichtbar, weil: Projekte müssen ein realistisches Budget haben, das tatsächlich eingehalten wird. Nur so entsteht ein wirtschaftlicher Mehrgewinn für Ihr Unternehmen.
Kalkulieren Sie daher alle nötigen Ressourcen, Sachmittel ebenso wie finanzielle Mittel und Personal, gegenseitig auf. Planen Sie außerdem einen Budgetpuffer ein und kalkulieren Sie nicht zu knapp. Anschließend untergliedern Sie das Budget am besten noch weiter – indem Sie einzelne Kostengrenzen für Teilprojekte definieren.
Übrigens: Nur 43 % aller Projekte werden laut einer britischen Studie innerhalb des Budgets abgeschlossen. Machen Sie es besser!
#6 – Risikoanalyse und Risiko-Prävention
Jedes Projekt hat Risiken. Ihre Aufgabe ist es, diese zu antizipieren und sicherzustellen, dass Sie nicht darüber stolpern.
Stellen Sie sich dafür die folgenden Fragen:
- Was könnte passieren?
- Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Risikoereignis eintritt?
- Wie schwerwiegend für den Projekterfolg wäre es, wenn ein antizipiertes Risiko eintritt?
Beantworten Sie sich selbst gegenüber diese Fragen und legen Sie Maßnahmen fest: Einerseits, um die Risiken zu minimieren, andererseits um einen Plan B in der Hinterhand zu haben.
#7 – Klare und transparente Kommunikation schaffen
Warum ist das so wichtig? Transparenz, Teamspirit, eine klare Kommunikation – sie legen das Fundament für eine einwandfreie und effiziente Zusammenarbeit.
Schaffen Sie transparente Kommunikationskanäle und -abläufe: Wer informiert wen? Wann wird kommuniziert? Über welche Tools? Wie oft gibt es Team-Meetings? Wie häufig sind „Wasserstandsmeldungen“ einzelner Team-Mitarbeitenden zu erstellen?
All diese Fragen (beziehungsweise ihre Antworten) sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, woran sie und das Projekt aktuell sind. Allen voran Sie als Verantwortliche*r.
#8 – Jetzt geht es los: Projektstart auf den Weg bringen
Jetzt geht es daran, das Projekt erfolgreich aus den Startlöchern zu bringen. Ein Kick-off-Meeting mit allen Beteiligten sollte dafür unbedingt stattfinden, außerdem sollte Ihr eben erstellter Projektplan in finalisierter und grafisch aufbereiteter Form vorliegen.
Da bleibt uns nur noch zu sagen: Viel Erfolg und viel Glück. Von Letzterem benötigen Sie gar nicht so viel, wenn Sie Ihre Projekte mit Factorial planen, überwachen und auswerten.
Zusammenfassung: Was gehört alles zu einem Projektplan?
- Klar definierte, realistische Ziele nach dem SMART-Prinzip.
- Projektstrukturplanung (WBS): Aufteilung in Teilprojekte und Arbeitspakete mit Zuständigkeiten.
- Aufgabenverteilung & Ressourcenplanung: Wer macht was, wann und mit welchen Mitteln?
- Zeitplan & Meilensteine: Ablauf, Dauer, Abhängigkeiten und Fortschrittskontrolle
- Budgetplanung, inklusive Puffer und Untergliederung
- Risikoanalyse und präventive Planung von Gegenmaßnahmen
- Strukturierte interne Kommunikation, Tools, Zuständigkeiten und Regelmeetings.
- Kick-off-Meeting und Verteilung des finalisierten Projektplans an alle Beteiligten
