Projektmanagement gehört in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft – und bringt trotzdem immer wieder Herausforderungen mit sich. Kein Wunder: Oft ist die Planung von Projektmanagement-Phasen komplex, zeitaufwändig und erfordert eine sorgfältige Struktur. Hinzu kommen Risiken, die den Ablauf erschweren können. Umso wichtiger ist es, die einzelnen Projektmanagement-Phasen klar zu strukturieren – so behalten Teams leichter den Überblick. Wir stellen Ihnen hier die 5 Phasen des Projektmanagements vor und erklären, worauf Sie besonders achten müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Projekt ist immer zeitlich begrenzt und komplex, was eine sorgfältige Planung, klare Zieldefinition und ein strukturiertes Vorgehen unverzichtbar macht. Dabei hilft das 5-Phasenmodell.
- Jede Projektphase erfüllt eine eigene, zentrale Funktion – von der Initiierung über die Planung bis hin zum Abschluss – und trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.
- Ein gutes Risikomanagement in der frühen Projektphase hilft dabei, mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen und das Projekt effizient zu steuern.
Projektmanagement: eine Definition
Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte, komplexe Aufgabe, die aufgrund ihrer Bedeutung und des damit verbundenen Risikos ein eigenes Projektmanagement erfordert. Es besteht aus mehreren Prozessen, die auf eine gemeinsame Zielsetzung hinarbeiten. Unabhängig von der Branche lässt sich das Management des Projekts, der Projektlebenszyklus, dabei in fünf Phasen oder -Schritte unterteilen.
Die 5 Projektmanagement-Phasen: Phase 1: Der Start
Der Beginn aller Projektmanagement-Phasen ist der Projektstart – oder auch die Initiierung – ist eine entscheidende Phase im Projektmanagement. Hier legt das Projektteam die Grundlagen für den weiteren Verlauf. Ziel ist es hierbei, das Projekt klar zu definieren und zu bewerten, bevor es in das eigentliche Projekt übergeht. Dabei geht es vor allem darum, den Zweck, die Ziele sowie den erwarteten Nutzen und die Realisierbarkeit des Vorhabens festzuhalten.
Elemente wie zum Beispiel ein Projektsteckbrief, eine SWOT-Analyse oder eine Kosten-Nutzen-Abwägung helfen dabei, ein umfassendes Bild über den Umfang und die Projektanforderungen zu gewinnen, also Verständnis zu entwickeln. Auch die Rollenverteilung im Team, das verfügbare Budget, die benötigten Ressourcen und der zeitliche Rahmen werden in dieser Phase festgelegt.
In der Initialisierungsphase des Projektmanagements wird außerdem bestimmt, wer das Projekt verantwortet und welche Stakeholder beteiligt sind. Eine schriftliche Dokumentation, etwa in Form einer Projektcharta oder eines Business Case, dient als Referenz für das gesamte Team.
Oft startet das Projekt mit einem Kick-off-Meeting, in dem das Vorhaben präsentiert und organisatorisch vorbereitet wird. Wichtig ist dabei auch die Analyse der möglichen Risiken. Erst wenn das Projekt alle Anforderungen erfüllt sind und als sinnvoll bewertet wurde, kann es in die konkrete Projektplanung übergehen.
Projektmanagement-Phase 2: Die Planung
In der zweiten Phase der Projektmanagement-Phasen steht die detaillierte Projektplanung an. Auch wenn agile Ansätze heute mehr Flexibilität verlangen, bleibt ein solider Plan ein zentraler Erfolgsfaktor. Zu Beginn der Projektplanung müssen die wichtigsten Rahmenbedingungen wie Zeit, Ressourcen und Teamaufstellung festgelegt werden.
In Zusammenarbeit mit den Stakeholdern wird der Projektauftrag formuliert. Dieser fasst die wesentlichen Eckpunkte zusammen (Ziele, Budget, etc.). Der Projektauftrag ist nicht nur die Grundlage für die Durchführung, sondern dient auch als wichtiges Steuerungsinstrument.
Klare Ziele sind das Herzstück jeder Projektplanung. Dabei kommen häufig Methoden wie SMART, CLEAR oder OKR zum Einsatz. Sie sorgen auf unterschiedliche Weise für Struktur und Transparenz.
Eine strukturierte Planung umfasst außerdem die Aufgabenverteilung, Budgetierung und einen Kommunikationsplan. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was wann und von wem zu tun ist.
Der Projektplan fungiert als Kompass für das gesamte Team, definiert Etappenziele und trägt außerdem zur Motivation bei. Entscheidend ist dabei nicht nur die Qualität des Plans, sondern auch seine Umsetzung. Eine sorgfältige Planung ist die Basis für einen reibungslosen Projektverlauf und das Erreichen der Ziele.
Jedes Projekt ist in seiner Art einzigartig und zeitlich begrenzt. Daher birgt es individuelle Risiken. Das Risikomanagement gehört zu den zentralen Projektmanagement-Methoden und spielt vor allem in der Planungsphase eine wichtige Rolle. Es hilft, potenzielle Chancen und Risiken zu erkennen, geeignete Maßnahmen zu entwickeln und deren Umsetzung zu überwachen. So kann auch die gesamte Durchlaufzeit des Projekts besser gesteuert werden.
Projektmanagement-Phase 3: Die Durchführung
In der dritten Phase des Projekts beginnt die eigentliche Umsetzung. Hier entscheidet sich, wie durchdacht die Maßnahmen, Zeitpläne und Strategien tatsächlich sind. Die Projektdurchführung ist eng mit der vierten Phase verbunden, da während der Umsetzung ein kontinuierlicher Abgleich zwischen SOLL- und IST-Zustand erfolgen muss. Der Projektmanager übernimmt dabei im Projektteam eine zentrale Rolle.
Er koordiniert Ressourcen, kontrolliert Deadlines, beobachtet Risiken und sorgt für den reibungslosen Dialog. Gleichzeitig kommt es auf das Team an: Es setzt die Aufgaben um, trägt die Verantwortung für konkrete Arbeitspakete und bringt die Projektplanung in Bewegung. Teamarbeit ist dabei entscheidend.
Die Aufgabenverteilung muss klar sein. Projektmanagement-Tools unterstützen diesen Prozess, indem sie Aufgaben strukturieren, Zeitpläne visualisieren und die Zusammenarbeit erleichtern.
Tipp
👉 Mit der Factorial-App planen, verfolgen und verwalten Sie die für Projekte aufgewendete Zeit und überblicken so Kosten und in abrechenbare Stunden.
Auch den Zeitplan anzupassen, gehört bei geänderten Prioritäten zur täglichen Praxis. Wichtig ist, den Projektumfang im Blick zu behalten und den Rahmen nicht unbeabsichtigt zu erweitern. Regelmäßiger Austausch innerhalb des Teams hilft, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Projektmanagement-Phase 4: Die Steuerung
Während der Projektdurchführung ist die Überwachung aller Aufgaben entscheidend für den Erfolg beziehungsweise für den Projektfortschritt. Durch den SOLL-IST-Vergleich wird kontrolliert, ob das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Die Projektleitung analysiert kontinuierlich den Fortschritt, sammelt relevante Daten und erkennt frühzeitig Optimierungspotenzial. Besonders wichtig ist die enge Abstimmung mit den Mitarbeitenden, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Projektziele sind es, Aufgaben effizient umzusetzen und durch regelmäßige Auswertungen Abweichungen früh zu erkennen und gegenzusteuern. Am Ende dieser Phase steht die Bewertung der Zielerreichung: Hat das Projekt das geplante Produkt geliefert und das ursprüngliche Problem gelöst?
Die Analyse der Ergebnisse sowie offenes Feedback fördern das Lernen aus Fehlern und stärken die Basis für zukünftige Projekte. Die ehrliche Projektbewertung trägt maßgeblich zur Qualitätssicherung bei.
Projektmanagement-Phase 5: Der Abschluss
Der Projektabschluss markiert das Ende des Projekts, sobald das geplante Produkt geliefert wurde und alle Aufgaben erfüllt sind. Dabei werden die Ergebnisse den Stakeholdern präsentiert und idealerweise durch eine strukturierte Nachbesprechung reflektiert. Neben formellen Aspekten wie dem Projektabschlussbericht stehen vor allem Erfahrungen und Erkenntnisse im Mittelpunkt.
In sogenannten „Post-Mortem-Analysen“ wird gemeinsam im Team ausgewertet, was gut lief, welche Schwierigkeiten auftraten und was zum Beispiel beim nächsten Projekt verbessert werden kann. Eine anonyme Umfrage im Vorfeld kann dabei helfen, relevante Themen offen anzusprechen. Die gewonnenen „Lessons Learned“ bilden die Grundlage für zukünftige Optimierungen.
Ein strukturierter Abschluss beinhaltet auch die Ablage der wichtigsten Projektmaterialien in einem zentralen Ordner so hat man später Zugriff darauf. Diese Phase wird von Unternehmen unterschiedlich gehandhabt – manche feiern den Erfolg, andere starten direkt neu. Entscheidend ist, einen geeigneten Abschlussprozess zu finden, der nachhaltige Verbesserungen gewährleistet.
Fazit
Ein erfolgreiches Projektmanagement basiert auf fünf klar definierten Phasen. Diese helfen, die Komplexität der Projekte zu bändigen und sie effizient umzusetzen. Jede Phase erfüllt dabei eine wichtige Funktion – von der Initiierung bis zum Abschluss. Nur wer alle Projektphasen bewusst umsetzt, kann Aufgaben gezielt steuern und ein qualitativ hochwertiges Ergebnis liefern.
