Gerade Betriebe, in denen Beschäftigte im Schichtbetrieb arbeiten, stehen vor komplexen Planungsaufgaben. Neben Sonderregelungen wie Nachtzuschlägen gelten gesetzliche Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausen. Digitale Tools schaffen hier effiziente und transparente Abläufe. In der Gastronomie ist Gastromatic bekannt – doch erfüllt die Software alle Anforderungen? Und welche Gastromatic-Alternative gibt es noch?
Im Folgenden vergleichen wir vier bekannte Anbieter von Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware, damit Sie die Lösung finden, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Betriebs passt.
Gastromatic Alternative: Anbieter im Überblick
| Kriterium | Gastromatic | Factorial | Planerio | Shiftbase |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Mittel – Navigation komplizierter |
| Zielgruppe | Kleine bis mittlere Unternehmen (Fokus auf Gastronomie) | Kleine bis mittlere Unternehmen | KMUs (insbesondere Gesundheitsbranche) | Kleine bis mittlere Unternehmen |
| Serverstandort | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Deutschland | Niederlande, EU |
| Schichtplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| automatische Schichtplanung | ❌ (kostenpflichtiges Add-on) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Automatische Berechnung von Zuschhlägen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumenten-Upload | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Verfügbarkeitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitale Personalakte | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Arbeitszeiterfassung stationär & mobil | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Self-Service-Bereich | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Echtzeit-Synchronisation | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| DATEV-Marktplatz Schnittstelle | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Berichte und Analysen | ✅ | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ | ✅ |
| Payroll-Funktionen | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Rechnungsstellung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Reisekosten | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Testversion | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
Was sollte eine gute Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware beinhalten?
Schichtarbeit stellt für die betroffenen Beschäftigten eine besondere Belastung dar. Sie wirkt sich auf den Schlafrhythmus, die Gesundheit, das Familienleben und die soziale Teilhabe aus. Daher sollte ein Schichtplan nicht einfach „irgendwie“ erstellt werden – er sollte stattdessen bestimmte arbeitswissenschaftliche, gesetzliche und organisatorische Kriterien erfüllen.
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) gibt dazu konkrete Handlungsempfehlungen, unter anderem:
- Schichten im Uhrzeigersinn (vorwärts) zu rotieren (z. B. Früh → Spät → Nacht)
- Keine zu langen Schichtblöcke einzuplanen
- Erholungszeiten zwischen den Schichten einzuhalten
- Bestimmte Kombinationen von Schichten (z. B. Spät- auf Frühschicht) zu vermeiden
Lesen Sie auch unseren Blog-Artikel zu Thema Dienstplanerstellung, der Ihnen Best Practices und Tipps zur Erstellung eines guten Dienstplans an die Hand gibt.
Zusätzlich zu diesen ergonomischen und rechtlichen Vorgaben kommen organisatorische Anforderungen hinzu:
- Abwesenheiten müssen berücksichtigt werden
- Personalverfügbarkeiten müssen abgestimmt sein
- Zuschläge, Arbeitszeitkonten und Ruhepausen müssen korrekt erfasst werden
Diese Vielzahl an Aspekten im Kopf zu behalten, kann im Alltag sehr aufwendig sein – insbesondere bei häufig wechselnden Dienstplänen. Deshalb sind digitale Lösungen eine enorme Erleichterung.
Damit eine Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware Unternehmen wirklich optimal und effizient unterstützt, sollte sie mindestens folgende Funktionen enthalten:
Wichtige Funktionen einer guten Schichtplanungs-Software
- Intuitive Schichtplanung (per Drag & Drop, Vorlagen, automatische Vorschläge)
- Digitale Zeiterfassung (inkl. Stempelzeiten, Korrekturen, Pausenerkennung)
- Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Freistellungen etc.)
- Verfügbarkeitsplanung der Mitarbeitenden
- Berücksichtigung und Prüfung gesetzlicher Regelungen (z. B. Ruhezeiten, Arbeitszeitgesetz)
- Automatische Berechnung von Zuschlägen (z. B. Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit)
- Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen (z. B. DATEV, Lexware) sowie vorbereitende Lohnabrechnung
- Mobile App für Mitarbeitende (z. B. zur Einsicht von Plänen, Zeiterfassung, Kommunikation)
- Self-Service-Funktionen (z. B. Schichttausch anfragen)
- Berichte & Auswertungen (für Controlling, Personalplanung, Nachweise)
- HR-Funktionen (z. B. digitale Personalakte und Dokumentenmanagement)
Außerdem sollten Soft Features wie Kundensupport, Benutzerfreundlichkeit und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis nicht unterschätzt werden.
Anbieter Gastromatic: Wie funktioniert Gastromatic?
Gastromatic ist ein deutsches Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für Personalplanung, Zeiterfassung und Mitarbeitermanagement spezialisiert hat – mit besonderem Fokus auf die Gastronomiebranche. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland.
Kernfunktionen
Gastromatic bietet eine intuitive Schichtplanung mit Drag-&-Drop-Funktion, Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben. Eine automatische Schichtplanung ist optional als kostenpflichtiges Add-on verfügbar. Die Zeiterfassung erfolgt per App, Web oder Terminal und umfasst Pausen, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten.
Die Software ermöglicht eine branchenspezifische Optimierung für die Gastronomie, etwa durch Unterstützung von geteilten Diensten, Springerfunktionen und saisonalen Planungen.
Mitarbeiterintegration
Gastromatic ermöglicht Mitarbeitenden, ihren Dienstplan jederzeit online über verschiedene Geräte einzusehen und bequem Schichttausch-Anfragen sowie Urlaubsanträge über die Gastromatic-App zu stellen. Zudem können Krankmeldungen digital eingereicht und wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge oder Lohnscheine im Plus und Pro-Paket eingesehen werden.
HR- und Verwaltungsfunktionen
HR-Basisfunktionen für die Mitarbeiterverwaltung, wie digitale Personalakte und Abwesenheitsmanagement, sind im Core-Paket enthalten. Viele erweiterte HR-Funktionen, darunter elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), Sofortmeldungen, Dokumentenmanagement, automatisierte Fristenverwaltung und individuelles Rechtemanagement, sind jedoch nur in den Plus- oder Pro-Paketen verfügbar. Auch die Lohnabrechnung mit persönlichen Ansprechpartner*innen, direkter Kommunikation mit Ämtern sowie der automatisierte Upload von Lohnscheinen ist Bestandteil der höheren Pakete.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Gastromatic unterstützt Echtzeit-Synchronisation und Offline-Funktionalität. Die Benutzeroberfläche gilt als intuitiv, insbesondere die App wird für ihre einfache Bedienung gelobt. Teilweise berichten Nutzer*innen jedoch von längeren Ladezeiten bei größeren Datenmengen und wünschen sich mehr Flexibilität bei der Rechteverwaltung.
Preisgestaltung
Gastromatic bietet drei Preismodelle: Core, Plus und Pro.
Das Core-Paket mit Funktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App, digitaler Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Lohnschnittstellen ist ab 91 € pro Monat erhältlich. Die erweiterten Pakete Plus (u. a. mit eAU-Abfrage und Dokumentenverwaltung) und Pro (inkl. Lohnabrechnung, Behördenschnittstellen und persönlichem Ansprechpartner*innen) sind nur auf Anfrage verfügbar. Eine kostenlose Testversion wird nicht angeboten.
1. Gastromatic Alternative: Factorial
Factorial ist ein spanischer Anbieter, dessen digitale Software vollständig für den deutschen Markt lokalisiert ist. Im Vergleich zu den anderen Anbietern handelt es sich nicht nur um eine Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware, sondern um eine umfassende HR-Komplettlösung, die neben diesen Funktionen viele weitere Personalprozesse abdeckt, wie etwa Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Lohnabrechnung und Onboarding.
Das Unternehmen hat einen deutschen Serverstandort in Frankfurt und erfüllt hohe Sicherheitsstandards.
Kernfunktionen
Factorial bietet eine umfassende Zeiterfassung und Schichtplanung. Mitarbeitende können Zeiten, Urlaube und Schichten nicht nur erfassen, sondern auch Schichttausch und Urlaubsanträge über automatisierte Genehmigungsprozesse selbst verwalten. Die Software unterstützt flexible und komplexe Zuschlags- sowie Pausenregelungen. Zudem ist die Schichtplanung nahtlos in die integrierte Lohnabrechnung eingebunden, was Fehler reduziert und Abläufe vereinfacht.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Der Self-Service ist besonders umfangreich: Mitarbeitende verwalten ihre Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Dokumente eigenständig über App oder Web. Push-Benachrichtigungen sorgen für transparente Kommunikation und schnelle Reaktionen auf Planänderungen. Auch Funktionen wie Organigramme, Teamübersichten und die Verfügbarkeit in mehreren Sprachen – wie sie auch bei Gastromatic möglich sind – tragen zu einer verbesserten Kommunikation bei, insbesondere in internationalen Teams.
HR- und Verwaltungsfunktionen
Factorial umfasst im Basispaket (Core) bereits zentrale HR-Tools wie Vertragsverwaltung, On- und Offboarding, Dokumentenmanagement mit rechtsgültiger E-Signatur, Aufgabenmanagement, Ankündigungen, Veranstaltungs- und Terminmanagement sowie Finanzübersichten inklusive geschätzter Unternehmenskosten und Kostenstellenaufteilung. Ergänzend bietet Core Berichte und Dashboards, die Einblicke in Mitarbeitendendaten geben und fundierte Personalentscheidungen unterstützen.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Die cloudbasierte Software überzeugt durch eine moderne, sehr intuitive Benutzeroberfläche für Desktop und mobile Geräte. Dank deutschem Serverstandort erfüllt Factorial hohe Datenschutzstandards (DSGVO) und verfügt über wichtige ISO-Zertifzierungen, über die die anderen Anbieter so direkt nicht verfügen. Zahlreiche Integrationen (u. a. Slack, Google Kalender, Zapier) erleichtern die Anbindung an bestehende Systeme. Ein deutscher Support steht ebenfalls Verfügung.
Preis und Umfang
Factorial bietet ein umfassendes Funktionspaket bereits im Basistarif, ohne dass teure Zusatzmodule notwendig sind. Die Lösung ist flexibel skalierbar und passt sich mit dem Unternehmen an – somit ist Factorial die optimale Wahl für Betriebe, die eine ganzheitliche, leistungsstarke und benutzerfreundliche HR-Plattform suchen, die weit über Standard-Dienstplanungssoftware hinausgeht.
2. Gastromatic Alternative: Anbieter Planerio
Das deutsche Unternehmen Planerio ist bekannt als digitale Schichtplanungssoftware für Unternehmen mit komplexen Schicht- und Zeiterfassungsanforderungen, wie sie vor allem im Gesundheitswesen, Sozialwesen, der Logistik und Industrie vorkommen. Das Unternehmen hat seinen Serverstandort in Deutschland.
Kernfunktionen
Die Dienstpläne bei Planerio können manuell oder automatisiert mit KI-Unterstützung erstellt werden. Die Zeiterfassung erfolgt über mobile Apps, Web-Interface oder stationäre Terminals und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle sowie Pausenregelungen – insbesondere für Branchen mit zahlreichen Sonderregelungen im Arbeitszeitgesetz. Zudem werden Abwesenheiten, Urlaubsanträge und Überstunden digital verwaltet. Die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze wird automatisch geprüft. Ein besonderer Vorteil ist das integrierte Ausfallmanagement, das bei kurzfristigen Ausfällen automatisch Ersatz vorschlägt.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Mitarbeitende können ihren Dienstplan jederzeit online einsehen, Schichttausch-Anfragen stellen und Urlaubsanträge einreichen. Funktionen wie E-Signaturen oder die Einsicht in Arbeitsverträge, die bei anderen Anbietern möglich sind, bietet Planerio nicht direkt an. Über Integrationen zu Drittanbietern können solche Features jedoch realisiert werden.
HR- und Verwaltungsfunktionen
Planerio bietet grundlegende Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung, inklusive digitaler Personalakten sowie einfacher Berichts- und Analysefunktionen zur Auswertung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Die Personalbeschaffung wird in einfacher Form durch kostenpflichtige Integrationen mit externen Dienstleistern ermöglicht. Die Software unterstützt die Vorbereitung der Lohnabrechnung und sorgt für die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben. Erweiterte HR-Features sind meist jedoch nicht im Basispaket enthalten.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Planerio ist als App und als Web-Version verfügbar und einfach zu bedienen. Der Anbieter verfügt selbst über keine ISO-Zertifizierung, arbeitet jedoch mit Drittanbietern zusammen, die entsprechend zertifiziert sind.
Kostenaufwand
Planerio ist preiswert und startet bei rund 2,90 Euro pro Beschäftigten und Monat. Ab einer Mitarbeiterzahl von 1.000 erstellt das Unternehmen maßgeschneiderte Angebote, die auf den individuellen Bedarf abgestimmt sind.
3. Gastromatic Alternative: Anbieter Shiftbase
Das niederländische Unternehmen Shiftbase konzentriert sich vor allem auf Personalplanung, Zeiterfassung und Dienstplangestaltung. Die Serverstandorte befinden sich innerhalb der EU, ein genauer Standort ist auf der Website jedoch nicht ersichtlich.
Kernfunktionen
Dienstpläne können bei der Gastromatic Alternative manuell oder automatisiert erstellt werden, wobei die automatische Planung nur im Premium-Tarif enthalten ist. Mitarbeitende können Verfügbarkeiten, Wunschzeiten und Qualifikationen eintragen; das System erkennt Planungskonflikte und berücksichtigt gesetzliche Arbeitszeitvorgaben.
Die Zeiterfassung deckt alle Standardfunktionen ab, wie sie auch bei Anbietern wie Planerio, Factorial oder Gastromatic üblich sind: inklusive mobiler App, Web-Interface, Pausen- und Überstundenberechnung. Zusatzfunktionen wie konfigurierbare Zuschlagskarten, eine skill-basierte Planung oder teambasierte Arbeitszeitregeln bieten mehr Flexibilität – eine Offline-Zeiterfassung fehlt.
Mitarbeiterintegration und Self-Service
Grundlegende Self-Service-Funktionen wie das Eintragen von Verfügbarkeiten, Schichttausch und die digitale Verwaltung von Urlaubsanträgen sind bei Shiftbase verfügbar. Die Kommunikation erfolgt über interne Nachrichten und Benachrichtigungen, lässt jedoch wenig Raum für interaktive Zusammenarbeit oder Feedbackprozesse. Erweiterte HR-Features wie digitale Vertragsverwaltung oder ein umfassendes Dokumentenmanagement sind nur über zusätzliche, kostenpflichtige Module (z. B. HR+) verfügbar.
HR-Verwaltungsfunktionen
Shiftbase bietet neben der Zeiterfassung weitere grundlegende HR- und Verwaltungsfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung oder auch die Urlaubsplanung. Viele erweiterte Features – etwa skill-basierte Planung, Budgetkontrolle, Onboardingfunktionen oder Compliance-Tools – sind jedoch nur in höheren Tarifen oder als Zusatzmodule verfügbar. Wichtige Funktionen wie digitale Vertragsverwaltung oder erweiterte Schnittstellen zu Lohn- und HR-Systemen müssen oft zusätzlich gebucht werden. Die Software unterstützt zudem die Vorbereitung der Lohnabrechnung durch Datenexporte, während eine direkte Lohnschnittstelle meist nur in höheren Paketen enthalten ist.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Shiftbase gewährleistet eine Echtzeit-Synchronisation aller Daten. Die automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen und tariflichen Vorgaben (Compliance) ist aktuell nur als geplantes Add-on („Compliance+“) verfügbar; ohne dieses müssen Kontrollen manuell durchgeführt werden. Einige Nutzer*innen kritisieren die Benutzerfreundlichkeit, vor allem bietet die mobile App weniger Funktionen als die Webversion, beispielsweise fehlt die Möglichkeit, Verfügbarkeiten für die Folgewoche zu kopieren.
Kostenaufwand
Shiftbase beginnt bei 35 Euro monatlich für 10 Mitarbeitende und umfasst Basisfunktionen wie Dienstplanung und Zeiterfassung. Das Premium-Paket für 69 Euro pro Monat erweitert die Funktionen um Planungsfeatures, Budgetkontrolle und Skill-Management. Für größere Teams steht der Enterprise-Tarif ab 169 Euro zur Verfügung, der zusätzliche Leistungen wie Compliance-Checks und einen persönlichen Success Manager bietet. In allen Paketen sind mobile Apps, Echtzeit-Synchronisation sowie Integrationen mit anderen Systemen enthalten. Zusätzlich werden weitere Add-ons, wie das geplante! Compliance oder HR+-Modul angeboten.
Fazit: Welche Gastromatic Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Die Auswahl der passenden Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen und branchenspezifischen Besonderheiten eines Unternehmens ab. Um den richtigen Anbieter zu finden, ist es daher sinnvoll, sich im Vorfeld genau zu überlegen, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden – und welche nicht.
Gastromatic überzeugt mit seiner spezialisierten Ausrichtung auf die Gastronomie und einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Planerio richtet sich mit seiner flexiblen Planung speziell an das Gesundheitswesen, während Shiftbase sich gut für kleine und mittelgroße Unternehmen eignet, die eine einfache Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung suchen. Beide sind solide Alternativen, stoßen jedoch an Grenzen, wenn zusätzliche HR-Funktionen wie Lohnabrechnung, digitale Personalakten oder Recruiting benötigt werden.
Wenn solche Funktionen über Drittanbieter integriert werden müssen, entstehen nicht nur höhere Kosten, sondern oft auch zusätzliche Schnittstellenprobleme. Eine All-in-One-Plattform wie Factorial, die all diese Prozesse in einem System bündelt, sorgt hier für reibungslosere Workflows, bessere Datensicherheit und geringeren Verwaltungsaufwand.
Gerade Unternehmen mit komplexen Anforderungen – etwa in der Industrie oder im Gesundheitswesen – profitieren von der Skalierbarkeit und Flexibilität der Factorial-Plattform. Die umfangreichen Self-Service-Funktionen ermöglichen Mitarbeitenden eine eigenständige Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schichten – was sowohl die interne Kommunikation verbessert als auch die Zufriedenheit erhöht.
Bevor Sie sich entscheiden, empfehlen wir den Blick auf unabhängige Vergleichsportale, Gespräche mit Ihrem Team und die Nutzung von Testversionen. So gewinnen Sie einen realistischen Eindruck davon, welche Lösung im Alltag wirklich funktioniert.
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Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
