Die Pflicht zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmenden in Deutschland und Europa ist nur noch eine Frage der Zeit. Seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und der Bestätigung, dass die Pflicht zur Zeiterfassung bereits jetzt besteht – auch wenn das Urteil noch nicht vollständig in nationales Recht überführt wurde – sind Arbeitgebende bereits jetzt zur Dokumentation der Arbeitszeiten verpflichtet.
Clockin ist ein solches System zur Zeiterfassung. Doch erfüllt es auch Ihre betrieblichen Anforderungen? Und welche Clockin-Alternative ist die beste? Das klären wir im folgenden Blogartikel.
Clockin und Clockin Alternative – Welche ist die beste App zur Arbeitszeiterfassung?
| Kriterium | Clockin | ZEP | Factorial | Clockodo |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Mittel – etwas unübersichtlich | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar |
| Zielgruppe | Kleine bis mittlere Unternehmen | KMU (skalierbar auf große Unternehmen) | Kleine bis mittlere Unternehmen | Kleine bis mittlere Unternehmen |
| Serverstandort | Deutschland | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Frankfurt und Berlin, Deutschland |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitale Personalakte | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Terminal | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| QR-Code | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Self-Service-Bereich | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ (kostenpflichtiges Compact-Paket) | ✅ | ❌ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| DATEV-Integration | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Berichte & Analysen | ✅ (im Projektzeiterfassungs-Modul) | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) |
| Payroll-Funktionen | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Rechnungsstellung | ✅ | ✅ (nur in ZEP Professional) | ✅ | ❌ |
| Reisekosten | ❌ | ✅ (ab Compact-Paket) | ✅ | ❌ |
| Schichtplanung | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Whistleblowing | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| App verfügbar | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ISO 27001 | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Persönlicher Support | ❌ (nur in Pro-Version) | ✅ | ✅ | ✅ |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Was sollte eine gute Zeiterfassungssoftware umfassen?
Laut einer aktuellen Bitkom-Studie erfassen rund drei Viertel der Unternehmen die Arbeitszeit bereits digital.
Nur 13 Prozent greifen noch zu handschriftlichen Methoden wie Stundenzetteln, während 16 Prozent Mischformen oder andere digitale Lösungen verwenden.
Doch mit der wachsenden Auswahl an Tools stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Was sollte eine gute Zeiterfassungssoftware eigentlich umfassen?
Konkret gehören dazu Funktionen wie:
- Flexible und einfache Zeiterfassung: (verschiedene Erfassungsmöglichkeiten, manuelles und automatisches Ein- und Ausstempeln, automatische Berechnung, Erkennung von Pausen und Überstunden)
- Projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung (z. B. Zuordnung von Rollen bei Projekten, Zeitübersicht, Kostenüberblick)
- Abwesenheitsmanagement (z. B. Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungsprozesse, Anzeige von Resturlaubsansprüchen)
- Berichterstattung und Analysen (Erstellung von Stundenzetteln und Auswertungen auf Basis verschiedener Kriterien, z. B. Abteilungen, Projekte oder Zeiträume)
- Rollen- und Rechtemanagement (Zuweisen von Zugriffsrechten)
- Compliance (DSGVO-Konformität, z. B. durch Hosting in EU)
- Benutzerfreundlichkeit und einfaches Navigieren
- Self-Service-Bereich für Mitarbeitende
- App
- Support und Preis
Anbieter Clockin – Was ist Clockin?
Clockin ist ein deutscher Anbieter für digitale Zeiterfassung, der sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Die Software eignet sich vor allem für Betriebe mit Mitarbeitenden im Außeneinsatz – etwa im Handwerk, auf Baustellen oder in der Logistik. Clockin ist auf diese Anforderungen spezialisiert und ermöglicht unter anderem eine einfache Fotodokumentation zur Erfassung von Arbeitsfortschritten oder Tätigkeiten direkt vor Ort.
Nutzererlebnis & Mobilität
Clockin bietet eine moderne App, die speziell für den mobilen Einsatz entwickelt wurde – ideal für das Handwerk, den Außendienst und das Baugewerbe.
Mitarbeitende können ihre Zeiten auch offline erfassen; bei bestehender Internetverbindung werden die Daten automatisch synchronisiert. Die App unterstützt GPS-Tracking und Fotodokumentation.
Die Bedienung gilt als benutzerfreundlich, allerdings kritisieren Nutzer*innen gelegentlich das Design der Oberfläche als veraltet oder unübersichtlich.
Clockin – Zeiterfassung & Dokumentation
Die Zeiten lassen sich per Klick – über die App, ein Tablet oder auch am Desktop, etwa im Homeoffice – einfach erfassen. Auch projektbezogene Arbeitszeiten und Fahrzeiten können dabei dokumentiert werden. Eine Zeiterfassung über Terminals ist nicht möglich.
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit starten, stoppen und Pausen erfassen – inklusive automatischer Dokumentation. Zusätzlich ermöglicht Clockin eine einfache Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sowie elektronische Unterschriften zur Bestätigung durch Kund*innen.
Integration & Erweiterungen
Clockin bietet einige zusätzliche, kostenpflichtige buchbare Module oder Integrationen an. Die Software lässt sich mit bestehenden Lohnabrechnungssystemen (wie DATEV) verknüpfen und kann mit eigenen Modulen erweitert werden – z. B. für digitale Personalakten, Dokumentenmanagement oder Baustellenberichte.
Weitere Funktionen, die bei anderen Anbietern wie Factorial vorhanden sind, beispielsweise umfangreiche Reportings, integrierte Payroll-Funktionen oder Schichtplanung, sind bei Clockin nicht verfügbar.
Datenschutz & Hosting
Alle Daten werden DSGVO-konform in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen. Clockin setzt auf hohe Sicherheitsstandards, ist jedoch nicht ISO-zertifiziert, arbeitet aber mit zertifizierten Hosting-Anbietern zusammen.
Preisgestaltung – Ist Clockin kostenlos?
Clockin Kosten: Clockin bietet verschiedene Preispakete ab 3,19 € pro Nutzer*in und Monat (bei 24 Monaten Laufzeit), je nach Funktionsumfang – von der digitalen Stechuhr bis hin zur umfassenden Projektzeiterfassung mit Dokumentation. Alle Pakete beinhalten essenzielle Funktionen wie mobile Zeiterfassung, Kalenderverwaltung und DATEV-Anbindung. Optional können weitere Module hinzugebucht werden.
Clockin Alternative: Factorial
Im Gegensatz zu den anderen hier vorgestellten digitalen Lösungen ist Factorial eine All-in-One-HR-Software, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Sie bietet umfassende HR-Funktionen, die über die reine Zeiterfassung hinausgehen.
Nutzererlebnis & Mobilität
Die Clockin Alternative Factorial gilt als sehr benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar. Die App ermöglicht eine mobile Zeiterfassung, die auch offline funktioniert. Ein umfangreicher Self-Service-Bereich für Mitarbeitende ist ebenfalls vorhanden, in der neben der reinen Zeiterfassung auch Urlaubsanträge eingereicht, Schichten getauscht und Dokumente digital signiert werden können.
Factorial – Zeiterfassung & Dokumentation
Factorial ermöglicht eine effiziente und digitale Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Mitarbeitende können sich bequem per App, Browser, QR-Code oder Terminal ein- und ausstempeln; auch manuelle Zeiteingaben sind möglich. Die erfassten Zeiten lassen sich problemlos für die Lohnabrechnung exportieren, beispielsweise als Excel-Datei oder direkt über die bilaterale DATEV-Schnittstelle.
Darüber hinaus bietet Factorial übersichtliche Berichte und Statistiken zu Arbeitszeiten, Urlaubskonten und Fehlzeiten. Ein besonderes Merkmal ist die Erweiterung dieser Auswertungen auf Performance, Mitarbeiterzufriedenheit und weitere HR-Kennzahlen (KPIs) – Funktionen, die keine der anderen hier vorgestellten Lösungen in diesem Umfang bietet.
Integration & Erweiterungen
Da Factorial eine All-in-One-Lösung ist, deckt es die wichtigsten HR-Funktionen ab, wie Personalverwaltung, Payroll-Funktionen, Bewerbermanagement, Onboarding, Offboarding, Talentförderung, Performance Management und Projektverwaltung. Factorial ist zudem ein offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner, was eine nahtlose Integration ermöglicht. Ein Großteil der Funktionen und Module wird inhouse entwickelt, was die Software robust macht und reibungslose Workflows gewährleistet.
Datenschutz & Hosting
Factorial erfüllt wichtige Sicherheitsstandards wie die ISO 27001-Zertifizierung und SOC-2-Konformität – Standards, die keiner der anderen hier vorgestellten Anbieter vorweisen kann. Darüber hinaus wird eine sichere SSL-Verschlüsselung verwendet. Der Serverstandort in Deutschland gewährleistet die Einhaltung der DSGVO.
Preisgestaltung
Factorial bietet bereits im Basispaket eine breite Palette an All-in-One-Funktionen, die flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich. Eine Testversion wird ebenfalls angeboten.
Clockin Alternative: ZEP
Der Anbieter ZEP ist eine Softwarelösung für digitale Zeiterfassung, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet, aber auch auf große Unternehmen skalierbar ist.
Nutzererlebnis & Mobilität
Laut Nutzerberichten lässt sich ZEP mäßig intuitiv bedienen. Einige Funktionen sind teilweise etwas versteckt und umständlich zu finden. Nutzer*innen können ihre Zeiten auch offline erfassen, und die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht. Die App ermöglicht die Zeiterfassung per QR-Code, App und – im Gegensatz zu Clockin – auch über Terminals. Ein Self-Service-Bereich für Mitarbeitende ist ebenfalls vorhanden.
ZEP – Zeiterfassung & Dokumentation
Die Zeiterfassung ist eine Kernfunktion von ZEP, ähnlich wie bei Clockin, und natürlich auch gesetzeskonform. Projektzeiterfassung und -verwaltung sind allerdings nicht im Basismodul enthalten. Gleiches gilt für die Reisekostenfunktion . Die Software ermöglicht außerdem Abwesenheitsmanagement sowie die Verwaltung einer einfachen digitalen Personalakte. Im Vergleich zu anderen Anbietern wie Factorial bietet ZEP jedoch keine Schichtplanung, Whistleblowing-Funktionen oder Payroll-Funktionen.
Integration & Erweiterungen
ZEP lässt sich mit DATEV integrieren, ist aber im Gegensatz zu Factorial kein DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner. Die Option zur Rechnungsstellung gibt es nur in der teuersten ZEP Professional-Version. Projektverwaltung und Reisekostenabrechnung sind ab dem mittelpreisigen Compact-Paket verfügbar. Umfangreiche HR-Berichte wie bei Factorial sind bei ZEP nicht verfügbar, stattdessen sind die Berichte und Analysen auf Zeitfunktionen beschränkt.
Datenschutz & Hosting
Die Serverstandorte von ZEP befinden sich in Deutschland. Das Unternehmen ist nicht ISO 27001-zertifiziert, arbeitet aber mit Cloud-Hosting-Partnern zusammen.
Preisgestaltung
ZEP bietet drei Preispakete an, die je nach Funktionsumfang gestaffelt sind. Das Einstiegsangebot „ZEP Clock“ beginnt ab 2 € pro Nutzer*in und Monat und umfasst die Zeiterfassung sowie Abwesenheitsverwaltung. Für erweiterte Funktionen wie die Projektzeiterfassung, Reisekostenerfassung und Dokumentenmanagement gibt es das „ZEP Compact“-Paket ab 7 € pro Nutzer*in und Monat. Das umfassendste Paket, „ZEP Professional“, ist ab 18 € pro Nutzer*in und Monat erhältlich und beinhaltet zusätzliche Funktionen wie erweiterte Auswertungen und Workflows.
Clockin Alternative Clockodo
Clockodo ist eine spezialisierte Lösung zur digitalen Zeiterfassung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen im Dienstleistungssektor richtet. Der Schwerpunkt liegt auf der projektbezogenen Arbeitszeiterfassung mit nahtloser Überführung in die Abrechnung – ideal für Agenturen, Beratungen oder andere projektorientierte Teams.
Nutzererlebnis & Mobilität
Clockodo überzeugt durch eine intuitive Benutzeroberfläche und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Die mobile App ermöglicht eine einfache Zeiterfassung unterwegs, ergänzt durch einen Self-Service-Bereich für Mitarbeitende. Im Unterschied zu All-in-One-Lösungen wie Factorial unterstützt Clockodo jedoch keine native Zeiterfassung per Terminal oder QR-Code – solche Funktionen lassen sich nur über Drittanbieter integrieren.
Clockodo – Zeiterfassung & Dokumentation
Der Fokus von Clockodo liegt klar auf der präzisen Zeiterfassung sowie dem Urlaubsmanagement. Allerdings ist die Projektzeiterfassung nicht im Basismodul enthalten – in den günstigeren Tarifen stehen lediglich die reine Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung zur Verfügung.
Ein weiterer Nachteil zeigt sich bei der Datensicherung: Während Clockodo alle Daten in der Cloud speichert, sind automatische Backups ausschließlich im Enterprise-Tarif enthalten. Nutzer*innen der Basic- oder Pro-Version müssen ihre Daten manuell sichern, was leicht vergessen werden und so zu erheblichen Problemen führen kann.
Integration & Erweiterbarkeit
Eine direkte Integration mit DATEV ist nicht vorgesehen, kann jedoch über Partnerlösungen realisiert werden. Auch für die Rechnungsstellung sind externe Tools erforderlich, da Clockodo diese Funktion nicht nativ abbildet. Gängige Drittanwendungen zur Erweiterung sind unter anderem Lexoffice, sevDesk, FastBill sowie 374, eine spezialisierte Lösung für Agenturen und projektbasierte Unternehmen. Darüber hinaus bietet Clockodo offene Schnittstellen (REST-API) für vielfältige Anbindungen an weitere externe Systeme.
Erweiterte HR-Funktionen wie bei Factorial wie digitale Personalakten, Schichtplanung oder umfassendes Personalcontrolling gehören nicht zum Funktionsumfang.
Datenschutz & Hosting
Die Software ist DSGVO-konform, das Unternehmen selbst ist nicht ISO 27001-zertifiziert. Es arbeitet jedoch mit Hosting-Anbietern zusammen, deren Rechenzentren zertifiziert sind. Serverstandort ist Deutschland.
Preisgestaltung
Clockodo bietet drei Preismodelle an: Basic, Pro und Enterprise.
- Basic (5 €): Für grundlegende Zeiterfassung und einfache Projektzuordnung.
- Pro (9 €): Mit erweiterten Funktionen wie Berichten, Urlaubsverwaltung und API-Zugriff.
- Enterprise (12 €): Für größere Teams mit zusätzlichen Features, individueller Beratung und Premium-Support.
Fazit: Welche Clockin-Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Die digitale Zeiterfassung wird zur Pflicht – aber sie ist auch eine Chance: für effizientere Prozesse, bessere Übersicht und zufriedenere Mitarbeitende. Doch woher wissen Sie, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt?
Um das herauszufinden, lohnt es sich, im Vorfeld einige zentrale Fragen zu klären. Es ist empfehlenswert, zunächst genau zu definieren, was Ihr Unternehmen wirklich benötigt. Eine Checkliste hilft dabei:
- Wie vielfältig sind Ihre Anforderungen? Geht es ausschließlich um die Erfassung von Arbeitszeiten – oder benötigen Sie auch Urlaubsplanung, digitale Personalakten oder Schichtplanung?
- Wie arbeitet Ihr Team? Mobil, hybrid oder hauptsächlich im Büro?
- Wie wichtig sind Skalierbarkeit und die Integration in bestehende Systeme (z. B. Lohnabrechnung, Bewerbermanagement)?
- Welche Erfahrungen haben andere? Vergleichsportale, Kundenbewertungen und Rückmeldungen Ihrer eigenen Mitarbeitenden liefern wertvolle Einblicke.
Wenn Sie lediglich eine einfache und günstige Lösung zur reinen Zeiterfassung suchen, können Clockin oder Clockodo ausreichend sein – beachten Sie dabei jedoch die funktionalen Einschränkungen und Abhängigkeiten von Drittanbietern.
Wenn Sie hingegen sowieso planen, zukünftig Ihre HR-Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und zu automatisieren, führt langfristig kein Weg an einer integrierten Komplettlösung vorbei. Eine All-in-One-HR-Software wie Factorial ist nicht nur zukunftssicher, sondern auf Dauer auch wirtschaftlicher, da sie den Bedarf an teuren Einzellösungen reduziert und reibungslose Workflows aus einer Hand ermöglicht.
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie noch heute die kostenlose Testversion von Factorial. Sprechen Sie mit unseren Expert*innen – sie beraten Sie gerne.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
