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ABC-Analyse erklärt: Ziel, Methode & Beispiel

Alles im Griff? Managen Sie Ihr Team mit Factorial und erreichen Sie einfach mehr. Das muss ich mir anschauen
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6 Minuten Lesezeit

Tagtäglich müssen in Unternehmen viele Entscheidungen getroffen werden. Um die richtigen Beschlüssen fassen zu können, braucht es jedoch zunächst eine gute und fundierte Entscheidungsgrundlage. Dafür gibt es zahlreiche Analyseinstrumente, die Unternehmen nutzen können. Welches am besten geeignet ist, hängt oft vom konkreten Zweck ab. Die ABC-Analyse eignet sich beispielsweise immer dann, wenn Faktoren wie Kund*innen, Produkte und Aufgaben in einem Unternehmen nach ihrer Bedeutung klassifiziert werden sollen.

Was genau die ABC-Analyse ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie bietet, wird im folgenden Beitrag erläutert.

Key Facts

  1. Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, das Objekte (z. B. Produkte, Kund*innen oder Aufgaben) nach ihrer Bedeutung in die Klassen A, B und C einteilt.
  2. Mit dem Verfahren sollen Prioritäten gesetzt und daraufhin gezielte Maßnahmen abgeleitet werden.
  3. Die Methode ist vielseitig einsetzbar, z. B. im Bestellmanagement, im Projektmanagement und im Kundenmanagement.


Was ist eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse einfach erklärt

Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Instrument zur Strukturierung und Klassifizierung einer großen Anzahl von Objekten nach ihrer Bedeutung. Bei der Analyse werden die Objekte in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit in die drei Klassen A, B und C eingeteilt.

In Unternehmen wird dieses Verfahren z. B. zur Analyse und Priorisierung von Produkten, Kundengruppen o. ä. eingesetzt. Das Instrument erlaubt es Betrieben, Projekten oder Teams einen schnellen Überblick über die Wichtigkeit bestimmter Ressourcen zu erhalten.

Wofür stehen die Buchstaben A, B und C?

Die Buchstaben A, B und C stehen in diesem Fall für die Relevanz oder Wichtigkeit eines Objektes, also einer Ressource innerhalb einer bestimmten Gruppe (z. B. ein Produkt innerhalb einer Produktgruppe).

Ganz konkret heißt das:

Klasse A:

Objekte dieser Klasse sind von höchster Bedeutung oder Wichtigkeit und haben einen überproportionalen Anteil am Gesamtergebnis. Bei Produkten kann dies beispielsweise bedeuten, dass diese einen besonders hohen Anteil am Gesamtumsatz des Unternehmens haben.

Die „Objekte“ können aber beispielsweise auch Kund*innen sein. In diesem Fall wären Kund*innen der Klasse A diejenigen, die je nach den festgelegten Kriterien am meisten Geld pro Bestellung ausgeben, besonders viele Artikel pro Bestellung kaufen, besonders regelmäßig bestellen oder ein besonders positives Feedback hinterlassen.

Klasse B:

Objekte dieser Kategorie sind von mittlerer Bedeutung. Ihr Beitrag zum Gesamtergebnis ist hoch, aber nicht so signifikant wie bei den Gütern der Klasse A.

Klasse C:

C-Produkte bzw. Objekte sind die am wenigsten wichtigen Elemente der Klassifizierung. Sie tragen kaum zum Gesamtergebnis bei.

Beispiel für die ABC-Klassen

Beispiel 1: Der Supermarkt

Als erstes Beispiel eignet sich der Supermarkt besonders gut zur Veranschaulichung, da hier ein breites Spektrum an unterschiedlichen Produkten angeboten wird. Das Kriterium für die Analyse ist der Anteil der Produkte am Gesamtumsatz.

A-Produkte wären hier z. B.: Alkohol, Fleisch, Zigaretten. Produkte also, die die Kundschaft regelmäßig kauft und die einen hohen Anteil am Gesamtumsatz ausmachen.

B-Produkte sind Produkte, die regelmäßig gekauft werden, z. B. Kaffee, Milch, Toilettenpapier, Brot. Dies sind Produkte, die regelmäßig gekauft werden, aber nicht besonders teuer sind.

Produkte der Klasse C wären dann solche, die kaum zum Umsatz beitragen, weil sie entweder sehr günstig sind oder sehr selten gekauft werden, z. B. Backpapier, Eigenmarkenprodukte, bestimmte Gewürze.

Beispiel 2: Das Projekt

Auch im Projektmanagement kann die ABC-Analyse eingesetzt werden. Hier sind die „Objekte“ dann keine Produkte, sondern beispielsweise Aufgaben, die es zu priorisieren gilt.

Nehmen wir als Beispiel die Planung einer Gala. Die Eventplaner*innen wollen wissen, welche Aufgaben vorrangig bearbeitet werden sollen.

Klasse A: Location, Catering, Hauptredner*innen. Dies sind Elemente, ohne die das Event nicht stattfinden kann. Diese Elemente müssen also zuerst geklärt werden. Wo findet die Veranstaltung statt, wer spricht und wer sorgt für welches Catering?

Als Nächstes kommen die B-Objekte, zu denen im Falle der Veranstaltung Aspekte wie Dekoration, Unterhaltungsprogramm und Giveaways gehören. Sie tragen zum Wesen der Veranstaltung bei und sind daher zu berücksichtigen, haben aber keine Priorität, da die Veranstaltung notfalls auch ohne sie durchgeführt werden kann.

Schließlich ffällt unter die Klasse C alles, was nicht zwingend notwendig ist, wie beispielsweise ein VIP-Bereich.

Wo wird die ABC-Analyse eingesetzt?

Wie die Beispiele bereits zeigen, ist die ABC-Analyse vielseitig einsetzbar. Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten.

Konkret kommt sie in den folgenden Bereichen zum Einsatz:

  • Bestellmanagement (Warenwirtschaft): Welche Produkte werden am meisten gekauft und welche machen den höchsten Umsatz aus?
  • Projektmanagement: Mit einer ABC-Analyse können im Projektmanagement verschiedene Fragen geklärt werden. Dazu gehören z. B. Fragen nach der Priorisierung von Aufgaben, aber auch nach dem Aufwand und der Dauer von Projekten, dem Anteil, der strategischen Bedeutung (z. B. in einem Projekt im Marketing).
  • Kundemanagement (Kundensegmentierung): Welche Kundschaft generiert den höchsten Umsatz? Welche Kund*innen kaufen regelmäßig ein?

ABC – XYZ-Analyse: Was ist der Unterschied?

Obwohl beide Analysen Werkzeuge zur Klassifizierung von Objekten sind, unterscheiden sie sich in ihrem Fokus.

Bei der ABC-Analyse geht es vor allem um die Klassifizierung und Einteilung der Objekte nach Bedeutung (also z. B. nach Gewinn, Umsatz). In der XYZ-Analyse hingegen steht die Vorhersage der Nachfrage nach beispielsweise Produkten im Vordergrund. Dabei werden die Objekte in die Klassen X, Y und Z eingeteilt. Die Buchstaben beschreiben die Nachfrage:

X -> Stabil

Y -> Mäßig stabil

Z -> Instabil

In einem Supermarkt wäre Salz ein klassisches Beispiel für ein Produkt der Klasse X. Die Nachfrage nach Salz ist sehr stabil, da es sich um ein Grundnahrungsmittel handelt, das von den Kund*innen regelmäßig gekauft wird. Im Gegensatz dazu sind Regenschirme ein typisches Z-Produkt. Ihre Nachfrage schwankt stark und hängt von unvorhersehbaren Wetterbedingungen ab. Für ein Unternehmen ist es schwierig, das Kaufverhalten bei Regenschirmen vorherzusagen. Sonnenschutzmittel hingegen würden in die Kategorie Y fallen. Hier gibt es zwar saisonale Schwankungen, aber die Nachfrage ist bis zu einem gewissen Grad planbar, da sie vom Wetter und den Jahreszeiten beeinflusst wird.

Analytik, Daten-& Kostenüberwachung

ABC-Analyse erstellen – So geht’s

Eine ABC-Analyse ist ganz einfach durchzuführen. Nur wenige Schritte reichen hierfür aus.

1. Ziel definieren

Zunächst wird definiert, was mit der Analyse erreicht werden soll. Darauf aufbauend werden die Kriterien bzw. Kennzahlen festgelegt. In diesem Schritt wird also entschieden, was nach welchen Kriterien analysiert werden soll, z. B. Produkte nach Umsatz, Lagerbestände nach Wert, Kunden nach Umsatz.

Oberstes Ziel könnte es also sein, herauszufinden, welche Produkte die umsatzstärksten sind und welche Produkte den geringsten Anteil am Umsatz ausmachen.

2. Daten sammeln

Sobald das Ziel und die Kriterien festgelegt sind, werden die relevanten Daten gesammelt, z. B. der Umsatz pro Artikel.

Tipp: Mit der Factorial Software können Sie auf einfache Weise Berichte und HR-Analysen erstellen und anzeigen. Das können neben Personalberichten auch Finanzberichte oder die Kostenverteilung nach Teams oder Abteilung sein.

3. Berechnungen bzw. Zuordnungen durchführen

Der nächste Schritt ist die Berechnung. In diesem Fall wäre das z. B. die Ermittlung des Gesamtumsatzes der einzelnen Produkte im Supermarkt. Diese werden dann absteigend nach ihrem Gesamtwert sortiert und den Kategorien A, B oder C zugeordnet. Natürlich muss vorher genau festgelegt werden, ab wann ein Produkt in die jeweilige Kategorie fällt.

4. Strategien ableiten

Schließlich werden aus den Ergebnissen Maßnahmen und Strategien abgeleitet. Es kann sich herausstellen, dass ein Produkt gar nicht verkauft wurde. Möglicherweise wird es dann aus dem Sortiment genommen.

Handelt es sich bei der ABC-Analyse dagegen beispielsweise um eine Analyse zur Festlegung der Kundenbetreuung für die Kund*innen einer Bank, könnte folgende Strategien aus den Ergebnissen abgeleitet werden:

Kund*innen der Kategorie A mit dem höchsten Vermögen in der Bank erhalten eine besondere Kundenbetreuung, die Kund*innen der Kategorie B einen etwas besseren Service, wie zum Beispiel eine kostenlose Servicenummer, und die Kund*innen der Kategorie C nur einen E-Mail-Kontakt oder einen Hotline-Kontakt, um Kosten zu sparen.

Berechnung ABC-Analyse – Excel

ABC-Analyse berechnen

Theoretisch kann eine ABC-Analyse sogar manuell auf einem Blatt Papier durchgeführt werden. Doch gerade bei umfangreichen Datenbeständen ist es sicherlich sinnvoller mit digitalen Programmen wie Excel zu arbeiten. Die Berechnung über Excel ist ganz einfach.

Online finden sich viele Anleitungen, die Sie durch die einzelnen Schritte führen.

Stärken und Schwächen des Ansatzes

Wie bereits gezeigt, ist dieses betriebswirtschaftliche Tool vielseitig einsetzbar. Die einzelnen Vorteile, aber auch die Schwächen dieses Ansatzes wollen wir uns im Folgenden genauer anschauen.

Vorteile der ABC-Analyse

  • Einfache und unkomplizierte Anwendung:
    Ganz klar: Der Vorteil dieser Methode ist ihre einfache Anwendung. Sie erfordert keinen großen Aufwand und ist nicht schwierig durchzuführen.
  • Übersichtlichkeit:
    Durch die Einteilung in nur drei Kategorien ist das Verfahren sehr übersichtlich. Man kann schnell erkennen, welche Ressourcen, Objekte, Produkte, Aufgaben am wichtigsten sind.
  • Große Datenmenge:
    Auch große Datenmengen sind bei dieser Methode kein Problem. Sie lassen sich beispielsweise unkompliziert mit Excel verarbeiten und darstellen.
  • Vielseitigkeit:
    Die Methode kann in unterschiedlichen Branchen, Abteilungen und Bereichen zum Einsatz kommen.

Nachteile der ABC-Analyse

  • Keine Objektivität bei der Klassifizierung:
    Die Einteilung in die verschiedenen Klassen ist teilweise sehr subjektiv, insbesondere bei Kriterien, die eher unscharf sind, wie etwa die Kundenzufriedenheit. Bei Kriterien bzw. Kennzahlen wie Umsatz oder Gewinn bilden natürlich objektive Zahlen die Grundlage für die Einteilung.
  • Unschärfen in der Klassifizierung:
    Die Grenzen zwischen A-, B- und C-Klassen sind nicht immer eindeutig und können zu Fehlinterpretationen führen.
  • Vernachlässigung von Potenzialen:
    Die ABC-Analyse ist eine beschreibende Methode. Das bedeutet, dass sie in erster Linie den Ist-Zustand wiedergibt. Für Instrumente, die Potenziale im Unternehmen aufzeigen können, gibt es jedoch andere Methoden. Dazu gehören beispielsweise die SWOT-Analyse oder die Stärken-Schwächen-Analyse.
  • Keine Handlungsempfehlung:
    Die Methode liefert nicht automatisch Handlungsempfehlungen. Diese müssen selbst von den Ergebnissen abgeleitet werden.
Julia Lehmann ist Schriftstellerin, Philosophin, Künstlerin und Übersetzerin und schreibt seit 3 Jahren über HR- und arbeitsbezogene Themen und Nachrichten.

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