Die Personalabteilung hat ständig mit Bewerbungen und damit auch mit Absagen auf eine solche zu tun. Die richtige Formulierung einer Bewerbung ist manchmal gar nicht so einfach, vor allem wenn sie rechtskonform sein soll. In diesem Artikel geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps und Musterformulierungen an die Hand. Außerdem erklären wir, warum höfliche Absagen von Bewerbungen für Unternehmen so wichtig sind.
Key Facts
- Eine gute Absage kann das Employer Branding stärken und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren.
- Obwohl rechtlich nicht verpflichtend, ist eine Absage ratsam.
- Die häufigsten Gründe für Absagen sind fehlende Kriterien-Erfüllung, zu hohe Gehaltsvorstellungen, mangelnde Sympathie und Soft Skills.
- Warum eine gute Bewerbungsabsage so wichtig ist
- Wann sollte die Absage auf eine Bewerbung spätestens erfolgen?
- Was sind die häufigsten Gründe für eine Bewerbungsabsage?
- Absageschreiben: Wie formuliert man als Arbeitgeber eine Absage auf eine Bewerbung?
- Was müssen Arbeitgeber bei einer Absage auf Initiativbewerbung beachten?
- Vorlage PDF/Word
Warum eine gute Bewerbungsabsage so wichtig ist
Als Personalverantwortliche* fragen Sie sich bestimmt: Warum sollte man einer Bewerbungsabsage so viel Aufmerksamkeit schenken, wenn die Bewerber*innen ohnehin nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten werden? Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer höflichen Absage.
Aus folgenden Gründen sollten Sie Wert auf eine höfliche Absage legen:
- Respekt und Wertschätzung: Bewerber*innen haben Zeit und Mühe in ihre Bewerbung investiert. Eine höfliche und respektvolle Absage zeigt ihnen, dass ihre Bemühungen geschätzt werden. Darüber hinaus ist es für die Bewerber*innen wichtig zu wissen, ob sie sich noch Hoffnung auf die Stelle machen können oder eben nicht. Eine höfliche Absage ist daher nur fair und gibt den Bewerber*innen ausreichend Zeit, sich anderweitig zu bewerben.
- Employer Branding: Eine gute Absage kann bei Bewerber*innen einen positiven Eindruck hinterlassen und das Arbeitgeberimage verbessern.
- Chance zur Verbesserung/Feedback: Eine Begründung der Absage kann den Bewerber*innen helfen, ihre Bewerbung für zukünftige Bewerbungen zu verbessern.
Aber: Absage auf eine Bewerbung ist nicht verpflichtend
Rein rechtlich ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Absage zu schreiben. Aus den oben genannten Gründen ist es jedoch ratsam, dies zu tun.
Wann sollte die Absage auf eine Bewerbung spätestens erfolgen?
Viele Bewerber*innen erhalten überhaupt keine Antwort
Eine Studie von StepStone fand heraus, dass jede*r zweite befragte Bewerber*innen auch 45 Tage nach Bewerbungseingang noch keine Rückmeldung vom Unternehmen erhalten hat. Das ist viel zu lange!
Gerade bei der Rekrutierung von Fachkräften ist die Konkurrenz groß. Wenn Sie sich zu lange Zeit lassen, haben sich die Bewerber*innen möglicherweise bereits woanders umgesehen.
Zahlreiche Studien zeigen auch immer wieder, dass viele Bewerber*innen überhaupt keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung erhalten. Laut einer JobCloud-Studie haben das 50 Prozent der befragten Personen bereits erlebt. Das sogenannte „Bewerber-Ghosting“ sollten Sie aber unbedingt vermeiden – es wirkt unprofessionell und wirft kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.
In Deutschland gilt eine Absage spätestens innerhalb von zwei Wochen nach Eingang der Bewerbung als zumutbar. Diese Frist ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben und kann im Einzelfall kürzer oder länger sein.
Kommunikation ist das A und O
Wichtig ist aber auch hier: Kommunikation. Sie können den Bewerber*innen auch gerne einen Zwischenstand schreiben, sollte es doch länger dauern.
Was sind die häufigsten Gründe für eine Bewerbungsabsage?
Absage Bewerbung: Studie ermittelt häufigste Gründe für abgelehnte Bewerbungen
Eine aktuelle Studie von Bitkom Research im Auftrag von Personio hat die Hauptgründe für die Ablehnung von Bewerbungen von über 300 Personalverantwortlichen in Deutschland ermittelt.
Die meisten Bewerbungen scheitern daran, dass die Bewerber*innen die Kriterien der Stellenanzeige einfach nicht erfüllen (97 Prozent). Ebenfalls mit einem Anteil von 97 Prozent folgt die Ablehnung aufgrund zu hoher Gehaltsvorstellungen der Bewerber*innen.
Neben diesen „Hard Facts“ gibt es auch zwischenmenschliche Gründe für die Ablehnung einer Bewerbung. So nannten 75 Prozent mangelnde Sympathie zwischen Bewerber*innen und Recruiter*innen/Arbeitgeber als Absagegrund. Auch die Soft Skills spielen eine wichtige Rolle, denn 70 Prozent gaben an, dass die Fähigkeiten der Bewerber*innen in diesem Bereich nicht ausreichend waren.
Absage Bewerbung: Gründe
Weitere wichtige Gründe für die Ablehnung von Bewerbungen sind u.a.
- fehlende Berufserfahrung (69 %)
- unzureichende Deutschkenntnisse der Bewerber*innen (61 %)
- fehlende Qualifikation/fachliche Kompetenz (59 %)
- Qualität der Arbeitszeugnisse (52 %) und
- schlechte Testergebnisse im Auswahlverfahren (41 %)
Absageschreiben: Wie formuliert man als Arbeitgeber eine Absage auf eine Bewerbung?
Die richtige Formulierung für eine Absage auf eine Bewerbung hängt unter anderem auch davon ab, an welchem Punkt des Bewerbungsverfahrens ein*e Bewerber*in steht. Gibt es zum Beispiel ein mehrstufiges Auswahlverfahren und ein*e Bewerber*in hat die letzte Runde erreicht, muss eine Absage natürlich anders, also persönlicher, formuliert sein, als wenn es sich um eine Absage auf eine schriftlich eingegangene Bewerbung handelt.
Generell erfordert eine gut formulierte Absage Fingerspitzengefühl und einen professionellen Ton seitens des Unternehmens.
In diesem Artikel haben wir zwei Muster mit unterschiedlichen Formulierungen für Sie zusammengestellt. Zunächst möchten wir Ihnen jedoch allgemeine Tipps beim Schreiben von Absagen an die Hand geben.
Dos and Don’ts: Tipps für Arbeitgeber beim Verfassen einer Absage
Dos
- Seien Sie höflich und respektvoll. Die Bewerber*innen haben schließlich Zeit und Mühe in ihre Bewerbung investiert.
- Seien Sie konkret. Die Absage sollte kurz und prägnant sein, aber so konkret, dass die Bewerber*innen verstehen, warum sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden.
- Seien Sie positiv. Auch wenn Sie den Bewerber*innen eine Absage erteilen müssen, sollten Sie positiv abschließen.
Don’ts bei Absagen auf Bewerbungen
- Bleiben Sie rechtskonform!
Für viele Personaler*innen ist es mitunter nicht leicht, einen richtigen Ablehnungsgrund zu wählen. Viele Unternehmen verzichten sogar auf die Angabe eines konkreten Ablehnungsgrundes, um mögliche rechtliche Risiken im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu vermeiden.
Dieses Gesetz verbietet Benachteiligungen aufgrund von
Alter, Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderungen, ethnischer Herkunft oder Sexualität. Auch schwangere Personen dürfen vor diesem Hintergrund nicht benachteiligt werden.
Wichtig: Das Gesetz gilt nicht nur für Absagen, sondern auch für Stellenausschreibungen.
Eine rechtssichere Absage kann sich auf sachliche Gründe stützen, z.B.:
Ein*e andere*r Bewerber*in hat mehr Erfahrung oder eine höhere Qualifikation.
Die Stelle wurde bereits intern besetzt.
Bei Initiativbewerbungen: Es gibt derzeit keine freie Stelle
Die Gehaltsvorstellungen der Bewerber*innen übersteigen die aktuellen Budgetmöglichkeiten für diese Stelle.
- Falsche Schreibweise des Namens
Nehmen Sie sich zumindest die Zeit, den Namen der Kandidat*innen richtig zu schreiben. Alles andere wirft kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.
Muster 1 – Bewerbungsabsage nach einer Bewerbung
Betreff: Absage auf Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung]
Sehr geehrte*r [Vorname, Nachname],
vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Wir haben uns Ihr Bewerbungsschreiben und Ihren Lebenslauf sorgfältig angesehen und sind von Ihren Qualifikationen und Erfahrungen beeindruckt. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie für die ausgeschriebene Stelle nicht berücksichtigen können.
Die Entscheidung fiel uns nicht leicht, da wir Sie als sehr interessante*n Bewerber*in sehen. Allerdings haben wir uns für eine*n Kandidat*in entschieden, dessen*deren Qualifikationen und Erfahrungen noch besser zu den Anforderungen der Stelle passen. Daher gehören Sie leider nicht zu unserer engeren Auswahl.
Da Ihre Qualifikationen uns aber dennoch begeistert haben, möchten wir Sie fragen, ob wir Sie in unserem Talent-Pool aufnehmen können? So können wir bei zukünftigen freien Positionen sofort berücksichtigen.
Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Position]
[Unternehmen]
Hinweise:
Tipp 1:
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen anderen, z. B. sehr lockeren Umgangston pflegen, d. h. schon die Stellenanzeige nicht förmlich formulieren, sollten Sie diesen Ton natürlich auch im Absageschreiben beibehalten. Hier gilt: Konsistenz. Wer in der Stellenanzeige duzt, sollte dies auch im Absageschreiben tun.
Tipp 2:
Bei vielversprechenden Kandidat*innen können Sie diese auch direkt fragen, ob Sie sie in Ihren Talent-Pool für eventuelle zukünftige Bewerbungen aufnehmen dürfen.
Aber: Achten Sie hier unbedingt auf Datenschutzkonformität.
In der Regel ist es Arbeitgebern laut DSGVO nicht gestattet, Bewerbungsunterlagen länger als sechs Monate aufzubewahren, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung der Bewerber*innen vor. Wenn Sie beabsichtigen, einen Talent-Pool einzurichten und die Daten der Bewerber*innen darin zu speichern, müssen Sie diese vorher um ihr Einverständnis bitten.
Es ist sehr wichtig, die Bewerbungsunterlagen so aufzubewahren, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.
Muster 2: Absage nach einem Vorstellungsgespräch
Nach einem Vorstellungsgespräch haben Sie bereits einen ersten persönlichen Eindruck von den jeweiligen Kandidat*innen erhalten. Eine höfliche Absage ist daher unerlässlich. Außerdem sollte die Absage nach einem Vorstellungsgespräch nicht länger als ein paar Tage dauern.
Bei Absagen nach einem Vorstellungsgespräch können Sie ruhig ausführlicher auf die Gründe für die Absage eingehen.
Sehr geehrte Frau/Herr [Vorname, Nachname],
vielen Dank für Ihre Bewerbung um die Stelle [Bezeichnung der Stelle] bei [Name Ihres Unternehmens]. Wir haben Ihr uns Ihre Bewerbungsunterlagen mit großem Interesse angesehen und sind von Ihren Qualifikationen und Erfahrungen beeindruckt. Insbesondere haben uns [fügen Sie hier die Punkte ein, die Sie überzeugt haben] überzeugt.
Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten haben uns sehr beeindruckt. Sie haben bei uns einen sehr guten Eindruck hinterlassen.
Leider haben wir uns für eine*n andere*n Bewerber*in entschieden, der*die die Anforderungen der Stelle noch besser erfüllt.
Wir haben uns aus folgenden Gründen für den anderen Bewerber entschieden:
[Konkreter Grund, warum der*die andere Bewerber*in besser geeignet ist].
An dieser Stelle möchten wir uns bei Ihnen für die Zeit und Mühe bedanken, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Wir wünschen Ihnen für Ihre weitere Stellensuche viel Erfolg und hoffen, dass Sie bald eine Stelle finden, die Ihren Fähigkeiten und Vorstellungen entspricht.
Mit freundlichen Grüßen
Was müssen Arbeitgeber bei einer Absage auf Initiativbewerbung beachten?
Bei Initiativbewerbungen ist es besonders wichtig, eine respektvolle Absage zu formulieren. Schließlich investieren die Bewerber*innen Zeit und Mühe, um sich über Ihr Unternehmen zu informieren und eine individuelle Bewerbung zu erstellen. Wenn Sie bereits wissen, dass in Ihrem Unternehmen in absehbarer Zeit eine Stelle frei wird, können Sie die Bewerberinnen freundlich darauf hinweisen und sie ermutigen, es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu versuchen.
Vorlage PDF/Word
Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für ein Absagen von Bewerbungen. Wir stellen Ihnen hier beispielhaft eine PDF- und eine Word-Datei zur Verfügung, die Sie unter Berücksichtigung der obigen Hinweise an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
