Laut einer aktuellen Bitkom-Studie plant rund jedes fünfte Unternehmen im laufenden Jahr, eine Arbeitszeiterfassung einzuführen – ein eindeutiger Trend zur Digitalisierung.
Unternehmen sind spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) 2022 dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen – und digitale Lösungen bieten dafür die sicherste und verlässlichste Methode. Ein bekannter Anbieter in Deutschland ist Clockodo. Doch ist er wirklich die beste Wahl?
Wir vergleichen für Sie vier bekannte Anbieter, die eine gute Clockodo-Alternative sind.
Clockodo Alternative: Anbieter im Überblick
| Kriterium | Clockodo | Factorial | Timetac | Clockin |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Gut – intuitiv bedienbar mit kleinen Mängeln |
| Zielgruppe | Kleine bis mittlere Unternehmen | Kleine bis mittlere Unternehmen | Alle Unternehmen mit Fokus auf Skalierbarkeit | Kleine bis mittlere Unternehmen |
| Serverstandort | Frankfurt und Berlin, Deutschland | Frankfurt, Deutschland | EU, Hauptserver in Deutschland | Deutschland |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Digitale Personalakte | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ einfach |
| Terminal | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| QR-Code | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Self-Service-Bereich | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumentenmanagement | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Offline-Fähigkeit | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| DATEV-Integration | ❌ | ✅ (offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner) | ✅ | ✅ (Schnittstelle) |
| Berichte und Analysen | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ (im Projektzeiterfassungs-Modul) | ✅ (im Projektzeiterfassungs-Modul) |
| Payroll-Funktionen | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Rechnungsstellung | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Reisekosten | ❌ | ✅ | ❌ (nur Reisezeit) | |
| Schichtplanung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| App verfügbar | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Persönlicher Support | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ (nur in Pro-Version) |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Was sollte eine gute Zeiterfassungssoftware beinhalten?
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte in erster Linie sicherstellen, dass die Anforderungen des EuGH-Urteils erfüllt werden – also die objektive, sichere und verlässliche Aufzeichnung der Arbeitszeit der Beschäftigten.
Das bedeutet: Erfassung von Arbeitsstunden, Pausen sowie Überstunden, aber auch Möglichkeiten zum manuellen oder automatischen Ein- und Ausstempeln, zum Beispiel per QR-Code, App oder anderen digitalen Lösungen. Ebenso sollten Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit dokumentiert werden können.
Darüber hinaus sollte die Software Funktionen wie die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungsprozesse, und die automatische Berechnung von Resturlaubsansprüchen unterstützen.
Neben der Arbeitszeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement sollten auch folgende Funktionen enthalten sein:
- Berichterstattung und Analysen (Erstellung von Stundenzetteln und Auswertungen auf Basis verschiedener Kriterien, z. B. Abteilungen, Projekte oder Zeiträume)
- Exportmöglichkeiten und Integrationen (z. B. mit Lohnbuchhaltungssystemen)
- Projektzeiterfassung (z. B. Zuordnung von Rollen bei Projekten, Zeitübersicht, Kostenüberblick)
- Rollen- und Rechtemanagement (Zuweisen von Zugriffsrechten)
- Compliance (DSGVO-Konformität, z. B. durch Hosting in EU)
- Self-Service-Bereich für Mitarbeitende
- Geräteübergreifende Nutzung
- Guter, persönlicher Support
- Benutzerfreundlichkeit
Anbieter Clockodo
Clockodo bietet seine Zeiterfassungssoftware als Cloud-Lösung mit Serverstandorten in Deutschland (Frankfurt und Berlin) an. Das Unternehmen richtet sich, wie alle hier vorgestellten Anbieter, vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen.
Soft Features
Die Bedienung von Clockodo ist einfach und intuitiv. Das System ist weitgehend selbsterklärend.
Clockodo wird als Webversion, Desktopanwendung und mobile App angeboten – auch die App wird von Nutzer*innen als benutzerfreundlich und intuitiv bewertet. Die mobile Anwendung ermöglicht es, Zeiten parallel zur Desktop-Version zu erfassen. Zudem funktioniert die Zeiterfassung auch offline, was besonders bei mobiler oder ortsunabhängiger Arbeit von Vorteil ist.
Was bieten die Zeiterfassungs- und Abwesenheitsfunktionen von Clockodo?
Clockodo bietet solide Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, darunter die automatische Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Die Zeiterfassung erfolgt jedoch über eine manuell zu bedienende Stoppuhr, was anfällig für Ungenauigkeiten und Nachbearbeitungsaufwand ist.
Wie bei den anderen vorgestellten Anbietern lassen sich auch mit Clockodo projektbezogene Zeiten sowie Abwesenheiten wie Krankheit oder Elternzeit automatisch erfassen und berücksichtigen.
Eine Zeiterfassung per QR-Code ist nicht vorgesehen. Die Nutzung eines Terminals ist lediglich über Drittanbieter möglich. Auch in puncto Datensicherung sollten Unternehmen auf eine passende Tarifwahl achten. Denn: Alle Daten werden zwar zentral in der Cloud gespeichert, automatische Backups sind allerdings nur im Enterprise-Tarif – dem teuersten Tarif – enthalten. In der Basic- oder Pro-Version müssen Backups manuell erstellt werden, was leicht vergessen werden kann und im Falle eines Datenverlusts ein erhebliches Risiko darstellt.
Was kann die Zeiterfassungssoftware von Clockodo noch?
Clockodo bietet neben den klassischen Funktionen zur Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung auch eine Projektzeiterfassung. Diese ist jedoch nicht im Basispaket enthalten, sondern Teil eines erweiterten Pakets. Damit lässt sich nachvollziehen, welche Mitarbeitenden an welchen Projekten wie lange arbeiten – ein hilfreiches Tool für die Projektsteuerung.
Zusätzlich können abrechenbare Zeiten erfasst und Kund*innen verwaltet werden. Es stehen außerdem umfangreiche Berichtsfunktionen zur Verfügung, z. B. für Urlaubsauswertungen oder Monatsberichte.
Clockodo bietet zahlreiche, kostenpflichtige Integrationen mit Buchhaltungssoftware, wodurch auch Payroll-Funktionen (Lohn- und Gehaltsabrechnung) durchgeführt werden können. Besonders praktisch: Es gibt eine kostenlose Version für Freelancer*innen.
Sicherheit und Datenschutz
Clockodo ist DSGVO-konform. Zwar verfügt der Anbieter über keine eigene ISO-Zertifizierung, arbeitet aber mit Hosting-Anbietern zusammen, die über eine solche verfügen. Eine SSL-Verschlüsselung sorgt für eine sichere Datenübertragung zwischen Nutzer*innen und Servern.
Preisgestaltung: Was kostet Clockodo?
Clockodo bietet drei Preismodelle an: Basic, Pro und Enterprise.
Im Basic-Paket (5 € pro Nutzer*in pro Monat) sind grundlegende Zeiterfassungsfunktionen enthalten. Der Pro-Tarif kostet 9 € pro Monat und Nutzer*in. Das Enterprise-Paket (12 €) richtet sich an größere Teams und bietet neben den Pro-Funktionen auch individuelle Beratung sowie Premium-Support.
1. Clockodo Alternative: Factorial
Im Gegensatz zu allen anderen hier vorgestellten Anbietern ist Factorial keine reine Zeiterfassungssoftware, sondern eine All-in-One-HR-Software, die umfassende HR-Funktionen bietet – von der Mitarbeiterverwaltung bis hin zum Payroll- und Bewerbermanagement. Das Unternehmen stammt aus Spanien, ist aber in Deutschland lokalisiert, mit einem deutschen Serverstandort in Frankfurt und hohen Sicherheitsstandards.
Soft Features
Factorial lässt sich besonders leicht bedienen, ist intuitiv und bietet eine ansprechende Oberfläche. Die Software ist plattformunabhängig und ermöglicht die Zeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten, inklusive eines Offline-Modus und automatischen Backups.
Insbesondere die App ist sehr leistungsstark. Mitarbeitende können hier viele Funktionen nutzen (wie Schichtplaneinsicht, Vertragseinsicht oder auch Upload von Belegen), die bei anderen Zeiterfassungs-Apps, die hier vorgestellt wurden, nicht verfügbar sind. Auch der Self-Service-Bereich sticht im Vergleich hervor: Zwar bieten auch andere Anbieter wie Clockodo, Clockin oder TimeTac gewisse Self-Service-Funktionen an, doch die Tiefe und Bandbreite bei Factorial ist deutlich größer. Beispielsweise können Mitarbeitende nicht nur ihre Zeiten erfassen und Abwesenheiten verwalten, sondern auch direkt auf digitale Personalakten, Gehaltsabrechnungen oder Weiterbildungspläne zugreifen – Funktionen, die bei den genannten Alternativen in dieser Form nicht verfügbar sind.
Zeiterfassung- und Abwesenheitsverwaltung
Factorial bietet eine durchdachte Zeiterfassung mit zahlreichen Automatisierungen: Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch berechnet. Die App unterstützt bei Geolokalisierung (sofern gewünscht) und geräteübergreifendem automatischen Ein- und Ausstempeln (auch mit QR-Code, ID-Stempel oder am Terminal) – ein klarer Vorteil gegenüber Clockodo, wo ausschließlich manuelle Stoppuhren verwendet werden.
Auch die Abwesenheitsverwaltung ist bei Factorial vielseitig konfigurierbar: Urlaubsarten, Krankheit, Elternzeit oder Remote-Tage lassen sich individuell definieren. Alle Anträge und Freigaben erfolgen digital und werden durch automatische Benachrichtigungen unterstützt.
Zudem lassen sich An- und Abwesenheiten direkt mit der integrierten Lohnabrechnung verknüpfen. Factorial bietet hierfür eine eigene vorbereitende Payroll-Funktion, die sich nahtlos mit DATEV integrieren lässt – Factorial ist als einziger Anbieter in diesem Vergleich offizieller DATEV-Marktplatz Partner.
Darüber hinaus sind umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen verfügbar – nicht nur zu Abwesenheiten und Arbeitszeiten, sondern auch zu wichtigen Kennzahlen wie Fluktuationsraten oder Mitarbeiterperformance. So erhalten Unternehmen fundierte Einblicke und eine datengestützte Entscheidungsgrundlage für strategische Personalfragen.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
Als HR-All-in-One-Software bietet Factorial als einziger der hier vorgestellten Anbieter standardmäßig eine Vielzahl an HR-Funktionen, die bereits im Basispaket enthalten sind.
Dazu zählen neben klassischen Funktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement auch Schichtplanung, eine umfassende Mitarbeitendenverwaltung sowie integrierte Payroll-Funktionen.
Darüber hinaus deckt Factorial auch Onboarding- und Offboarding-Prozesse, Talentförderung und Performance-Management ab – inklusive Feedbackfunktionen, Schulungsmanagement, Reisekosten- und Spesenabrechnung sowie die Verwaltung firmeneigener Kreditkarten.
Sicherheit
Factorial ist im Gegensatz zu den anderen hier vorgestellten Anbietern nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt zudem über eine SOC 2-Zertifizierung. Die Datenübertragung erfolgt über eine sichere SSL-Verschlüsselung. Der Serverstandort in Frankfurt, Deutschland, gewährleistet rechtliche Sicherheit und garantiert die Einhaltung der DSGVO.
Preis und Umfang
Da Factorial eine All-in-One-Lösung ist, haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesamten HR-Prozesse mit der Software zu automatisieren. Allerdings können Sie sich auch für weniger Funktionen entscheiden und entsprechend auch nur diese zahlen. Factorial starten ab 8 Euro pro Mitarbeitender und Monat.
2. Clockodo Alternative: Anbieter TimeTac
Der Anbieter Timetac ist eine Zeiterfassungssoftware mit Serverstandort in Europa und Hauptservern in Deutschland. Timetac bietet modulare Lösungen, das heißt, die Software lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen und Unternehmensgrößen anpassen.
Soft Features
TimeTac ist eine cloudbasierte Lösung, die jederzeit und auf allen Geräten zugänglich ist – sei es auf PC, Mac, Smartphone, Tablet oder über ein Terminal. Die automatische Synchronisation ist ein Vorteil, da sie Fehler vermeidet. Die Software bietet verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende können ihre Zeiten über das Web, die mobile App, ein Terminal oder mit ZEP RFID/NFC-Transpondern erfassen. Die Synchronisation der Daten erfolgt in Echtzeit und plattformübergreifend.
TimeTac ist benutzerfreundlich gestaltet und intuitiv zu bedienen, auch wenn manche Nutzer*innen die Weboberfläche als etwas unmodern empfinden. Besonders die mobile App bietet viele Vorteile, da sie eine direkte und auch remote durchführbare Zeiterfassung ermöglicht – auf Wunsch sogar mit GPS-Übertragung zur genauen Lokalisierung.
Was bieten die Zeiterfassungs- und Abwesenheitsfunktionen von TimeTac?
Wichtig bei TimeTac ist, dass die einzelnen Funktionen modular aufgebaut sind und als separate Module für Zeiterfassung, Projektzeiterfassung und Abwesenheitsmanagement mit den gängigen Funktionen angeboten werden. Alle Module sind mit einer Live-Statusübersicht ausgestattet, die Echtzeitinformationen über die Anwesenheit der Mitarbeitenden liefert. Das Projektzeiterfassungstool ist allerdings wirklich nur für die reine Projektzeiterfassung gedacht und entspricht nicht einem vollständigen Projektmanagement-Tool.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
TimeTac bietet neben den klassischen Zeiterfassungs- und Abwesenheitsfunktionen sowie der Erfassung projektbezogener Zeiten weitere elementare HR-Funktionen. Dazu gehört beispielsweise die Reisezeitfunktion, bei der Reisezeiten als separate Arbeitszeit erfasst werden können. Ebenso wie bei Clockodo können bestimmte Funktionen über die Integration mit Schnittstellen und Drittanbietern gelöst werden, beispielsweise mit Schnittstellen zu ERP- und Lohnabrechnungssystemen. Im Gegensatz zu All-in-One-HR-Softwarelösungen wie Factorial fehlen umfassendere HR-Funktionen. Einige Zusatzfunktionen sind jedoch als kostenpflichtige Add-ons erhältlich, wie zum Beispiel die Schichtverwaltung.
Sicherheit und Compliance
TimeTac erfüllt die gleichen Sicherheitsstandards wie Clockodo. Es bietet Zugriffssteuerung und Rollenverwaltung, was die anderen drei Anbieter auch anbieten. Keiner der hier vorgstellten Anbieter außer Factorial verfügt über eine ISO-27001-Zertifzierung. Im Gegensatz zu Clockodo führt TimeTac automatische Backups durch.
Kostenaufwand
Die drei einzelnen Module werden separat berechnet, zusätzlich zu einer Basisgebühr. Die Basisgebühr beträgt 17,50 Euro pro Monat. Alle Kosten für die Module werden pro Monat und Nutzer*in berechnet und betragen:
- Arbeitszeiterfassung: 4,40 Euro
- Projektzeiterfassung: 8,40 Euro
- Urlaubsverwaltung: 2,80 Euro
Weitere Funktionen wie Terminal oder Multiuser-App kosten extra.
3. Clockodo Alternative: Anbieter Clockin
Clockin ist ein deutsches Unternehmen mit Fokus auf Zeiterfassung. Der Anbieter richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) und betreibt seine Serverstandorte ausschließlich in Deutschland.
Usability und Lokalisierung
Clockin ist sowohl als App für iOS und Android als auch als Web-Anwendung verfügbar. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und ermöglicht eine intuitive Nutzung – auch ohne aufwendige Schulung. Nutzer*innen bemängeln allerdings gelegentlich das fehlende haptische Feedback sowie uneindeutig gestaltete Buttons in der App. Wie bei anderen Anbietern ist auch bei Clockin eine mobile Zeiterfassung möglich – selbst im Offline-Modus. Das ist besonders vorteilhaft für Beschäftigte im Außendienst oder im Handwerk.
Zeiterfassungs- und Abwesenheitsfunktionen
Clockin ermöglicht die digitale Erfassung von Arbeitszeiten per App – entweder manuell oder per automatischer GPS-gestützter Standorterkennung beim Ein- und Ausstempeln. Auch das Erfassen von Pausen sowie projektbezogene oder fahrtbezogene Dokumentation ist möglich. Eine optionale Fotodokumentation bietet zusätzlichen Schutz vor Manipulation.
Die Abwesenheitsverwaltung beschränkt sich auf grundlegende Funktionen wie Urlaubsanträge. Automatisierte Workflows, Eskalationsstufen oder die Einbindung in ein zentrales HR-Managementsystem – wie bei Factorial – sind in Clockin nicht enthalten.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
Im Gegensatz zu Factorial konzentriert sich Clockin primär auf Zeiterfassung und Projektdokumentation. Funktionen wie Bewerbermanagement, Lohnabrechnung oder Performance-Tracking sind nicht Bestandteil des Systems und müssen extern abgebildet werden. Eine einfache digitale Personalakte steht jedoch zur Verfügung. Fortgeschrittene Funktionen im Bereich Projektverwaltung, wie sie Clockin bietet, sind in dieser Form bei TimeTac und Clockodo nicht vorhanden. Auch digitale Unterschriften sind möglich – allerdings ausschließlich zur Bestätigung durch Kund*innen, nicht im Rahmen eines umfassenden Dokumentenmanagements wie bei Factorial (z. B. für Arbeitsverträge).
Sicherheit und Compliance
Clockin ist DSGVO-konform und hostet seine Daten auf deutschen Servern. Das Unternehmen ist selbst nicht ISO-zertifiziert, arbeitet aber nach eigenen Angaben mit zertifizierten Rechenzentren zusammen. Eine Rechteverwaltung für Nutzerrollen ist verfügbar, aber nicht so granular wie bei Factorial.
Kostenaufwand
Clockin bietet drei Preisstufen, die je nach benötigtem Funktionsumfang zwischen 3,19 € und 7,99 € pro Nutzer*in und Monat (bei 24 Monaten Laufzeit, zzgl. MwSt.) liegen. Bereits im günstigsten Paket sind digitale Zeiterfassung per App, Terminal oder Browser, eine DATEV-Anbindung sowie eine einfache Abwesenheitsverwaltung enthalten. Höhere Pakete enthalten zusätzlich Funktionen wie Projektzeiterfassung, digitale Kundenverwaltung, digitale Projektakten oder Formulare und Unterschriften.
Fazit: Welche Clockodo Alternative eignet sich am besten für Ihr Unternehmen?
Grundsätzlich gilt: Unternehmen und HR-Abteilungen sollten sich vor der Anschaffung einer Zeiterfassungssoftware genau überlegen, welche Funktionen mit der Software abgedeckt werden sollen. Eine Analyse des Status quo im Unternehmen ist dabei hilfreich. Gibt es bereits eine HR-Software? Reicht eine reine Zeiterfassungslösung aus?
Clockin eignet sich besonders für Handwerksbetriebe oder mobile Teams, die eine einfache und praxisnahe Lösung zur Zeiterfassung und Projektdokumentation benötigen. TimeTac bietet deutlich mehr Tiefe in der Projekt- und Personalzeiterfassung, ist flexibel skalierbar und besonders für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen – etwa in Industrie oder Forschung – gut geeignet.
Steht jedoch ohnehin die Einführung einer umfassenden HR-Software an, um verschiedene Aufgaben der Personalabteilung effizient zu automatisieren und zu optimieren, empfiehlt sich in jedem Fall eine Komplettlösung wie Factorial. Die Plattform deckt alle wichtigen HR-Funktionen in einem System ab – ohne den zusätzlichen Aufwand für Drittanbieter-Integrationen. Das spart nicht nur Kosten, sondern verhindert auch mögliche Leistungsprobleme durch Schnittstellenbrüche und doppelte Datenpflege.
Ein Blick auf unabhängige Bewertungsportale wie OMR Reviews, Trusted oder Capterra kann erste Einblicke in Vor- und Nachteile der jeweiligen Anbieter geben. Sprechen Sie außerdem mit Ihren Mitarbeitenden – vielleicht haben einige bereits Erfahrung mit digitalen HR-Lösungen aus früheren Beschäftigungsverhältnissen und können wertvolle Hinweise liefern.
Wo möglich, nutzen Sie Testversionen – so bekommen Sie ein erstes Gefühl für die Software. Sprechen Sie mit unseren Expert*innen und testen Sie Factorial noch heute!
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
