Schluss mit dem gelben Schein. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgebende verpflichtend. Wir versorgen Sie in unserem Artikel mit allen wichtigen Informationen und bereiten Sie optimal auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor.
- Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
- Das eAU-Verfahren: Wie funktioniert der neue Prozess?
- Was ist neu in 2025?
- Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?
- eAU in der HR-Praxis: Was bedeutet die Umstellung?
- Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die sogenannte eAU ist eine AU-Bescheinigung, die per Datensatz an die Krankenkasse übermittelt wird. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst damit seit 2023 das bisherige Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ab.
Das Verfahren hat zur Folge, dass Arbeitnehmer*innen die AU nicht mehr selbst an die Krankenkasse und den Arbeitgebenden weiterleiten, sondern der Austausch über die Telematikinfrastruktur erfolgt. Ziel der eAU ist es, Unternehmen zu entlasten, die Effizienz zu steigern und eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
Das eAU-Verfahren: Wie funktioniert der Prozess?
Wir erläutern nun Schritt für Schritt, wie das neue Verfahren funktioniert und was Sie alles beachten müssen. Selbstverständlich stellt das neue Verfahren zu Beginn eine Herausforderung für die meisten Ärzte und Ärztinnen, Arbeitgebenden und Krankenkassen dar, doch der GKV Spitzenverband hat ein Verfahren festgelegt, das wir Ihnen im Folgenden vorstellen werden.
Schritt 1: Arzt oder Ärztin meldet Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse
Ausgangssituation: Der Arzt oder die Ärztin stellt die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest. Dann übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmenden.
Dieses Verfahren gilt seit dem 1. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind.
Schritt 2: Arbeitnehmer*in informiert Arbeitgeber*in
Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer bekommt einen Ausdruck der eAU-Daten. Im Anschluss meldet der Arbeitnehmende dem Arbeitgebenden die Erkrankung und das Datum des Arztbesuchs. Die AU in Papierform wird nicht mehr ausgehändigt. Stattdessen wendet sich der Arbeitgebende an die Krankenkasse und ruft die Daten elektronisch ab.
Schritt 3: Arbeitgeber*in ruft Daten bei der Krankenkasse ab
Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, muss er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse individuell abrufen.
Was ist neu in 2025?
Die Digitalisierung der AU wird auch im Jahr 2025 durch neue gesetzliche Anpassungen weiterentwickelt. Ziel ist eine effizientere und transparentere Abwicklung des Datenaustausches zwischen Arbeitgebenden, Krankenkassen und Ärzt*innen. Die wichtigsten Neuerungen umfassen:
Erweiterte Rückmeldungen auf AU-Abfragen: Arbeitgeber*innen erhalten detailliertere Informationen, darunter:
- Stationäre Reha- und Vorsorgemaßnahmen (Rückmeldegrund 5)
- Teilstationäre Krankenhausaufenthalte ohne genaue Zeitangaben (Rückmeldegrund 6)
- Prüfstatus bei fehlerhaften AU-Bescheinigungen (Rückmeldegrund 7)
- Arbeitsunfähigkeitszeiten aus dem Ausland oder von Privatärzt*innen (Rückmeldegrund 8)
- Kassenwechsel mit automatischer Weiterleitung der Daten (Rückmeldegrund 9)
Verbesserte Schnittstellen und Automatisierung:
- Arbeitgeber*innen werden automatisch benachrichtigt, sobald neue eAU-Daten vorliegen
- Die Übermittlung von anrechenbaren und nicht anrechenbaren Zeiten erfolgt direkt im Datenaustausch
- Für Unternehmen mit einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitenden wird die digitale eAU-Abfrage verpflichtend
Strukturierte Darstellung der Zeiträume: Die dem Arbeitgebenden zur Verfügung gestellten Daten werden klarer aufgeschlüsselt in den Feldern:
- Nachweis_seit (Beginn der Arbeitsunfähigkeit)
- Voraussichtlich_Nachweis_bis (prognostiziertes Ende)
- Tatsaechlich_Nachweis_bis (tatsächliches Ende)
Aktive Übermittlung des Entlassungsdatums bei Krankenhausaufenthalten: Bisher musste das tatsächliche Entlassungsdatum separat angefragt werden – ab 2025 erfolgt die Übermittlung automatisch, sofern eine eAU-Abfrage vorliegt.
Was ändert sich für Beschäftigte?
Für Beschäftigte gilt weiterhin, dass sie ihre Krankmeldung zu festgelegten beziehungsweise gesetzlich festgeschriebenen Zeitpunkten von dem Arzt oder der Ärztin ausstellen lassen müssen. Außerdem müssen sie, wie gewohnt, den Arbeitgebenden darüber informieren. Dabei gilt weiterhin die Regel, dass Arbeitnehmer*innen ihren Vorgesetzten oder ihre Vorgesetzte unverzüglich über eine Krankheit informieren müssen.
Ist es Mitarbeitenden aufgrund ihres Gesundheitszustandes nicht möglich, einen Arzt oder eine Ärztin aufzusuchen, können sie sich ebenfalls rückwirkend krankschreiben lassen. Hierbei gilt es allerdings einige weitere Regelungen zu beachten.
Neu ab 2025 ist, dass die Benachrichtigung des Arbeitgebenden automatisiert erfolgt, sobald die Krankenkasse die eAU erhält.
Was ändert sich für Arbeitgebende?
Arbeitgebende benötigen nach wie vor:
- ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
- eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
- oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem
Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?
Achtung: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung deckt nicht alle Arbeitsverhältnisse und Versicherungsstatus ab.
Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer*innen
Personen, die privat krankenversichert sind, können sich nicht mit der eAU krankmelden.
- Fälle im In- oder Ausland
Die eAU gilt nicht, wenn die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine Arztpraxis erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt. Ärztliche Feststellungen und Behandlungen von Privatärzten und Ärztinnen aus dem Ausland werden ebenfalls nicht elektronisch erfasst.
- Minijobs in Privathaushalten
Auch Minijobber*innen in Privathaushalten können die eAU nicht nutzen.
Wichtig: Bei geringfügig Beschäftigten muss eine eAU-Anfrage direkt bei der Krankenkasse angefragt werden, da die Minijob-Zentrale dafür nicht zuständig ist. Dafür muss der Arbeitgeber jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse der oder die Minijobber*in versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Neu ab 2025: Integration von Reha- und Vorsorgemaßnahmen
Ab dem 1. Januar 2025 werden auch Zeiten stationärer Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen in das eAU-Verfahren aufgenommen und den Arbeitgeber*innen elektronisch mitgeteilt.
eAU in der HR-Praxis: Was bedeutet die Umstellung?
Die elektronische Arbeitsfähigkeitsbescheinigung (eAU) soll Unternehmen dabei unterstützen, den Verwaltungsaufwand bei Krankmeldungen zu reduzieren. Doch bevor der digitale Prozess nahtlos funktioniert, müssen HR-Abteilungen ihre bestehenden Abläufe analysieren und anpassen. Mit Factorial wird die eAU direkt über DATEV abgerufen und automatisch im System gespeichert. Personalverantwortliche erhalten Benachrichtigungen zu Statusänderungen und können durch automatisierte Reportings Krankenstände effizient auswerten.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie funktioniert elektronische Krankmeldung für Arbeitgeber?
Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, muss er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse individuell abrufen.
Welche Daten erhält der Arbeitgebende?
Die Krankenkasse übermittelt dem Arbeitgebenden folgende Daten:
- Name des oder der Mitarbeiter*in
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Wann wurde die Arbeitsunfähigkeit festgestellt?
- Informationen zu einem möglichen (Arbeits-)Unfall oder dessen Folgen
- Handelt es sich um eine Erst- oder Folgemeldung?
Der Arzt oder die Ärztin stellt die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest. Dann übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten (Krankmeldung) elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin.
Seit wann gibt es die elektronische Krankmeldung?
Seit dem 1. Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend.
